Как построить диаграмму Ганта в Google‑таблицах

Kaiten

Руководители экономят до 20% времени с Kaiten

Попробовать бесплатно

Сотрудник не понимает, какая задача следует за другой, какие сроки поручений и приоритетность дел? Диаграмма Ганта в Google Sheets поможет быстро разобраться со сроками и последовательностью задач. Как ее составить — разбираем пошагово в этой статье.

Что такое диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это таблица, в которой отображается последовательность и сроки задач. В продвинутых инструментах управления проектам она также может содержать ответственных, ссылки на карточки со всей информацией о задачах, связи между дочерними и родительскими карточками.

Зачем использовать диаграмму Ганта

Как диаграмма помогает руководителю и команде в работе с проектами:

• визуализация всего плана. Вместо «плоского» списка задач сотрудники видят цельную, понятную картину: что, когда и в какой последовательности должно происходить. Сразу виден общий объем работ;
• понимание сроков и загрузки. Руководитель видит возможное «наложение» задач в работе одного сотрудника. Еще тимлид может увидеть небольшое «окно» между поручениями, куда он может поставить задачу. Так он может распределять нагрузку между сотрудниками для эффективной работы каждого из них;
• приоритетность. Исполнители видят, какую задачу нужно взять в работу первой, чтобы остальные поручения были выполнены в срок;
• координация команды. Все сотрудники понимают, кто за что отвечает и когда ждать результаты от коллег, чтобы начать свою работу;
• контроль прогресса. Диаграмма Ганта показывает, отстает ли команда от графика или идет по плану, или даже с опережением;
• коммуникация с руководством и заказчиком проекта. Вместо долгих созвонов по сверке статусов тимлид и сотрудники могут просто показать диаграмму Ганта стейкхолдерам и пройтись по всем важным пунктам графика. 

Что должно быть на графике

Чтобы диаграмма Ганта была действительно полезна команде, она должна содержать:

• список всех задач слева с названием поручений, чтобы сотрудники могли легко ориентироваться в таблице;
• временная шкала сверху с днями, неделями или месяцами — в зависимости от длительности задач;
• полоски задач, которые обозначают их длительность;
• совпадение начала и конца полосок с конкретными датами;
• вертикальную линию «Сегодня», которая покажет команде, где прогресс работы находится относительно графика прямо сейчас;

• зависимости между родительскими и дочерними задачами. С помощью них пользователи понимают, какую задачу нужно выполнить первой, чтобы запустить процесс работы над дальнейшими поручениями;
• контрольные точки в виде вех, которые показывают завершение или начало важных этапов проекта;
• информация об ответственном за результат задачи сотруднике;
• соотношение выполненной задачи в процентах;
• сравнение реального положения дел с изначально запланированными сроками.

Диаграмма Ганта в гугл-таблицах не может обеспечить всех этих данных — она поможет только пройтись по срокам и последовательностям задач.

Как может выглядеть диаграмма Ганта в специализированной системе управления проектами: 

Как построить диаграмму Ганта в гугл-таблицах

Разберем, как создать диаграмму Ганта в гугл-таблицах двумя способами. Первый метод — это работа по шаблону. 

В Google-таблицах есть 27 шаблонов, которые пользователь может использовать для построения своих документов. Один из них — готовая диаграмма Ганта. Чтобы ей воспользоваться, перейдите в галерею шаблонов и выберет нужный график в блоке «Управление проектами». 

Так выглядит блочная диаграмма в Google Sheets:

Какие данные можно добавить в шаблонный график:

• название задачи;
• разбиение поручений на блоки;
• ответственного (столбец «Куратор»);
• сроки начала и завершения задачи;
• длительность задачи;
• процент выполнения.

В части с датами и полосками по умолчанию есть 4 этапа. Каждый из них длится 3 недели и разбит на рабочие дни: понедельник, вторник, среда, четверг и пятница. Выходные дни в диаграмме не учитываются. 

Автоматизации в такой диаграмме нет. Если вы выставите сроки в левых столбцах, то система не заполнит самостоятельно полоски — их нужно проставлять вручную, как и процент выполнения. 

Перейдем ко второму способу, как сделать диаграмму Ганта в гугл-таблицах. Этот метод автоматически «подтягивает» данные для полосок.

Шаг первый: собрать данные 

Сначала создайте таблицу с данными, на основе которых система построит таблицу. Для примера мы возьмем процесс разработки презентации для выступления эксперта. 

Что нужно указать в таблице:

• задачу и ее номер;
• ответственного сотрудника;
• планируемые даты старта и окончания задач;
• день после старта. Этот столбец показывает, на какой день после начала проекта нужно приступить к задаче. Его можно прописать вручную или использовать формулу =int(Дата старта текущей задачи)-int(Дата старта первой задачи)+1. Для точного расчета мы прибавляем один, чтобы система учитывала первый день работ.

