Топ таск-менеджеров: как не таскать задачи в голове

Каждый день количество рабочих и личных дел увеличивается с невероятной скоростью, за новыми задачами где-то в памяти теряются старые, а дедлайны забываются. Для наведения порядка есть простое решение — таск-менеджеры. В статье рассказываем, что это такое, кому трекеры задач необходимы, чем полезны и какие планировщики задач самые удобные на сегодняшний день.

Что такое таск-трекер

Таск-менеджер, или таск-трекер, — это приложение или веб-сервис для управления задачами. Он позволяет организовывать все дела в удобном виде, расставлять приоритеты, контролировать сроки выполнения и управлять загруженностью сотрудников или своей собственной.

Чтобы контроль дел был удобным, понятным и приносил практическую пользу, трекеры задач предлагают разнообразные инструменты. Разберем самые популярные из них.

To Do List, или чек-лист, — просто перечень задач, позволяющий отслеживать сроки и приоритеты дел.

Календарь — сетка дней и недель для планирования заданий во времени, организации расписания, напоминаний о событиях и дедлайнах.

Канбан-доска — инструмент, в котором задачи в виде карточек перемещаются по этапам выполнения в виде колонок для организации и контроля рабочих процессов.

Диаграмма Ганта — график для визуализации всех задач и этапов проекта во времени для выявления последовательных и параллельных дел и их взаимосвязей.

Все эти решения помогают детально контролировать выполнение задач, управлять своим временем и нагрузкой, чтобы выполнять рабочие и личные проекты быстро и продуктивно.

Зачем и кому нужен таск-трекер

Благодаря тщательному подбору task manager’а можно выполнять сразу несколько задач:

структурировать личные и рабочие задачи;
фокусироваться на более важных делах, не держа в голове много мелких задач;
собирать в одном месте все детали и данные по заданиям;
ускорить рабочие процессы и сделать их эффективнее;
оценивать нагрузку и принимать решения о делегировании вопросов;
планировать время и ресурсы, всё успевать и не перегружать голову;
держать все задачи под рукой в любом месте с помощью мобильных версий таск-трекеров;
ускорять коммуникацию — быстро делиться списком задач и информацией по ним.

Таск-менеджер будет полезен всем, кто хочет фокусироваться на важном, при этом контролируя общий прогресс по задачам.

Как выбрать подходящий таск-трекер

Чтобы понять, какой из трекеров задач подойдет для вас лучше всего, важно обратить внимание на несколько основных критериев.

Функциональность. Существуют минималистичные чек-листы и комплексные сервисы для планирования и управления задачами. То, что подойдет вам, зависит от ваших целей — вполне возможно, что одно приложение покажется перегруженным, а другое — ограниченным.

Основные функции трекеров:

создание и редактирование задач,
установка сроков и приоритетов,
комментирование и прикрепление файлов,
настройка уведомлений,
назначение ответственных.

Простота. Чем понятнее и удобнее интерфейс таск-трекера, тем проще ориентироваться в его возможностях. Ведь одни из главных назначений менеджера задач — разгрузить голову, упорядочить дела и сэкономить время. На настройку планировщика должно уходить минимум времени.

Гибкость. Гибкое управление списками задач позволяет адаптировать сервис под разные проекты со специфическими особенностями, этапами и нюансами. Если для нового проекта или нетривиальной задачи придется искать отдельный планировщик, это только внесет путаницу в процессы и потратит время сотрудников.

Кроссплатформенность. Дополнительно удобство работы с таск-трекером может дать синхронизация с разными устройствами и платформами. Так у вас всегда будет актуальная информация о текущих и предстоящих делах.

Мобильная версия. Не помешает и мобильное приложение с адаптированным под смартфон или планшет интерфейсом. Это позволяет всегда держать списки дел под рукой на любом гаджете.

Интеграция. Благодаря совместимости с другими сервисами и приложениями можно быстро добавлять и выгружать информацию, например, из почты, календаря, CRM-системы, мессенджеров и др.

Совместный доступ. Отдельный плюс, если планировщик позволяет работать над общими проектами и задачами вместе с командой или близкими в одном пространстве.

Стоимость. В настоящее время доступны бесплатные и платные решения. Даже лучшие таск-менеджеры на бесплатных тарифах часто предлагают ограниченный набор действий, тогда как на платных — полный спектр возможностей, техническую поддержку, повышенную безопасность ваших данных. Идеально, если платный сервис имеет бесплатный тестовый период для его оценки.

