Покер планирования: блеф не пройдет

Planning poker — это один из способов оценки сложности задач, предполагающий групповое участие. Подход позволяет обсудить оценки, данные экспертами, и прийти к компромиссу.

Как применять покер планирования и как он помогает при постановке задач, рассказал Максим Якубович — руководитель направления «Управление проектами и Agile» в компании Product Lab. Максим – ведущий эксперт курсов Agile Certified Professional и Управление проектами в Product Lab, а также ведет «Управление проектами» на программе «MBA  Трансформация» в РАНХиГС, в Русской школе управления и в Британской Высшей школе дизайна.

Что такое покер планирования и почему он популярен в Agile-командах

Покер планирования (Planning Poker) — это техника оценки задач, основанная на методе Wideband Delphi, который начали использовать в 1970-х годах. В 2002 году этот метод был адаптирован для Agile-команд Джеймсом Гренингом, одним из участников разработки Agile-манифеста.

Метод применяется Agile-командами, организующими свою работу с помощью фреймворка Scrum, хотя изначально появился в подходе «Экстремальное программирование».

Одно из отличий покерного планирования — оценку проводят несколько участников команды. В ходе оценки происходят обсуждения, уточняются выбранные подходы к реализации задачи, выбирается лучший из них и проводится повторная оценка, чтобы прийти к консенсусу.

Пошаговый процесс покер планирования в Scrum

Независимо от того, сколько участников команды присутствует на встрече и какой продукт разрабатывается, совещания по покерному планированию обычно состоят из следующих шагов.

Шаг 1. Организация встречи

Собраться можно как в офисе, так и удаленно. Для второго случая существуют разнообразные онлайн-сервисы с функционалом для Planning Poker. Например, в Kaiten используется функция «Коллективная оценка» в карточках задач. Подробнее о ней рассказали тут.

Для офлайн-встречи необходимо заранее подготовить колоду карт — это могут быть специальные карты для покерного планирования или обычная колода карт.

Важно ограничить встречу по времени и строго следить за таймингом. Обычно на одну сессию выделяется 2—4 часа в зависимости от объема обсуждаемых задач, количества участников и уровня их вовлеченности. Подробнее о том, как грамотно планировать встречи с командой и делать их продуктивнее, можно узнать здесь.

В некоторых командах в покерном планировании участвуют все сотрудники, даже если у некоторых недостаточно экспертности в оцениваемой задаче.

Однако подход будет более эффективным, если в оценке каждой задачи будут принимать участие только те участники команды, кто потенциально может выполнить задачу. Именно они смогут высказать экспертное мнение, которое сделает оценку более обоснованной и точной.

Шаг 2. Выбор задачи из бэклога и подготовка к оценке

Команда вытягивает из бэклога продукта элемент с самым высоким приоритетом. Участники оценки задают вопросы владельцу продукта о требованиях к результату. Владелец продукта как можно точнее отвечает на их вопросы.

При оценке элементов журнала продукта рекомендуется разбивать каждый элемент на задачи, каждая из которых может быть завершена за 1 день.

Далее участникам оценки раздается одинаковое количество карт с цифровыми значениями.

Команда договаривается, в каких единицах измерения будут делать оценки задач.

Оценка задач может осуществляться в Story Point’ах или в идеальных часах.

Карта с цифрой 1 обозначает оценку в 1 идеальный час, если команда договорилась оценивать задачи в идеальных часах, и 1 Story Point, если оценки сложности задач производятся в Story Point’ах.  Карта с цифрой 2 — это 2 идеальных часа или 2 Story Point’а и т. д.

Кроме цифр, на карточках могут быть и другие символы, например:

• «?» — затрудняюсь ответить, требуется уточнение данных;
• «∞» — невыполнимая задача;
• «0» — очень простая или уже готовая задача;
• «Чашка кофе» — требуется перерыв.

Главное, чтобы все участники договорились о значениях всех карт и правильно понимали их суть перед началом оценки.

