Таймбоксинг: инструмент для повышения производительности и организации времени
Как часто в течение рабочего дня вы отвлекаетесь на социальные сети, мобильные игры или другие дела не по работе? Причин у прокрастинации много. Например, вы выгорели или попалась задача не по душе.
Как же заставить мозг сосредоточиться на задаче и использовать время по максимуму? Как удерживать тему работы по мере ее выполнения? Для решения этих проблем есть один действенный метод — ограничение по времени. Есть разные методы тайм-менеджмента, и один из них — boxing time, или таймбоксинг.
Что такое таймбоксинг
Таймбоксинг — это подход к управлению временем. Его идея проста: вам нужно разбить весь день на блоки (timebox). В рамках каждого блока нужно фокусироваться только на одной задаче и ни на что не отвлекаться. Работа занимает всё отведенное на нее время. Когда блок заканчивается, нужно переключиться на следующую задачу и временной блок.
Например, вы дизайнер, и вам необходимо подготовить 3 баннера для акции. В среднем вы можете сделать баннер за 1 час. Поэтому ставите таймер на это время и работаете все 60 минут без перерыва.
Этот подход похож на Pomodoro и правило 90/30. Но, в отличие от них, таймбоксинг применяют для личного планирования, управления проектами и организациями. В статье мы расскажем, как фиксировать время для выполнения задач на разных уровнях управления, и приведем примеры, как метод таймбоксинга можно применять для команды и проектов.
Виды таймбоксинга
Таймбоксинг бывает жесткий и мягкий.
- Мягкие временные рамки. Как только запланированное время заканчивается, вы можете взять еще 10–20 минут и продолжить работу. То есть ограничение времени — лишь рекомендация. Мягкие тайм-боксы подходят для задач, где трудно определить сложность и время, которое может занять работа. Так остается пространство для маневра. Вы ставите временные рамки, чтобы они помогли вам сконцентрироваться. Но в таком подходе есть недостаток — легко забыть про ограничения и потратить на задачу сильно больше времени, чем планировалось. Поэтому, если вы задерживаетесь, важно, чтобы это было не дольше 20 минут.
- Жесткие временные рамки. В этом случае звонок будильника — закон. Необходимо сразу прекратить заниматься текущим делом, даже если оно не закончено, и перейти к следующей задаче. Для перфекциониста жесткий тайм-бокс не дает погрязнуть в постоянных правках. Время закончилось, значит, нужно принять получившийся результат. Для несобранного человека — это встряска. Прокрастинировать хочется меньше, когда сроки поджимают. В целом ограничение времени помогает ощущать важность каждой минуты. Вскоре вы можете получить суперсилу — ощущать время без часов.
Не нужно останавливаться только на одном варианте таймбоксинга. Комбинируйте их, опираясь на цели задачи.
Как таймбоксить
Для этого выполните 6 шагов.
Шаг 1. Определите задачи, которые необходимо выполнить
Если ваши задачи разбросаны по мессенджерам и электронной почте, соберите их в одном месте. Также запишите дела, которые хранятся только в вашей голове. Для управления временем важно, чтобы все задачи были перед глазами. Этот шаг может занимать много времени, поэтому для хранения и визуализации работы рекомендуем использовать Kanban-доску. Задачи уже будут собраны, и вы сразу можете приступать ко второму шагу.
Также преимущество карточек в том, что в них хранится вся информация для работы: файлы, комментарии, списки стейкхолдеров, ссылки. Когда вы возьмете задачу в работу, не нужно тратить время на сбор информации.
Шаг 2. Определите виды задач и расставьте приоритеты
Если говорить о видах, то для планирования важно понять, с какими задачами у вас есть мотивация работать, а на какие совсем не хочется тратить время.
Для неприятной работы стоит выделить жесткие временные рамки и поставить их на самое продуктивное для вас время дня. Для приятных задач могут подойти мягкие временные рамки. Если вы поймаете состояние потока, легко сможете продолжить задачи и выдать лучший результат.
Также необходимо определить крупные и мелкие задачи. Сложную работу не получится сделать быстро, поэтому часто мы ее откладываем. Такие задачи лучше декомпозировать и устанавливать для них несколько временных блоков. Например, это можно сделать с помощью чек-листов или взаимосвязанных карточек. Таким образом задача перестанет быть большой и сложной, а значит, взяться за нее будет легче.
Очередность выполнения задач во многом зависит от приоритетов. Есть задачи, которые нужно сделать немедленно, а есть те, что могут подождать. Мы разбирали несколько способов приоритизации задач и рассказывали, какие инструменты Kaiten помогают в этом.
Шаг 3. Определите время для каждой задачи и создайте расписание
Теперь пришло время разбить рабочий день на временные интервалы, в которые вы будете выполнять задачи. Делать это проще всего в календаре. Свою Kanban-доску в Kaiten вы можете отобразить в формате календаря и зафиксировать временные слоты для конкретных задач.