Репутация. Опыт реальных пользователей зачастую оказывает решающее влияние на выбор таск-трекера. Платформы с рейтингами, отзывы, комментариями и обзорами облегчают поиск менеджера задач.

Даже точно зная, что вам требуется от трекера задач, возможно, придется попробовать несколько приложений и сервисов, чтобы найти тот самый. Собрали список трекеров, которые доступны сейчас в России.

Kaiten

Страна: Россия

Kaiten — это сервис от российских разработчиков, позволяющий контролировать все рабочие процессы в одном месте, организовывать совместную работу команд и управлять задачами с помощью Канбан-досок.

Инструменты и модули сервиса дают использовать его как многофункциональный планировщик задач, в том числе для:

контроля сроков,
назначения ответственных,
прикрепления файлов в задачи,
хранилища и редактирования документов.

Для кого: подходит как для личного пользования, так и для крупных команд.

Особенности:

поддержка гибких методов организации работы Scrum и Kanban;
гибкая адаптация сервиса под рабочие процессы, возможность создавать неограниченное количество пространств и Kanban-досок;
автоматический импорт задач из Jira и Trello;
легкая настройка даже сложных процессов за счет понятного интерфейса;
редактор документов — замена Google Docs;
создание базы знаний, чтобы пользователям было легче ориентироваться в функциях;
установка на свой сервер или использование из облака.

Важные функции:

решения для управления задачами и их планирования, в том числе диаграмма Ганта;
модуль «Служба поддержки» для автоматизации обработки заявок от клиентов;
инструменты для организации работы по методу Канбан;
настройка прав доступа к разным пространствам и доскам, распределение ролей и назначение ответственных за задачи;
расстановка приоритетов для задач;
таск-менеджмент по календарю;
создание собственных тегов и меток;
создание собственной базы знаний и системы документооборота с возможностью редактирования в реальном времени;
анализ выполнения задач посредством разнообразных отчетов;
общение с коллегами через внутренний чат, а также интеграции с мессенджерами Телеграм, Slack и календарями.

Недостатки:

очень много разнообразных функций — те, кто никогда не сталкивался с таск-трекерами, могут поначалу запутаться в возможностях сервиса.

Мобильное приложение: есть для IOS и Android.

Варианты установки: серверная, десктопная, мобильная и облачная версия.

Стоимость: бесплатный тариф рассчитан на неограниченное количество пользователей и времени. Так как система гибкая, в ней одинаково эффективно могут работать команды из нескольких тысяч сотрудников и небольшие коллективы. В этой версии есть все необходимое для трекинга задач и контроля процессов.

Платные тарифы стоят от 420 ₽ в месяц за каждого пользователя в зависимости от количества дополнительных модулей, которые нужны в работе. Можно выбрать только те функции, которые необходимы именно вам, и не переплачивать за остальные. Кстати, при желании можно протестировать любой тариф бесплатно в течение 14 дней.

В бесплатной версии можно давать гостевой доступ к рабочим пространствам для пользователей, которым нужно только наблюдать за процессами, а не участвовать в них.

LeaderTask

Страна: Россия

ЛидерТаск — сервис со стандартным таск-трекером и Канбан-досками. С помощью него команда управляет делами, назначая задания сотрудникам и оценивая их прогресс и продуктивность.

Для кого: подходит для работы над персональными и общими проектами.

Особенности:

составление почасового расписания дня в электронном ежедневнике;
создание публичных рабочих досок для обсуждения задачи с внештатными исполнителями и заказчиками;
статус «В фокусе» для выделения важных задач среди прочих.

Важные функции:

офлайн-режим при отсутствии интернет-соединения;
раздел «Продуктивность» для оценки эффективности сотрудников;
функция голосового ввода, чтобы быстро создавать задачу;
получение уведомлений через бота в Телеграм;
настройка повторяющихся задач в произвольных и стандартных интервалах (ежедневно, еженедельно, ежемесячно);
поддержка методов тайм-менеджмента, в том числе Pomodoro, GTD и др.;
распределение списков задач по важности и срочности;
прикрепление к заданиям всей сопутствующей информации в виде ссылок, файлов, документов, комментариев;
общение с другими пользователями в чате;
настройка уведомлений о событиях и дедлайнах;
фильтрация и сортировка дел по различным критериям, создание пользовательских фильтров;
дробление задач на подзадачи, проектов — на подпроекты;
резервное копирование данных.

Недостатки:

отсутствует синхронизация между планировщиком и Канбан-досками, нужно вручную дублировать задачи.

Мобильное приложение: есть.