Шаг 4. Оценка

Каждый участник выбирает карту со значением, которое, по его мнению, соответствует степени сложности задачи. Чтобы оценка была независимой, а сотрудники не привязывались к мнению друг друга, карты кладутся на стол рубашкой вверх.

Шаг 5. Обсуждение

После того как все участники проголосовали картами, модератор просит перевернуть их, чтобы были видны цифры с оценками. Далее он предлагает объяснить свой выбор двум участникам: тому, кто выбрал наименьшее значение, и тому, кто выбрал наибольшее значение.

Например, оценивая сложность задачи, сотрудник А выбрал карточку с цифрой 3, а сотрудник Б — с числом 13. Все остальные эксперты выбрали карточки между этими значениями.

В такой ситуации полезнее всего сначала услышать мнение именно тех сотрудников, чьи мнения разошлись сильнее всего. Сотрудник А мог выбрать наименьшую цифру по нескольким причинам:

• он выбрал самый простой и изящный способ решения задачи;
• он неверно понял суть задачи;
• он не знает или забыл о какой-либо информации по задаче, которая усложнит ее выполнение.

Сотрудник Б мог выбрать наибольшую цифру также по ряду причин:

• он выбрал самый сложный и трудоемкий способ реализации задачи;
• он учел риски, которые не увидели остальные участники.

Как правило, после обсуждения двух оценок участники договариваются о лучшем способе реализации задачи.

После этого происходит второй тур голосования. Участники снова вытягивают карточки, кладут их рубашкой вверх, после чего карты вскрываются и участники видят новый диапазон из оценок. После второго тура голосования этот диапазон должен уменьшиться.

В результате такой оценки  команда участников приходит к общему видению способа реализации задачи и оценке ее сложности или объема работ. После второго тура команда выбирает среднее значение из полученного диапазона или останавливается на варианте, близком к пессимистичной оценке.

Выбранное значение фиксируется, а команда переходит к следующей задаче, и шаги, описанные выше, повторяются.

Шаг 6. Ретроспектива

После завершения спринта команды, работающие по Scrum, проводят ретроспективу. Один из вопросов, которые можно рассмотреть на ретроспективе — это задачи, по которым полученные при планировании оценки сильно отклонились от фактических значений. Например, если команда сошлась во мнении, что на задачу уйдет 6 идеальных часов, а исполнитель затратил на нее в 3 раза больше времени, стоит обсудить, из-за чего так случилось, какие возникли трудности в выполнении задачи и как можно учесть в будущем полученный опыт. Здесь дали несколько рекомендаций, как своевременно и эффективно обмениваться всей информацией о ходе работы.

Как повысить вовлеченность команды в покерное планирование

Благодаря игровой составляющей Planning Poker изначально имеет высокие шансы вовлечь всех участников в процесс. Заинтересоваться и выставлять наиболее корректные оценки команде также помогают:

• грамотные вопросы от Scrum-мастера. Важно, чтобы сотрудники не ощущали осуждения за свой выбор, например, за слишком высокие или низкие значения. Уточняющие вопросы о том, почему выбрана именно это карта, помогут участникам раскрыть свою точку зрения и настроят на позитивное восприятие процесса;
• карточки без значений. Например, символы с просьбами о перерыве или уточнениях делают процесс более гибким, а условия более мягкими, позволяют участникам в любой момент сделать паузу или получить дополнительные данные;
• калибровка оценок. Метод не всегда дает ожидаемые результаты с первых попыток: иногда требуется несколько месяцев таких регулярных встреч. С каждым разом команда будет всё более точной в оценках, адаптируясь к процессу;
• обсуждение запланированных и фактических оценок. Сотрудники больше вовлекаются в процесс, если вместе с ними разобраться в причинах отклонений от плана без каких-либо осуждений и попытаться совместно найти пути решения возникающих затруднений.

Преимущества и недостатки Planning Poker в Agile

Ключевым недостатком покерного планирования считается необходимость присутствия как минимум двух человек, которые имеют компетенции для выполнения каждой из обсуждаемых задач . Покерное планирование не даст положительного эффекта, если оценки дают сотрудники, не имеющие экспертизы и навыков для выполнения оцениваемых задач.

