Kaiten после 7 лет в Jira: опыт пресейл-менеджера
Рассказываем инсайты и выводы после использования обеих систем
Jira и Kaiten на первый взгляд похожи: обе помогают управлять проектами, настраивать процессы и работать в команде. Но стоит поработать в одной системе и затем перейти на другую, как быстро понимаешь, что сходство ограничивается только базовыми функциями, а подходы к работе оказываются совершенно разными.
В этой статье — история Екатерина Кондратьевой, специалиста, которая семь лет администрировала Jira, а потом погрузилась в работу с Kaiten. Она поделилась личным опытом и честно сравнила обе системы, чтобы вам было проще понять, какая из них подойдет именно вам.
Как я начала осваивала Jira и познакомилась с Kaiten
До 2025 года я 7 лет работала в одной большой компании. Сначала была сотрудником техподдержки, а позже стала администратором Jira: настраивала там маршруты, создавала автоматизации и дорабатывала продукт под запросы коллег из разных отделов. Эта должность позволила мне глубоко изучить зарубежное решение.
В 2025 году я решила сменить место работы и искала продукт, к которому у меня был бы интерес. Таким продуктом стала система Kaiten. Я устроилась в компанию пресейл-инженером и теперь отвечаю за взаимодействие с клиентами: показываю, как работает система, анализирую их процессы, даю рекомендации и подбираю подходящие инструменты Kaiten.
Но только консультациями я не ограничиваюсь, так как могу подключаться к проектам по полной настройке. Для этого с коллегами погружаемся в то, как устроен бизнес, и настраиваем систему под задачи клиентов. То есть работаю на пересечении разработки, поддержки пользователей и бизнеса.
И хоть я не так долго в команде Kaiten, тесная работа с запросами клиентов позволила мне быстро освоить систему. А это значит, что я могу сравнить ее с Jira не только по описанию на сайтах, а по личному опыту. И различия у систем есть. Начну со своего опыта на прошлом месте работы ↓
Еще до Kaiten думали отказаться от Jira
В прошлой компании мы старались объединить в Jira процессы разных отделов: юристов, ИТ, руководства, техподдержки. Система действительно позволяла это сделать благодаря широкому набору функций. Но со временем стало ясно, что для поддержки такой настройки нужно ручное управление, а значит — стабильный административный ресурс и постоянное участие специалистов.
Необходимость постоянного контроля приводила к задержкам. Пользователи регулярно просили что-то улучшить: создать новое поле, кнопку, отфильтровать задачи по-другому. Но ресурсов не хватало, так как на тысячу сотрудников было лишь 3 администратора.
В итоге запросы на изменения накапливались, а обработка даже простых запросов могла тянуться неделями. Причем даже при желании пользователи не могли ничего настроить самостоятельно — все проходило только через администратора.
Еще один риск — возможный уход Atlassian из России. Это сдерживало развитие Jira на нашем сервере — ранее мы подключили около 50 лицензий Jira Service Desk, но требовалось больше. В случае блокировки мы бы не смогли их купить.
Время от времени мы подыскивали альтернативу. Подходящего решения не нашли, а Kaiten тогда не попался на глаза. Позже я перешла на новую работу — в команду Kaiten — и начала разбираться в системе уже изнутри.
Kaiten отличается от Jira, и к этому нужно привыкнуть
При переходе с Jira на Kaiten первое время многое будет непривычно, а некоторые подходы придется перестроить. Расскажу о тех особенностях, на которые я обратила внимание в первую очередь:
Маршруты согласований. Jira позволяет выстраивать сложные маршруты согласований с многоступенчатой логикой и автоматическими переходами по структуре организации.
В Kaiten таких возможностей пока нет, но логику можно частично воспроизвести через роли и настройки карточек. Это не всегда заменяет полную маршрутизацию, однако позволяет адаптировать процессы под конкретные правила и снизить зависимость от жестких схем.
В Jira профиль содержит расширенные сведения. Должность, подразделение, руководителя и другие данные, полезные для автоматизации и фильтрации. В Kaiten профиль предельно упрощен: имя, email и роль в пространстве. Это не дает полного контекста, но для некоторых команд такой минимальный набор данных бывает достаточным.
Визуализация процессов. В Jira можно завести один проект, а внутри него вести несколько разных процессов. Например, разработка, тестирование, внедрение. У каждого из них будут общие структура, настройки и контекст. Благодаря этому все находится в одном «контейнере», и нет необходимости создавать отдельные проекты для каждого процесса.
В Kaiten каждый процесс нужно оформлять как отдельную доску, а досок может быть несколько на одном пространстве. Это дает наглядность и четкое разделение направлений с разными процессами. А если процессов много, то навигация становится сложнее.
Однако эта особенность не так критична, если уделить время организации пространства и использовать зеркальные доски. Но об этом инструменте расскажу ниже.
Несмотря на это, у Kaiten много классных фишек, которые облегчают работу
Хотя в Kaiten есть свои ограничения, я сразу заметила ключевые преимущества. Расскажу о тех, которые оказались особенно полезны ↓
Легко адаптировать процессы под себя
В Jira даже минимальные доработки требуют обращения к администратору. Со временем появляется очередь, не все просьбы получается быстро реализовать, а некоторые правки превращаются в долгий согласовательный цикл.
