Как макаронная из Киргизии экономит 35 человеко-часов в сутки с помощью Kaiten
Кейс о том, как современный планировщик задач сохраняет прозрачные процессы работы и экономит ресурсы компании на стадии активного роста
Когда команда растет, хаос в задачах и непонятные роли становятся значительной проблемой. Сеть кондитерских из Киргизии с командой в 200 человек перенесла все подразделения из Microsoft Teams на систему планирования Kaiten, чтобы лучше управлять всеми бизнес-процессами на локальных точках. Руководитель отдела маркетинга предприятия Самат Турдубаев рассказал о своем опыте создания понятных процессов в планировщике задач Кайтен.
Недавно наша команда посетила Бишкек и лично встретилась с сотрудниками кондитерской. На встрече они поделились своим опытом работы в Кайтен.
Кондитерская из Бишкека «Макаронная» начинала свою деятельность с небольшого производства макаронов. Сегодня бизнес состоит из сети кофеен и магазинов, охватывающих весь Кыргызстан. Также недавно кондитерская появилась в одном из городов Казахстана.
В компании сейчас трудится более 200 сотрудников, распределенных по различным отделам. Чтобы такая модель бизнеса с большим количеством человек и заведений развивалась и сохраняла качество продукции, предприятию просто необходим планировщик задач.
Миграция из Teams в Кайтен — новый планировщик от Scrum-мастера
Раньше вся команда работала в экосистеме Microsoft, поэтому для планирования задач бизнес использовал Microsoft Teams. Однако возможностей прошлой системы было недостаточно: в сервисе можно установить только сроки и исполнителей, без возможности указания других параметров и деталей задачи. Из-за этого некоторые задания терялись и коллеги тратили свои рабочие часы на поиск нужных данных.
В 2023 году в Макаронную пригласили Scrum-мастера — он и предложил заменить текущий трекер на более удобный и современный инструмент. Рассматривались разные платформы, и выбор пал на Kaiten по следующим причинам:
- анализ продуктивности позволяет отслеживать, сколько задач в работе у каждого сотрудника. Это помогает руководителю оценивать нагрузку на каждого члена команды;
- гибкая приоритизация дает замораживать задачи, которые можно или нужно отложить из-за изменения приоритетов или нехватки ресурсов;
- приемлемая стоимость подписки для компании с большим штатом всегда важна, чтобы затраты на одного пользователя оставались невысокими.
Макаронная поэтапно переносила все департаменты в Kaiten, потихоньку копируя задачи в новый таск-трекер, чтобы у сотрудников было время адаптироваться к системе. В итоге сейчас 70% штата работают в Кайтен.
Kaiten — инструмент для управления отделами и создания проектов
В кондитерской активно применяют Канбан-доски, чтобы наглядно следить за этапами выполнения задач и загруженностью коллег. Каждому подразделению выделено свое рабочее пространство, а для крупных проектов создаются отдельные доски. К примеру, сейчас ведется проект по запуску новой кофейни в городе Алматы. Такой большой процесс тоже можно прозрачно отслеживать и оптимизировать при помощи Кайтена.
Каждая доска включает стандартные Канбан-колонки: «Очередь», «В работе», «Готово». Задачи перемещаются по этим столбцам с помощью карточек. Команды обсуждают задачи прямо в карточках, где отмечают исполнителей. Это позволяет сохранять важные данные в одном месте, благодаря чему сотрудники не тратят время на их поиск в электронной почте и чатах.
Пространство отдела — бэклог идей и задач
Каждое рабочее пространство содержит в себе необходимую информацию для работы всей команды. Сотрудники отслеживают задачи на досках, а подробности по каждой их них фиксируются в карточках.
Например, в маркетинговом отделе настроены несколько досок.
Информация — здесь находятся все материалы для работы: цели и KPI, позиционирование кондитерской, график работы и другие важные данные. Сотрудники быстро получают доступ к этой информации, не переключаясь между программами. Это также облегчает процесс адаптации стажеров, избавляя от необходимости пересылать между собой материалы.
Точки роста — доска, где собраны стратегические задачи по развитию предприятия. Команда видит основные векторы развития бизнеса и понимает, в каком направлении ей двигаться.
Например, здесь есть задачи по продвижению аккаунта основательницы Макаронной: у неё мощный личный бренд, и отдел маркетинга активно работает над его усилением. Еще существуют доски для управления другими аккаунтами, что позволяет маркетологам точно планировать контент для социальных сетей.
Идеи — здесь фиксируются все идеи сотрудников. Некоторые из них принимаются в работу и постепенно продвигаются по столбцам. Эта доска хранит все новые задумки и помогает не упустить их из виду.
