Как Rassvet.digital управляет PR-проектами без хаоса: принципы работы в Kaiten

Агентство Rassvet.digital организует PR для крупных брендов и технологичных компаний. Они работают с разными клиентами, у каждого — своя специфика и сфера. Поэтому задачи, цели и сроки тоже для проектов тоже отличаются. Иногда запускают большой кампейн с десятком подрядчиков, а иногда — быстро реагируют на инфоповод и отрабатывают его. 

Вместе с Анной Кольмиллер, CEO агентства Rassvet.digital, мы разобрались в ключевых принципах, которые команда использует для управления проектами. Эти принципы помогают агентству быстро работать даже в изменчивых ситуациях, не путаться в сроках, не перегружать команду и не тратить время лишние уточнения. 

Записывай задачу сразу

Задачи не должна существовать до тех пор, пока ее не зафиксировали на доске. Если руководитель попросил члена команды сделать что-то на словах — это не задача. Один сотрудник забыл, другой понял не так, третий услышал не все. Результат никому не понравится — его вообще не будет, потому что за задачу не взялись, либо он получится совсем не таким, как ожидали. 

Важно сохранять суть договоренности — создавать задачу и собирать в нее всю нужную информацию. Это «точка отсчета»: момент, когда становится понятно, что нужно делать, для чего и кто этим займется.

Задачи удобно фиксировать в таск-трекерах. Наша команда использует для этой цели Kaiten. Его основа — канбан-доски, которые можно подстраивать под себя и свои процессы. На доске есть колонки, где каждая отвечает за определенный этап работы над карточками. 

Обычно на нашей доске есть такие колонки:

• Backlog. Хранятся все задачи, которые нужно сделать. Также здесь находятся запросы и идеи, которые обговаривали с клиентом на встречах и в мессенджерах. Так мы ничего не упускаем. 
• To Do (this week). Эта колонка — рабочая зона на текущую неделю с запланированными задачами. Команда обновляет и согласовывает с клиентом список карточек каждый понедельник. Сотрудники работают так, чтобы в конце недели в колонке не оставалось карточек. 
• Doing. Здесь находятся задачи, с которыми команда уже работает. Также в колонке бывают карточки, которые нужно доработать или согласовать с клиентом. 
• Done [текущий месяц]. Сюда перемещают выполненные задачи. Позже с помощью данных из колонки собирают ежемесячный отчет и анализируют, что удалось выполнить.
• Ideas. В этой колонке собирают предложения и мысли, которые пока не стали четкими задачами. Их основа или детали могут оказаться полезными для будущих задач. 
• Other. Колонка для хранения документов и полезных ссылок. Например, здесь собирают контент-календари и PR-планы, чтобы быстро их находить. 

Ежедневно команда актуализирует доску — открытые задачи перемещает в Doing, завершенные отправляет в Done. При необходимости дополняют и уточняют информацию. 

Когда появляется что-то новое, это сразу отправляют в карточку, например:

• обсуждения в чатах;
• запросы и предложения от клиента;
• идеи сотрудников.

Если в течение недели появляются неотложные работы, для них создают карточку и добавляют в открытый спринт. 

Разбивай задачи на части 

Любая большая задача может парализовать — начинает казаться, что с ней нельзя справиться и хочется все время отложить работу над ней. Часто в этом скрывается основная проблема крупных задач: в объемных формулировках команда не может найти точки опоры и прокрастинирует вместо работы.

Чтобы работа не останавливалась, поделите задачу на небольшие шаги, чтобы на выполнение каждого уходило не больше 12 часов. 

Например, вместо пугающе огромной карточки «Написать статью» лучше сделать несколько отдельных — сначала «Подготовить вопросы для спикера», потом «Провести интервью с героем» и так далее. Это позволяет двигаться вперед и при этом всегда знать, на каком этапе находится проект.

Но не надо уходить в крайности — если вы создадите десяток карточек с микрозадачами, это демотивирует количеством работы и усложнит контроль за выполнением.  

Если требуется много мелких задач, их лучше оформить в виде чек-листа. Это сделает доску более чистой визуально, а команде будет проще разобраться в задачах.

Еще один важный ориентир для проекта — прозрачность. Важно, чтобы клиент и команда видели:

• что происходит прямо сейчас;
• как продвигается работа;
• на каком этапе проект;
• куда сотрудники тратят усилия.

Создавай четкое и понятное описание

Постановка задач требует отдельного навыка. Если в карточке не будет четкого описания того, что и как нужно выполнить, это может привести к путанице или не тому результату, который ожидался. В агентстве Rassvet.digital учат создавать такие описания к задачам, чтобы исполнитель не тратил время на уточнение или доработку результата.

