Что доступно в Kaiten бесплатно: обзор возможностей
Какие возможности открывает бесплатный тариф Kaiten и как извлечь из него максимум пользы для бизнеса
Когда команда только начинает работать с системой управления проектами, важно найти инструмент, который помогает, а не усложняет. Желательно — без лишних трат и с реальной пользой уже на старте.
Бесплатная версия Kaiten — как раз такой вариант. Это не демо-доступ, а полноценная система для организации процессов, визуализации задач, коммуникации и совместной работы.
В статье расскажем, какие возможности вы получите в бесплатной версии Kaiten, среди которых визуализация рабочих процессов на Канбан-досках и многое другое.
Все нужные возможности без затрат
Бесплатный тариф Kaiten предлагает свободу действий для команд до 5 человек. Среди преимуществ бесплатной версии:
- До 3 рабочих пространств, чтобы создать отдельные пространства под разные проекты или направления бизнеса.
- До 5 уникальных досок, чтобы визуализировать бизнес-процессы и размещать несколько досок в одном пространстве без переключения между вкладками.
- Безлимитное число колонок и карточек задач, чтобы разбить работу на столько этапов и дел, насколько нужно.
- До 5 пользователей и до 5 гостевых участников, чтобы протестировать Кайтен вместе с коллегами и подключить несколько заказчиков.
- Безлимитный облачный объем хранения данных, чтобы прикреплять нужные медиафайлы и документы прямо к задачам без опасений, что место закончится.
И самое главное — эти возможности доступны бессрочно и без скрытых условий.
Пространства и доски
Kaiten предлагает разные форматы визуализации процессов — доски, таблицы, списки, календарь, таймлайн. Каждый формат позволяет по-своему взглянуть на процесс и настроить рабочую среду под конкретные потребности команды.
Особенно в этом помогают Канбан-доски — с их помощью легко разбить процесс на стадии. Для этого на досках можно создавать колонки — этапы выполнения задач. Самые простые этапы — это «Очередь», «В работе» и «Готово». Но вы можете создавать неограниченное количество этапов на досках с любыми наименованиями. Благодаря этапам команда в любой момент видит, на какой стадии выполнения находятся разные задачи.
Задачи оформляются в виде карточек, которые размещаются в колонках в нужном порядке. Вы можете задавать приоритет — например, выделять наиболее срочные задачи специальными метками вроде «Срочно» и устанавливать сроки исполнения.
При этом в одном рабочем пространстве можно создавать несколько досок для разных отделов, проектов, сотрудников. Все доски доступны в одном интерфейсе, так что не нужно переключаться между вкладками.
Роли и права доступа
Вы можете пригласить в рабочее пространство до 5 участников и до 5 гостевых пользователей. Для каждого из них можно настроить уровень доступа к данным, назначив роль — Комментатор, Редактор или Администратор.
Если нужно подключить к процессу внешнего участника — например, клиента, подрядчика или партнера — достаточно отправить им ссылку на нужное пространство. Регистрация в системе для гостевого пользователя не требуется.
Для ситуаций, когда требуется ограничить спектр доступных данных, вы можете создать отдельное пространство и разместить в нем только те доски, которые должны видеть только определенные команды или приглашенные наблюдатели.
Пользовательские типы карточек, теги и поля
Чтобы понять, к какому направлению относится та или иная задача, можно использовать уникальные типы и теги (метки) — они помогают визуально отличать задачи разных отделов, проектов или категорий работ.
Карточки можно расширять за счет пользовательских полей. Помимо стандартных — исполнителя, сроков, тегов и других — вы можете добавить любую информацию, важную именно для вашего процесса. Например, контактный номер клиента, бюджет работ, оценка результата и т. д. Для этого доступны различные форматы полей: чек-листы, формулы, гиперссылки, e-mail, даты и многое другое. На бесплатном тарифе доступно до 5 пользовательских полей.
Коммуникация и обмен файлами
Для взаимодействия команды в карточке есть встроенный чат, где участники могут обсуждать детали задачи. Это особенно удобно, когда нужно синхронизировать действия по сложным задачам или быстро прояснить важные моменты.
Кроме того, карточки поддерживают прикрепление любых файлов и ссылок. Будь то техническая документация, референс, договор — вся нужная информация остается прямо в задаче. Kaiten позволяет загружать изображения, видео, GIF, аудио и другие типы файлов, чтобы у команды всегда был под рукой полный контекст.
Чек-листы и автоматизация
Контролировать выполнение всей необходимой работы по задаче помогают чек-листы в карточках. Они позволяют детализировать задачу, разбив ее на отдельные подзадачи. К каждой из них можно назначить своего ответственного и дедлайн. Прогресс по чек-листу отображается прямо на фасаде карточки в процентах — не нужно даже открывать ее. На Бесплатном тарифе есть ограничение — 1 чек-лист на карточку и до 10 полей в чек-листе.
Для повторяющихся процессов полезна функция шаблонов чек-листов. Они автоматически добавляются к задачам на определенных этапах и помогают не упустить ни один обязательный шаг для качественного результата.
Кроме того, на бесплатном тарифе вы можете настроить до 5 автоматически повторяющихся задач. Они будут появляться на доске по заданному расписанию — например, раз в две недели или в определенный день месяца. Это избавляет от необходимости создавать такие задачи вручную и позволяет не забывать о рутинных, но важных действиях — например, о сдаче отчетов или совещаниях.
Работа с проектами и импорт данных
В бесплатной версии Kaiten можно полноценно работать с проектами. Один из ключевых инструментов — формат Таймлайн, который позволяет видеть, как задачи распределяются по времени. Это упрощенная модель диаграммы Ганта, позволяющая планировать и детализировать работу по крупным проектам и контролировать нагрузку на команду.
Если вы уже используете другой сервис для управления задачами, например Trello, Asana или Jira, вы можете перенести свои данные в Kaiten всего за пару шагов. Система поддерживает автоматический импорт — все ваши проекты, карточки и списки быстро окажутся в удобном виде на досках.
Мобильное приложение и уведомления
Всем пользователям на бесплатном тарифе доступно скачивание мобильного приложения Kaiten для iOS и Android. В нем есть все необходимое для управления задачами, ведения проектов и работы с документами.
Чтобы вы не упустили важные изменения и всегда были на связи, сервис предлагает гибкую систему уведомлений. Вы сами выбираете, какие события отслеживать — изменения в задачах, упоминания, дедлайны, комментарии и т. д. Уведомления могут приходить туда, где вам удобно: в Telegram, Slack, по электронной почте, в интерфейсе Kaiten или мобильном приложении.
Работа с документами и создание базы данных
Для совместной работы с документами в Kaiten есть специальный раздел, который заменяет Notion и Google Docs. Сотрудники могут совместно писать и редактировать материалы, прикреплять документы к задачам, структурировать их по папкам и создавать внутренние базы знаний. Такая система помогает находить нужные файлы для работы, презентаций, встреч или отчетов.
А еще базу знаний можно отображать как новостную ленту — для сотрудников или клиентов — и опубликовать ее на домене Kaiten.
Выводы
Бесплатный тариф в Kaiten — это полноценная платформа для организации работы и визуализации рабочих-процессов. Вы получаете доступ к ключевым функциям: от гибких досок и задач до автоматизации процессов, совместной работы с документами и управления доступами.
Организуйте свои задачи на Бесплатном тарифе, подключите до 5 коллег, чтобы вместе протестировать Kaiten. А если понадобится больше функций и участников, присмотритесь к тарифу «Старт». В нем — больше возможностей по самой выгодной цене.
