Как «МОСГОРТУР» перешел на Kaiten, чтобы организовывать туры по России
И создал собственные плагины для работы с контрагентами. Рассказываем об этом подробнее в кейсе
Запутанные процессы?
Когда в команде растет количество проектов, а задач становится все больше, легко срывать дедлайны и терять важные детали. В какой-то момент сотрудники Мосгортура поняли, что без единой системы дальше будет сложно. Так началась миграция в Kaiten — о ней рассказал Роман Андриянов, системный аналитик компании.
Чем занимается компания
«Мосгортур» отвечает за детский туризм во всей России: от лагерей и экскурсий до федеральных форумов. Компания берет на себя все — дорогу, проживание, питание, программы.
Масштабы разные. Иногда это лагерь на несколько сотен детей, а иногда — форум на пять тысяч участников со всей страны. Например, в Москве принимали рекордный поток участников проекта «Твой ход». В другие годы открывали собственные лагеря вроде «Радуги» или проводили культурные программы, куда приезжали дети из регионов и новых территорий.
Отдельное направление — социальные проекты. По распоряжению Правительства Москвы выдаются сертификаты семьям на бесплатный отдых и сотрудничаем с крупными федеральными инициативами.
Как Мосгортур использовали Trello и что из этого вышло
Первые шаги в систематизации заказов начались в 2017 году. Тогда активно развивалось корпоративное направление: школы и организации заказывали автобусы, питание, проживание, экскурсии. У каждой заявки было множество деталей: время, маршрут, количество участников.
Компания тогда выбрала Trello как простое решение: сотрудники заводили карточку на заказ, распределяли задачи между отделами: транспорт, гостиницы, договоры. Чтобы ничего не терять, команда перенесла общение в карточки задач: писали комментарии, отмечали этапы вроде «счет отправлен» или «оплачен».
Система работала: например, запрос на автобус превращался сразу в три задачи — найти транспорт, назначить сопровождающего, оформить страховку. Каждый отдел подключался по своей части, процесс шел параллельно.
Но чем больше становились заказы, тем более явно проявлялись ограничения. Один клиент мог попросить сразу автобус, гостиницу и экскурсию, а в одной карточке вести разные процессы было невозможно. Дочерних задач тогда не существовало, автоматизации тоже не хватало — менеджеры иногда забывали подключить коллег, и часть информации терялась.
5 лет компания работала в Trello, но со временем он превратился в хаотичную свалку карточек и меток.
В 2022 году Trello окончательно стал недоступен в России. Это стало сигналом: нужно искать более серьезный инструмент.
Почему решили перейти на Kaiten
Первой идеей была Jira — поставить ее на сервер и адаптировать под себя. Но потом команда решила уточнить, какие альтернативы есть на российском рынке.
Для этого определили критерии:
- разумная стоимость;
- быстрый импорт задач из Trello;
- понятный интерфейс, чтобы команда включилась без долгого онбординга;
- открытый API для будущих интеграций.
По этим пунктам идеально подошел Kaiten.
Миграция потребовала усилий, но сотрудники справились без остановки процессов. Постепенно команда освоила систему, а у Романа появилось время меньше работать в операционке и больше — оптимизировать внутренние процессы.
С какими сложностями столкнулись при переезде
Любые перемены встречают сопротивление, и внедрение Kaiten не стало исключением. Сначала Роман прошел этот путь сам: создал доски, попробовал автоматизации, записал видеоинструкции для коллег. Но оказалось, что этого мало — люди посмотрели и забыли.
Тогда решили подключить корпоративную платформу: после обучения нужно было пройти тест, чтобы закрепить знания.
Несмотря на обучение, трудности все равно были. Вот с какими мы столкнулись:
- Сопротивление сотрудников. Часть команды не понимала, зачем менять привычные схемы или платить за новый инструмент.
- Разный уровень вовлеченности. Были люди, которые хранили всю информацию «в голове» и быстро ориентировались, но для работы в команде это превращалось в риск потерять данные, если человек болеет или уходит в отпуск.
Ключевой момент наступил зимой 2022–2023 годов: в одном из проектов команде пришлось работать в праздники, из-за того, что процессы были не выстроены. Это стало наглядной иллюстрацией: без системы мы снова и снова теряем эффективность.
После первых месяцев сопротивления ситуация изменилась. Команда увидела результат, и сейчас сотрудники сами проявляют инициативу — предлагают заводить новые проекты и процессы в Kaiten.
Как организовали работу в Kaiten
Сейчас в Kaiten есть несколько пространств для разных процессов. В кейсе пойдет речь об одном пространстве — о том, где команда ведет заказы и синхронизирует работу фронт- и бэк-офиса.
Сделали пространства для разных процессов
Обе команды работают в одном пространстве. Чтобы не путаться, туда добавили несколько досок — у каждой свои этапы и правила.