Преимущества подхода:

• Участники получают возможность уточнить любые неясные моменты по задачам, что сократит в будущем возможность ошибок при выполнении работы.
• Команда обсуждает разные алгоритмы реализации задач и выбирает оптимальный, обмениваясь опытом и знаниями.
• В процессе обсуждения сотрудники выявляют возможные риски и могут заложить дополнительное время на риски.
• Участники лучше узнают о сути и нюансах работы коллег, проникаясь общей идеей проекта.

Вот несколько советов для первой игры в Planning Poker.

• Эксперты. Перед планированием стоит удостовериться, что на каждую оцениваемую задачу есть как минимум два сотрудника, имеющих навыки и знания для ее выполнения.
• Тайминг. Стоит запланировать для встречи строгие временные рамки и следить, чтобы команда укладывалась в них. Обычно сессия занимает несколько часов. Инициатор должен напоминать коллегам о сути встречи, чтобы она проходила продуктивно и не затягивалась.
• 2 тура. Оценку одной задачи стоит проводить не больше, чем в два тура. Если после обсуждения полярных значений и повторного выбора значений числовой диапазон остался слишком широким, скорее всего, задача слишком крупная и ее следует разделить на более мелкие.
• 1 день. На выполнение каждой задачи должно потенциально отводиться не более одного дня. Если вы понимаете, что работа займет больше времени — делите ее на несколько мелких задач.

Как провести покерное планирование в Kaiten

Метод покерного планирования можно легко реализовать в Kaiten. Это особенно удобно для распределенных команд.

В этом поможет функция создания поля для ввода значений несколькими пользователями. Так сотрудники смогут коллективно оценить сложность или приоритетность задачи.

Чтобы провести Planning Poker в Kaiten, нужно обладать правом доступа к административной панели. Здесь выбираем раздел «Пользовательские поля».

Далее нажимаем на «Добавить пользовательское поле».

После этого вводим название поля и выбираем его тип. Для возможности оценки несколькими пользователями выбираем тип «Коллективная оценка».

Чтобы добавить новое поле в карточку, заходим в нее, нажимаем на фиолетовую кнопку с плюсом и выбираем созданное поле из списка, найдя его по названию.

После выбора поля откроется окно для коллективного ввода оценок для этой карточки.

Для приглашения коллег к оценке нажимаем на кнопку «Пригласить коллег». В буфер обмена скопируется ссылка, ее можно отправить коллегам на email или в рабочий чат.

Как только сотрудник перейдет по ссылке, его аватар отобразится в карточке

Оценки коллег также появятся в окне. После этого можно организовать встречу или созвон, чтобы обсудить оценки и прийти к общему мнению.
Всего в Kaiten доступно 4 варианта подсчета коллективной оценки: среднее, медиана, минимум и максимум. Также можно ввести собственное значение в поле «Коллективная оценка».

Выводы

• Покер планирование — способ оценки предстоящей работы с элементом игры. С помощью него можно оценить, например, сложность или размер задач, спланировать ближайший спринт.
• Всё, что нужно для Planning Poker, — небольшая колода карт с числами и опытный модератор (например, скрам-мастер).
• Собираться с командой можно удаленно или офлайн. Главное — не превращать обмен мнениями в спор, задавать уточняющие вопросы и мотивировать коллег на участие.
• Делите задачи до тех пор, пока их нельзя будет выполнить за 1 день.
• Ограничьте время встречи.
• Фиксируйте выбранные значения и по итогам спринта сравнивайте план с фактическими результатами, помогая команде находить и устранять причины неверных оценок и калибровать свои навыки в оценке.

Систематизировать знания и освоить методы Agile, Scrum и Kanban для управления рабочими процессами можно в Product Lab на курсе Agile Certified Professional. В процессе обучения вы познакомитесь с принципами Agile, Scrum и Kanban, научитесь управлять проектами и разрабатывать продукты в условиях неопределенности, а также узнаете, как внедрить методологию Agile в своей компании.

По окончании курса вы получите международный сертификат от консорциума ICAgile.