Варианты установки: десктопная, мобильная и веб-версия.

Стоимость: бесплатно открывается только ограниченный спектр возможностей для индивидуального доступа с одного устройства.В премиум-тарифе за 279 ₽ в месяц ограничения снимаются: можно создавать безлимитное количество задач, проектов и досок с нескольких устройств. Также добавляется доступ к файловому хранилищу на 2 Гб. В бизнес-тарифе за 429 ₽ в месяц к этому прибавляются общие доски и проекты для совместной работы, а также функция поручения задач сотрудникам.

WEEEK

Страна: Россия

WEEEK — сервис, среди возможностей которого task manager, Kanban-доски, CRM-система, база знаний и другие инструменты для совместной работы над задачами и проектами. В основе сервиса — трекинг задач на неделю и их последовательное выполнение.

Для кого: подходит крупным и средним командам.

Особенности:

тонкая настройка отправки уведомлений по различным каналам — на смартфон, в приложении, в Телеграм и на email;
внутренняя CRM для объединения команды по общим вопросам и проектам;
отчетность для оценки нагрузки сотрудников и скорости их работы;
простой и понятный интерфейс для быстрой и удобной настройки.

Важные функции:

разделение каждой задачи на 6 подзадач с индивидуальными тегами и метками, напоминаниями, сроками, ответственными;
создание неограниченного числа проектов в пространствах;
база знаний с общей системой текстовых документов;
встроенные методики тайм-менеджмента;
горячие клавиши для быстрого переключения между задачами и проектами.

Недостатки:

ограниченные возможности в мобильной версии,
недоработанная функция диаграммы Ганта.

Мобильное приложение: есть.

Варианты установки: десктопная, мобильная и веб-версия.

Стоимость: на бесплатном тарифе до 5 пользователей могут использовать ограниченный набор действий, но с безлимитным хранилищем. Продвинутые тарифы стоят от 199 ₽ в месяц за пользователя и позволяют создавать безлимитное количество досок и проектов для совместной работы команды до 10 человек, просматривать журнал действий, предоставлять гостевой доступ и другие возможности.

ClickUP

Страна: США

ClickUP — таск-менеджер для команды, благодаря которому можно работать с задачами и проектами любого масштаба и сложности. Предоставляет обширные возможности для постановки задач, контроля их выполнения и общения.

Для кого: для команд любого размера.

Особенности:

обучающий виртуальный тур с инструкциями по работе с сервисом,
большой выбор готовых шаблонов задач и проектов для экономии времени.

Важные функции:

функция Billable для отслеживания оплачиваемого инеоплачиваемого времени работы с задачами,
общение с коллегами через встроенный чат в режиме реального времени,
редактор документов,
добавление файлов к задачам,
настройка повторяющихся задач – их автоматизация,;
настройка элементов интерфейса на свой вкус,;
система уведомлений,;
разбивка задач на подзадачи.

Недостатки:

отсутствует возможность установки приоритетов для задач,
нельзя добавлять гостевых пользователей в пространства.

Мобильное приложение: есть.

Варианты установки: десктопная, мобильная и веб-версия.

Стоимость: предусмотрен бесплатный тариф и платная версия от 5 пользователей по цене от $5 за человека в месяц. Есть пробный период.

Habitica

Страна: США

Habitica (ранее HabitRPG) — онлайн-трекер задач, в основе которого лежит геймификация реальных процессов. Сервис позволяет создать персонажа и прокачивать его, выполняя свои реальные дела, зарабатывать внутренние достижения и соревноваться с другими пользователями, а также получать штрафы за откладывание и невыполнение целей.

Для кого: для пользователей, которым требуется таск-трекер с игровыми механиками для мотивации. Подходит для личного пользования и трекинга привычек.

Особенности:

продуманные детали и целостная концепция: квесты, питомцы, гильдии и многое другое из мира видеоигр;
игровые награды в виде амуниции для персонажа, питомцев и т. п. за выполнение работы;
снижение желания отвлекаться на игры во время работы;
дружественный интерфейс с элементами геймдизайна.

Важные функции:

функции для выработки полезных привычек,
постановка целей с понятными наградами,
назначение тегов для задач.

Недостатки:

игровые элементы могут не мотивировать, а наоборот снижать концентрацию на делах,
отсутствуют напоминания и календарь.

Мобильное приложение: есть.

Варианты установки: мобильная и веб-версия.

Стоимость: имеется пробный период. Доступен бесплатный тариф для персонального пользования и платные корпоративные тарифы.

