Когда будет готово: как максимально точно ответить на этот вопрос заказчику

«Когда будет готово?» — этот вопрос можно смело назвать одним из самых частых от заказчиков, вне зависимости от сферы вашей деятельности. Если существуют задачи, то есть и предполагаемый срок их выполнения. Любые задержки в получении результата могут нанести серьезный ущерб бизнесу. Но как всё-таки называть более реалистичные сроки выполнения работы с минимальным риском ошибиться?

Сроки готовности задач можно и нужно прогнозировать, однако давать 100%-ную гарантию, что задача будет выполнена в точное время, — значит подвергать себя риску непредвиденных обстоятельств и накладок. Гораздо правильнее и безопаснее озвучивать вероятность выполнения в определенный срок, опираясь на конкретные данные. Информацию для этого предоставляет спектральная диаграмма в Kaiten.

Что представляет собой этот график и как с ним работать, чтобы не обманывать ожидания заказчиков, рассказывает Артур Нек — управляющий партнер Kaiten, аккредитованный Kanban-тренер, консультант по Agile, Scrum и классическому проектному управлению.

Что такое спектральная диаграмма и что она отображает

Спектральная диаграмма распределения времени выполнения, или Lead Time Distribution Chart (LTDC), отображает затраченное время на выполненные задачи. С помощью нее можно прогнозировать вероятность выполнения аналогичных задач в определенные сроки.

Особенность спектральной диаграммы — ее объективность, так как она точно отображает время, затраченное ранее на определенную работу. Если перед нами стоят подобные задачи, которые предстоит выполнять в тех же условиях, то благодаря этому графику мы сможем рассчитать срок, за который мы выполним их с высокой вероятностью.

Спектральная диаграмма состоит из оси X (время выполнения задач) и оси Y (количество выполненных задач). Столбцы отображают, сколько было выполнено задач за то или иное количество дней. Чем выше столбец, тем больше задач было выполнено за указанное количество дней. Чем правее столбец, тем дольше выполнялось указанное количество задач.

На диаграмме видно минимальное и максимальное время выполнения, а также среднее время выполнения (синяя линяя) и 85-й перцентиль (красная линия). Далее расскажем, как эти данные помогают прогнозировать сроки завершения работы.

Построение спектральной диаграммы: Lead time и Cycle time

Спектральная диаграмма подразумевает анализ уже имеющегося опыта в выполнении аналогичных задач. Чтобы делать это наиболее правильно, необходимо отличать понятия Lead Time и Cycle Time.

Lead time — это время, затраченное на выполнение задачи, от пересечения точки принятия обязательств до полного ее завершения. Началом выполнения считается решение о взятии ответственности над задачей. Завершением — поставка результата работы в том виде, в каком ей может пользоваться клиент или заказчик.

Cycle time — это время между любыми двумя точками в рабочем процессе. Сайкл тайм, как правило, учитывает фактическое время работы над задачей (Touch time). Данная метрика строго привязана к точкам начала и конца подсчета.

Для построения спектральной диаграммы следует стремиться к учету именно  Лид тайма, чтобы наиболее реально оценивать сроки выполнения работы и эффективно их оптимизировать.

Прогноз сроков завершения задач: 85-й перцентиль и среднее время

Если говорить о вероятности выполнения работы в течение определенного срока, за стандарт принят 85-й перцентиль. Он также отображается на спектральной диаграмме.

85-й перцентиль на графике спектральной диаграммы показывает, в каком промежутке находятся 85% наблюдаемых рабочих элементов (задач), то есть за какое время сделано 85% анализируемых задач.

Допустим, всего команда выполнила 32 задачи.
32*85%=27,2
Далее находим на графике точку, где выполнено 27 карточек.
В примере на рисунке — это 9 дней.

85-й перцентиль не гарантирует, что работа будет выполнена строго в озвученный временной промежуток, а лишь говорит о высокой вероятности ее завершения не позднее указанного срока.

В некоторых случаях допустимо увеличивать перцентиль вплоть до значения 100. Ориентироваться следует на степень лояльности конкретного заказчика. Стоит озвучить максимально возможный срок выполнения задачи, если к вам могут применить санкции за невыполнение обязательств в обозначенные временные рамки.

Наряду с 85-м перцентилем существует и показатель среднего времени выполнения задач. Это 50-й перцентиль, отображающий 50% вероятности выполнения задачи в определенный срок. Озвучивать данный срок готовности работы не рекомендуется: возможность успеть выполнить задачи за это время точно такая же, как и не успеть. Поэтому 85% перцентиль и выше — более приоритетные вероятности, которые обезопасят вас от неприятных ситуаций из-за просроченного результата.

Определив 85-й перцентиль, следует проанализировать задачи в правой части спектральной диаграммы, то есть те, которые заняли больше всего времени. Это позволит понять, почему некоторые задачи долго «висят» и как этого не допускать в будущем.

В Канбане выделяют роль Service Delivery Manager, для него спектральная диаграмма является обязательным инструментом анализа. Глядя на график, специалист находит задачи, которые выполняются дольше остальных, и вместе с командой находит и устраняет причины тормозящих работу факторов. Это позволяет прогнозировать реалистичные сроки готовности.

Важно, что спектральную диаграмму могут использовать любые команды для различной деятельности. Везде, где существуют задачи, есть и время их готовности, которое можно проанализировать, прогнозировать и оптимизировать, а значит — сделать выполнение работы эффективнее.

Прогноз сроков завершения работы разных типов и классов

Показатель 85-го перцентиля можно рассчитать не только для задач в общем виде, но и отдельно для каждого типа работ. Это позволяет прогнозировать срок, в который с высокой вероятностью мы завершим задачи определенного типа.

