5 универсальных шаблонов, чтобы запустить проект за 5 минут
Внутри — готовые пространства, которые помогают начать проект без долгой подготовки
Запутанные процессы?
Как быстро запустить проект, структурировать поток задач и сразу работать по понятной системе, а не тратить время на настройки? В Kaiten эти вопросы решают универсальные шаблоны — готовые рабочие пространства, которые помогают моментально навести порядок и начать управлять проектами в любой сфере: от маркетинга до разработки.
Делимся некоторыми из них и рассказываем, как добавить эти пространства в свой аккаунт за несколько кликов.
Что такое шаблон для проектного управления
Шаблон для управления проектами — это готовая структура рабочего пространства, в которой заранее настроены:
- доски;
- этапы процессов;
- типы задач;
- метки;
- чек-листы;
- и другие элементы, необходимые для запуска проекта.
Как итог, вместо ручной настройки команда получает готовую схему, которую можно использовать в изначальном варианте или адаптировать под особенности проекта.
Где находятся шаблоны рабочих пространств в Кайтен
В Kaiten есть встроенная библиотека готовых шаблонов. Она позволяет использовать готовые решения для организации рабочих процессов без ручной настройки досок, этапов работы, меток и других элементов.
Где искать шаблоны: раздел «Шаблоны пространств» расположен в левом меню, сразу над блоком «Администрирование». Раздел доступен на всех тарифах, включая бесплатный.
В каталоге есть рабочие пространства для разных команд. Каждое из них предлагает готовую структуру, которую можно корректировать под свои процессы и быстро начать работу.
Можно открыть любой шаблон для предпросмотра и изучить его структуру.
Как добавить шаблон: нажмите «Выбрать шаблон», введите название будущего пространства и Kaiten создаст его автоматически. Процесс обычно занимает несколько секунд, после чего вам придет уведомление о готовности.
О том, как копировать публичные сущности подробнее писали здесь, ниже приведем короткий алгоритм добавления.
Как использовать шаблон прямо из статьи или по публичной ссылке:
В Kaiten доступен быстрый импорт шаблонов. Чтобы воспользоваться им, перейди по ссылке под интересующим пространством и нажмите «Импортировать себе» и укажите ссылку на аккаунт, куда нужно перенести шаблон. Подробнее можно прочитать в инструкции.
После копирования шаблон можно полностью изменять — редактировать структуру, статусы, карточки и адаптировать его под свои процессы.
1. Шаблон для работы с портфелем проектов
Этот шаблон для проектного управления создан для владельцев бизнеса, продуктовых директоров и менеджеров, которые ведут сразу несколько инициатив. Он помогает видеть весь портфель проектов, контролировать стадии выполнения и быстро оценивать прогресс работы для принятия решений.
Слева в пространстве расположены 2 доски для проектов с разными приоритетами, а справа — доска для конкретных задач, которые нужно выполнить в рамках проекта.
Доступ к возможностям шаблона есть на любом тарифе, включая бесплатный.
Чем полезен: все проекты собраны в одной системе, их статус легко проверить в любой момент. Данные о сроках, приоритетах и зависимостях между задачами всегда под рукой. Диаграмма Ганта помогает прогнозировать загрузку команды.
Инструменты шаблона:
- Преднастроенные этапы работы: Пресейл → Подписание договора → В процессе → Сопровождение → Завершение.
- Типы карточек для крупных проектов и небольших задач.
- В разделе с таймлайном настроена иерархия задач, у которых можно заменить названия и сроки, чтобы увидеть распределение работ во времени.
- Родительские и дочерние карточки для визуализации зависимостей между задачами.
- Метки и пользовательские поля для отображения приоритета, статуса, тип проекта, ответственных и других деталей.
- Табличный режим отображения информации.
Рекомендации по применению:
- Используйте разные типы карточек, чтобы разделять стратегические проекты и операционные задачи.
- Назначайте метки и пользовательские поля — это упростит фильтрацию при большом количестве проектов.
- Поддерживайте актуальность связей между карточками: это помогает видеть реальные зависимости и лучше управлять рисками.
- Проверяйте диаграмму Ганта перед планированием спринтов или загрузки команды — это избавит от перегрузок и просрочек.
- Проводите еженедельный обзор портфеля, чтобы своевременно реагировать на задержки, появление узких мест и другие проблемы в работе.