Запрос от других команд — дополнительная доска, которая есть во всех пространствах. Она соединяет друг с другом разные подразделения компании. К примеру, другая команда может войти в пространство маркетингового отдела и разместить новую задачу на этой доске.
Обеспокоенности — это особенная доска для всех сотрудников, где они могут делиться тем, что вызывает у них тревогу или затруднения в процессе работы. Они объясняют, как именно проблема мешает выполнению задач, рассматривают потенциальные решения и устраивают брейншторм в чате к карточке. Руководители с помощью этой доски отслеживают возможные риски и оперативно их предотвращают.
«Мы используем философию Кайдзен: ее главная мысль состоит в том, чтобы постоянно улучшать текущие процессы. Для этого мы и создали доску под названием «Обеспокоенности» — она помогает не упускать из виду проблемы, следить за их решением»
Самат Турдубаев, руководитель отдела маркетинга в Макаронной
Запустили кофейню в Казахстане с помощью Кайтен
Кроме повседневных задач, компания иногда запускает крупные проекты. В настоящее время Макаронная занимается открытием новой кофейни в Алматы. Это влечет за собой масштабные поручения и задачи, такие как аренда объекта, ремонт помещения, подбор персонала, закупка оборудования.
Запуск новой точки — это огромная ответственность. Открытие намечено на определенное число, поэтому все процессы должны быть точно отлажены, чтобы команда успела завершить весь ворох задач в срок. Ведение подобного запуска удобно осуществлять в отдельном пространстве в Kaiten, используя доски и карточки с различными дополнениями:
- чек-листы для декомпозиции крупной задачи на маленькие понятные подпункты;
- назначение исполнителей, которые отвечают за результат;
- метки дедлайнов для отображения задач на таймлайне и отслеживания прогресса.
Кроме стандартных досок, для мониторинга проектов применяется диаграмма Ганта. Она наглядно демонстрирует, как задачи распределены во времени и какие по ним дедлайны. Такой подход помогает оценить, успевает ли команда выполнить все промежуточные задачи к выбранной дате.
Ценности и миссия компании как часть базы знаний
В Kaiten можно вместе редактировать документы и создавать свою базу знаний, где команда хранит все необходимые рабочие материалы, документы, регламенты и заметки. В Макаронной разработали документ, который включает историю компании, ее принципы, планы на развитие и приоритеты.
С помощью такой базы знаний бизнес может собрать всю ключевые данные в одном месте. Действующие сотрудники могут быстро обновить свои знания, а новые — ознакомиться с необходимыми данными с самого начала.
Просмотр досок на планерках и создание отчетов
Для контроля задач сотрудники просматривают их через Kaiten на совещаниях. В реальном времени команды разворачивают Канбан-доску и обсуждают, что удалось выполнить за определенный период, а что сотрудники упустили и по каким причинам. Задания на доске распределены по этапам, что позволяет мгновенно оценить их статус выполнения и общую ситуацию по темпу работы.
Для анализа работы руководители формируют отчетный график «Накопительная диаграмма потока». Этот график помогает оценить текущие задания в проекте и загрузку сотрудников. Он выглядит, как наложенные друг на друга различные области. Каждая из областей визуально показывает:
- объем выполненных заданий,
- элементы, задействованные в работе (WIP),
- время постановки задач,
- объем текущих задач и поручений, который пока остаются в очереди.
Иногда при анализе команда приходит к выводу, что некоторые задачи лучше временно заблокировать. Для того чтобы не тратить ресурс на обдумывание блокировки, специалисты выделили несколько критериев задачи, которую нужно остановить. Например, если над задачей трудятся несколько сотрудников и один из них завершил свою часть задания, он блокирует задачу. Это показывает, что выполнение не задерживается из-за него, а ожидает действий от других участников.
Экономия времени и прозрачность процессов
С помощью Kaiten Макаронная создала единую систему управления задачами. Теперь вся информация по ним структурно хранится на одной платформе.
«Теперь все отделы могут прозрачно наблюдать за выполнением задач, которые отражены в Кайтен. Каждый сотрудник точно знает свои задачи на сегодня и завтра, что позволяет эффективно планировать их выполнение. А когда специалисты уезжают в командировки, они продолжают ставить и закрывать задачи с помощью мобильной версии сервиса».
Самат Турдубаев, руководитель отдела маркетинга в Макаронной
Благодаря Kaiten компания каждый день экономит около 35 человеко-часов, которые до этого команда тратила на разбор задач. Теперь сотрудники используют это время для запуска новых проектов и работы над текущими задачами.
