От ручного контроля к прозрачным процессам: как навести порядок в большой компании

Если в вашей компании несколько десятков проектов, а сотрудники работают в разных отделах — вы точно сталкивались с хаосом: неясно, кто за что отвечает, задачи теряются, проекты буксуют. А хочется просто нажать кнопку, чтобы всt само заработало. Для этого нужен инструмент, в котором удобно управлять и проектами, и сотрудниками, и процессами между отделами. Чтобы все было связано, задачи не терялись, а система не зависела от заграничных серверов. 

Поговорили об этих проблемах и нашли решение вместе с Марией Савельевой, экспертом и тренером-консультантом по канбан-методу в компании Agenda и сертифицированным тренером Канбан Стандарт.

С какими проблемами сталкиваются крупные компании при управлении

Несмотря на большую известность гибких методологий, вроде Agile, руководители крупных компаний сталкиваются с проблемами: 

1. Нет прозрачности процессов. Когда проектов немного (5–6), директор еще может держать все в голове. Но как только компания начинает расти, эта схема перестает работать. Добавляется bus-фактор: если уходит ключевой сотрудник, процесс останавливается. Потому что система была в голове у одного конкретного человека.
2. Есть невидимые зависимости. Сотрудники не понимают, взял ли кто-то задачу, и когда можно будет взять в работу свою. Из-за этого все ждут одного сотрудника, из-за чего работа не двигается.
3. Непонятны сроки реализации проектов. Никто не понимает, сколько задач нужно будет выполнить в рамках проекта, поэтому и сроки ставятся нереалистичные.
4. Перегруз и выгорание. Люди горят проектом, работают даже по выходным, а потом — полностью выгорают. Они не могут взяться за следующий проект, потому что не осталось ресурса. Нагрузку никто не считал, визуализации нет, управление задачами — хаотичное.
5. Задачи теряются и непонятны приоритеты проектов. Почта, мессенджеры, звонки — задачи расползаются по всем каналам. И вы начинаете делать то, что «навалилось сверху», а не то, что реально важно.
6. Совещания неэффективны. Часто они слишком длинные, бессмысленные. Если визуализации процессов нет — непонятно, что смотреть.

Эти и другие проблемы может решить Kaiten — российский сервис для управления бизнес-процессами, проектами, задачами и командами. Здесь можно визуализировать задачи на досках, создавать шаблоны, автоматизировать повторяющиеся действия, контролировать сроки и нагрузку сотрудников.

Преимущества визуализации процессов и организация работы крупной компании

Даже простая визуализация рабочих процессов может помочь бизнесу:

1. Снизит операционные затраты на 5–10% в течение первых 6 месяцев использования. 
2. Увеличит пропускную способность в 1,5–2 раза за год. 
3. Сократит время выполнения задач на 10–50% за 1–2 года. При этом 10% улучшения достигаются уже на этапе внедрения визуализации. Это происходит из-за того, что все задачи становятся прозрачными и отслеживаемыми.

Kaiten — российский сервис для совместной работы Все процессы компании в одном месте: проекты, задачи, цели, сотрудники, документы, переписки, отчеты, заявки.

Попробовать бесплатно

Как устроена типичная структура работы с проектами в крупной компании

Все начинается с верхнеуровневой доски, где каждый проект показан в виде отдельной карточки. Это удобный ориентир для заказчика: он заходит, видит свою карточку — и сразу понимает, что это его проект. В киноиндустрии, например, карточки можно именовать по названию фильма или сериала.

Далее проект разбивается на подзадачи, которые распределяются по отделам — маркетинг, разработка, дизайн и другие. Эти задачи живут на отдельных досках и в разных пространствах. При этом они связаны с основным проектом и подчиняются общей логике.

Зачем это нужно:

• Не всем важны детали. Заказчику неинтересно, сколько именно задач уже сделано. Его интересует только общий прогресс — на сколько процентов проект готов.
• Избыточная информация мешает. Если на одной доске собрать все подряд — она перестает быть наглядной. Разделение помогает сохранить фокус и упростить восприятие как для руководителей, так и для сотрудников.

Как Kaiten помогает выстроить процессы

Подробнее разберем основные функции Kaiten и рассмотрим их работу на примерах. 

Визуализация процессов, проектов и задач

Один из базовых элементов визуализации проекта — верхнеуровневая доска. Это рабочее пространство, где отображаются все ключевые проекты компании. Руководитель или заказчик может быстро оценить:

• какие проекты в работе,
• в каком статусе находится определенная задача,
• где проект застрял,
• и что вообще происходит.