2. Шаблон для работы с портфелем IT-проектов
Шаблон создан для IT-команд, проектных руководителей, команд, которые работают сразу с несколькими проектами одновременно. Структура пространства позволяет видеть общую картину по всем инициативам, контролировать декомпозицию задач и отслеживать прогресс на разных уровнях.
Это пространство позволяет контролировать проект на 4-х уровнях управления. Для каждого уровня создана отдельная доска:
- Проекты с крупными инициативами.
- Подпроекты, которые вытекают из проектов и отражают их тематические блоки.
- Верхнеуровневые задачи, на которые раскладываются подпроекты.
- Декомпозиция задач с конкретными поручениями для закрытия верхнеуровневых задач.
Между задачами разных уровней можно строить взаимосвязи, чтобы сразу видеть, какое место занимает карточка в структуре проекта. В каждой такой карточке указано, с какими родительскими и дочерними задачами она связана.
Доступ к возможностям шаблона есть на любом тарифе, включая бесплатный.
Чем полезен: видны все проекты, подпроекты и задачи в единой системе. Благодаря декомпозиции задач легко понять, из чего состоит проект и какие его блоки требуют внимания прямо сейчас. Визуальное отображение зависимостей и сроков помогает вовремя реагировать на задержки.
Инструменты шаблона:
- Доски с проектами разного масштаба и отдельная доска декомпозиции с задачами и подзадачами.
- Типы карточек для разных уровней задач: от крупных проектов до конкретных задач разработки.
- Родительские и дочерние карточки для понимания структуры проекта.
- Метки и пользовательские поля, чтобы визуализировать статус, приоритет, сложность и другие важные данные.
- Табличный режим и диаграмма Ганта отображаются более четко за счет деления пространства на доски — можно свернуть те задачи, которые сейчас не в фокусе внимания.
Рекомендации по применению:
- Разделяйте проекты, подпроекты и задачи по типам карточек — это упростит навигацию.
- Используйте родительские и дочерние связи карточек, чтобы фиксировать зависимости и видеть, что блокирует прогресс.
- Периодически переходите в таймлайн, чтобы сравнить фактические и плановые сроки.
- Добавляйте пользовательские поля для важных параметров — например, «критичность» или «сложность».
- Проводите регулярные обзоры портфеля проектов: это поможет вовремя перераспределять ресурсы и убирать лишние задачи.
3. Шаблон для работы со стратегическими проектами
Этот шаблон для управления проектами схож с предыдущим, но имеет более простую структуру, так как охватывает только 3 уровня управления.
Из особенностей — отдельная доска, куда можно перемещать отложенные/замороженные проекты. Это удобнее, чем хранить поставленные на пазу инициативы вместе с остальными, так как отдельную доску можно легко свернуть, чтобы задачи на ней не создавали визуальный шум.
Доступ к возможностям шаблона есть на любом тарифе, включая бесплатный.
Чем полезен: дает увидеть одновременно и общую картину, и детали. Крупные проекты разбиты на тематические подпроекты и конкретные задачи, что облегчает планирование и контроль. Зависимости между задачами помогают выявлять риски и блокеры заранее.
Инструменты шаблона:
- Доски проектов разного уровня с уже настроенными этапами: Идея и инициатива → Оценка и планирование → В работе → Тестирование → Реализовано.
- Примеры родительских и дочерних задач — для построения иерархии.
- Отдельные типы карточек для проектов, подпроектов и задач.
- Метки и пользовательские поля для визуализации приоритетов, статусов, ответственных, риск-уровней и другой информации.
- Табличный режим удобен для отслеживания большого числа задач.
- Таймлайн с диаграммой Ганта для визуализации сроков и зависимостей между задачами.
Рекомендации по применению:
- Формируйте четкую иерархию между карточками проектов, подпроектов и задач посредством родительских и дочерних карточек, а также отдельных досок.
- Регулярно обновляйте статусы и сроки, чтобы таймлайн отражал реальную картину.
- Используйте пользовательские поля, чтобы выделять ключевые рабочие параметры.
- Проводите еженедельные обзоры: табличный режим поможет быстро увидеть пробелы и отставания.
4. Шаблон для ведения контент-плана
Шаблон помогает контент-командам планировать публикации, управлять задачами на всех этапах и поддерживать стабильный темп работы. Подходит для маркетологов, редакций, блогов, SMM-команд и всех, кто работает с постоянным потоком материалов.