На примере ниже отображено 3 типа работ, каждому из которых присвоен свой цвет и рассчитана 85-процентная вероятность выполнения задач каждого типа отдельно.

Промежутки выполнения задач разных типов можно обозначить в виде изогнутых линий — «куполов». Устранение причин, по которым некоторые задачи долго ждут выполнения, сдвигает «купола» плотнее друг к другу в левую сторону графика и укорачивает «хвосты» диаграммы. На деле это означает, что работа меньше растягивается во времени, позволяя быстрее получать результат.

Строя спектральную диаграмму в Kaiten, вы можете воспользоваться фильтром по типам задач и увидеть на графике 85-й перцентиль для конкретного типа задач.

На графике спектральной диаграммы можно выделять не только типы задач, но и их классы. Класс работ — это приоритетность их выполнения. Задачи высокого класса находятся в левой части оси X. Они были выполнены быстрее большинства задач из-за своей срочности.

Зачастую выполнение определенного количества задач можно ускорить. Однако если вы будете ускорять слишком много работы, то исполнители начнут выгорать, а «хвост» графика расти. У любой команды есть лимит работы, выполнение которой можно ускорить, сохранив при этом работоспособность участников и текущую плотность диаграммы.

Вероятность готовности можно рассчитывать не только исходя из типа и класса задач, но и других факторов и характеристик. Это называется мультимодальными данными. На основе них можно найти скрытые взаимосвязи между задачами. Например, устранение причины задержки выполнения задач одного типа может ускорить выполнение и задач другого типа.

Примеры графиков

Рассмотрим несколько вариантов графиков, которые часто встречаются на практике, и что можно понять, увидев подобные примеры.

Толстый хвост и тонкий хвост

Существуют понятия «толстый хвост» и «тонкий хвост» спектральных диаграмм.

Под «толстым хвостом» подразумевают задачи в правой стороне графика, которые уходят далеко вправо по временной оси. Это значит, что существует множество работ, которые ждут значительно дольше большей части выполняемых дел.

«Тонкий хвост» не менее легко отличить визуально. На графике это задачи, которые так же находятся справа от большинства, но лежат на оси намного ближе к нему, в отличие от «толстого хвоста». Это значит, что вся работа выполняется в целом в более короткие сроки, наблюдается минимум «затяжных» работ.

В работе следует стремиться к «обрезанию хвостов» спектральной диаграммы и более плотному скоплению задач на графике. То есть к уменьшению количества работы, которая серьезно превышает время выполнения большинства задач. В конечном итоге, это позволит не растягивать работу, меньше зависеть от факторов, мешающих ее завершению, и называть заказчикам более короткие сроки.

Плотный или широкий график

Чем плотнее выглядит график спектральной диаграммы, когда большая часть столбцов как бы «прижата» друг к другу, тем более точным будет ваш прогноз по срокам выполнения аналогичных задач.

График-забор

Если задачи распределяются равномерно по оси X без высоких пиков и заметных снижений, то на работу может тратиться как несколько дней, так и недели. Такая команда не сильно привязана ко времени, и на основе такой спектральной диаграммы нельзя делать реалистичные прогнозы. Такой график условно называется «забором». Здесь нет четкого планирования выполнения работы и оптимизации сроков.

Высокие столбцы в начале графика

Если же на графике несколько высоких столбцов находятся с самого левого края оси X, то наблюдается множество задач, которые выполняются крайне быстро. Это может отображать задачи, не несущие ценности для прогноза — совсем мелкие поручения. В таком случае нужно выделить и отобразить на графике более ценные и крупные задачи.

Также эти задачи могут быть кандидатами на автоматизацию. Вполне возможно, что это важная работа, которую можно быстро и легко выполнить, но которая отвлекает от более объемных задач и ее выполнение можно автоматизировать.

Тренды развития Lead time и еще одна диаграмма

Вместе с анализом спектральной диаграммы, крайне полезно смотреть контрольную диаграмму для понимания тренда развития Lead time — снижается он со временем или увеличивается.

Если вы видите «забор» на спектральной диаграмме и на контрольной диаграмме значения со временем только растут, это значит, что система пошла вразнос и никакого точного прогноза не получится. Требуется оптимизация процессов.

На примере ниже показана контрольная диаграмма, где со временем жизни системы, время выполнения задачи постепенно увеличивается.

Что важно запомнить

Спектральная диаграмма помогает увидеть, сколько именно работы выполняется в те или иные сроки. Ее анализ позволяет прогнозировать завершение предстоящих задач с довольно высокой вероятностью в 85% и отвечать на вопросы заказчика о сроках более точно и уверенно. Также по диаграмме можно быстро определить, насколько в целом возможен прогноз сроков в текущей ситуации и сколько работы требует оптимизации по времени выполнения — «обрезки хвостов».

Устранение причин, по которым затягивается выполнение задач, не просто изменит внешний вид графика спектральной диаграммы. Это улучшит рабочие процессы и повысит репутацию перед заказчиками и клиентами.

Спектральную диаграмму распределения времени выполнения можно удобно анализировать в Kaiten. Всего в несколько кликов можно увидеть на графике, в какой срок были завершены те или иные задачи, и получить исчерпывающие данные для прогноза выполнения работы. Kaiten отображает количество закрытых карточек за разное количество дней, рассчитывает среднее значение и 85-й перцентиль, а также визуализирует диаграмму по отфильтрованным типам задач за выбранный промежуток времени.