Как выстроить управление проектами в ритейле, чтобы забыть про хаос в процессах
Рассказываем, из-за каких ограничений сложнее развивать ритейл-компанию и как упростить процессы с помощью Kaiten
Растущее давление на маржу, перегрузка процессов и стремительные изменения рынка — новая реальность ритейла. Когда команды утопают в рутине, а конкуренция растет, старые методы управления проектами больше не работают.
Как запускать новинки, осваивать новые каналы и при этом держать все под контролем ? В статье рассказываем об этом на примере запуска собственной торговой марки.
Что мешает эффективно управлять проектами в ритейле
Управление проектами в ритейле часто упирается в несколько ограничений:
- задержки с визуализацией планов и факта;
- нет целостной картины и сквозного трекинга внутри структуры на каждом уровне управления;
- неуправляемая коммуникация через Excel, почту и чаты;
- ручной контроль стратегии;
- долгое масштабирование в регионы.
Хоть мы говорим про управление проектами в розничной торговле, эти ограничения характерны и для других сфер. Например, при оказании B2C-услуг или поставки SaaS-продуктов для бизнеса.
Даже если просто собрать все задачи и коммуникации в одно место, это уже решит часть проблем с видимостью процессов. А если все собранные данные структурировать и адаптировать под процессы компании, то управлять проектами в рознице станет ощутимо проще.
Для этой задачи подойдут специальные системы для управления командами. Одна из них — Kaiten. Рассмотрим, какие возможности Kaiten помогут ритейлу преодолеть ограничения, как их задействовать и как это делают некоторые клиенты сервиса.
Читайте также: Как продуктовые команды X5 Group. выстроили прозрачные рабочие процессы и начали работать по канбан-методу
Возьмем процесс из ритейла: вывод торговой марки на рынок
Многие ритейл-компании, особенно гиганты рынка, стремятся к созданию собственных торговых марок, или СТМ. Если разбить создание одного продукта под СТМ на этапы, то процесс будет выглядеть примерно так:
- Разработка концепции СТМ;
- Анализ рынка;
- Более детальная проработка концепции СТМ с составлением ТЗ;
- Участие в тендерах на поставку товаров собственной торговой марки;
- Работа с потенциальными дистрибьюторами — их информационное сопровождение и предоставление образцов продукции;
- Закрытие тендеров;
- Запуск полноценного производства;
- Старт поставок.
Весь путь до старта поставок может занимать месяцы, включать десятки процессов, сотни задач и задействовать десятки сотрудников. Из-за этого без прозрачного управления руководителю легко потеряться в объемах работы и, как итог, потерять контроль над работой и соблюдением сроков.
Теперь вспомним про ограничения, с которыми сталкивается бизнес, и на их примере посмотрим, как можно управлять задачами в рознице с помощью Kaiten.
Ниже мы будем показывать примеры пространств в Kaiten. Часть из них открыта в интерактивном режиме — сможете поизучать их более детально. Все пространства доступны по по этой ссылке.
Решаем проблему задержки визуализации плана и факта
Суть проблемы: руководитель не видит реальную картину запуска СТМ. Чтобы понять, на каком этапе сейчас разработка новой линейки, нужно собирать информацию по крупицам. Приходится звонить менеджерам по продуктам, уточнять статусы у закупщиков, сверять данные с производителями.
Пока появится полная картина по всем линейкам СТМ, ситуация может уже измениться.
Какие инструменты Kaiten помогут это исправить:
Канбан-доски. Показывают статус всех задач в реальном времени. Например, открываете доску «Запуск СТМ "Здоровое питание"» — и сразу видите: анализ рынка завершен, концепция в разработке (выполнено 5 из 8 пунктов), тендерная документация на согласовании, работа с 3 потенциальными производителями в активной стадии. Каждая карточка показывает прогресс: ответственный — Петрова, дедлайн закрытия тендера — через 12 дней.
Онлайн-отчеты. Они обновляются автоматически без необходимости запрашивать данные у коллег. Что можно получать из отчетов Kaiten:
- сколько задач в работе по каждому проекту;
- какой процент выполнен в срок;
- где возникли задержки;
- кто перегружен работой.
