От Jira к Kaiten: как команда Планёрки нашла новый дом для своих проектов после вынужденной миграции
История DeepVoice Labs: как перенести три команды в новый таск-трекер и ничего не забыть при переезде
Здравствуйте! Я Даша, и я работаю контент-маркетологом в Kaiten, моя задача — делать сложные IT-концепции понятными для обычных пользователей. Недавно я узнала интересную историю о том, как наша система помогла команде, создавшей сервис, которым я сама пользуюсь для планирования встреч.
Создатель сервиса «Планёрка» Роман Рабочий поделился своим опытом перехода с Jira на Kaiten. Этот переход стал не просто сменой инструмента, а настоящим спасением для данных компании. Ведь грядущие проблемы с Jira не заставили себя ждать. Потерять данные в этой битве — не наш принцип. Мы принялись за дело.
Три кита DeepVoice Labs
Итак, DeepVoice Labs развивает три полезных продукта:
- Планёрка — инструмент для организации встреч
- Маша — умный голосовой ассистент
- Писец — система преобразования голоса в текст
На протяжении десятилетия команда использовала Jira для управления проектами. Там хранились все рабочие процессы: от Канбан-досок до технической документации. Особенно важной была специальная интеграция: через нее пользователи оставляли запрос техподдержке. Эта интеграция автоматически создавала тикеты на доске Jira. Преимущество Kaiten — модуль Service Desk, который принимает аналогичным образом заявки.
Когда привычный мир начал рушиться
Проблемы начались после получения уведомления от Atlassian о скором прекращении обслуживания. Команда попыталась сохранить доступ, создав легенду о работе из Турции.
Мы предприняли попытку доказать наше присутствие в Турции, создали соответствующие адреса и даже провели оплату через турецкие сервисы
Роман Рабочий
Однако эта стратегия оказалась временным решением. Сотрудники были вынуждены постоянно использовать VPN, что создавало дополнительные риски. После случая с блокировкой аккаунта одного из специалистов, забывшего включить VPN, стало ясно — нужно искать альтернативу.
Новое начало с Kaiten
Миграция на Kaiten оказалась неожиданно простой. Роман сам протестировал сервис и понял, что заноса гораздо меньше, чем в работе с другими сервисами. И быстро перенес в Kaiten всю команду.
Перенос Канбан-досок занял считанные минуты. В новой системе команда организовала работу по трем основным направлениям:
• техническая разработка,
• маркетинг и продвижение,
• клиентская поддержка.
В Kaiten каждый проект получил собственное пространство, объединяющее технические и маркетинговые задачи.
В компании всего три проекта, но для них разработаны процессы в нескольких направлениях:
- технические задачи по улучшению продуктов,
- продвижение и контент-маркетинг,
- техническая поддержка клиентов.
Для каждого проекта было создано отдельное пространство, где объединены технические и маркетинговые задачи. Здесь можно найти бэклог и рабочую доску для технических вопросов, а также доску для задач, связанных с продвижением. Это позволяет наблюдать за всеми аспектами проекта на одном экране. Каждый сотрудник может видеть свои текущие задачи и статус их выполнения.
У Романа также есть личная доска, которую никто из сотрудников не видит. Как он выглядит:
И единственный процесс, который не был перенесен из Jira, касается поддержки пользователей. В DeepVoice Labs используется голосовой бот-помощник, который общается с клиентами вместо операторов и может создавать заявки в Jira по необходимости. Чтобы интегрировать этот процесс в Kaiten, потребовалось бы полностью перенастроить систему, что требует значительного времени.
В компании приняли решение действовать более решительно и сейчас работают над созданием собственного SAAS-сервиса для технической поддержки клиентов.
Спасение базы знаний
Особенно ценным оказалось восстановление базы знаний из Confluence. Благодаря встроенному автоматическому импорту задач и документов из ушедших систем планирования в Kaiten, команда смогла сохранить годами накопленную информацию.
Также команда сохранила систему вложености своей базы знаний при ее переносе в Kaiten.
Период адаптации
Переход на новую систему Роман сравнивает с ремонтом привычной дороги. Представьте, что вы годами ходили одним и тем же путем, знали каждый поворот, а потом пришлось искать новый маршрут. Да, он может оказаться даже лучше, но требуется время, чтобы это понять и привыкнуть.
Несмотря на первоначальные сложности, мы довольны переходом на Kaiten. Нам удалось сохранить привычные рабочие процессы и избежать хаоса. Жаль только потраченного времени и нервов на тщетное сохранение процессов работы в прошлой системе
Роман Рабочий
