Разбираемся с приоритетами: гайд по матрице Эйзенхауэра и ее интеграции в Kaiten
О расстановке приоритетов и эффективном управлении задачами без перегрузок с помощью матрицы Эйзенхауэра в Kaiten
Каждый день вы сталкиваетесь с десятками личных и рабочих задач — срочных, важных, неотложных и просто навязчивых. Как не утонуть в этом потоке и заниматься тем, что имеет значение? Почему одни люди успевают больше, а другие бесконечно «тушат пожары»? Решение кроется в умении правильно расставлять приоритеты.
В статье разбираемся, что такое матрица Эйзенхауэра в тайм менеджменте, как она помогает отделить важное от срочного — и как интегрировать этот подход в ваш рабочий процесс с помощью Kaiten.
Почему «горят» дедлайны и как с этим помогает матрица Эйзенхауэра
Сотрудники работают на износ, но список дел не уменьшается, дедлайны сгорают и по-настоящему важных результатов минимум. Так выглядит типичная перегрузка, вызванная хаотичной системой приоритетов. При такой организации работы команда тратит время на то, что требует немедленного внимания, но не всегда приближает к целям.
С этой проблемой и помогает справиться матрица Эйзенхауэра — метод, который предлагает простую и эффективную модель расстановки приоритетов и принятия решений.
Суть метода заключается в разделении всех задач на 4 группы, разделяя их на важное и срочное. Так появляются 4 квадранта:
- Срочное и важное;
- Важное, но не срочное;
- Срочное, но не важное;
- Неважное и не срочное.
При этом матрица Эйзенхауэра — не панацея для любых случаев и не универсальная инструкция борьбы с авралами и просроченной работой.
Но принцип матрицы помогает перестроить мышление: вместо панической работы над всем подряд — осознанный выбор того, что действительно стоит времени и усилий.
Принцип 4 квадрантов: что такое матрица Эйзенхауэра и как она устроена
Матрица Эйзенхауэра — метод приоритизации задач для эффективного управления личными или командными временем и ресурсами.
Его авторство приписывают 34-му президенту США Дуайту Эйзенхауэру, известному умением принимать быстрые и стратегически верные решения в условиях огромной нагрузки. Он делил задачи не просто на «сделать» и «позже», а по двум критериям: важность и срочность.
Согласно методике все задачи оцениваются по двум параметрам:
- Срочность — требует ли задача немедленного внимания? Есть ли у нее приближающийся дедлайн?
- Важность — влияет ли задача на достижение долгосрочных целей, стратегических результатов или ценностей?
Комбинируя эти критерии, вы получаете 4 квадранта, по которым вы оцениваете все свои задачи и дела.
Квадрант I — срочно и важно
Это задачи, которые критичны и по срокам, и по значимости. Обычно это последствия плохого планирование, кризисов или экстренных непредвиденных дел, которые нельзя игнорировать.
Примеры:
- У клиента перестал работать основной функционал продукта.
- Заканчивается срок подачи налоговой отчетности.
- Сегодня дедлайн по проекту от ключевого заказчика.
Квадрант II — важно, но не срочно
Это самые ценные задачи — они развивают бизнес, продукт и команду. Но их легко откладывать, потому что они не «давят». Именно на этих задачах нужно фокусироваться после решения срочных дел.
Примеры:
- Стратегическое планирование.
- Улучшение рабочих процессов, рефакторинг кода.
- Разработка новых фич, которые увеличат ценность продукта.
- Обучение команды, развитие профессиональных навыков.
Квадрант III — срочно, но не важно
Это задачи, которые требуют немедленного ответа, но не несут стратегической ценности для бизнеса. Их часто создают чужие приоритеты — внешние сообщения, звонки, срочные «пожелания».
Примеры:
- Отвечать на письма и сообщения в мессенджерах.
- Составление регулярных отчетов, которые можно автоматизировать.
- Участие в собраниях, где ваше присутствие не критично.
Квадрант IV — не важно и не срочно
Это задачи, которые не приносят пользы ни вам, ни компании. Они крадут время и внимание. Не все из них однозначно плохие, некоторые могут быть полезны для отдыха, если делать их осознанно.
Примеры:
- Бесцельный скроллинг ленты.
- Созвоны без повестки.
- Микро-задачи, которые возникли спонтанно, но не дают ценности.
Для общего примера представим себе маркетолога. Распределение его типичных задач в таблице Эйзенхауэра может выглядеть так:
Такое распределение помогает маркетологу — и всей команде — понять, что действительно влияет на результат работы, а что — только создает ощущение бурной деятельности.
Как построить матрицу Эйзенхауэра для команды
Матрица Эйзенхауэра — инструмент, который часто применяют для наведения порядка в личных делах. Но его польза заметна и при внедрении в работу команды или всей компании. Метод может помочь убрать хаос из планирования и сфокусироваться на важных для предприятия вещах.
При этом стоит отметить, что подход не решает все проблемы с расстановкой приоритетов в задачах, поэтому может выступать лишь частью комплекса решений для организации эффективной работы.