Такая доска как контрольная панель для руководителей, топ-менеджеров, инвесторов. Не нужно перемещаться по разным доскам: вся важная информация собрана в одном месте. При этом можно «провалиться» внутрь проекта и посмотреть, какие задачи запланированы, кто ответственный, какой у них статус и есть ли проблемы.

«Самая большая доска проектов, которую я видела, состояла из 15 статусов. Это был полный производственный цикл при строительстве — от возникновения запроса до момента, когда здание построено и передано в эксплуатацию». 

Мария Савельева, тренер-консультант по Канбан-методу в компании Agenda

Подзадачи, связи и иерархия задач

Когда вы работаете с проектами, почти всегда возникают задачи, которые нужно разбить на части. В Kaiten это реализовано через дочерние карточки — подзадачи. 

Внутри карточки проекта можно:

• просматривать дочерние задачи,
• добавлять новые — вручную или из шаблона,
• конвертировать чек-лист в дочерние карточки,
• связывать с уже существующими задачами.

Шаблоны карточек 

Инструмент, который помогает снизить количество ошибок и автоматизировать рутину — шаблонные карточки.

Если вы в каждой задаче снова и снова создаете одни и те же поля, добавляете типовую последовательность действий или структуру согласования — это сигнал, что пора создать шаблон. Например, вы регулярно запускаете похожие проекты, оформляете заказы на оборудование или согласуете документы. Чтобы не держать в голове, какие поля и шаги нужны, можно один раз сделать шаблонную карточку и использовать ее многократно.

Это удобно, если вы хотите:

• зафиксировать обязательные шаги,
• напомнить, какие пункты важны для проекта,
• стандартизировать структуру карточек по всей компании.

Шаблон задает структуру: при создании карточки в ней уже есть нужные поля, и человек видит, что нужно заполнить. Когда компания активно растет и набирает новых сотрудников, структура в карточках помогает сотрудникам адаптироваться и быстрее вливаться в работу. К тому же для полей можно настроить ограничения. Например: 

• чтобы номер телефона был в нужном формате,
• в поле «Бюджет» можно было ввести только цифры.

Шаблонные карточки управляются через тип: при выборе типа карточки в нее добавляются необходимые поля для заполнения.

«Самая большая карточка проекта, которую я встречала, содержала 20 полей. Из них примерно 40% — вложения, то есть документы, прикрепленные прямо в карточку, и которые могут пригодиться при выполнении задачи».

Мария Савельева, тренер-консультант по Канбан-методу в компании Agenda

Шаблонные чек-листы

В управлении проектами регулярно возникают повторяющиеся задачи: согласования, контрольные списки, стандартные процедуры. Чтобы не создавать их вручную каждый раз, в Kaiten есть инструмент — шаблонные чек-листы.

Когда карточка проекта переходит на определенный этап, система может автоматически подгрузить нужный чек-лист. Это может быть:

• стандартный список согласований,
• перечень задач для определенного этапа,
• напоминание о необходимых документах.

Преимущества шаблонных чек-листов:

• исключают человеческий фактор — сотрудникам не нужно держать в голове, что именно нужно сделать,
• стандартизируют процессы — все работают по одним и тем же правилам,
• экономят время — списки не нужно создавать вручную снова и снова.

Шаблонные чек-листы можно адаптировать под корпоративную культуру:

• если стиль мягкий и демократичный — система просто напомнит: «Заполните, пожалуйста, чек-лист»;
• если у вас строгий регламент — можно установить ограничение: пока не выполнены все пункты, задача не может перейти на другой этап.

WOW-функция чек-листа — конвертация чек-листа в карточки. Работает буквально в один клик: нажали «Конвертировать чек-лист в дочерние карточки» — и каждая строка стала задачей.

Вы сами определяете:

• в какую колонку попадут карточки,
• какой у них будет тип,
• какие поля перейдут из родительской карточки.

«У меня был кейс с компанией доставки. Они к каждому проекту создавали 54 задачи. У них было два варианта: либо копировать шаблонные доски, либо использовать один чек-лист и каждый раз конвертировать его в карточки. Им больше подошел второй. Они выбирали, куда положить задачи, например, в колонку “Очередь”, указывали, что нужно копировать из родительской карточки и дедлайн. Нажимали “Конвертировать” — и задачи автоматически появлялись там, где нужно».