O!task

Страна: Россия

O!task — относительно молодой сервис, который можно применять как бесплатный таск-трекер. Он постоянно обновляется и вскоре дополнится полноценной CRM. Сейчас возможности O!task включают Канбан-доски, календарь, ежедневник и другие инструменты.

Для кого: фрилансеров и команд любого размера.

Особенности:

управление финансами,
организация работы с применением Agile-методологии,
создание проектов с неограниченным количеством задач,
работа без обучения благодаря интуитивно понятному интерфейсу,
круглосуточная техническая поддержка.

Важные функции:

инструмент «Блокнот» для заметок и идей;
система таймеров для оценки общей и персональной продуктивности;
структурирование задач по различным параметрам;
общение через комментарии или обсуждения, а также интеграция с Телеграм и email;
прикрепление к задачам файлов и хранение в облаке до 50 Гб данных;
настройка доступа, ролей и установка ответственных;
установка приоритетов, статусов, меток и сроков выполнения задач;
интеграция с Google Docs, Figma и другими сервисами.

Недостатки:

отсутствует возможность использовать без интернета,
нет десктопной и мобильной версии.

Мобильное приложение: нет.

Варианты установки: веб-версия.

Стоимость: в бесплатной версии доступны все функции сервиса для команды до 2 пользователей и хранилище на 100 Мб. Платные тарифы начинаются с 1190 ₽ в месяц. Каждый последующий тариф увеличивает количество подключенных пользователей и хранилище для файлов, а самые дорогие предоставляют приоритетную техподдержку и персонального менеджера.

Wrike

Страна: Россия

Wrike — еще один российский сервис для управления проектами и контроля выполнения задач. Гибкая и постоянно растущая платформа.

Для кого: отдельные исполнители и команды с постоянными и крупными проектами.

Особенности:

возможность интеграции пространства с искусственным интеллектом для выполнения задач,
применение методик Agile и Waterfall,
подключение бизнес-аналитики через Tableau,
объединение личных аккаунтов сотрудников в общее рабочее пространство,
лента новостей с актуальными задачами.

Важные функции:

создание персональных шаблонов и тегов, схем согласований задач,
формирование отчетов по проектам и исполнителям для анализа эффективности работы,
настройка доступа к задачам,
контроль нагрузки и времени сотрудников,
внутренний чат для обмена информацией,
отсутствие ограничений по количеству пользователей,
объединение личных календарей по совпадающим событиям,
голосовые команды,
кастомизация интерфейса для удобства работы,
диаграмма Ганта для планирования этапов проектов,
настройка системы напоминаний,
интеграция с email, мессенджерами и CRM-системами,
массовые функции для управления задачами.

Недостатки:

сравнительно высокая цена на платных тарифах;
одни и те же действия в сервисе можно делать разными способами. Чтобы избежать путаницы, важно обсудить с командой и регламентировать оптимальные методы выполнения заданий;
обилие функций требует ознакомления с обучающими материалами.

Мобильное приложение: есть.

Варианты установки: десктопная, мобильная и веб-версия.Стоимость: пробный период рассчитан на 14 дней. Бесплатная версия включает ограниченные возможности, доступно создание до 5 проектов и 2 Гб для хранения данных. Платные тарифы начинаются от $9,8 в месяц за пользователя, расширяют хранилище, количество подключенных участников и возможности. Доступны индивидуальные предложения по запросу команд.

Todoist

Страна: США

Todoist — менеджер задач с лаконичным дизайном, разработанный как гибкий планировщик с упрощенным интерфейсом. Несмотря на простое управление, сервис предлагает все популярные функции современных task-менеджеров.

Для кого: подойдет отдельным пользователям и командам, которым важен неперегруженный интерфейс и кроссплатформенность.

Особенности:

автоматическое преобразование текста в задачу с распознаванием сроков;
совместимость с любыми платформами и цифровыми устройствами, в том числе iOS, Android, macOS, Windows, Linux;
система кармы, начисляющая баллы и рассчитывающая уровень пользователя в зависимости от его продуктивности;
выбор цветовой схемы интерфейса.

Важные функции:

возможность работы офлайн,
создание любого количества проектов и задач,
создание пользовательских тегов и фильтров,
настройка уведомлений,
вложения файлов любого формата,
готовые шаблоны для проектов,
установка приоритетов,
журнал действий для анализа работы по задачам,
распределение работы по приоритету и срочности,
разделение задач на подзадачи,
импорт задач из email,
синхронизация с Google Drive, Google Календарь, Slack, Dropbox.