Шаг 4. Оцените результаты работы
После каждого временного блока оценивайте, успели ли вы выполнить задачу и насколько качественно, достаточно ли времени вы запланировали, не сдались ли на полпути. Если вам удалось достичь своих целей и закончить работу в установленные сроки, вознаградите себя.
Шаг 5. Наградите себя
Этот шаг необязательный, но награда в конце выполненной задачи дает мотивацию на работу. Если вы трудоголик и часто корите себя за то, что вечерами проводите время за чашкой чая и фильмом вместо работы, для вас особенно важен этот шаг. Награда за выполненную задачу ощущается заслуженной, и риск тревоги снижается.
Награды могут быть разные. Например, если вы час работали над макетом сайта или подготовкой бухгалтерского отчета, наградой может быть 15–20 минутный перерыв с печеньем и скроллингом ленты социальной сети. А если за день вы закончили все этапы крупной задачи, можете смело наградить себя походом в кино с друзьями или парой пройденных уровней в компьютерной игре.
Если вы будете откладывать дела и прокрастинировать, в конце рабочего дня почувствуете себя виноватым, что пропустили награду, и в следующий раз попытаетесь выполнить задачи лучше.
Преимущества и недостатки тайм-боксинга
Преимущества
Помогает сосредоточиться на одном деле. Ограничение по времени заставляет вас фокусироваться на задаче и не прокрастинировать. Ваша цель — успеть выполнить работу.
Грамотно распределяет рабочее время. Когда вы планируете сроки работы, то попутно определяете приоритеты задач и идеальное время для их выполнения. Одни задачи легче делать утром, а другие разгрузят ваш мозг вечером.
Может помочь настроиться на выполнение неприятных дел. Даже если вы очень любите свою работу, всегда есть задачи, которые хочется делать меньше всего. Заставить себя их выполнить бывает крайне трудно. Фиксированное время — гарантия, что скоро вы расправитесь с неприятной задачей.
Борется с многозадачностью. Когда-то модная строчка в резюме «Могу работать в режиме многозадачности» — уже не показатель профессионализма. Когда человек работает над несколькими задачами одновременно, в итоге они обе могут быть не выполнены. Техника временных блоков фокусирует вас только на одной задаче.
👉Повышаем продуктивность команды: как перестать начинать и научиться заканчивать
Повышает мотивацию. Ограничение времени — это игра. У вас есть цель и время, за которое вы должны ее достигнуть. Если вы успели, то прошли уровень. Для азартного человека такой подход может оживить рабочие будни и мотивировать на плодотворную работу.
Спасает от выгорания. Тайм-боксинг заставляет вас переключаться между задачами. Динамика в рабочем процессе не дает выгорать. К тому же тамбоксинг предусматривает отдых, что тоже очень важно для профилактики выгорания.
Недостатки
Легко не успеть выполнить задачу за выделенное время. Особенно трудно определить необходимое время у новых и необычных задач. В итоге придется бросать задачу или брать слишком много дополнительного времени.
Таймер нарушает пойманное состояние потока. Звонок будильника может нарушить поток идей и желание выполнять задачу. Чтобы не спугнуть поток, рекомендуем группировать дела, например, весь день работайте в рамках одного проекта или выполняйте задачи от одного заказчика. В этом случае таймбоксинг будет напоминать об отдыхе, а состояние потока останется.
Желание успеть в отведенное время может влиять на качество работы. Если вы неправильно запланировали время, таймер заставит вас торопиться. В итоге результат может получиться хуже.
Постоянные дедлайны могут нервировать. Современный мир и так полон дедлайнов, а таймбоксинг создает дополнительные рамки. Если вы ощущаете, что такой тайм-менеджмент только добавил вам тревожности, лучше выберите другой способ повышения продуктивности.
Как понять, сколько работа займет времени
У таймбоксинга нет конкретных рекомендаций, какими должны быть временные промежутки. Однако фиксировать месяц, который полностью посвятите выполнению задачи, — нереалистично. Любой крупный проект состоит из этапов и небольших дел, а также вам нужно качественно отдыхать. Поэтому временные промежутки должны быть небольшие. Выполняя задачу за задачей, вы будете чувствовать прогресс.
Итак, каково реалистичное максимальное время для таймбокса? Обратимся к научным работам.
По данным исследования К. Андерс Эрикссона, которое было проведено еще в 1993 году, мозг может напряженно работать над конкретной задачей не более 90 минут. Причем это время никак не влияет на вид деятельности. Даже спортсмены не могут заниматься интенсивными тренировками дольше.
