Из Notion в Kaiten: как команда JVO сократила число сорванных дедлайнов в 1,5 раза
Как 150 сотрудников переехали в новый таск-трекер и навели порядок в процессах
Когда в команде работает 150 человек, где одни активно предлагают свои идеи, а другие сразу же реализуют их, легко запутаться в задачах и забыть про важные сроки. Как сотрудники JVO избавились от хаоса при переезде в Kaiten, рассказал Игорь Романов, сооснователь компании.
Рост компании: от простых досок до поиска системного решения
JVO — это масштабная экосистема для управления бизнесом в e-commerce. Она объединяет в себе несколько решений для бизнеса в сфере электронной торговли:
- SaaS-платформа для аналитики и поиска точек роста e-commerce-бизнеса;
- ИИ-агент для полной автоматизации ручной работы;
- консалтинговое агентство, которому можно передать управление магазином на маркетплейсах.
Чтобы такая компания на 150 человек работала слаженно и эффективно, нужно организовать ее работу в прозрачной системе управления проектами.
Когда команда еще состояла из нескольких десятков людей, JVO использовали доски, формулы и простую автоматизацию в Notion для отображения процессов. Ставили задачи и передавали друг другу информацию в мессенджерах.
Первое время сотрудники жили без визуализации спринтов. После того как Notion добавил поддержку Scrum, стало чуть легче жить, но система оставалась недостаточно гибкой.
В 2022 году сервис ушел из России и пригрозил блокировкой аккаунтов россиян. Это стало последней каплей — команда решила сменить таск-трекер, а заодно и начать работу над совершенствованием бизнес-процессов.
Путь из Notion в Kaiten и критерии поиска новой системы
Главной задачей стало найти таск-трекер, который поможет структурировать процессы проектных и продуктовых департаментов — они выполняют задачи в режиме спринтов.
Критерии, которые команды сформировали для поиска новой системы управления задачами:
- функция создания нескольких досок в одном пространстве;
- продвинутая, но простая в настройке автоматизация;
- поддержка работы по Scrum;
- понятный интерфейс, в котором можно быстро разобраться;
- отечественная платформа, которая не покинет рынок РФ из-за санкций.
Сначала проектировали те платформы, которые были известным коллегам — Яндекс Трекер и WEEEK. Но в первом сервисе нет возможности размещать несколько досок в одном проекте, а во втором — пришлось покопаться для настройки автоматизации.
В Kaiten JVO привлекли гибкость настроек, удобная автоматизация и визуально простая система дорожек, колонок и досок.
Сначала команда подключила пробный период, чтобы самим «пощупать» инструмент. С помощью Базы знаний сотрудники быстро освоили логику работы пространств: как создать и разместить доски, добавить колонки, настроить спринты, автоматизировать задачи.
Все руководители описали структуру пространства, которая была нужна их отделам. Ответственные за переезд быстро перенесли все данные из Notion с помощью автоматического импорта, встроенного в Kaiten.
Большинство сотрудников быстро привыкли к новому инструменту. Некоторые из них скучали по Notion, но быстро оценили функции и удобную визуализацию процессов в Kaiten. Весь переезд занял у команды 1 месяц.
Текущая организация работы в Kaiten
Общая структура пространств и досок
После перехода на Kaiten команда разделила процессы на 2 составляющие пути доставки ценности: delivery и discovery — создали под них две отдельные доски. На них работают маркетологи, бизнес-аналитики, разработчики, дизайнеры и продакт-менеджеры. Это составляет 21% от всей численности сотрудников.
Внутри каждой доски находятся свои пространства под отдельные проекты и продукты. Например, разработчики ведут свои задачи на одном пространстве, внутри которого каждая дорожка — отдельный продукт или тип задач. Также есть отдельные дорожки для документации, багов и других подвидов задач.
В дальнейшем команда хочет перейти к другой структуре: каждый проект будет иметь отдельную доску в этом же пространстве. При этом все задачи и проекты будут оставаться на одном экране, чтобы руководитель мог быстро оценить загруженность команд.
Очередь задач
Бэклог хранится на отдельной доске. На нем несколько дорожек, каждая из которых хранит запланированные задачи по определенному проекту. Так тимлиды и проджект-менеджеры быстро разграничивает задачи по продуктовым командам. Следующий этап работы с пространствами — превратить бэклог каждого проекта в отдельную доску.
Планирование спринта
Кроме руководителей и продакт-менеджеров, в планировании участвуют все сотрудники IT-отдела. Каждые две недели начинается новый спринт, перед которым вся команда созванивается на 1,5 часа, чтобы обсудить грядущие задачи и оценить их.
Пока сотрудники оценивают задачи устно, но в ближайшее время тимлиды будут внедрять стори поинты.
Настройка автоматизации
Главные пользователи автоматизации среди JVO — это HR-отдел. При онбординге нового сотрудника Kaiten создает задачу на доске рекрутера с поручением выдать доступы стажеру.
При этом система сама заполняет нужные данные и отмечает ответственного сотрудника, которому приходит уведомление о карточке на почту или в телеграм.
Прием на работу интегрирован с доской выдачи доступов. Выдача доступов через автоматизацию заполняет нужные поля и тегает сотрудника, ответственного за доступы:
После выдачи доступов и подписания документов Kaiten создает задачу на доске онбординга, где каждая колонка визуализирует последовательные этапы внедрения стажера в команду.
При увольнении срабатывает аналогичная автоматизация. Одна карточка на родительской доске дает старт целому процессу:
- HR видит задачу с ограничением доступов;
- ответственные получают уведомление о новых задачах по завершающим документам и передаче задач;
- в карточки подгружаются нужные поля с информацией для увольнения;
- создается кнопка «Галя, отмена», если специалист изменил свое решение об уходе.
Вместо итога: как сотрудники относятся к Kaiten
Недавно компания провела внутреннее исследование — спросила у команды, как изменилась их работы с внедрением Kaiten. 82% ответили, что им стало проще отслеживать сроки и статусы по каждой задаче. 48% работников сказали, что стали реже нарушать дедлайны. Также команда отметила, что видеть приоритетные задачи и оценивать ресурсы стало в несколько раз легче.
По мнению сотрудников JVO, больше всего процессам помогли гибкая настройка пространств, удобная автоматизация и функция добавления кастомизированной кнопки под конкретную задачу.
Все коллеги имеют мгновенный доступ к актуальному плану работы и текущим статусам по задачам, а руководители быстро оценивают нагрузку команды и видят взаимосвязи между карточками.