Доступ к возможностям шаблона есть на любом тарифе, включая бесплатный.
Чем полезен: четкий контент-процесс, в котором каждый материал проходит понятный путь — от идеи до публикации. Темы на будущие недели и кварталы хранятся в одном месте и не теряются. При этом видно, что выходит в ближайшее время и что требует ускорения. Отделение срочных материалов от планового контента помогает расставлять акценты.
Инструменты шаблона:
- 2 доски для работы над контентом с готовыми стадиями: Идеи и темы → В работе → На согласовании → Готово к публикации → Опубликовано. Первая доска — для задач с обычным приоритетом, вторая — для срочных.
- 2 доски для бэклога: первый — для планов на месяц, вторая — для планов на неделю.
- План публикаций наперед: квартальные, месячные и недельные планы.
- Метки форматов — аналитика, кейсы, туториалы, мнение и др.
- Дедлайны материалов для отслеживания сроков выхода публикаций.
- Примеры блокировок в карточках с пояснениями: например, «Ждем визуалы» или «Ожидаем согласование».
Рекомендации по применению:
- Сначала собирайте идеи в отдельной колонке, затем распределяйте их по планам публикаций.
- Контролируйте количество материалов «В работе», чтобы команда фокусировалась на завершении задач.
- Используйте метки форматов для быстрой фильтрации и балансировки контент-плана по типам публикаций.
- Регулярно обновляйте статусы задач — это помогает видеть реальную загрузку и риски задержек.
5. Шаблон для ведения рекламных кампаний
Шаблон создан для команд, которые планируют, запускают и сопровождают рекламные кампании. Он помогает структурировать задачи, контролировать этапы продвижения и синхронизировать работу штатных специалистов и подрядчиков.
Шаблон доступен на платных тарифах из-за функций горизонтальных дорожек и WIP-лимитов.
Чем полезен: отображает, на каком этапе работы находится кампания — от подготовки до анализа результатов. WIP-лимиты и оценка сложности инициатив помогают не перегружать команду. Разделение задач между внутренней командой и аутсорсом упрощает совместную работу.
Инструменты шаблона:
- Этапы кампаний: Очередь → Подготовка → Запуск → Мониторинг → Анализ → Завершено.
- Дорожки по исполнителям — «Штатные маркетологи» и «Аутсорс».
- WIP-лимиты для фокуса на текущей работе.
- Сигналы задержек и блокировки показывают, что тормозит движение кампании.
- Метки и указание ответственных для быстрой ориентации в задачах.
Рекомендации по применению:
- Перед запуском кампании формируйте полный список задач в колонке «Очередь».
- Следите за WIP-лимитами — они помогут избежать выгорания и нехватки ресурсов.
- В колонки «Мониторинг» и «Анализ» переносите материалы с конкретными данными: CTR, CPL, охваты.
- Используйте блокировки, чтобы оперативно устранять проблемы и оповещать команду о причинах задержек.
- Делайте анализ результатов после завершения каждой кампании — это позволит улучшать процессы.
Как поделиться своим пространством в Kaiten
В Kaiten можно делиться пространствами с людьми вне вашей команды. Публичная ссылка открывает только просмотр, не позволяет изменять данные на пространстве. То есть пользователи, которые перешли по ссылке, не смогут двигать карточки, делать чек-листы и совершать любые другие корректировки.
Как активировать публичный доступ:
- Откройте нужное пространство.
- В правой панели нажмите «Поделиться».
- Выберете «Публичный доступ».
- Если нужно, установите срок действия ссылки — по его окончании доступ закроется автоматически.
- Скопируйте ссылку и отправьте тем, кому нужен просмотр.
Вместе с пространством становятся видны все вложенные объекты внутри него. Комментарии в карточках недоступны, а персональные данные команды (имена, логины, аватары) скрыты.
Выводы
Шаблоны для управления проектами в Kaiten — это простой способ быстро запустить рабочие процессы и навести порядок в проектном менеджменте без долгих ручных настроек. Они помогают командам любого профиля работать структурно, прозрачно и предсказуемо. Благодаря уже настроенным этапам на досках, типам карточек, меткам и другим составляющим вы экономите время на организацию и сразу переходите к делу.
При этом шаблоны легко импортировать и адаптировать под свои процессы, а также делиться ими с другими — они становятся фундаментом, на котором строится удобная система управления проектами.