Мария Савельева, тренер-консультант по Канбан-методу в компании Agenda

Гибкие настройки доступов и ролей

Одна из сильных сторон Kaiten — продуманная система ролей и доступов. Это важно в крупных компаниях, где много отделов, сотрудников, внешних участников. Не у всех должен быть доступ к некоторым карточкам и пространствам.  

Пространства, доски и роли

Доступы выдаются на уровне пространства. Если человек в него добавлен, он автоматически получает доступ ко всем вложенным доскам и подпростраствам.

Изначально предусмотрено четыре роли:

• Владелец — создатель аккаунта. Автоматически имеет доступ ко всем административным функциям;
• Администратор — может делать всё;
• Редактор — может создавать доски и карточки, перемещать задачи;
• Комментатор — может только просматривать и оставлять комментарии.

Этого уже хватает для базового разграничения прав. Но если нужно больше контроля, можно создать пользовательские роли.

Пользовательские роли

Можно вручную настроить, кто и что может делать:

• запретить удаление досок,
• запретить редактирование задач,
• ограничить создание карточек.

Например, если вы даете доступ новичкам или внешним сотрудникам — можно настроить роль без права удаления. Человек сможет создавать и двигать карточки, но у него не будет возможности что-то сломать.

В одной компании для отдела контроля качества создали специальную роль. Только начальник ОТК мог ставить галочку «Согласовано ОТК» в карточке. Все остальные — даже не видели это поле. То же самое можно сделать с полем бюджета, согласования, ответственного и так далее.

Также есть гостевой доступ с ролью комментатора — человек сможет просматривать и оставлять комментарии, не будут занимать лицензию.

Ограничение видимости карточек

Можно настроить так, чтобы человек видел только те карточки, где он:

• участник,
• заказчик,
• владелец.

Это удобно, когда один департамент не должен видеть задачи другого, или когда вы работаете с внешними заказчиками. Они заходят в систему, видят только свои задачи и не бродят по всему проекту.

Дублирование досок на разных пространствах

Бывает, что одну и ту же доску нужно показывать разным командам — но в разных контекстах. В Kaiten это делается через дублирование досок.

Например, у вас есть доска «Онбординг» в пространстве HR. Вы хотите, чтобы ее видели сотрудники в пространстве «Проекты». Не нужно создавать копию — просто добавьте доску из другого пространства. Она будет отображаться и там, и там. Все изменения синхронизируются.

Если вы попытаетесь удалить такую доску, система предупредит, в каких пространствах она еще используется. 

Автоматизация процессов

Одна из важных функций Kaiten — автоматизация. Вот некоторые сценарии ее использования:

• карточка проекта автоматически перемещается в статус «Готово», когда завершены все дочерние задачи. Например, у нас есть карточка «Построить дом». В ней несколько задач. Переносим их вручную в «Готово», и карточка проекта тоже передвигается;
• ответственный назначается автоматически при переходе на нужный этап;
• ограничение на перемещение: нельзя двигать карточку, если не заполнены чек-листы или не введен бюджет.

Прозрачность и зависимости между задачами

Еще одна проблема, которую Kaiten помогает решить — неясные зависимости между задачами. Сотрудники просто не понимают, кто что должен делать первым и можно ли уже начинать свою часть работы. Из-за этого некоторые отделы сидят без работы и ждут задач, а компания платит за простой.

В Kaiten можно настроить зависимости и видеть их на диаграмме Ганта:

• если одна задача должна завершиться, прежде чем начнется другая — это фиксируется;
• если вы двигаете срок одной задачи, сроки следующих автоматически сдвигаются;
• если задача заблокирована — система не даст переместить ее вперед.

Это сильно экономит время и снижает количество ошибок. Особенно в проектах, где много команд и этапов.

Управление ресурсами: чтобы никто не выгорел

Когда вы понимаете, кто чем занят, можно управлять не только задачами, но и нагрузкой сотрудников. Это особенно важно в компаниях с кросс-функциональными командами, проектной работой и высокой степенью вовлеченности.

В Kaiten есть встроенный модуль управления ресурсами. Он позволяет:

• назначать задачи конкретным людям;
• указывать, сколько часов они должны потратить;
• видеть, у кого перегруз, а у кого есть свободное время;
• распределять задачи между участниками команды.