Чтобы просто скопировать формулу из ячейки и не назначать вручную дату старта первой задачи, используйте знак $ перед буквой и цифры ячейки. Пример, как может выглядеть формула:

• длительность задачи. Она рассчитывается по формуле: = Дата окончания – Дата старта задачи. В этой формуле не нужно использовать $. 

В итоге мы получаем такую таблицу, на основе которой система построит диаграмму Ганта:

Шаг второй: настроить диаграмму Ганта в Google-таблицах

Для построения диаграммы нам нужны три столбца:

• задача,
• день после старта,
• длительность.

Остальные столбцы мы создавали, что просчитать значения в этих параметрах. 

Выберите эти столбцы, зажав кнопку Ctrl на Windows или command на iOS. Затем перейдите в раздел «Вставка».

В выпадающем списке вариантов вставки нажмите «Диаграммы».

Сначала система автоматически построить столбчатую диаграмму. Чтобы получить диаграмму Ганта, справа в Редакторе диаграмм выберет в выпадающем списке Линейчатую диаграмму с накоплением. 

Перед дальнейшей настройкой графика накопления проверьте, чтобы задачи отображались на вертикальной оси, а число дней — на горизонтальной. 

Сейчас диаграмма содержит не только запланированные задачи, но и обозначает полосками накопленные дни (синий цвет). «Настоящая» диаграмма Ганта должна содержать только длительность задач.

Чтобы исправить это, дважды кликните по ней. Слева откроется панель для редактирования графиков. В ней нужно выбрать раздел «Серии» и изменить строку «Применить ко всем параметрам» на «День после старта», в значении прозрачности поставить 0%.

Теперь график стал больше похож на диаграмму Ганта.

Изменения в диаграмму Ганта вносятся через исходную таблицу. В ней можно сдвинуть сроки, переименовать, добавить или удалить задачу — все корректировки отобразятся на графике автоматически. 

Например, если на согласование и правки презентации ушло больше времени — 3 дня вместо 2 — измените даты в таблице. Но тогда нужно также вручную подвинуть сроки на последующих задачах.

Минусы диаграммы Ганта в гугл-таблицах

Google-таблицы имеют очень простой набор функций для построения диаграммы Ганта. Чего им не хватает по сравнению со специализированными система управления проектами:

• изменения сроков можно вносить только в исходной таблице, но не в самом графике;
• на графике не отображаются вехи и ответственные исполнители;
• нет взаимосвязей между родительскими и дочерними задачами; 
• нужно вручную составлять исходную таблицу.

Также в гугл-таблицах нельзя создавать карточки с задачами и прикреплять к  ним все необходимые материалы. 

Kaiten — российский сервис для совместной работы. Все процессы компании в одном месте: проекты, задачи, цели, сотрудники, документы, переписки, отчеты, заявки.

Попробовать бесплатно

Какие функции специализированных инструментов управления задачами и командами помогут пользователям сделать работу эффективнее:

• канбан-доски, привязанные к диаграмме Ганта. Например, в Kaiten вы можете создать канбан-доску с задачами в виде карточек, и система автоматически отобразит ее в виде диаграммы Ганта;

• редактура сроков и задач прямой из диаграммы Ганта. Изменения будут отображаться не только на графике, но и на рабочих пространствах и карточках задач; 
• блок с ресурсным планированием по часам для распределения нагрузки сотрудников. Руководители могут проставлять часы работы над каждой задачей для разных сотрудников;

• простая настройка взаимосвязей. В Kaiten и других системах управления проектами пользователи могут прямо в диаграмме настраивать связи между карточками. При этом внутри карточек будут сразу же появляться ссылки на дочерние и родительские задачи
• открытие карточки по одному клику. Прямо из диаграммы можно перейти в любую карточку.

Как диаграмма Ганта в Kaiten помогает ТОП-1 застройщику России управлять проектами и масштабировать процессы, читайте в статье.

Заключение 

В статье разобрали два способа, как сделать диаграмму Ганта в гугл-таблицах: через шаблоны и самостоятельно. Рассмотрели, что должно быть в диаграмме, чтобы она была максимально приближена к реальным процессам бизнеса: сроки, задачи, последовательность и связи между поручениями, ответственные, вехи проекта, выполнение задач в процентах.

Список с продвинутыми инструментами для построения графика со всеми нужными данными, читайте здесь. Базового набора функций диаграммы Ганта в гугл-таблицы недостаточно для управления сложными проектами. 

Диаграмма Ганта даже в самом простом варианте помогает не только проследить текущее состояние дел, но и увидеть всю картину, чтобы спрогнозировать нагрузку сотрудников и сроки будущих проектов.