Можно создавать базовые динамичные отчеты с помощью раздела документов. Например, вам нужен отчет по задачам дистрибьюторов, который обновляется автоматически. Чтобы сделать его, вы можете создать документ и добавить туда карточки, которые относятся именно к дистрибьютору.
После этого в документе появится таблица с задачами, их статусами и другими данными. Не придется заходить на доски — будет достаточно изучать один файл с актуальной сводкой.
Решаем проблему с отсутствием целостной картины
Суть проблемы: при запуске СТМ непонятно, что реализовано, кем и как. Маркетинг разработал концепцию и дизайн упаковки, но не знает, прошли ли образцы от производителей дегустацию.
Отдел закупок закрыл тендер и выбрал поставщика, но не в курсе, что юристы еще не согласовали договор. R&D доработал рецептуру, но не понимает, успеет ли производство к планируемой дате запуска. Отделы работают в вакууме, и никто не видит полный цикл запуска СТМ от анализа рынка до старта поставок.
Какие инструменты Kaiten помогут это исправить:
Несколько досок в одном пространстве. С их помощью можно визуализировать пошаговый план работ с детальной разбивкой по командам и отслеживать прогресс в масштабе всего проекта, а не какого-то отдельного направления.
Рассмотрим этот инструмент в контексте вывода СТМ на рынок, где каждый из этапов может занимать недели и включать множество подпроцессов.
Здесь нам и поможет добавление нескольких досок — мы создаем доски для каждого этапа, разбиваем их на подэтапы и отслеживаем сквозной процесс от начала и до конца.
Например, у нас есть этап «разработка концепции СТМ». Чтобы детальнее отслеживать статусы задач, его можно разбить на такие подэтапы:
- Бэклог идей;
- Предварительный анализ;
- Разработка позиционирования;
- Согласование с руководством;
- Утверждено.
У каждого подэтапа будет своя колонка, куда исполнители будут перемещать задачу.
Как будет выглядеть такая доска:
Пространства с разными настройками прав доступа. Допустим, у нас есть одна общая доска с детальным описанием процесса. Здесь могут возникнуть две проблемы:
- Если у нас в работе много идей, а работа идет параллельно по разным линейкам товаров, то команде будет сложнее искать свою область ответственности.
- Не всем сотрудникам желательно показывать процессы других команд. Это относится, например, к тендеру, который подразумевает работу с чувствительными данными.
Чтобы избежать путаницы и скрыть конфиденциальные данные, в Kaiten можно гибко настраивать права пользователей и размещать одни и те же доски на разных пространствах. Так мы можем закрыть исполнителям доступ к пространству со всеми досками и сделать пространство, где будет доска только с их задачами.
Например, вот пространство для работы с разными дистрибьюторами:
А вот пространство, где идет работа только с дистрибьютором Г — нет других досок и доступа к данным о других задачах:
Фильтры. Они позволяют быстро находить нужные задачи — свои или исполнителей — по приоритету, статусу, срокам и другим признакам.
В Kaiten доступна фильтрация по десяткам критериев: как системным, так и кастомным. Выбранные настройки можно сохранить, чтобы в следующий раз не настраивать фильтр с нуля, а отсортировать задачи в пару кликов.
Как это упростит контроль процессов другим сотрудникам:
- R&D-менеджер видит только задачи по разработке рецептур.
- Юрист — только задачи по тендерной документации и договорам.
- Финансовый директор — все проекты СТМ с бюджетами и фактическими затратами.
Диаграмма Ганта. Этот временной график с горизонтальными линиями показывает все ключевые этапы и взаимосвязи между задачами и упрощает контроль масштабных проектов.
Использовать диаграмму удобно, когда в работе много задач. Среди сотен карточек не всегда можно быстро понять, укладывается ли команда в сроки, а на диаграмме отклонения видны сразу.
Еще один плюс — возможность быстро менять сроки у связанных задач. Если команда задерживает одну из них, то достаточно обновить ее дедлайн, после чего дата автоматических сдвинется у всех остальных задач.