Шаг 1. Соберите пул задач
Начните с выгрузки всех актуальных задач. Это могут быть:
- элементы из таск-трекеров,
- запросы от смежных команд или клиентов,
- инициативы и идеи, ждущие своего часа,
- операционные обязательства (еженедельные отчеты, регулярное техобслуживание и т. д.).
Соберите все пункты в один список без фильтрации, чтобы затем разложить по приоритетам осознанно.
Шаг 2. Назначьте ответственных
У каждой задачи должен быть ответственный — человек, который отвечает за выполнение задания в срок и его итоговый результат.
Без ответственного оценка важности и срочности становится субъективной и размытой.
Шаг 3. Определите единые критерии важности
На этом этапе важно договориться: что для команды/бизнеса считается важным. В крупных организациях без общего фреймворка приоритизация быстро превращается в бесплодную дискуссию.
Вот возможные ориентиры:
- OKR (Objectives and Key Results) — задачи, влияющие на ключевые цели квартала или года.
- KPI — если задача помогает достигать метрик эффективности команды.
- Стоимость простоя — финансовые потери из-за невыполнения (например, задержка релиза на месяц = упущенные продажи).
- Риски — задачи, игнорирование которых ведет к юридическим, техническим или репутационным проблемам.
Если не определить эти критерии заранее, участники будут опираться на личные ощущения, что приведет к неправильной расстановке приоритетов и асинхронной работе в разных направлениях.
Шаг 4. Проведите фасилитационную сессию по приоритизации
Организуйте встречу, на которой команда:
- Разбирает задачи и выносит их на общую платформу (можно на бумагу или в Excel-таблицу, но лучше в таск-трекер, например, в Kaiten).
- Совместно раскладывает задачи по 4 квадрантам матрицы.
- Обсуждает спорные задачи, договариваясь об их месте в рабочем процессе.
- Фиксирует принятые решения: кто делает, когда и как.
В результате применения метода команда начинает мыслить приоритетами, а не дедлайнами. Руководство видит, что сейчас в фокусе. А сотрудники — почему одни задачи попали в работу, а другие отложены или исключены из планов.
Чем полезен Kaiten в применении метода
Kaiten — платформа для организации рабочих процессов, которая позволяет визуализировать задачи и управлять ими. Система предлагает ряд полезных функций для внедрения метода Эйзенхауэра и его адаптации под команду или компанию.
Канбан-доски
Самый простой и наглядный способ — создать канбан-доску, где каждая колонка соответствует одному из квадрантов матрицы.
Отдельную колонку можно назначить под бэклог, где будут скапливаться все задачи, ждущие своей очереди для распределения в квадранты.
Такое визуальное представление поможет сразу оценить объем работы в каждой группе, определить баланс приоритетов и не позволить срочным, но второстепенным задачам вытеснить действительно критичные.
Назначение ответственных
В Kaiten вы можете назначать ответственных на каждую карточку задачи. Это позволяет отслеживать, кто за что отвечает, а также быстро организовать обсуждение задач, которые попадают в спорные зоны приоритизации (например, между квадрантами II и III).
Использование меток и фильтров
Добавьте метки для каждого квадранта матрицы. Вы также можете создать и другие метки, например «Риск», «OKR», «Клиент», «Техдолг» и т. д. Это поможет сегментировать задачи и лучше аргументировать их размещение в конкретном квадранте.
С помощью фильтров легко выделять задачи по типу, приоритету или конкретному сотруднику.
Установка сроков и дедлайнов
Срочность — один из ключевых параметров матрицы приоритизации. В Kaiten вы можете устанавливать сроки выполнения и отслеживать приближение дедлайнов прямо на карточке. Это помогает не допустить, чтобы задачи из квадранта II (важные, но не срочные) внезапно не превратились в кризис из квадранта I.
Отслеживание перегрузки сотрудников
Kaiten показывает нагрузку на каждого участника, визуализирует прогресс по задачам и позволяет отслеживать узкие места. Так вы видите, где команда застревает, и какие квадранты перегружены — сигнал к пересмотру приоритетов.
Автоматизация действий
При помощи сценариев автоматизации можно не тратить время на рутинные задачи, а доверить это системе. В Kaiten вы настраиваете событие-триггер и последующее действие с карточкой.
Например, доступно автоматическое назначение определенных сотрудников ответственными для всех карточек, попадающих в квадрант III. Так не важная, но срочная работа будет быстро делегирована.
Или все задачи с тегом «Обучение» будут автоматически назначать в квадрант II, чтобы постоянно помнить о развитии и улучшении навыков.
В Kaiten также доступна настройка повторяющихся задач. Например, задание по ежемесячному отчету можно автоматически создавать на доске в колонке квадранта III в одно и то же число месяца. А благодаря сценарию автоматизации легко назначать ответственным конкретного сотрудника в эту карточку, как только она появляется.
Уведомления
Система уведомлений поможет вовремя увидеть важные изменения в карточках задач.