Для корректного составления задачи команда обычно использует чек-лист:

• Цель. Следует пояснить для исполнителя, зачем нужно выполнить задачу и какой результат должен получиться. Поэтому в карточке на написание статьи важно указать, для чего она пишется — чтобы привлечь кандидатов, найти инвесторов или поддержать лояльность у клиентов.
• Контекст. Важно предоставить сотруднику все ресурсы, которые помогут ему точно разобраться в задаче и правильно ее выполнить. Так, в карточку иллюстраций к статье можно прикрепить для дизайнера текстовое описание желаемого результата, а также похожие публикации и визуальные референсы. 
• Содержание задачи. Нужно максимально конкретно указать формат, в котором заказчик хочет видеть результат. Если это новость, то в описании карточки можно указать такой посыл: «Составить подробную новость для CNews в объеме до 3500 знаков. Написать про обновление продукта и изменения на рынке».
• Технические требования. Важно указать все параметры, которые должны быть у итогового файла: его вес, размер, тип, количество штук или вариантов. Если это макет для баннера, то можно написать, что он нужен в формате JPG и размером 1200х600 пикселей.

Сроки. В каждой карточке нужно указать выполнимый итоговый дедлайн и контрольные точки проверки, к которым должна быть готова часть работы — чекпоинты.

Важно. Даже если заказчик все правильно оформил и подробно расписал, стоит проговорить задание для сотрудника лично, а затем спросить, что может быть в этом непонятного. 

При желании можно попросить исполнителя пересказать задачу — это поможет увидеть, верно ли он ее понял. Иногда во время ответа оказывается, что сотрудник все понял неправильно. Поэтому лучше проверить заранее, чем потом срочно переделывать. 

Расставляй приоритеты

У любого PR-менеджера в любой момент может появиться что-то срочное в работе. Из-за этого приходится быстро менять приоритеты так, чтобы не пропускать выполнение других важных работ. Это проще, если человек умеет быстро оценивать, сколько времени ему нужно на задачу, какая из них более значимая, а какая — более срочная.

Приведем пример. Если сотруднику нужно составить и опубликовать комментарий для издания, то это самостоятельная задача — работа его коллег не зависит от скорости написания или качества комментария. 

Но если сотрудник пишет текст для лендинга, то это цепочка. Только после завершения задачи копирайтером начинает работать дизайнер, а после них — верстальщик. От одного текста зависит выполнение сроков всего проекта и загруженность команды. Поэтому важно отслеживать ключевые сроки и стремиться не двигать их. 

Еще один важный показатель — в каком соотношении находятся затраченные усилия и полученная польза. Если задача простая, но значимая, то она должна быть на первом месте. Карточки с невысокой ценностью и большими объемами работы можно отложить.

Постепенно команда учится понимать, сколько сил, времени и финансов уйдет на выполнение определенной задачи. 

Важно. Иногда стоит сразу и честно признать — некоторые задачи можно вообще не выполнять. Так освободятся ресурсы на то, что стоит выполнить.

Смотри на общую картину

Важно, чтобы менеджер мог видеть все процессы, а не отдельные задачи. Команда работает с цельным проектом, у которого есть не только начало и конец. 

Нужно зафиксировать ключевые этапы на доске, иначе задача может растянуться во времени и потерять форму, а вы — контроль над работой. Часто так работают начинающие менеджеры — отмечают начало и конец работ, и не следят за задачами и этапами между точками.

Чтобы на проекте не было хаоса в работе и сдвигов в графиках, важно определить промежуточные точки проекта и указать все, что должно быть выполнено перед началом следующего этапа. 

Опытные менеджеры так действуют на интуитивном уровне. Но если задача принципиально новая или кажется сложной — лучше начать двигаться от обратного. 

В этом случае руководитель мысленно двигается от финала проекта к его началу и расставляет примерные промежуточные точки.

Как это может выглядеть. Если мероприятие будет проходить 20 июля, то: 

• 5 июля — подготовлена и забронирована площадка, оплачены все подрядчики;
• 25 июня — открыта регистрация на мероприятие;
• 20 июня — готовы макеты и контент.

Если любая из задач не будет выполнена в срок, то придется либо двигать мероприятие на более поздние даты, либо пропускать часть задач.  

Когда команда умеет видеть проект в качестве цепочки связанных между собой задач, им проще не терять контроль.

Успешные компании уже используют Kaiten Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно

Попробовать

Говори об ошибках сразу

Любой человек может потерять задачу или выполнить ее не так, как от него ждали. Главное в этой ситуации — понять, что пошло не по плану, найти причины и сделать выводы. Каждая ошибка может улучшить процесс, если разбираться в ней, а не игнорировать или бояться. 

Часто возникает путаница между понятиями «делать» и «сделать». Пока карточка остается в колонке «В работе», нет результата — возможно, она «застряла» из-за перегрузки исполнителя или на проверке. Также бывает, что сотрудники берут на себя слишком много обязательств и не успевают их выполнить.

Чтобы не допускать такого, в агентстве Rassvet.digital делят работу на короткие отрезки по неделе и планируют на это время спринт. В понедельник команда ставит для себя цели, а в пятницу смотрит на результаты. Также компания проводит короткие стендапы утром и вечером, чтобы контролировать процессы и быстро находить места, где начинается проблема. 

Одно из главных правил агентства — не ждать, если что-то пошло не по плану, и не молчать. Это значительно увеличивает шансы все вовремя исправить и решить, не допускать выгорания и конфликтов в коллективе.

Вместо итога

Kaiten — универсальный инструмент, который помогает команде выстраивать процессы и делать их прозрачными, а еще — не упускать даже самые срочные задачи. Если подход к работе у агентства будет меняться, то Kaiten все равно останется полезным сервисом.