Notion уходит из России: чем его можно заменить?

Боль, разочарование и паника — Notion объявил, что уходит России. Онлайн-органайзер закроет доступ для всех пользователей на территории России 9 сентября 2024-го года — через 2 недели. Можно плакать и страдать, а можно за эти 2 недели разобраться, чем заменить Notion в России, и даже освоить новый планировщик задач — Kaiten. 

В этой статье мы не будем убеждать вас в том, что Kaiten — это копия Notion, потому что это не так. Но разберем, почему уходит из россии такой гигант планирования, чем платформы похожи друг на друга, и как в Kaiten можно решать те задачи, которые вы привыкли делать в Notion.

Почему Notion ушел из России?

Из-за пакета санкций многие зарубежные компании уходят из России, потому что не могут полноценно взаимодействовать с российскими потребителями и вынуждены их заблокировать. С 12 сентября 2024 года американские платформы не смогут предоставлять облачные услуги на территории РФ. А Notion как раз является облачной платформой для хранения заметок, задач и целых проектов.

Ранее многие пользователи из России уже жаловались на медленную загрузку платформы и периодическую блокировку, но с 12 сентября сервис окончательно покидает российский рынок:

• запретит создавать новые аккаунты из России;
• удалит все пространства текущих российских потребителей. 

Если пользователь оплатил подписку, то это не повод оставлять ему пространства — Notion удалит даже платные аккаунты. Даже если сотрудник работает на иностранную компанию, которая пользуется Notion, но у него российский IP, его учетная запись просто удалится. 

В подобных условиях целые онлайн-офисы вынуждены искать новые системы управления проектами. Одна из таких альтернатив — российское решение Kaiten.

Как перенести данные из Notion?

Сохранить данные из Notion можно, импортировав все пространства в выбранном формате: PDF, HTML или CSV. Дальше можно будет загрузить эти данные в Kaiten. Доски — через импорт CSV-файла, документы — копи-пастом.

Чем похожи Kaiten и Notion

Какие функции есть в Kaiten, которыми активно пользуются любители уходящей платформы?

Вот краткая сводка:

Фиксация и визуализация задач

Многие клиенты Notion использовали систему для планирования и визуализации задач. Они сами собирали на платформе Kanban- или Scrum-доски для работы по методологии Agile.

Kaiten — это сервис управления проектами, где пользователи могут также визуализировать свои проекты, отслеживать выполнение задач с помощью гибких канбан-досок с привычными колонками вроде «очередь», «в работе» и «готово». Даже в бесплатном тарифе они могут создавать неограниченное число досок, колонок и пространств, что делает настройку процессов в Kaiten максимально адаптивной под любой проект. 

Чек-листы

Все мы любим Notion за чек-листы. В нем можно вести трекер-привычек, декомпозировать задачи и отмечать галочками завершенные пункты.

Не будем обнадеживать: Kaiten — платформа не для отметок привычек. Он для работы, для удобного управления задачами, поэтому в нем есть функция чек-листов, но их можно вставлять только внутрь карточки задания. 

Что еще удобно: на каждый пункт чек-листа в Kaiten можно назначить ответственного и установить срок. 

В процессе выполнения заданий в чек-листе будет отображаться:

• прогресс,
• кто выполнил пункт,
• время выполнения каждой подзадачи.

Система вложенности

Многие пользователи не просто хранят в Notion списки задач и информацию о проектах, а выстраивают целую систему вложенности. Когда для каждого проекта есть отдельное рабочее пространство, на нем — колонки для этапов работы и карточки задач с прикрепленными к ним документами.

Хранить проекты можно было по карточкам или по ссылкам на главной странице.

В Kaiten тоже есть удобная система вложенности, которая позволяет разделить информацию по проектам и ответственным. 

А еще в Kaiten можно разместить на одном пространстве несколько разных досок, объединив разные проекты или процессы на одном экране:

При создании новой доски Kaiten сам предлагает шаблоны досок с разными этапами в зависимости от методологии, в которой работает компания. То есть пользователям не обязательно самим настраивать колонки с нуля, как они это делали в Notion, хотя и такая возможность тоже присутствует.

Всю информацию по задачам сотрудники также могут хранить в карточке: сроки, ответственные, описание задачи и цели, метки, специальные пользовательские поля, чек-листы, файлы и многое другое. Здесь же в карточке участники могут вести переписку по поводу поручения, чтобы не терять всю информацию и историю выполнения задачи. 

База данных: создание и хранение документов 

В Notion можно создавать и хранить документы. Писать статьи и выкладывать их в общий доступ, создавать таблицы для командного редактирования.

В Kaiten также есть раздел Документы, в котором можно создавать и редактировать файлы, добавляя в них различные элементы, помимо текста: таблицы, изображения и видео, вложения, части кода, превью майнд-мэпов, ссылки на карточки задач и многое другое.

