Из Trello в Kaiten без остановки работы: как переехала редакция SMMplanner

Тысячи людей читают блог SMMplanner и ждут постоянно обновления статей. Редакция уже давно стоит «на рельсах» и регулярно выпускает материалы, отслеживает все задачи в Trello, который в один момент внезапно уходит с рынка. Итог: процессы рушатся, в редакции паника и хаос? Нет. SMMplanner нашли новое решение на российском рынке и за одни сутки переехали в новую систему управления проектами — в Kaiten.

Как им это удалось, разбираемся вместе с Константином Рудовым — главным редактором блога SMMplanner. 

Процесс работы редакции в Trello

SMMplanner — крупная платформа для автоматизированного выпуска постов и материалов на разных площадках. Редакция блога SMMplanner более 10 лет пишет статьи о маркетинге и SMM, выпускает новости сферы и рассказывает об обновлениях сервиса. Каждый месяц блог читают 600 000 человек. 

Для регулярного выпуска материалов контент-команда не могла обойтись без системы планирования. В Trello компания настроила канбан-доску с этапами работы:

• формирование тем. Главный редактор переносил согласованные темы в контент-план;
• этап передачи в работу. Автор и выпускающий редактор в одном лице писал основные статьи и проверял материал от приходящих экспертов;
• проверка редактором Выпускающий или главный редактор просматривали статьи гостевых авторов;
• проверка от SEO. Ответственный за SEO-оптимизацию проверял ключевые слова и вносил правки, если они были необходимы;
• дизайн обложки. Дизайнер делал обложку-заглушку для материала;
• верстка статьи. Верстальщик переносил статью на площадку;
• завершение. В колонку «Готово» попадали выпущенные статьи.

Процессы налажены, команда выпускает материалы в срок. Но Trello внезапно уходит из России, и редакция остается без системы для управления публикаций.

Подход к выбору нового таск-трекера 

Главред поставил перед собой задачу — найти сервис, который будет схож с Trello, чтобы сохранить процессы в текущем виде и не потерять темп работы. 

Также основными требованиями были быстрый перенос задач, простой интерфейс и бесплатный тариф с полноценным набором функций для тестирования системы.

Параллельно команда пробовала работать в нескольких таск-трекерах, но в итоге остановилась на Kaiten — инструмент был интуитивно понятен даже после перехода с Trello и не вызывала у сотрудников много вопросов.

Этапы работы не изменились, команда быстро адаптировалась к новому инструменту и без пауз продолжила выпуск материалов в блог.

Как редакция работает в Kaiten

Бизнес-процессы сотрудники менять не стали. Оставили аналогичные этапы, но некоторые объединила и добавила одну новую колонку:

• Темы. Колонка с идеями для будущих статей;
• В работе. Контент, который пишут авторы и выпускающий редактор;
• На проверке. Текст проверяет редактор, а затем SEO-специалист;
• Иллюстрации. Колонка дизайнера – он разрабатывает обложку материала;
• Верстка. Ответственный за задачу сотрудник верстает статью;
• SMM.School. Отдельная колонка для статей, который публикуются в блоге онлайн-школы. Так верстальщик не спутает площадку при верстке статьи;
• Опубликовано. Аналог колонки «Готово», откуда задача попадает в архив. 

Почти весь контент проходит через эти этапы. Исключение — email-рассылки, которым не нужна проверка SEO-специалиста. 

Упрощение онбординга сотрудника и контроля с помощью автоматизации 

После переноса задач редакция добавила несколько автоматизаций в системе Kaiten. С их помощью новые члены команды быстрее изучают рабочие процессы и редакции. Так Kaiten делает процесс работы более строгим и понятным, чтобы новички не путались в карточках и колонках.

В этом стажерам помогают:

• шаблонные чек-листы со всеми деталями, важными для публикации: отметка соцсетей SMMplanner, метатеги, перелинковка, типография и пр.;
• автоматизированное добавление ответственного в карточку при переходе задачи на новый этап;
• редполитика и другие необходимый для публикации материалы в разделе «База знаний».

Нововведения в контенте

Недавно команда отказалась от того объема статей, которого она придерживалась раньше. 

До перехода в Kaiten в блог выходило до 40 статей в месяц. Сейчас их число сократили до 15 — команда сосредоточилась на самых охватных материалах и их качестве. 

Но в момент перехода с одного инструмент в другой сотрудники сохранили темп благодаря:

• понятному интерфейсу Kaiten, основанному на канбан-системе;
• простой автоматизации;
• полноценному бесплатному тарифу с ключевыми функциями для построения процессов.