Возьмем предыдущий пример — вы настроили автоматизацию и делегируете ежемесячный отчет из квадранта III определенному сотруднику. Чтобы в потоке работы исключить риск потерять или забыть задачу, настройте уведомления. Сотруднику моментально будет приходить оповещение, что он назначен ответственным за задачу на e-mail, в Telegram ли по другим каналам.
Ограничения
Система позволяет задавать условия для перемещения карточек по колонкам или в данном случает в другие квадранты. Например, задача может быть перемещена в другие квадранты только при определенных условиях.
Пример — задача на проработку новых рекламных акций, которая определена как важная, но не срочная (квадрант II). Если владелец бизнеса одобрил новые акции в этом месяце, то задача не должна быть расценена как неважная и несрочная (квадрант IV).
Внедрение матрицы Эйзенхауэра в Kaiten делает приоритизацию не разовой акцией, а ежедневной практикой. Команда начинает мыслить в категориях ценности и фокусируется на задачах, которые действительно двигают бизнес вперед.
Масштабирование матрицы: от личных дел к корпоративному портфелю проектов
Таблица Эйзенхауэра помогает легко сконцентрироваться на важном. Но ее возможности раскрываются по-настоящему, когда она перестает быть личным трекером и становится частью корпоративной системы управления приоритетами.
Доски компании, отделов и сотрудников
В Kaiten вы можете связать стратегические цели компании, командные задачи и индивидуальную работу сотрудников в единую структуру благодаря рабочим канбан-доскам:
- Общая доска компании отражает стратегический портфель задач: ключевые цели проектов, крупные инициативы.
- Командные доски содержат задачи по направлениям (маркетинг, разработка, клиентская поддержка и т. д.).
- Личные доски включают задачи отдельных сотрудников.
При этом команды и сотрудники видят на своих досках только ту работу, за которую они назначены ответственными. В свою очередь руководители могут просматривать всю структуру в целом, легко управляя карточками и данными в них.
Для этого в одном пространстве размещается сразу несколько досок разных подразделений и сотрудников, чтобы не переключаться между ними на разных вкладках.
Родительские и дочерние карточки
Для примера возьмем крупную задачу «Повысить конверсию в оплату на 15%», которая создана руководителем компании на доске проекта в квадранте II. Руководитель добавляет менеджера проекта в карточку задачи в роли ответственного, и она отображается на его личной доске.
Для выполнения этой задачи менеджер создает в ее карточке 2 дочерних, более мелких задачи: «Обновление посадочной страницы» и «Исследование целевой аудитории». В этих карточках тоже указываются ответственные и задачи появляются на их досках.
Теперь в родительской карточке видны дочерние задачи и наоборот.
Так крупная цель разбивается на ряд конкретных заданий у непосредственных исполнителей. Благодаря настроенным сценариям автоматизации, карточка может сразу появиться, например, в колонке квадранта I, как срочная и важная.
Таким образом, каждый сотрудник отвечает за свое поле деятельности, менеджер быстро поручает работу команде, а руководитель отслеживает общий прогресс по задаче и оценивает качество результата, без лишних вопросов, встреч и отчетов.
Аналитика
Чтобы не просто видеть ход работы, а понимать ее динамику, вовремя устранять трудности и правильно анализировать риски, в Kaiten есть функция аналитики. Более 10 разнообразных отчетов помогают опираться на конкретные показатели при принятии решений и управлении процессами.
Вот несколько метрик, которые могут быть полезны при применении матрицы приоритизации:
- Доля задач из квадранта I. Показывает, насколько часто вы работаете в авральном режиме. Если таких задач становится слишком много — это сигнал: важная работа не планируется заранее.
- Среднее время перехода задач из квадранта II в I. Если важные, но не срочные задачи систематически становятся неотложными — это индикатор недостаточного планирования или нехватки ресурсов.
- Скорость выполнения задач из квадранта II. Метрика, отражающая, насколько стабильно команда двигается к долгосрочным целям. Полезно отслеживать в разрезе кварталов.
- Количество задач из квадранта III. Позволяет увидеть, сколько энергии уходит на срочные, но не важные задачи. Часто именно они занимают больше всего времени.
- Процент задач, связанных с OKR или KPI. Помогает убедиться, что большинство усилий действительно ведут к достижению целей, а не распыляются на ненужную работу.
Благодаря точным метрикам, вы начинаете видеть не только, что делается, но и зачем это делается — и какие риски скрываются за внешним прогрессом.
Выводы
Матрица Эйзенхауэра помогает командам и компаниям сосредоточиться на действительно важной работе и не тратить силы на инициативы, бесполезные для конечного результата.
Благодаря возможностям Kaiten этот подход легко масштабируется от личных списков дел до командной работы и управления корпоративным портфелем проектов. Вместо гонки за дедлайнами, вы получаете прозрачную систему, где каждый сотрудник знает, что и зачем он делает, а менеджеры понимают, как это влияет на общий результат.
