Переехать за 1,5 месяц из Asana в Kaiten: кейс строительной компании
Как строительной компании совместить все этапы и поставки в одной системе и соблюсти все сроки
Стройка и ремонт требуют высокой организации процессов: система закупок, постоянные выезды на объект и замеры, огромное число документов и подрядчиков.
Операционный директор строительно-ремонтной команды Kim Building Buro Дмитрий Харабаджахян рассказал, как бизнес использует Kaiten вместо Asana, чтобы упорядочить хаос, распределить нагрузку между мастерами и неупустить из вида ни одной задачи и документа.
Уход Asana и поиск нового гибкого решения
Когда в 2022 году Asana объявила об уходе из России, Дмитрий сразу начал искать новое решение на отечественном рынке, чтобы быть застрахованным от ухода следующего таск-трекера.
Основными критериями выбора были:
- наличие диаграммы Ганта. Чтобы в стройке все шло гладко, нужно соблюдать четкую последовательность этапов: закупку и доставку материалов на объект, приезд рабочих на объект и т.д. Команда использовала диаграмму Ганта в Asana и искала этот же инструмент в русских системах;
- гибкие поля в карточках. Прорабам необходимо планировать множество вещей, например, число работников на объекте или стоимость закупок. Дмитрий поставил цель — найти такую систему, где можно делать все необходимые просчеты прямо в карточке;
- сортировка карточек. Директору удобно фильтровать карточки по объектам, чтобы смотреть, на каком этапе строительства находится каждый из них. Также это помогает оценивать объем задач, которые находятся под управлением конкретного руководителя проекта;
- автоматические чек-листы. С помощью них прорабы могут видеть сразу весь список поручений при открытии задачи.
Дмитрий остановился на Kaiten при анализе отечественных систем, потому что в ней можно настраивать гибко не только отдельные карточки, но и целиком процессы работы нескольких команд.
Переезд в Kaiten за 1,5 месяца
Kim Building Buro переносили процессы из одного таск-трекера в другой в 2022 году вручную – тогда еще в Kaiten не было автоматического переноса задач. Поэтому команда сначала выгрузила все данные в CSV-файл, отредактировала поля в Excel и выгрузила CSV в новую систему.
На это ушло 6-7 недель. Но после переноса все пошло быстро — благодаря подробной базе знаний Kaiten сотрудники быстро разобрались в системе, распределили доступы и сконструировали доски.
Сейчас Kim Building Buro имеет 11 активных пользователей и 40 виртуальных лицензий для мастеров. За следующий год команда полностью адаптировалась к системе. Чтобы быстрее внедрить Kaiten в работу, читайте лучшие практики и советы от автора базы знаний системы.
Диаграмма Ганта: выстроили процессы как в Asana
Asana и Kaiten имеют разную систему отображения колонок и карточек, но диаграмма Ганта в них схожа. Поэтому Дмитрий начал построение процессов в Kaiten через нее.
Все проекты имели свои таймлайны. К ним Дмитрий привязал доски с планами работ, документами, ссылками на материалы, персональными карточками прорабов и профилями мастеров.
Также к таймлайнам прикрепили дизайн-проекты и таблицы со сметами. Собирали все данные в разделе «Документы», встроенном в Kaiten.
После завершения строительства руководители проектов собирают карточки объектов со всеми данными, которые нужно отправить заказчику. Это могут быть советы по уходу за определенными материалами или имена ответственных подрядчиков, к которым можно обратиться в случае ремонта.
Единственное, что команда не смогла найти в Kaiten — функция автоматического передвижения графика сроков. Например, в Asana, если сдвигается срок поставки материалов, то автоматически передвинется срок строительства. В Kaiten такой функции пока нет.
Задачи и контроль сроков в одном месте
Все задачи по проектам хранятся в одной сводной папке, которая делится на 4 пространства:
- чистовые материалы,
- личные задачи;
- этапы работы;
- учет инструментов.
С помощью такой системы руководители быстро оценивают, что на каком объекте происходит прямо сейчас.
Например, если придет мастер и попросит работу, Дмитрий может зайти в сводную папку, отсортировать незаконченные задачи и подобрать сотруднику подходящую под его профиль задачу. Так компания поддерживает объем работы мастеров, чтобы они получали стабильный сдельный доход.
Что еще команда использует для упорядочивания процессов?
Тип карточек и автоматизация
При создании карточки к задаче автоматически подгружается чек-лист. Так руководитель проекта ничего не забудет и не упустить из внимания важные детали. Например, не забудет сделать критически важные замеры, чтобы на этапе реализации ничего не приходилось переделывать.
Все чек-листы дополняются по мере нахождения ошибок в работе.
В каждой карточке хранится формула расчета, сколько необходимо расчета материала. Сотрудник вводит цену работы и стоимость материалов. Маржинальность и заработок прораба считаются автоматически. Эта информация сохраняется в карточке и на таймлайне, чтобы руководитель мог анализировать затраты.
Отчет по инструментам
Каждый инструмент — это карточка на доске. В сводном пространстве руководитель видит, какой инструмент на каком объекте находится. Например, если прорабу нужен пылесос он перетаскивает карточку с ним в колонку своего проекта.
Анализ работы
В строительстве всегда много этапов, поэтому автоматические отчеты любой системы не отражает всех процессов этой сферы. Всю информацию для анализа Дмитрий берет из рабочих досок.
Разберем, как команда контролирует дедлайны без встроенных отчетов. Перед стартом стройки мы определяем сроки, когда мастера должны закончить работу на объекте. И команда всегда должна понимать, двигается ли проект точно в срок или где-то есть опережение, а где-то отставание. Поэтому руководитель проекта всегда составляет план параллельно с таймлайном, где фиксирует базовые сроки.
QR-коды на стройке
На объектах команда расклеивает QR-коды с карточками в Kaiten, чтобы все мастера могли быстро получить нужную информацию.
Kaiten — мастхев для строительной компании
После первого года работы в Kaiten команда увидела, что система стала незаменимой для строительной фирмы.
Сводные пространства, диаграмма Ганта, разные типы карточки с автоматическими чек-листами — это все необходимо строительной команде, чтобы не упустить мелкие, но важные детали строительства. Несмотря на огромное количество функций, Kaiten остается очень понятным инструментом, которые делает процессы прозрачными. Система наглядно показывает занятость сотрудников, этапы работы и помогает учитывать ресурсы фирмы и заказчиков.