→ Как все происходит в Kaiten: Пользователь сам настраивает рабочее пространство — от создания досок до автоматизации процессов. Все применяется моментально. Это особенно важно для команд, которым нужно быстро вносить изменения без ожиданий и лишних шагов.
Если раньше я была посредником между пользователями и технической частью, то здесь такой роли не требуется — система изначально рассчитана на адаптацию силами любого сотрудника.
Автоматизации, с которыми удобно работать
В Jira мне часто было недостаточно встроенных инструментов для автоматизации. А чтобы реализовать нужный сценарий, требовалось писать скрипты на Groovy — разбираться в синтаксисе, тратить ресурс на отладку, много раз тестировать. Что касается готовых автоматизаций, то они были не всегда удобны: логика настроек запутанная, интерфейс перегружен.
→ Как в Kaiten: Автоматизации собираются через интуитивно понятный визуальный редактор. Пользователю нужно выбрать одно или несколько событий из предложенных, задать условия и указать, что должно произойти, без кода и сложных настроек. Например, автоматическое добавление чек-листа или комментария, когда карточка попадает в конкретную колонку.
Читайте также: Как работать с автоматизациями в Kaiten, с видеогайдом
Кроме того, в карточках можно добавить кнопки, которые запускают заранее заданные сценарии. Например, при нажатии кнопки «Передать в работу» карточка меняет колонку, к ней прикрепляется чек-лист задач и автоматически назначается исполнитель. Или кнопка «Завершено» — ставит финальный статус, закрывает все чек-листы и добавляет комментарий для клиента.
Такие кнопки избавляют от ручных действий и исключают ошибки. Команде не нужно вспоминать, что и в какой момент нужно нажать или где искать нужную автоматизацию — все собирается в одном месте, и работает по одному клику.
Можно настроить повторяющиеся задачи за пару минут
В Jira, чтобы запускать задачи по расписанию, приходится разбираться в cron или писать код. Без технических знаний — никак.
→ Как в Kaiten: указываешь, когда и как часто должна появляться карточка, выбираешь дни недели, прописываешь текст и назначаешь ответственного. Функция подходит для повторяющихся задач и не требует вмешательства администратора — любой сотрудник может все настроить сам.
Подробный фасад карточки
В Jira фасад карточки показывает минимум: название, метки, исполнителя. Чтобы узнать статус подзадач или прогресс по чек-листу, нужно открыть карточку. Если задач много, это отнимает время. Некритично, но все равно не очень удобно.
→ Как в Kaiten: Все важное видно без необходимости открывать карточку. На фасаде видишь, сколько пунктов выполнено в чек-листе, а при нажатии на иконку — количество дочерних карточек, их статус и сроки.
Еще в Kaiten можно добавить баннеры, цветовые метки, лимиты на количество задач в колонке. Это упрощает навигацию и ускоряет работу на доске. Подобные элементы есть в других системах, но одна из фишек, которая мне понравилась — деление доски на горизонтальные дорожки. С такой опцией удобно распределить задачи, например, по степени важности.
Можно блокировать задачи
В Jira, если по каким-то причинам исполнитель не может закончить работу, он не блокирует ее, а переносит в колонку по типу «Пауза» или «Приостановлено». Но понять причину приостановки сложно: на карточке ее не видно, поэтому нужно вручную переходить в каждую задачу и искать причину в комментариях. И это не всегда удобно.
→ Как в Kaiten: заблокировать задачу можно в самой карточке: нажимаешь на кнопку, указываешь причину и все — на фасаде высвечивается крупная плашка с причиной. Это помогает быстрее выявлять, где и почему возникают задержки.
Чтобы было удобно отслеживать не только причины, но и время простоя, в Kaiten есть специальный отчет. Он автоматически собирает все данные о блокировках и отображает их в виде инфографики. Руководитель сразу видит статус этих задач, причину задержки и время, которое задача лежала в ожидании. А если большинство задач днями находятся в подвешенном состоянии, то будет понятно, в каком направлении стоит оптимизировать процессы.
Можно создавать зеркальные доски
В Jira доска жестко привязана к одному проекту. Если нужно отобразить задачи нескольких команд с разными процессами, приходится создавать новые пространства или дублировать карточки.
→ Как в Kaiten: Любую доску можно подключить к нескольким рабочим пространствам или выделить отдельную — например, для сбора инициатив или координации целей. То есть пользователи из одного пространства будут видеть ту же доску, что отображается в другом пространстве.
Отзеркаленная доска будет доступна всем нужным участникам и не будет мешать текущим процессам. Благодаря этому проще организовать совместную работу и выстроить процессы под реальные задачи команд.
Читайте также: Другие фишки Kaiten, которые ускоряют работу
Какой вывод я могу сделать по итогу сравнения
Если быть откровенным, то явного победителя нет. Jira — это сложный и функциональный «комбайн», для которого нужны разработчики, лицензии и немало времени на обслуживание. Kaiten же делает ставку на простоту, скорость и открытость: здесь команды сами управляют своими процессами. Эти продукты решают задачи по-разному, и нормально, если кому-то подходит один инструмент, а другому — совершенно иной.
Какие компании перешли из Jira в Kaiten
Да, Kaiten не дублирует возможности Jira один-в-один, но многие организации нашли в нем достойную замену. Для некоторых Kaiten оказался даже более полезным, чем зарубежный аналог. Несколько примеров:
