Цели и задачи проекта: как сформулировать и не потратить ресурсы впустую

Цель сформулирована, задача поставлена, работа кипит. А результат? Его нет. Команда все сделала, но почему-то не то, что хотел руководитель. Чтобы избежать этого, важно правильно задать цель с самого начала: конкретную, измеримую и достижимую.

В статье разобрали, чем цель отличается от задачи в проекте, методы, как сформулировать цель проекта, разложить ее на задачи и связать с бюджетом и сроками.

Что такое цель и задача проекта и в чем между ними разница

Чтобы построить управляемый проект, важно понимать разницу между целью и задачами. Эти понятия часто путают, и в итоге проект либо разваливается на мелкие действия без смысла, либо остается на уровне идеи.

Чем цель отличается от задачи

Цель проекта — это желаемый результат, которого вы хотите достичь. Цель задает направление, влияет на бюджет, сроки и приоритеты. Она должна быть связана с общей стратегией компании. В каждом проекте может быть только одна основная цель. Ее достижение измеряется итоговым эффектом — например, ростом ключевой метрики или снижением издержек.

Задачи, в свою очередь, отвечают на вопрос: что конкретно нужно сделать, чтобы реализовать проект. Это тактический уровень — набор действий, из которых складывается путь к цели. В проекте задач может быть десятки, и их выполнение оценивается по факту: сделано или нет. 

Примеры цели и задач в проекте:

Чем опасны расплывчатые цели

Когда цель поставлена неточно, каждый понимает ее по-своему. Из-за этого начинаются системные сбои в работе команды.

1. Неуправляемый рост задач:

• появляются лишние или дублирующие задачи;
• время уходит не на ключевые действия, а на «побочные» инициативы;
• объем проекта раздувается по мере выполнения, без пересмотра сроков и бюджета.

Для бизнеса это означает, что ресурсы перерасходуются, а сроки разработки затягиваются.

2. Конфликт приоритетов между командами

Например, цель «повысить удовлетворенность клиентов» может означать:

• для службы поддержки — быстрее отвечать на обращения;
• для дизайнеров и UX-редакторов — доработать интерфейс;
• для маркетинга — добавить больше скидок.

Итог: команды действуют в разных направлениях, KPI не синхронизированы, возникает конкуренция за ресурсы.

3. Проблемы с отчетностью

Без четкой формулировки сложно понять, был ли достигнут результат, какие действия к нему привели и как вообще измерять успех.

Это блокирует масштабирование: невозможно тиражировать успешный подход, потому что непонятно, какие именно действия привели к успешному результату.

Как сформулировать цель проекта

Хорошо поставленная цель — это не лозунг и не намерение, а управленческое решение. Проверять, поставлена ли цель правильно, лучше по принципу SMART. О ней мы подробно рассказывали в статье «Цели по SMART: как превратить абстрактные желания в конкретные достижения» 

1. Конкретная

Цель должна быть сформулирована на языке действий и изменений, а не эмоций или общих намерений.

Если цель абстрактная, она может трактоваться по-разному. Конкретность задает вектор — команда понимает, что именно нужно менять.

2. Измеримая

Нельзя управлять тем, что нельзя измерить. Хорошая цель включает числовой показатель или бинарный критерий (да или нет).

3. Достижимая

Цель должна учитывать реальные ограничения: ресурсы, опыт команды, внешние риски. Нереалистичная цель демотивирует.

Совет: обсуждайте цель с исполнителями до утверждения. Часто ожидания топ-менеджеров не совпадают с реальностью на уровне команды.

4. Релевантна стратегии

Цель не должна быть изолированной от верхнеуровневой стратегии команды. Она должна отвечать на вопрос, какую часть бизнес-стратегии мы реализуем в рамках этой цели?

Покажите цель на квартальной сессии. Если ее не могут соотнести с OKR или стратегической инициативой, формулировку нужно пересмотреть.

5. Ограничена по времени

Без конкретного срока цель теряет управляемость. Нет дедлайна — нет контроля и результатов.

Если срок превышает квартал — лучше разбить цель на этапы или ввести контрольные точки.

Как связать цель с ресурсами

Даже самая четкая и амбициозная цель ничего не стоит, если у команды нет ресурсов ее достичь. Поэтому цель всегда нужно проверять на реалистичность по трем параметрам — люди, деньги и время. Как это сделать?

1. Сначала опишите желаемый результат

Определите, что именно хотите изменить. Это верхнеуровневая формулировка:

Пример: «Уменьшить долю незавершенных заказов с 18% до 10% к 1 октября»

2. Потом рассчитайте ресурсы: люди, деньги, зависимости

На этом этапе цель проверяется на выполнимость. Задайте себе вопросы:

• Сколько человек нужно, чтобы достичь результата?
• Какие компетенции необходимы?
• Кто уже перегружен и не сможет участвовать?
• Сколько стоит реализация: разработка, подрядчики, лицензии?
• Какие внешние или внутренние зависимости могут повлиять: отдел закупок, согласование с юристами, партнеры?

Пример: если для реализации нужно 200 часов дизайна, а у вас есть только один дизайнер с доступными 20 часами в месяц — цель нужно либо пересматривать, либо масштабировать команду.

3. Затем внесите все задачи в календарь

Оцените, в какие сроки реализация цели возможна с доступными ресурсами. Важно понять, насколько равномерно будет идти работа, какие этапы критичны по времени, и когда должны быть готовые промежуточные результаты.

Если на согласование с безопасностью уходит 3 недели, а релиз — через 4, вы никак не успеете.

Для удобства планирования можете использовать диаграмму Ганта. Она поможет синхронизировать все этапы работы над проектом.

Пример расчета времени

У вас есть цель — реализовать новый онбординг для пользователей за 6 недель.

Нужно:

• 1 дизайнер — 80 часов работы,
• 2 разработчика — по 60 часов работы,
• 1 аналитик — 40 часов работы

В реальности у сотрудников меньше времени:

• дизайнер свободен на 40 часов,
• у разработчиков — по 30 часов,
• аналитик уже загружен на 90%.

Вы не сможете выполнить цель в срок без перераспределения задач или привлечения дополнительных специалистов.

Связка «цель — ресурсы — календарь» нужна не для отчетности, а для уверенности. Вы берете на себя проект, который реально можно реализовать в заданных условиях. 

От идеи к рабочему плану. Как зафиксировать цель и задачи в Kaiten

Когда цель уже сформулирована, начинается самое важное — нужно превратить ее в управляемый и выполнимый план. Вот как это сделать по шагам.

1. Зафиксируйте цель в рабочем формате

Не обсуждайте цель в документе, который доступен только руководителям.Сделайте так, чтобы любой сотрудник мог всегда ее посмотреть. Например, заведите карточку в таск-трекере. Вот как это можно сделать в Kaiten. 

Создайте рабочее пространство для общих целей компании. Сюда можно помещать всю информацию о цели и через карточку отслеживать выполнение каждого проекта. 

Например, вот так выглядит пространство с целями компании KCELL. Больше об их подходе к организации работы можете прочитать в блоге. 

2. Уточните целевые значения и как их будете считать

Договоритесь, откуда берутся метрики, кто их считает и по каким правилам. Это убережет команду от сюрпризов в конце проекта.

Проверьте:

• Метрика считается одинаково в аналитике и в команде?
• Данные обновляются регулярно?
• Можно ли отслеживать прогресс во время проекта, а не постфактум?

Пример:

Если нет подходящей метрики, первой задачей сделайте создание нужного отчета.

Метрики нужно зафиксировать в карточке с целью. Также добавьте ссылки на отчеты, где можно будет отслеживать данные.

3. Согласуйте реалистичность и зависимости, уточните сроки реализации 

Прежде чем переходить к задачам, проверьте, реально ли достичь цели при текущих условиях. Подключите стейкхолдеров, финансы и тимлидов. Обратите внимание:

• есть ли у команды нужные ресурсы, чтобы успеть выполнить проект к указанному в цели сроку: время, эксперты, подрядчики;
• нет ли блокирующих зависимостей: в отпуске ключевой DevOps, интеграция с другим проектом и т. д.;
• согласованы ли KPI цели с бизнес-приоритетами и другими отделами.

Пример:

Проблемы, выявленные на этом этапе, помогут переработать план до того, как вы потратите ресурсы впустую. Сроки также можно указать в карточке цели.

4. Разбейте цель на этапы, проекты и задачи с промежуточными точками

Теперь можно переходить к декомпозиции. Это не просто список задач, а это структура движения к цели, с вехами, ответственными и точками контроля.