Недостатки:

на бесплатном тарифе отсутствуют уведомления и отображение дел на календаре,
нет Канбан-досок и диаграммы Ганта.

Мобильное приложение: есть.

Варианты установки: десктопная, мобильная и веб-версия.Стоимость: бесплатная версия дает создать не более 5 проектов с ограниченным спектром функций для команды до 5 человек. Платные тарифы стоят от $4 в месяц при оплате за год и открывают доступ к ряду дополнительных возможностей, в том числе напоминаниям, планированию на календарной сетке, созданию своих фильтров и др.

TickTick

Страна: США

TickTick — простой таск менеджер, во многом похожий на Todoist. В основе концепции здесь тоже облегченный интерфейс и гибкая адаптация сервиса под ваши задачи и процессы.

Для кого: для личных и командных дел, если не подошел Todoist.

Особенности:

просмотр активности по задачам других исполнителей;
мотивация в виде системы наград;
система виджетов, которые можно быстро настраивать, выводить на экран и скрывать, чтобы фокусироваться на актуальных задачах.

Важные функции:

фильтрация задач по имени, дате или тегам,
трекер привычек,
поддержка таймера по методике Pomodoro и матрицы Эйзенхауэра,
распределение задач по приоритету и срочности,
создание задач голосовым набором,
дробление задач на подзадачи,
настройка многократных напоминаний,
прикрепление файлов,
отображение событий на календаре,
просмотр статистики по завершению дел,
интеграция с Google Assistant, Zapier, Amazon Alexa и др.,
импорт из Todoist, Microsoft To Do, Any.do.

Недостатки:

возможные задержки в синхронизации данных между устройствами,
ограниченная статистика по работе в самом сервисе.

Мобильное приложение: есть.

Варианты установки: десктопная, мобильная и веб-версия.

Стоимость: ограниченные возможности на бесплатном тарифе и полные — на премиум-тарифе за $35.99 в год. Бесплатная тестовая версия доступна 7 дней.

SingularityApp

Страна: Россия

Сингулярити (SingularityApp) — российский таск-менеджер. Работает на облачных серверах и совместим с различными платформами.

Для кого: для тех, кто хочет упорядочить хаос из задач, статусов и сроков в одном месте, синхронизируясь со своим календарем.

Особенности:

постановка задач через email, бота Телеграм, голосовые команды и виджеты,
распечатка планов на день на бумаге и их перенос обратно в сервис через камеру,
умная сортировка и автоматическая фильтрация работы,
режим проверки для актуализации всех дел.

Важные функции:

двухсторонняя синхронизация с Google Календарем,
построение плана дня с почасовым расписанием,
бесконечная вложенность проектов и задач,
поддержка тайм-трекера Pomodoro и режим фокусировки,
трекер привычек,
установка приоритетов для задач,
настройка повторяющихся дел,
отслеживание просроченной работы с выделением цветом,
присвоение тегов и меток,
шаблоны для повторяющихся заданий.

Недостатки:

отсутствуют Канбан-доски,
нельзя отслеживать время, потраченное на задачу,
нельзя передать работу другим исполнителям.

Мобильное приложение: есть.

Варианты установки: десктопная, мобильная и веб-версия.

Стоимость: в бесплатной версии доступны ограниченные возможности и создание не более 10 проектов. Продвинутые возможности доступны на платных тарифах от 167 ₽ в месяц при оплате за год или от 199 ₽ при оплате ежемесячно. Среди них — добавление задач из email и Телеграм, совместный доступ, резервное копирование на сервер, синхронизация между несколькими устройствами и др.

Выводы

При многообразии доступных таск-менеджеров выбор подходящего требует времени. Вот несколько рекомендаций, чтобы не растеряться среди множества планировщиков задач:

тарифы. Многие сервисы имеют бесплатную и платную версию, однако не всегда расходы оправданы. При наличии тестового периода испытайте возможности таск-трекера до оплаты — возможно, всё необходимое вам уже есть в бесплатном тарифе;
платформа. Сервис должен поддерживать операционные системы и устройства, на которых вы привыкли работать, в противном случае он принесет больше неудобств, чем пользы;
возможности. Популярными функциями обладает большинство таск-трекеров, а вот уникальные особенности выделяют их среди аналогов. Подбирайте сервис под свои потребности и знакомьтесь с оригинальными инструментами сервиса;
интерфейс. Даже самый обширный набор доступных действий будет бесполезен, если программой неудобно пользоваться. Интерфейс должен быть приятен для глаза и не создавать визуального шума, а все кнопки — находиться под рукой.