Когда команда только начинает работать с системой управления проектами, важно найти инструмент, который помогает, а не усложняет. Желательно — без лишних трат и с реальной пользой уже на старте.

Бесплатная версия Kaiten — как раз такой вариант. Это не демо-доступ или урезанный набор функций, а полноценная система для организации процессов, визуализации задач, коммуникации и совместной работы.

В статье расскажем, какие возможности вы получите в бесплатной версии Kaiten, среди которых визуализация рабочих процессов на Канбан-досках и многое другое.

Безлимитные возможности без затрат

Бесплатный тариф Kaiten предлагает свободу действий для команд любого размера. Среди преимуществ бесплатной версии:

• Безлимитное число рабочих пространств, чтобы создать отдельные пространства под разные команды, проекты или направления бизнеса.
• Безлимитное число досок, чтобы визуализировать бизнес-процессы и размещать нескольких досок в одном пространстве без переключения между вкладками.
• Безлимитное число колонок и карточек задач, чтобы разбить работу на столько этапов и дел, насколько нужно.
• Безлимитное число участников, чтобы подключать к системе команду любого масштаба.
• Безлимитный облачный объем хранения данных, чтобы прикреплять нужные медиафайлы и документы прямо к задачам без опасений, что место закончится.

И самое главное — эти возможности доступны бессрочно и без скрытых условий.

Пространства и доски

Kaiten предлагает разные форматы визуализации процессов — доски, таблицы, списки, календарь, таймлайн. Каждый формат позволяет по-своему взглянуть на процесс и настроить рабочую среду под конкретные потребности команды.

Особенно в этом помогают Канбан-доски — с их помощью легко разбить процесс на стадии. Для этого на досках можно создавать колонки — этапы выполнения задач. Самые простые этапы — это «Очередь», «В работе» и «Готово». Но вы можете создавать неограниченное количество этапов на досках с любыми наименованиями. Благодаря этапам команда в любой момент видит, на какой стадии выполнения находятся разные задачи.

Задачи оформляются в виде карточек, которые размещаются в колонках в нужном порядке. Вы можете задавать приоритет — например, располагать наиболее срочные задачи выше других, а также выделять их специальными метками вроде «Срочно» и устанавливать сроки исполнения.

При этом в одном рабочем пространстве можно создавать столько досок, сколько нужно для разных отделов, проектов, сотрудников. Все доски доступны в одном интерфейсе, так что не нужно переключаться между вкладками.

Роли и права доступа

Kaiten позволяет масштабировать командную работу — вы можете пригласить в рабочее пространство неограниченное количество участников. Для каждого из них можно настроить уровень доступа к данным, назначив роль — Комментатор, Редактор или Администратор.

Если нужно подключить к процессу внешнего участника — например, клиента, подрядчика или партнера — достаточно отправить им ссылку на нужное пространство. Регистрация в системе для гостевого пользователя не требуется.

Для ситуаций, когда требуется ограничить спектр доступных данных, вы можете создать отдельное пространство и разместить в нем только те доски, которые должны видеть только определенные команды или приглашенные наблюдатели.

Пользовательские типы карточек, теги и поля

Чтобы понять, к какому направлению относится та или иная задача, можно использовать уникальные типы и теги (метки) — они помогают визуально отличать задачи разных отделов, проектов или категорий работ.

Карточки можно расширять за счет пользовательских полей. Помимо стандартных — исполнителя, сроков, тегов и других — вы можете добавить любую информацию, важную именно для вашего процесса. Например, контактный номер клиента, бюджет работ, оценка результата и т. д. Для этого доступны различные форматы полей: чек-листы, формулы, гиперссылки, e-mail, даты и многое другое.

Коммуникация и обмен файлами

Для взаимодействия команды в карточке есть встроенный чат, где участники могут обсуждать детали задачи. Это особенно удобно, когда нужно синхронизировать действия по сложным задачам или быстро прояснить важные моменты.

