Диаграмма спагетти в управлении: как разобрать и построить процессы

Дублирующиеся процессы, нескончаемые согласования, неэффективные коммуникации — это все скрытые убытки, которые подрывают мотивацию сотрудников. Превратить этот хаос в четкую картину взаимосвязанных элементов и выявить скрытые возможности для оптимизации команды поможет диаграмма спагетти. 

Давайте разберемся, как эта техника помогает увидеть узкие места и наладить взаимодействие.

Что такое диаграмма спагетти

Диаграмма спагетти — это визуальное представление пути, которое проходит объект, информация или сотрудник при выполнении задачи или в течение дня. Также встречаются названия Spaghetti Diagram, «карта спагетти» или диаграмма перемещений.

Диаграмму рисуют на плане рабочего пространства и отмечают каждое перемещение линией. Визуально получаются пересекающиеся кривые линии с петлями и повторяющимися маршрутами. Это напоминает спагетти в тарелке, поэтому так и назвали. 

Инструмент помогает выявить неэффективные перемещения, лишние движения, задержки. Часто руководители и сотрудники не осознают, сколько лишних шагов они делают или сколько времени теряется на ненужные перемещения, пока не увидят это на диаграмме. 

Метод спагетти используется на производстве для отслеживания движения рабочих и материалов, в офисе, а также в любой другой сфере. Ее можно применять для анализа потока информации между системами или сотрудниками, перемещения клиентов в торговом зале, или даже оборудования в определенной зоне.

Kaiten — российский сервис для совместной работы Все процессы компании в одном месте: проекты, задачи, цели, сотрудники, документы, переписки, отчеты, заявки.

Попробовать бесплатно

Зачем использовать диаграмму

Главная цель диаграммы — показать лишние движения, запутанные процессы, повторяющиеся действия и потери, которые не заметны без визуализации. 

У «карты спагетти» есть и другие преимущества:

• Оптимизация потоков. Анализ графика спагетти позволяет найти способы, как можно уменьшить затраты времени и ресурсов, упростить процессы, поменять расположение объектов или рабочих мест. Так команда может снизить затраты времени на выполнение задач и повысить скорость производства.
• Улучшение коммуникации. Визуализация процессов на диаграмме помогает команде лучше понять текущие потоки и взаимодействия.
• Поддержка бережливого производства. Инструмент помогает выявить и устранить потери, разработать стратегии для повышения эффективности компании.
• Сокращение времени. Если команда избавится от лишних перемещений, то у них освободится время для выполнения других задач.
• Уменьшение занимаемой площади. Если проанализировать действия сотрудников по методу спагетти, можно оптимизировать пространство для них. 

Как построить диаграмму

Рассказываем, как построить и использовать диаграмму спагетти под ваши процессы.

Шаг 1. Подготовка

Прежде чем начать строить диаграмму, нужно определить, какой именно процесс вы будете «распутывать». 

Это может быть:

• движение сотрудника — как разработчик перемещается между своим столом, переговорной и столом QA-инженера;
• цикл задачи — как карточка проходит через этапы от обсуждения до завершения;
• взаимодействие с инструментами — как часто и на какие приложения (Kaiten, почта, мессенджеры, Figma, Miro) сотрудник переключается, чтобы выполнить одну задачу.

Когда объект будет определен, подготовьте «план рабочего пространства» — схему офиса или виртуального рабочего пространства. На схеме отметьте «станциями» основные рабочие точки:

• рабочее место, переговорные, столовая, принтер для физического пути;
• виртуальные столы, канбан-доски, почта, другие приложения — для цифрового пути.

Шаг 2. Наблюдение и трассировка

Теперь нужно превратить наблюдения в график спагетти.

Внимательно следите за выбранным субъектом, пока он занимается задачей или в течение дня. Фиксируйте каждый раз, когда он перемещается или меняет фокус. 

Что и как фиксировать:

• начальная и конечная точка перемещения;
• цель перемещения — зачем он пошел туда;
• время — сколько заняло перемещение и ожидание (если применимо);
• дополнительные детали — может быть, он столкнулся с препятствием или его отвлекли, задержки, поиск информации, ожидание. 

Приведем пример: начало дня — аналитик А. изучает новую User Story в Kaiten. Что происходит потом:

• аналитик подходит к столу разработчика Б. и уточняет технические детали (5 минут);
• возвращается к своему столу, открывает Confluence для поиска похожих решений (10 минут);
• идет в переговорную для короткого синхрона с продукт-оунером по User Story (15 минут);
• возвращается к столу, обновляет описание задачи в Kaiten;
• передвигает карточку в следующую колонку. 

На плане рабочего пространства нарисуйте непрерывную линию, следуя за каждым движением субъекта. Для каждого перемещения это новая линия со стрелкой, которая показывает направление. Если вы отслеживаете разные типы активности или разных людей, можно использовать разные цвета линий.

Шаг 3. Анализ и оптимизация

Когда диаграмма будет готова, можно начать ее анализировать и упрощать пути сотрудников. 

Проанализируйте, где линии часто пересекаются и какие перемещения кажутся неоправданно длинными. Также важно отметить, если субъекту приходится ждать ответа или искать данные.