Читайте также: Как диаграмма Ганта помогает управлять проектами и как ее построить в Kaiten
Решаем проблему с разрозненной коммуникацией
Суть проблемы: техническое задание для производителя отправили на почту, коммерческие предложения от 5 участников тендера пришли в разные чаты, результаты дегустаций обсуждаются в Telegram, замечания юриста по договору — в отдельной переписке. В итоге информация теряется, версии документов путаются, а на поиск нужного КП от производителя уходят десятки минут. Когда в запуске СТМ участвуют 6-8 отделов, хаос становится критичным.
Какие инструменты Kaiten помогут это исправить:
Карточки. Там можно хранить всю коммуникацию по задаче:
- Вводная информация для выполнения задачи — в описании карточки.
- Уточнения и обсуждения с коллегами — в комментариях.
- Отчеты и файлы — во вложениях.
- История изменений: кто, когда и что менял в задаче — в истории карточки.
Чтобы найти письмо от производителя месячной давности или вспомнить, в каком чате обсуждали выбор упаковки, будет достаточно открыть карточку.
Упоминания сотрудников. В карточке можно ввести @ + имя пользователя и отправить уведомление нужному работнику. Например, если технолог обнаружил проблему с составом образца, он упоминает менеджера по продукту и закупщика в комментарии. Они мгновенно получают уведомление с полным контекстом — не нужно дублировать информацию в чаты.
Интеграция с почтой и Telegram. Можно настроить автоматическую передачу сообщений в карточку. И наоборот — комментарии в карточке будут отправляться на почту или в мессенджер пользователю. Это упростит командную работу, так как сотрудники будут получать уведомления в разных каналах.
Плюс можно подключить телеграм-бота, который будет получать обращения от партнеров и потенциальных клиентов и автоматических создавать задачи на пространстве.
Документы с версионностью и совместным редактированием: прикрепили шаблон договора — обсудили — загрузили исправленную версию — снова обсудили. Вся история правок в одном месте, не нужно искать "финальная_версия_3_окончательная.xlsx".
Решаем проблему с ручным контролем
Суть проблемы: производитель сообщил о задержке поставки образцов на 2 недели? Придется вручную пересчитывать все сроки: когда теперь закроется тендер, когда начнется производство, когда стартуют поставки в магазины. Нужно обзванивать всех участников процесса в разных отделах, корректировать десятки связанных задач в разных таблицах и надеяться, что все получат актуальную информацию.
Какие инструменты Kaiten помогут это исправить:
Автоматизации. Правила автоматизации избавляют от рутинного контроля. Kaiten позволяет настроить 300+ сценариев автоматизации. Вот несколько примеров для управления задачами в розничной торговле:
- Если производитель не предоставил образцы в течение 3 дней после дедлайна → автоматически адресовать информацию менеджеру по закупкам и отправить напоминание производителю.
- Если все участники тендера прислали КП → автоматически переместить карточку в статус «Анализ предложений» и назначить задачу на аналитика.
- Если до планового запуска производства осталось 2 недели, а тендер еще не закрыт → отправить критическое уведомление руководителю категории.
Массовые операции позволяют менять много задач одновременно. Например:
- Производитель молочной продукции сообщил о задержке на 2 недели? Выделяете все связанные задачи (презентации дистрибьюторам, запуск рекламы, планирование выкладки в 200 магазинах), сдвигаете дедлайны массово — все 15 участников процесса получают уведомления.
- Решили перераспределить линейки СТМ между менеджерами? Массово меняете ответственных в 30+ задачах.
- Изменился приоритет — линейку бакалеи нужно запустить раньше молочки? Корректируете приоритеты для всех задач по обеим линейкам сразу.
Решение проблемы с долгим масштабированием
Суть проблемы: при запуске каждой новой линейки СТМ приходится начинать с чистого листа. Нет готовых шаблонов этапов разработки, чек-листов критериев отбора производителей, регламентов проведения тендеров.
Новый менеджер по продукту тратит месяцы на то, чтобы разобраться в процессе:
- какие вопросы задавать производителям;
- как оценивать образцы;
- какие пункты обязательны в договоре;
- какие подводные камни есть на каждом этапе.