Также как и в Notion, в Kaiten можно публиковать документы для внешних пользователей, а также объединять документы в структуру папок и вложенностей. Например, таким образом можно создать базу знаний компании или собрать важные рабочие документы в одном месте.

Ведение календарного плана

В Notion, чтобы посмотреть задачи в календарной сетке, пользователи должны были вручную переносить их в режим календаря. А в Kaiten карточки, у которых проставлен срок, добавляются в Календарь автоматически:

Особенно этот формат отображения задач будет удобен для контент-специалистов. Ведь он позволяет составлять подробные контент-планы, не выходя из основного рабочего инструмента. 

Мобильное приложение

Платформа Notion предлагала мобильное приложения для пользователей, но те часто жаловались на неудобство мобильной версии. Она не всегда синхронизировалась с версией ПК, что замедляло работу. 

Разработчики Kaiten создали полноценное приложение для iOS и Android, которое в режиме реального времени синхронизируется со всеми пространствами. Через него пользователи могут ставить задачи, передвигать их по колонкам, редактировать карточки и много другое, что доступно в ПК-версии.

Также у Kaiten есть веб-версия приложения, чтобы пользователи могли заходить в него через браузер, не скачивая на устройство. 

Диаграмма Ганта

В Notion пользователи могут просматривать задачи в режиме TimeLine. Такой режим помогает быстро соотнести сроки и увидеть последовательность задач. 

В Kaiten тоже есть подобный режим просмотра задач — Диаграмма Ганта, где сотрудники могут видеть:

• проект, которому принадлежит задача;
• ответственных за выполнение исполнителей;
• связи между задачами;
• все подзадачи — связь дочерних и родительских карточек;
• вехи массивных проектов.

Telegram-бот

Да, Notion предлагает Telegram-бот для отправки контента в рабочее пространство, но через него пользователь не может взаимодействовать с задачами.

В Telegram-боте Kaiten, пользователи могут:

• ставить задачи;
• получать уведомления об изменениях в пространстве;
• оставлять сообщения в чате карточках задач;
• получать напоминания о приближающихся сроках.

Как начать пользоваться Kaiten бесплатно?

Любой желающий может воспользоваться бесплатной версией Kaiten. В ней можно создавать неограниченное количество досок, пространств, задач и документов. Можно добавлять любое число пользователей. При этом она нет никаких ограничений по времени, как и в бесплатной версии Notion.

А если хочется попробовать дополнительные функции Kaiten, которых нет в Notion, можно протестировать платные тарифы Standard и Pro, на них есть пробный период в 14 дней. 

Kaiten — конструктор, Notion — песочница: в этом их главное отличие

В Notion есть тысячи мелких крупиц, из которых пользователь может собрать любое рабочее пространство. Даже без досок и таблиц.

Kaiten состоит из более крупных элементов. Из него, как из лего, тоже можно собрать гибкое адаптивное пространство. Мы не будем притворяться, что Kaiten сможет стать заменой для всех пользователей Notion, но части из них, кому нужно больше структурности, точно понравится новый инструмент планирования и управления задачами. 

Другие альтернативы Notion

Несмотря на то, что США запрещает своим компаниям предоставлять облачные услуги в России, из-за чего многие из них вынуждены закрывать доступ российским пользователям, на рынке есть множество отечественных решений. 

Yandex Wiki

Это полностью бесплатная альтернатива Notion для создания и хранения базы данных компании. В нем пользователи могут создавать:

• документы и инструкции;
• заметки;
• таблицы баз данных;
• вложенные страницы с перекрестными ссылками.

Также он интегрируется в Яндекс Трекером, из которого команды могут выгружать задачи в Wiki или наоборот —  прикреплять в Трекере ссылки из этого сервиса.

Moo.Team

Это не сервис создания заметок, а скорее как Kaiten — конструктор для планирования и визуализации задач. Он больше подходит для тех, кто использовал Notion для управления проектами. 

Также через платформу можно:

• создавать документы;
• вести отчетность;
• управлять доступом пользователей;
• представлять задачи в виде календаря;
• распределение задач по проектам.

Moo.Team тоже предлагает бесплатную вечную версию. Стоимость платных тарифов начинается от 990 рублей.  

Yonote

Несмотря на то, что сервис перестает работать в России, компания Yonote может вдохновить любителей Notion своим интерфейсом. Они также могут в нем:

• создавать базы данных;
• делать пометки;
• вести трекеры привычек;
• добавлять яркие цвета в пространства.

Но на бесплатном тарифе можно хранить файлы размером до 50Мб. Чтобы расширить хранилище до 20Гб нужно заплатить 149 рублей за месяц, для безлимитного хранения данных — 249 рублей.