Прозрачность вместо контроля: как мотивировать команду, не стоя над душой
Рассказываем, как наладить прозрачность и понятность процессов, не перегибая с контролем
Сергей руководит разработкой CRM-системы для салонов красоты. Сроки поджимают, MVP уже надо показывать инвесторам, а команда молчит. Тогда выясняется, что сделана только половина функционала, и даже готовая часть продукта — в багах, о которых тестировщики узнали только вчера. Еще и никто не был в курсе ни дедлайна, ни половины требований — и часть документации потерялась в переписке.
Так на проекты может влиять непрозрачность процессов. На примере Сергея и его проекта рассказываем, что такое прозрачность, как она влияет на мотивацию ваших коллег и подчиненных, и чем она отличается от микроменеджмента.
Что такое прозрачность и чем отличается от контроля
Прозрачность процессов — состояние бизнес-процессов, при котором всем стейкхолдерам доступна нужная для решений информация. Это не значит, что начальник стоит над душой весь рабочий день. Объясняем на примере.
Например, Сергей увидел, что разработчики на месяц отстают от плана проекта из-за прокрастинации. Чтобы решить эту проблему, он без объяснения причин обязал всю команду установить трекер активности — программу, которая детально отслеживает, что сотрудник делает за компьютером.
Это пример не прозрачного процесса, а простого микроменеджмента, который в перспективе снизит мотивацию сотрудников еще больше. Тогда в чем разница между лишним контролем и прозрачностью?
Сергей проанализировал ошибку и провел опрос о причинах срыва дедлайнов. Оказалось, что проблема в конфликтующих приоритетах, из-за которых люди не понимают, чем заняться в конкретный момент времени. Чтобы исключить конфликты, понадобилось ввести приоритизацию задач по методу MoSCoW и стал обозначать приоритеты в карточках на канбан-доске.
Зачем прозрачность нужна командам
Пример с прокрастинирующей командой выглядит хорошо — но разве это и подобные нововведения не прибавят Сереже работы? Объясняем, почему это не так и как прозрачные процессы помогают руководителям тоже.
Лучше коммуникация. При непрозрачных процессах коммуникация по задачам превращается в испорченный телефон. Из-за этого:
- команда делает не то и не так, как надо;
- никому не ясно, движется проект или нет;
- исполнители забывают о задачах, которые приходят из разных источников.
Например, задачи команды лежат в канбан-доске Kaiten. Это централизованный сервис по сбору всей информации.
Выше вовлеченность сотрудников. Одна из причин низкой вовлеченности — сотрудники не видят свою роль в общей картине и не понимают, на что влияет их работа. Это можно исправить прозрачными процессами.
Приоритизация для борьбы с сорванными дедлайнами — хорошее начало, но может и не помочь без других мер. Например, можно объяснить дизайнерам, что их работа не изолирована от всей команды — фичи идут в разработку, из-за задержек с их стороны программисты не могут работать над своими задачами, и в итоге все участники процесса отстают от плана. Если дизайнеры будут работать с этим пониманием, вовлеченность будет выше, а сорванных дедлайнов будет меньше.
Заметны проблемы на ранних стадиях. Представим, что дизайнер не понял задачу, пошел уточнять требования у внешнего заказчика, а тот не отвечает на сообщения. Задача задержана уже на неделю, это тормозит весь проект, и никто не знает, что произошло.
С прозрачными процессами такие проблемы можно решить на ранних стадиях или вообще предотвратить. В такой же ситуации дизайнер написал бы в публичном обсуждении задачи на доске «Заказчик молчит уже три дня, а я не до конца понял, что от меня требуется». Команда знает, почему задача стоит, проджект может дать дизайнеру другую работу и пойти пинговать заказчика — или помочь ему понять эту задачу.
Проще принимать управленческие решения. Когда вся работа и ее результаты на виду, руководителю проще понять, что идет не так и что с этим делать. Например, если шеф-редактор видит метрики эффективности контент-отдела в одном источнике и удобном формате, он может принять решения по оптимизации работы.
Чтобы повысить эффективность команды, Сергей строил контрольные диаграммы. Они показывают, сколько задач было закрыто позже максимально допустимых сроков.
Что делать прозрачным в первую очередь
Прозрачность — широкое понятие, в которое могут входить даже ежемесячные отчеты от фаундера о делах компании. Но с таких нюансов не стоит начинать улучшение процессов, пока у вас нет базы. Разберем три основных уровня прозрачности.
- Базовый уровень — задачи и статусы. Автономия сотрудников важна — но не когда руководитель распределяет задачи в личных переписках и никто не в курсе, как у кого идут дела. Базовый уровень прозрачности — это общая доска для проекта с обозначенными статусами и ответственными за каждую задачу. Так и руководитель, и зависящие друг от друга исполнители будут знать, что происходит на каждом этапе проекта.