Осталось найти решение для выявленных проблем. Соберите команду и обсудите:

• почему происходят лишние движения;
• как сократить/устранить лишнее;
• можно ли автоматизировать какой-то этап или предоставить информацию заранее;
• как изменить процессы, чтобы уменьшить количество перемещений;
• как улучшить коммуникации, чтобы избежать лишних уточнений. 

Продолжим пример с аналитиком А. Сотруднику приходится часто искать информацию в Confluence. Чтобы «распутать» и упростить эту задачу, можно:

• улучшить шаблон описания задачи;
• включать ссылки на нужные материалы;
• оставлять комментарии и тегать коллег. 

Оптимизируем виртуальные маршруты с помощью диаграммы спагетти

Разберем несколько проблем, которые возникают из-за непродуманных маршрутов и взаимодействий, а также расскажем, как это можно решить. 

Частые переключения

Если сотруднику приходится использовать много программ для работы над одной задачей, он может потерять контекст или дублировать информацию.

Что делать. Сократить время на переключение можно за счет одного сервиса. Например, в Kaiten помимо передвижения карточки сотрудник сможет:

• вести документацию в базе знаний;
• обсуждать задачу и задавать вопросы в комментариях;
• «брейнштормить» и создавать карточки в бэклоге.

Многократные запросы и уточнения 

Опытному сотруднику приходится отвечать в чатах, потом в комментариях, по видеосвязи и на общих созвонах. Информация искажается и становится отрывочной, сотрудник отвлекается, теряет время и устает от постоянного повторения контекста.

Решение. Определить единый канал для коммуникации по задачам (например, только комментарии в карточке). Каждый сотрудник, прежде чем задавать вопрос, должен изучить доступную информацию в базе знаний. 

Поиски документа, шаблона или спецификации

При неорганизованном хранении данных без централизованной базы знаний специалистам приходится тратить много времени на поиск документов и файлов в облачном хранилище или на дисках компании. 

Решение. Создать единую структурированную базу знаний в Kaiten и прикреплять к каждой задаче ссылки на релевантные страницы. 

Вы можете создать внутреннюю базу знаний для сотрудников и внешнюю — с ответами на все вопросы для клиентов.

Дублирование информации и действий

Если сотруднику приходится дублировать одну информацию в разные системы, это приведет к ошибкам и несогласованности данных. 

Решение. Использовать интеграции между системами, чтобы данные автоматически обновлялись. Это поможет минимизировать дублирование и излишнюю рутину. 

Долгое ожидание

Сотрудникам приходится ждать ответы в чатах и по электронной почте, это приводит к простою или переключению на менее приоритетные задачи. В результате снижается производительность и концентрация коллектива. 

Решение. Установить стандарты ожидания по времени ответа (SLA) и использовать отмечать ответственных в комментариях. Так можно выстроить работу в Kaiten:

Так можно создать автоматизацию, чтобы у каждой новой карточки появлялись конкретные сроки на отклик и выполнение. А результаты работы отдела можно будет отслеживать по графику:

Доступы в систему

Сотрудник не имеет доступа в нужную систему для начала работы над задачей. Ему приходится ждать, когда руководитель согласует и откроет доступ к сервису, документу или папке. На диаграмме это выглядит, как ожидание перед следующим этапом. 

Решение. Создать Service Desk (SD) систему, в которой сотрудник сам сможет отправлять запросы на доступы. 

→ Стоит на этапе онбординга проверять доступы для сотрудника.

С помощью Kaiten можно наладить поток обращений за доступами и в случае проблем в работе программ через модуль Service Desk.

Возврат задачи на предыдущий этап

Часто это происходит, если инкремент не закончен, плохого качества, выполнен не полностью. Из-за этого команда перерабатывает, теряет время и мотивацию на работу. 

Решение. Внедрить «Definition of Ready» (критерии готовности к работе) и «Definition of Done» (критерии готовности) для задач. Так задача будет переходить в следующую колонку полностью проверенной и готовой к дальнейшим этапам. Если наладить работу отдела в Kaiten, то шаблонные чек-листы могут выглядеть так:

Чтобы упростить работу с задачей, создайте автоматические шаблонные чек-листы, которые будут добавляться в карточку после ее перехода в новую колонку. 

Созвоны без результата

В некоторых компаниях проводят лишние созвоны для уточнения стадий и статусов задач. В результате команда отвлекается, не может сосредоточиться на задачах и неэффективно использует время.

Решение. Внедрить четкие правила по обновлениям и изменениям, поддерживать актуальность статусов задач. Объяснить сотрудникам важность своевременного обновления статусов и комментариев по каждой задаче. Созвоны назначать только в случаях, когда это действительно нужно, с четкой повесткой и материалами к обсуждению.

Заключение

График спагетти поможет сделать менее затратными морально и физически пути сотрудников, оптимизировать и сократить маршруты, освободить время команды для других задач. Но сам по себе график — не готовый анализ, а только база для его проведения. Разные сервисы помогают в оптимизации процессов и их упрощении. Например, Kaiten может стать вашим центром управления виртуальным офисом.