Метод «набегающей волны»: где использовать и как внедрять
Как создавать план и двигаться к цели, если ничего не понятно, а требования постоянно меняются
Показать, как работает Kaiten?
Если вы детально проработали все задачи проекта в диаграмме Ганта на 12 месяцев — это не значит, что не придется постоянно корректировать и переписывать план. Любое изменение — и план уже нельзя выполнить, нужно все менять. Как выбраться из бесконечного планирования и завершить проект в срок в условиях неопределенности — рассказываем в нашей статье.
Набегающая волна: что за метод и для чего
Rolling Wave Planning или «Метод набегающей волны» — способ планирования, при котором ближайшие события и действия расписываются детально, а те, что дальше — крупными блоками. По мере выполнения плана детализация задач раскрывается и напоминает нарастающую волну.
Как планировать по методу:
- Сформулируйте цель в общих чертах.
- Разделите ее на крупные блоки.
- Первую задачу поделите на подзадачи.
- Если необходимо — детализируйте и разбейте на пункты каждую подзадачу.
- Выполните первую подзадачу и переходите к следующей.
- По такой схеме планируйте и выполняйте каждый блок.
Разберем на простом примере. Семья хотела пригласить друзей на ужин в честь дня рождения. Изначально план их действий выглядел так:
Семья начала выбирать дату и уже на этом этапе возникли сложности — не все гости могли собраться в один день:
Большинство может в субботу, и еще двое гостей обещали решить вопрос с работой и прийти. Теперь дата определена и заодно все приглашены — пока выбирали день, все обсудили и всем сообщили.
Следующий пункт: купить продукты. И здесь снова нужно планировать целый блок:
Когда семья перешла к пункту составления списка блюд, то детализировали пункты, например:
- позвонить маме с уточнением рецепта;
- поискать рецепт в поваренной книге;
- найти в закладках браузера ингредиенты для любимого салата.
Когда почти все блюда были спланированы и расписаны по ингредиентам, один из друзей позвонил и сообщил, что оплатил места в кафе на берегу реки на всех.
Теперь не нужно закупать продукты и готовить — эти блоки можно вычеркнуть. Но нужно прийти туда самим и проконтролировать, чтобы все приглашенные смогли посетить мероприятие. Придется полностью менять все пункты плана и начинать заново.
Отложенное vs прогрессивное планирование: в чем разница
Важно не путать прогрессивное планирование с отложенным («подумать потом» или прокрастинацией). Метод набегающей волны позволяет управлять неопределенностью — вы не детализируете далекие блоки, потому что видите вероятность перемен. При прокрастинации специалист пассивно избегает планирования — обычно он боится трудностей и надеется, что проблема решится сама.
Основные различия между Rolling Wave и прокрастинацией собрали в таблицу:
Поэтому «подумать потом» — это отказ от ответственности, решение ничего не делать и психологическая ловушка, которая ведет к застою.
Метод набегающей волны кардинально отличается — это принятие ответственности за ближайшие шаги и осознанное планирование крупными блоками отдаленных этапов работы. Это дисциплинированная стратегия по управлению проектом в условиях неопределенности.
Где метод работает лучше всего
Чем дальше горизонт планирования и выше неопределенность, тем выгоднее использовать Rolling Wave. Разберем подробнее 4 направления работы.
Разработка ПО и digital-продуктов
Почему эта сфера. Часто меняются требования заказчика или потребителя, появляются новые технологии и продукты конкурентов. Обратная связь или изменения могут полностью изменить план разработки продукта.
Как работает. Команда детально прорабатывает следующий спринт, а идеи по будущим функциям хранит в бэклоге и не детализирует план выполнения. Приоритет и содержание фич может меняться в зависимости от ситуации.
Основное преимущество. Адаптивность и быстрая поставка ценности. Команда не потратит время и деньги на устаревший и неинтересный аудитории продукт.
Приведем пример из кейса. Диджитал агентство Darvin Studio до внедрения Kaiten пользовалось Битрикс24. Все процессы по словам руководителей находились в шатком состоянии. Приходилось постоянно вмешиваться, корректировать процессы, снимать блокировки и устранять застои.
В Kaiten команда смогла визуализировать всю работу: стало видно просроченные и зависшие карточки, сколько задач и на каких этапах находится:
Уже через неделю после внедрения Kaiten команда смогла убрать многие задолженности по задачам и заметно ускорить процессы:
Теперь агентству намного проще управлять большим количеством проектов и поддерживать поток работы, а команды существенно сократили срок выполнения задач.
Строительные/инфраструктурные проекты
Почему эта сфера. Проект длится месяцами или годами. Внутренние и внешние факторы меняются — новые законы, цены на материалы, грунт не той породы, нет поставок нужных материалов.
Как это работает. Бригадир получает разрешения, команда готовит площадку и начинает с заливки фундамента. Следующие «волны» или этапы стоят в бэклоге в виде крупных задач «Возведение каркаса» или «Внутренняя отделка». Понятно, что нельзя детально спланировать возведение крыши, когда команда не заложила фундамент для здания.
Основное преимущество. Управление рисками и бюджетом — команда может заранее скорректировать сроки и суммы на реализацию каждого этапа.
Строительная фирма «Белый журавль» перенесла все процессы в Kaiten:
- визуализировали всю цепочку процессов;
- создали в одном пространстве доски для разных отделов, чтобы сотрудники могли видеть задачи смежных отделов на любом этапе;
- настроили автоматизации для создания чатов по задачам и продвижения карточки по этапам.
У сотрудников «Белого лебедя» получилось визуализировать все процессы, расставить приоритеты и сроки выполнения. В планах — визуализировать в Kaiten процесс производства материалов и их транспортировку заказчикам.
R&D-инициативы, где высока неопределенность
Почему эта сфера. Цель научных исследований и разработок в открытии новых знаний. Команда не знает, будет ли гипотеза верной, какой результат и когда даст эксперимент. Детальный план на год невозможно составить.
Как это работает. Участники прорабатывают первую гипотезу — изучают литературу, готовят лабораторию, проводят тесты. После этого детализируют и работают над этапами «2: Анализ результатов» и «3: Масштабирование / Поиск новой гипотезы».
Содержание 3 этапа полностью зависит от результатов проверки гипотезы. Если она провалится, то весь проект кардинально поменяют.
Основное преимущество. Команда не тратит время и деньги на планирование гипотез, которые могут никогда не понадобиться.
Организация крупных ивентов
Почему эта сфера. Неконтролируемые и взаимозависимые переменные: количество проданных билетов, доступность хедлайнеров, поиск спонсоров, логистика подрядчиков. Большинство этапов можно выполнять только последовательно.
Как это работает. Сначала команда определяет концепцию и выбирает площадку. После этого переходит к этапам «Привлечение спикеров», «Маркетинговая кампания», «Продажа билетов», «Организация кейтеринга». Если какой-то этап провалится или неизвестен его масштаб — дальше можно не планировать. Так нет смысла заказывать еду на 100 тысяч человек, когда продано только 1000 билетов.
Основное преимущество. Антикризисное управление и гибкость — если спонсор отказывается, вы не меняете стоимость лент и сметы украшений для ивента, а работаете на высокоуровневых этапах — отменяете кейтеринг и отказываетесь от раздаточных материалов, чтобы уложиться в новый бюджет.
Штаб компании по проведению квестов Questoria организовал в Kaiten рабочие процессы и отслеживала все направления от продаж и SEO до открытия новых франшиз и сценариев для игр.
Команда создала доску «Стратегические направления», чтобы работать с глобальными планами и целями:
Для каждого направления деятельности команды создали отдельные доски в рамках одного пространства. Так легче работать и видеть задачи других отделов:
Каких результатов удалось добиться компании с помощью Kaiten:
- настроили автоматизацию «запланированные задания» для регулярных задач;
- контролируют затраты времени подрядчиков с почасовой оплатой.
Главное преимущество — руководитель сети компаний тратит на управление процессами около 15 минут в день и 2 часа в неделю на решение отдельных задач. С одного взгляда на пространство он может увидеть, какие задачи довели до конца, какие зависли, а какие — требуют вмешательства.
Поэтапное внедрение Rolling Wave Planning
Метод набегающей волны позволяет одновременно держать в фокусе ближайший спринт или этап работ, и оставаться всегда готовым к изменениям. Рассказываем, как по шагам внедрить метод так, чтобы он работал, а не создавал дополнительную путаницу.
Определяем каркас
На этом этапе команда не планирует работу, а составляет высокоуровневую дорожную карту. Ее задача — представить конечный результат, без конкретных инструментов и процессов.
Для этого сотрудники определяют:
- Ключевые вехи. Главные контрольные точки проекта — «Прототип готов», «Получено разрешение на строительство».
- Результаты этапов. Что именно должно быть создано на каждой такой вехе — «Рабочая альфа-версия», «Пакет проектной документации».
- Ограничения. Какие ресурсы нужно учесть — размер бюджет, сроки, команда, оборудование.
Детализируем первую «волну»
Команда выбирает реалистичный период, на который можно построить подробные планы. Затем разбирает первый этап пути на конкретные и выполнимые задачи и карточки в таск-трекере.
В результате у команды появляется четкий план работ на ближайший спринт или квартал. Каждый сотрудник знает, какую карточку ему выполнять прямо сейчас, а какую — сразу за ней.
Чтобы декомпозировать крупную задачу на более понятные и выполнимые, в Kaiten можно создавать дочерние задачи к родительским. Так будет проще отслеживать прогресс и ответственных по всем работам:
Запускаем исполнение и активный мониторинг
Команда выполняет задачи из первого спринта и параллельно собирает информацию по:
- Прогрессу. Получается ли уложиться в сроки и бюджет. Если нет, то по какой причине и как это повлияет на будущие этапы.
- Рискам. Что пошло не так, какие появились проблемы — поставщик поднял цены или ключевой сотрудник заболел.
- Данным. Все, что удалось узнать и зафиксировать в процессе — пользователям не нравится дизайн приложения, спрос на билеты выше ожидаемого.
В результате команда выполняет все задачи спринта и получает ценные данные о реальном положении дел в проекте.
Перепланируем «набегающую волну»
Команда использует всю информацию из прошлого спринта для корректировки и уточнения следующих этапов.
Обычно за это отвечают 3 действия:
- анализ и оценка собранных данных;
- корректировка каркаса — сдвиг сроков, изменения в бюджете или приоритетах;
- детализация следующего спринта с учетом новой информации.
Визуализируем процесс
Чтобы не дать процессам превратиться в хаос, нужно их визуализировать и контролировать. В этом помогают 2 инструмента:
- Roadmap. Дорожная карта позволяет увидеть всю картину целиком — каркас, вехи и цели проекта.
- Kanban-доска и Диаграмма Ганта (Gantt). Помогают визуализировать поток задач, их прогресс и зависимости внутри этапа.
Чтобы roadmap получился информативной и полезной, его нужно готовить по пунктам:
Все задачи нужно расставить в порядке приоритета, каждую веху отметить на временной шкале и регулярно сверять план с фактическим положением дел.
Создавайте дорожную карту проекта и рассчитывайте трудозатраты с помощью модуля «Гант и ресурсное планирование». Визуально это таблица:
В такой схеме намного легче распределить этапы работ по временной шкале, продумать основные вехи и подготовить карточки для задач с указанием ответственных. Также внутри таблицы видны взаимосвязи между задачами.
Дорожная карта — только один из способов, который помогает упростить процессы. Коротко расскажем еще о нескольких инструментах для планирования работы в Kaiten.
WIP-лимиты. Поставьте ограничение на количество задач в одной колонке или дорожке. Система подсветит красным, если лимит по задачам будет превышен:
Руководителю будет проще распределять и отслеживать нагрузку, а также видеть «узкие места», с которыми нужно работать.
Фильтрация. С помощью полей и меток можно отбирать и сортировать задачи на доске. Выделите задачи на неделю, для исполнителя, по проекту или уровню влияния, чтобы сконцентрироваться на нужных работах:
Блокировки и визуальные метки. Если выполнение задачи заблокировано, помечайте это с помощью текста или другой карточкой:
Также задачи можно выделять с помощью меток по названиям проектов, группам задач или срочности.
Предупреждение о застоявшихся карточках. Настраивайте автоматизацию, которая будет уведомлять, если «задача» застряла в колонке.
Если руководитель знает, что задача должна закрываться за 2 дня, он может поставить соответствующее уведомление:
Теперь у каждой карточки, которая задержится в колонке больше, чем на 2 дня, появится визуальный сигнал:
Преимущества и недостатки
Как и любой другой подход, Rolling Wave Planning имеет плюсы и минусы.
Плюсы:
«Ловушки» метода — не совсем его минусы. Это риски неправильного применения Rolling Wave:
- Отсутствие общей картины (vision). Если команда слишком сильно фокусируется на текущей «волне», она теряет конечную цель проекта. Регулярно пересматривайте дорожную карту и корректируйте верхнеуровневые цели и задачи.
- Вечная детализация первой «волны». Команда увлекается детализацией и прорабатывает риски, но никак не начинает реализацию. Помните, что цель — начать работу, а не создать идеальный план. Используйте WIP-лимиты, чтобы задачи двигались, а не накапливались.
- Хаос без дисциплины. Если команда воспринимает Rolling Wave как разрешение «делать что захочется», проект выйдет из-под контроля. Следуйте циклу исполнение → анализ → корректировка → детализация.
Заключение
С помощью метода «набегающей волны» команда детально прорабатывает только ближайший спринт или этап работ. Все остальное планирование команда намечает в виде крупных блоков или верхнеуровневых задач. Так сотрудники экономят время и не тратят ресурсы на бессмысленную в условиях неопределенности работу.
Вы тоже так можете — зарегистрируйтесь в Kaiten и организуйте свои рабочие процессы на доске. Так вы увидите, что проект любого размера и количества изменений можно держать под контролем и успешно выполнять.