Кроме того, карточки поддерживают прикрепление любых файлов и ссылок. Будь то техническая документация, референс, договор — вся нужная информация остается прямо в задаче. Kaiten позволяет загружать изображения, видео, GIF, аудио и другие типы файлов, чтобы у команды всегда был под рукой полный контекст.

Чек-листы и автоматизация

Контролировать выполнение всей необходимой работы по задаче помогают чек-листы в карточках. Они позволяют детализировать задачу, разбив ее на отдельные подзадачи. К каждой из них можно назначить своего ответственного и дедлайн. Прогресс по чек-листу отображается прямо на фасаде карточки в процентах — не нужно даже открывать ее.

Для повторяющихся процессов полезна функция шаблонов чек-листов. Они автоматически добавляются к задачам на определенных этапах и помогают не упустить ни один обязательный шаг для качественного результата.

Кроме того, на бесплатном тарифе вы можете настроить до 5 автоматически повторяющихся задач. Они будут появляться на доске по заданному расписанию — например, раз в две недели или в определенный день месяца. Это избавляет от необходимости создавать такие задачи вручную и позволяет не забывать о рутинных, но важных действиях — например, о сдаче отчетов или совещаниях.

Работа с проектами и импорт данных

В бесплатной версии Kaiten можно полноценно работать с проектами. Один из ключевых инструментов — формат Таймлайн, который позволяет видеть, как задачи распределяются по времени. Это упрощенная модель диаграммы Ганта, позволяющая планировать и детализировать работу по крупным проектам и контролировать нагрузку на команду.

Если вы уже используете другой сервис для управления задачами, например Trello, Asana или Jira, вы можете перенести свои данные в Kaiten всего за пару шагов. Система поддерживает автоматический импорт — все ваши проекты, карточки и списки быстро окажутся в удобном виде на досках.

Отчеты

Для оценки результатов за выбранный период доступны готовые аналитические отчеты:

• Отчет о выполнении задач позволяет понять, насколько эффективно команда справляется с дедлайнами, и где происходят задержки.
• Анализ блокировок выявляет причины, по которым задачи «застревают» и где в процессах находятся узкие места.
• Статистика по распределению карточек показывает, сколько работы выполнил каждый сотрудник и насколько эффективно.

Всего в Kaiten доступно 10+ типов отчетов для анализа разнообразных метрик эффективности бизнеса.

Мобильное приложение и уведомления

Всем пользователям на бесплатном тарифе доступно скачивание мобильного приложения Kaiten для iOS и Android. В нем есть все необходимое для управления задачами, ведения проектов и работы с документами.

Чтобы вы не упустили важные изменения и всегда были на связи, сервис предлагает гибкую систему уведомлений. Вы сами выбираете, какие события отслеживать — изменения в задачах, упоминания, дедлайны, комментарии и т. д. Уведомления могут приходить туда, где вам удобно: в Telegram, Slack, по электронной почте, в интерфейсе Kaiten или мобильном приложении.

Работа с документами и создание базы данных

Для совместной работы с документами в Kaiten есть специальный раздел, который заменяет Notion и Google Docs. Сотрудники могут совместно писать и редактировать материалы, прикреплять документы к задачам, структурировать их по папкам и создавать внутренние базы знаний. Такая система помогает находить нужные файлы для работы, презентаций, встреч или отчетов.

А еще базу знаний можно отображать как новостную ленту — для сотрудников или клиентов — и опубликовать ее на домене Kaiten.

Выводы

Бесплатный тариф в Kaiten — это не ограниченная демо-версия, а полноценная платформа для организации командной работы и визуализации рабочих-процессов. Вы получаете доступ ко всем ключевым функциям: от гибких досок и задач до аналитики, автоматизации процессов, совместной работы с документами и полноценного управления доступами.

Успешные компании уже используют Kaiten Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно

Попробовать