Однако 90 минут — это максимальное время. Чем сложнее задача, тем меньше мозг способен держать концентрацию. Поэтому, если вам нужно провести сложный мозговой штурм, ваш временной интервал может составлять 5–10 минут.
Таким образом, длина ваших временных интервалов полностью зависит от вас и вашей задачи. Устанавливайте 15, 30, 45 или 90 минут — как считаете нужным. Просто запомните, что концентрироваться на задаче больше 90 минут без перерыва не получится.
Советы
Визуализируйте время
Рекомендуем использовать таймеры, чтобы знать, когда истечет отведенное время. Он будет держать вас в тонусе и напоминать, что вы должны работать над конкретной задачей.
Таймер в Kaiten
В Kaiten есть модуль «Учет времени». С его помощью работник может фиксировать время на выполнение задачи. Таймер будет отображаться на доске и в карточке с задачей.
После выполнения работы сотрудники и руководители могут анализировать рабочее время.
Помидорка
Приложение: pomidorko.ru
Это обычное приложение для техники Pomodoro: таймер, который фиксирует рабочее время и отдых. Можно установить любой интервал для работы, а не только 25 минут.
Sectograph
Приложение работает в связке с Google-календарем. То есть вы планируете время для работы в календаре и переносите эти планы в таймер. В итоге вы получаете циферблат, где наглядно показано, когда и к какому делу нужно приступить.
Forest
Сажайте дерево, ставьте таймер на любое время и не отвлекайтесь. Если вы зайдете в другое приложение, дерево погибнет. Forest не даст отвлекаться на социальные сети и другие приложения в телефоне. Когда из деревьев собирается лес, хочется выполнить больше задач, чтобы сделать его гуще. Ваша продуктивность становится еще нагляднее.
Делайте перерывы
Перерывы помогают сохранять концентрацию в течение всего рабочего дня. Между временными промежутками интенсивной работы обязательно делайте перерывы. Например, вы можете поработать 45 минут, а затем сделать перерыв на 15. Все перерывы можно учитывать во временном промежутке или обозначать их отдельно в календаре.
То, как вы проводите перерыв, тоже важно. Если вы работаете за компьютером, во время рабочего дня стоит давать глазам отдыхать, а не мучить их видео на YouTube. Послушайте музыку, приготовьте кофе, выйдите на прогулку. Тайм-баланс нужен во всём.
Отключите уведомления
Ваши коллеги могут не знать о ваших планах и строгом графике, поэтому способны неспециально вытянуть вас из состояния потока. Чтобы этого не случилось, отключите мессенджеры и закройте почту. Ничего не случится, если вы ответите коллеге через 30–90 минут.
Как применять таймбоксинг в команде
Несмотря на то что таймбоксинг — это личная работа над задачами, в управлении командой тоже есть приемы для ограничения времени.
Таймбоксинг на собраниях
В таких методологиях, как Scrum или Kanban, предусмотрены командные встречи, которые часто ограничены по времени. Например, стендап в Scrum должен длиться не более 15 минут. Ограничения помогают сотрудникам говорить быстро и по существу. Независимо от того, используете вы жесткий или мягкий таймбоксинг, не забывайте сообщать коллегам, что время почти закончилось.
Все командные встречи, особенно повторяющиеся, обязательно добавляйте в корпоративный календарь.
Таймбоксинг для мозговых штурмов
Мозговой штурм — метод обсуждения идей, при котором участники генерируют максимальное количество идей, в том числе самые фантастические. Чтобы команда не потерялась в потоке идей, это мероприятие нужно ограничивать по времени. Например, встреча должна длиться не больше 30 минут.
Для придумывания идей можно использовать доску FigJam. Ее преимущество — встроенный таймер.
Таймбоксинг для управления проектами
Определить четкие временные рамки можно и для этапов проекта. Для этого часто используют диаграмму Ганта.
Диаграмма Ганта — горизонтальная столбчатая диаграмма, которая визуализирует проект по хронологии. То есть это график, где указана последовательность всех задач проекта и время, в течение которого они должны быть сделаны.
👉Как составить план проекта: пошаговое руководство на примере диаграммы Ганта
Да, диаграмма Ганта не совсем похожа на личный таймбоксинг, но в рамках проекта метод работает точно так же. Команда понимает, что она должна выполнить задачи в течение конкретных дней или недель, поэтому должна быть максимально сфокусирована на них. Если не уложиться в срок, другие коллеги не успеют выполнить свою работу или выпуск всего проекта придется перенести.
Не забывайте, что планы могут меняться. На них влияют внешние факторы, например, придется отвлечься на срочную и незапланированную задачу, или вы сами в процессе работы поймете, что нужно больше времени. Если планы меняются, пересматривайте свой календарь и список дел, а также анализируйте ошибки. Это поможет вам перейти в режим «Всё успеть».