2.Средний уровень — приоритеты и контекст. Когда команда привыкла к общей доске с задачами в Kaiten или другом SaaS-инструменте, можно наладить второй уровень прозрачности. На этом этапе руководитель объясняет команде место каждой задачи в общем контексте проекта. Например, статья по чувствительному ко времени инфоповоду будет важнее рядового SEO-лонгрида, а обложку сделать надо срочно, потому что без нее не получится опубликовать материал.
- Продвинутый уровень — прогресс и метрики. В третий уровень прозрачности входит общий статус проекта — сколько сделано и сколько осталось, вписывается ли команда в сроки, какие метрики процессов можно улучшить.
В Kaiten есть несколько типов диаграмм, которые визуализируют прогресс по проекту и помогают в планировании и сборе данных для улучшения процессов. Например, накопительные диаграммы потока. На них хорошо видно, на каком этапе постоянно происходят задержки. На основе этой информации Сергей может заняться улучшением процессов на той или иной стадии работы над проектом.
Почему прозрачность мотивирует
Прозрачность процессов снимает с руководителя часть операционки, а исполнителю позволяет лучше планировать свою работу и осознавать загруженность. В таких условиях команда будет работать продуктивнее не только за счет ясности, которая экономит время на бесконечных расспросах про статус и вводные.
Как внедрить прозрачность: 5 шагов
На примере Сергея показываем, как улучшить прозрачность процессов в вашей компании.
Шаг 1. Начните с себя
Прозрачность начинается с руководителя. Мало сказать «теперь мы работаем так» — надо самому работать по тем же принципам и принять тот факт, что теперь ваша работа будет видимой тоже.
На базовом уровне для Сергея это значит, что его задачи тоже будут на общей доске и он тоже будет публично отчитываться о прогрессе своей работы.
Шаг 2. Объясните, зачем вы это делаете
Процесс внедрения прозрачности тоже должен быть понятным для команды. Перед нововведениями объясните, что вы не будете контролировать каждый шаг — наоборот, это профилактика микроменеджмента.
Шаг 3. Создайте общую доску в Kaiten
На базовом уровне прозрачности у вас должна быть общая канбан-доска с задачами и статусами. Общая — значит, что она доступна всем сотрудникам и на ней видны задачи каждого исполнителя, вовлеченного в проект. Пространств или досок в одной компании может быть несколько, отдельная под каждый проект или под работу конкретного отдела — например, у маркетологов своя, у разработчиков своя.
Чтобы сотрудникам было легко ориентироваться в больших досках с десятками карточек, можно использовать фильтры для отображения задач по параметрам.
Шаг 4. Соберите обратную связь
Когда команда привыкла к общей доске, соберите фидбек — спросите, что изменилось, стало ли проще и приятнее работать над проектом, что помогает и мешает. Спрашивать, как команда себя чувствует, полезно не только в начале внедрения — такие проверки стоит проводить регулярно. Эту информацию можно использовать для дальнейшей оптимизации процессов.
Например, после введения общей доски в команде Сережи тестировщик пожаловался, что не понимает, когда ему приступать к работе. Выяснилось, что статусы на доске не учитывают тестирование, а проджект регулярно забывает менять исполнителя при переходе на следующий этап. Поэтому тестировщик просто не видит, что задачи перешли на него — фильтр по ответственному не показывает новые карточки. Сережа добавил нужные статусы на доску и настроил автоматизацию, чтобы проджекту не приходилось менять исполнителя вручную.
Шаг 5. Двигайтесь дальше
Общая доска с задачами и публичными статусами — только начало. Теперь, когда стейкхолдерам доступна полная информация о работе всей команды, у вас есть база для более серьезных решений от смены фреймворка до расширения команды и других масштабных изменений.
Через пару месяцев Сергей увидел, что дизайнер не справляется с отрисовкой интерфейсов в срок — то долго держит карточки в работе, то переносит задачу на следующий спринт уже в третий раз. Выяснилось, что проблема в не вполне реалистичном планировании с учетом того, что в штате только один сотрудник.
Главное, что Сергей увидел проблему и узнал об ее источнике — благодаря прозрачности рабочих процессов.
Прозрачность важна для мотивации сотрудников
Мотивация и вовлеченность сотрудников падают не только из-за непрозрачных процессов, а налаживание прозрачности без других мер в некоторых ситуациях может не сработать. Например, если вся команда устала постоянно перерабатывать или не верит в продукт, решать надо именно эти проблемы. Но даже в этих случаях прозрачность поможет усилить мотивацию — сотрудники избавятся от лишней тревоги, станут самостоятельнее и увидят свой вклад в общее дело и смысл в своих задачах.
Прозрачность процессов особенно важна в менеджменте удаленных команд, где сотрудники часто чувствуют себя изолированными и не понимают своей роли в общем процессе.