1. Выделите крупные блоки: аналитика, дизайн, внедрение, коммуникация. Для этого можно создать отдельные карточки с проектами и прикрепить их к цели. Портфель проектов будет храниться на отдельной доске, но на одном пространстве с целями. Это будет основная панель для отслеживания работы всех отделов компании для руководителей.

2. В рамках каждого проекта зафиксируйте задачи и сроки их выполнения. Задачи можно ставить на рабочие пространства команд и связывать с карточкой проекта. 

3. Укажите для каждой задачи контрольную точку: что должно быть готово, чтобы задача считалась выполненной.

5. Назначьте ответственных в карточках целей, проектов и задач

Владельцы карточек отвечают за то, чтобы проект или задача была выполнена в срок. Если у задачи нет «хозяина», команда может сделать ее, а может нет. 

Что еще можно указать в карточках

Добавьте чек-листы, по которым будет определяться статус выполнения задачи. Вот так может выглядеть чек-лист для создания макета заказа продуктов из магазина: 

 Исследование и вводные:

• Изучены бизнес-требования.
• Получены актуальные пользовательские сценарии через UX-аналитику или интервью.
• Изучены референсы конкурентов.
• Уточнены технические ограничения.

 Проектирование:

• Сформулирован основной пользовательский сценарий: выбор товаров → корзина → выбор доставки → оплата.
• Продуманы состояния: пустая корзина, ошибки, загрузка, успех.

Макет:

• Подготовлен макет в Figma.
• Вставлены реальные названия, цены, изображения.
• Добавлены комментарии для команды разработки, тестирования.

Согласование:

• Макет согласован с командой: продактом, разработчиками, аналитиками.
• Внесены правки, итоговая версия зафиксирована.
• Макет приложен к карточке задачи.

Также для типовых задач можно сделать шаблон, чтобы быстро добавлять чек-листы. 

Частые ошибки и как их избежать

Даже опытные команды наступают на одни и те же грабли, когда формулируют цели. Особенно в условиях ограниченного времени или давления со стороны стейкхолдеров. Вот 3 ошибки, которые регулярно ставят проекты под угрозу — и что с ними делать.

Ошибка 1. Целей слишком много

Проект начинается как фокусная задача, а через неделю уже превращается в портфель из семи направлений.

Почему так происходит: 

Руководитель хочет учесть все интересы: и бизнеса, и команды, и пользователей. В итоге в одну инициативу попадают и рост метрик, и устранение багов, и внедрение новых процессов. Но ресурсов, как на один проект. Это приводит к тому, что команда теряется фокус, и вы не понимаете, на что ушли ресурсы.

Как избежать:

• Ограничьте количество целей: до 3 на квартал. Остальное — в бэклог.
• Для многоуровневых целей заведите отдельные потоки или дорожные карты и разделите на несколько проектов. 

Ошибка 2. Цель без бюджета

Цель есть, задачи расписаны — а потом выясняется, что на разработку нет ни одного свободного инженера, а подрядчику не согласовали оплату.

Почему так происходит: цель формулируют «по наитию» — без оценки ресурсов. Отделы декларируют инициативы, не понимают, сколько нужно специалистов и денег.

Чем это опасно:

• Срывы сроков,
• внутренние конфликты между командами,
• потеря доверия к руководству.

Как избежать: всегда обсуждайте цель со специалистами по финансам, delivery-менеджером и командой. Учитывайте не только бюджет, но и зависимые процессы: закупки, доступы и другое. А также привязывайте цели к ресурсному планированию.

Ошибка 3. Активность вместо результата

«Провести 5 встреч», «Запустить рассылку», «Сделать лендинг» — кажется, что проект идет. Но результат по-прежнему нет.

Почему так происходит: команде проще фиксировать активности, чем бизнес-результат. А у руководителя нет четкого трекера итогов, только списки выполненных задач.

Чем это опасно:

• Видимость активности вместо реального движения,
• KPI не связаны с бизнес-эффектом,
• невозможно оценить вклад команды в итоговые метрики.

Как избежать: у каждой активности должен быть связанный KPI или гипотеза. Для этого можете добавить связку Задача → Влияние на цель в карточки задач.

Итог

Корректно сформулированная цель — не просто формальность. Это фундамент управляемого проекта. Она экономит ресурсы, снижает конфликты и делает результат предсказуемым.

Если вы руководите проектом, отвечаете за стандарты или декомпозируете инициативу — начните с цели. Простой, проверяемой и понятной. Это первый шаг к сплоченной команде и результатам.