Фронт-офис — это команда, которая общается с клиентами, принимает запросы и оформляет заказы.
Бэк-офис — те, кто выполняют саму работу: ищут подрядчиков, бронируют автобусы, согласовывают размещение и т. д.
Фронт-офис работает с заказами, бэк-офис — с задачами внутри этих заказов. Так все видят общую картину, но при этом не мешают друг другу.
Ускорили работу с заказами
Чтобы упростить работу, настроили разные типы карточек под каждый заказ.
В зависимости от типа в карточке автоматически появляются нужные поля: подрядчик, сумма, аванс, номер в АИС и т. д.
Что-то все равно приходится вносить вручную, но теперь это занимает гораздо меньше времени.
Добавили автоматизацию
Когда фронт-офис создает карточку заказа, система делает ее родительской. Внутри — чек-лист с видами услуг: автобус, авиа, экскурсии, размещение, страховка.
Если поставить галочку напротив нужного пункта, Kaiten автоматически создает дочернюю карточку на доске бэк-офиса.
В итоге на один заказ могут появиться сразу несколько карточек. Все они будут связаны: из родительской карточки можно по одному клику перейти к дочерним и обратно.
Это упростило навигацию и ускорило работу в целом.
Организовали процесс заключения договоров
Раньше с договорами команда работала через почту — это было медленно и неудобно. Теперь весь процесс идет в Kaiten, на отдельной доске.
Сейчас процесс заключения договоров устроен так:
- Создание карточки. Сотрудник выбирает тип договора (покупка или продажа), срочность, ответственного и вводит ИНН контрагента.
- Проверка контрагента. Команда подключила модуль, который проверяет ИНН через API ФНС и выводит данные прямо в карточке — адрес, учредителей, реквизиты. После проверки можно сохранить итоговую информацию в карточке. Это экономит время и помогает службе безопасности быстро собрать данные по партнеру.
- Юридическая экспертиза. Если с контрагентом уже работали, карточка автоматически назначается двум юристам: один проверяет текст договора, второй — условия. Система сама выбирает, кому отправить карточку, в зависимости от типа и срочности.
Для удобства настроили 3 типа срочности:
- Обычная — 30 дней,
- Срочная — 10 дней,
- Незамедлительная — 3 дня.
Kaiten автоматически проставляет срок и переносит просроченные карточки в отдельную колонку. Когда договор согласовали с обеих сторон, добавляем номер, срок действия и переносим карточку в «Выполнено».
Если сделка не состоялась — в «Отказ от работы».
Сделали собственные интеграции
Некоторые процессы стандартный Kaiten не покрывал, поэтому Мосгортур доработали систему под себя. Были еще 3 доработки:
Автоматическая выгрузка в реестр договоров
Чтобы не переносить данные каждого договора вручную, сделали скрипт, который формирует единый реестр. Когда карточка с договором получает статус «Готово», в таблицу автоматически добавляется строка с номером, ответственным, сроком и ссылкой на карточку.
Таблица защищена, и доступ к ней есть только у нужных сотрудников.
Перенос данных между аккаунтами
Для переноса задач из личного аккаунта в корпоративный Роман создал дополнение на Python с помощью Streamlit. Нужно просто ввести домены и API-токены двух аккаунтов, выбрать доски и нажать кнопку — данные переносятся автоматически. Интерфейс интуитивный, а само дополнение доступно бесплатно на GitHub.
Аналитика и BI
Раньше было непонятно, где застревают договоры и кто отвечает за задержку. Теперь с помощью API Kaiten команда выгружает в Google Таблицу данные о том, сколько каждая карточка проводит на каждом этапе. Информацию можно отправить в BI-инструменты — например, в DataLens — и наглядно увидеть «узкие места».
После внедрения аналитики процесс согласования стал гораздо быстрее:
- при обычной срочности — удалось сократить срок с 15 до 7 дней;
- при срочной — с 10 до 3–4 дней;
- при незамедлительной — с 3 до 1 дня.
Результаты: от хаоса к системе
Kaiten помог команде Мосгортура уйти от постоянного хаоса в задачах и выстроить процессы, которые раньше держались на переписках и памяти сотрудников.
- Задачи перестали теряться. Все разложено по пространствам и этапам. Можно открыть любую старую карточку, увидеть историю, комментарии и понять, как шла работа.
- Процессы стали прозрачнее. Визуализация в Kaiten особенно помогает в крупных федеральных проектах — теперь видно, кто за что отвечает.
- Меньше рутины. Согласования и обмен документами теперь проходят внутри системы, а не по почте. Менеджеры видят статусы и счета прямо в карточках.
- Процессы ускорились. Четкие этапы, автоматизация и выгрузка данных убрали задержки и помогли согласовывать договоры в разы быстрее.
Сейчас это только часть того, что успели внедрить, но результаты уже убедительны. С будущими автоматизациями Kaiten выстраивать процессы будет еще проще.