Как это работает

Вы заходите в «Таймлайн» и добавляете к задаче участников. Например, одному ставите 5 часов работы, другому — 3. Если суммарная нагрузка превышает лимит, например, 9 часов из 8, строка подсвечивается красным. Это значит, что человек перегружен.

Можно развернуть список всех задач сотрудника и увидеть, где он «утонул», а где — справляется. Также можно добавлять виртуальных пользователей — это «пустые» участники, которых нет в системе, но вы выделяете время на их работу, например, подрядчики. Они не занимают лицензии, но при этом о них не забывают в процессе подготовки проекта.

Метрики и отчеты

Ощущения — это хорошо, но цифры — лучше. В Kaiten есть отчеты и графики, которые показывают, что реально происходит. Можно смотреть:

• Время цикла. Это период, в котором задача находилась в работе от момента, когда ей начали заниматься, до момента, когда она перешла в стадию «Готово». Этот график детально показывает, сколько времени ушло на каждый из этапов.
• Накопительная диаграмма потока. Отображает количество задач на каждом этапе производственного процесса в выбранную дату.
• Спектральная диаграмма распределения времени выполнения. Позволяет прогнозировать, сколько времени у вас уйдет на выполнение новой задачи.
• Графики по срокам, людям, прогрессу, типам задач. Это базовые отчеты, которые помогают отслеживать продуктивность команды каждый день.
• Суммарные отчеты. Можно вывести все задачи по проектам, задать нужные поля, отфильтровать по датам и выгрузить в Excel.
• Фактическое время выполнения (lead time). Вы увидите среднее время выполнения задач и вероятность, что вы уложитесь в срок.  Это помогает не просто оценивать время работы над проектом, а давать обоснованные прогнозы, основанные на статистике.

То есть, в Kaiten детальные отчеты по эффективности команды формируются автоматически, без подключения плагинов и дополнительного ПО. Это значительно экономит время и деньги компании.

Онбординг сотрудников: просто, понятно, наглядно

Кайтен подходит не только для управления проектами, но и для внутренних процессов, например, адаптации новых сотрудников. В рамках крупной компании такая деятельность поставлена на поток, и чем быстрее работник адаптируется, тем быстрее он начнет приносить прибыль. 

Вы создаете доску «Онбординг» и разбиваете ее на этапы: Подготовка рабочего места → Выдача доступов → Обучение → Готов к работе. Для нового сотрудника создается карточка, в которую можно добавить документы и чек-листы с важными действиями. Например:

• заказать стол, стул и технику,
• выдать логины и пароли,
• провести вводное обучение.

На каждом этапе карточка может автоматически назначать ответственного: офис-менеджеру — закупку, IT — доступы, наставнику — обучение. Сотрудник проходит путь по доске, и весь процесс становится прозрачным и управляемым.

Журнал действий и восстановление досок

Если вы удалили доску — она не исчезает навсегда. В разделе «Администрирование» есть журнал событий, в котором можно посмотреть, кто что сделал, и восстановить удаленную доску. Журнал показывает всё: от удаления до перемещений и изменений карточек.

Почему Kaiten — удобный инструмент для крупной компании

• Все в одном месте. Доски, задачи, отчеты, визуализация рабочих процессов, роли, доступы, автоматизация — в одной системе. 
• Подходит для сложных процессов. Можно выстроить хоть иерархию из 5 уровней задач, хоть цепочку из десятков зависимостей.
• Гибкие права доступа. Ограничивайте доступ к пространствам, доскам и карточкам.
• On-premise версия. Можно развернуть Кайтен на своем сервере, чтобы не зависеть от внешних провайдеров.
• Отчеты и метрики из коробки. Все, что нужно для оценки скорости работы, нагрузки и прогресса — уже есть.
• Подходит для команд любой структуры и размера. Процессы между отделами, онбординг, управление подрядчиками, контроль сроков, проброс досок — это есть в Kaiten. 
• Российский сервис. То есть он не уйдет неожиданно с российского рынка и его не заблокируют. 
• База знаний. Подробная, пошаговая, понятная. С ее помощью вы можете настроить пространство самостоятельно. 

Kaiten — система, в которой можно визуализировать, автоматизировать и упростить практически любой процесс в компании. Если вы устали от хаоса, бесконечных совещаний, утерянных задач и перегрузки сотрудников — возможно, пора навести порядок.

Успешные компании уже используют Kaiten Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно

Попробовать