Опыт предыдущих запусков СТМ хранится в головах сотрудников или разрозненных документах, а компания теряет время и повторяет одни и те же ошибки.
Какие инструменты Kaiten помогут это исправить:
Клонирования пространств целиком: запускаете новую категорию СТМ — копируете структуру проекта с успешной линейки за пару кликов. Затем можно переместить появившуюся доску в новое пространство и приступить к работе.
Новый менеджер по продукту получает:
- Готовую доску с этапами запуска СТМ.
- Настроенные колонки и статусы.
- Пример заполненных карточек.
- Чек-листы: критерии отбора партнеров, требования к образцам, пункты договора и т. д.
- Кастомные поля: бюджет на разработку, целевая цена, планируемые объемы и т. д.
Шаблоны карточек для типовых этапов запуска СТМ. Запускаете новую линейку — выбираете шаблон — в карточке автоматически проставляются все поля с примерными сроками, ответственными, вводными и прочими данными. Не приходится каждый раз вводить одну и ту же информацию.
База знаний с регламентами, привязанная к карточкам. Когда бизнес полагается на сотрудников, которые все держат в голове — это рискованно. Человек может что-то забыть, а новых работников приходится обучать с нуля. База знаний помогает уменьшить весь этот риск. Опыт с запуском СТМ можно перенести в базу знаний и на ее основе формировать регламенты и инструкции для сотрудников.
Например, новый менеджер по продукту открывает карточку «Запуск линейки СТМ» и видит:
- Пошаговую инструкцию по каждому этапу;
- Шаблоны документов: форма ТЗ, опросник для дегустации или тестирования, чек-лист проверки производства;
- Типичные ошибки и как их избежать;
- Контакты ключевых поставщиков сырья и дистрибьюторов.
Для каких еще задач в ритейле пригодится Kaiten
Собрали еще несколько примеров.
Работа с командами и проектами в разных регионах
Принцип такой же, как и с пространствами для разных команд. Для каждого региона можно создать отдельное пространство, где команды смогут выстраивать свои процессы, а руководитель будет отслеживать этапы работы на общем пространстве.
Собирать данные о работе с тендерами
В качестве примера приведем одного из клиента Kaiten — «Алкогольная Сибирская Группа», или АСГ. На одном из наших вебинаров IT-директор компании Михаил Козлов рассказал, что его команда упростила отслеживание тендеров с помощью открытого API Kaiten.
Разработчики настроили интеграцию, благодаря которой информация о тендерах и коммуникация в процессе работы автоматически попадает в карточку на доске. Благодаря этому сотрудники в любой момент могут вернуться к задачам и детально изучить этапы работы.
Работа с полевыми сотрудниками
Если процессы предполагают выездные мероприятия или работу вне ПК, то у Kaiten есть мобильное приложения. В нем доступно большинство инструментов основной версии, поэтому сотрудники могут удаленно ставить новые задачи, отвечать на вопросы коллег, прикреплять фотоотчеты и следить за статусами в карточках.
Работа с клиентским сервисом
Работа с сервисом предполагает сбор обратной связи от конечных потребителей или партнеров, чтобы улучшить качество итоговой продукции. С этим поможет модуль Service Desk в Kaiten. Он позволяет получать запросы из разных каналов и отображать их в виде карточек на доске.
Еще один вариант — создать доску с пожеланиями. Так сделал один из клиентов Kaiten. Руководитель компании время от времени он проверял отзывы о своей торговой точке. На основе отзывов он составлял список запросов у клиентов и добавлял на доску в виде задач, к которым сотрудники приступали по мере загруженности. За год компания внесла изменения в свой филиал по более чем 100 пунктам и смогла улучшить покупательский опыт.
Еще больше о возможностях Kaiten — в других статьях
Kaiten позволяет упростить управление не только нишевыми задачами ритейла, но и управление другими отделами внутри компании: HR, юридический отдел, разработка, маркетинг. Про каждое направление у нас есть отдельные статьи — можете ознакомиться с ними, чтобы узнать о других возможностях Kaiten:
