Как управлять командой проекта

Чтобы корабль пришел к пункту назначения, нужно, чтобы экипаж действовал слаженно, и каждый выполнял свою роль — навигатор следил за курсом, мотористы обслуживали двигатели, кок — готовил еду, а капитан — управлял командой и решал конфликты. Так и в любой деятельности, чтобы достичь общей цели, нужно распределить роли и задачи в команде, наладить коммуникацию ее участников, контролировать и решать кризисные моменты. Это и есть управление командой проекта, за которое отвечает его руководитель.

Что такое управление командой проекта

Управление командой проекта — процесс руководства и координации группы людей для достижения общей цели. Оно включает в себя:

• постановку целей и планирование этапов работы;
• распределение задач и ресурсов;
• постоянную коммуникацию с сотрудниками;
• мотивацию членов команды для достижения наилучших результатов;
• разрешение конфликтов и создание дружелюбной атмосферы в коллективе.

Система управления проектами для больших команд отличается повышенной сложностью. Однако есть общие правила работы с командой, которые подходят любому проекту.

Почему командой проекта нужно управлять

Может ли менеджер просто собрать команду, рассказать, что должно получиться в результате, и прийти в конце, чтобы принять проект? Конечно, может. Однако, придя накануне дедлайна, вы рискуете увидеть, что проект не доделан или готов, но итог вас не устраивает. При этом команда может состоять из самых лучших профессионалов отрасли. Грамотно выстроенная система управления командой проекта влияет на:

• Продуктивность. Сбалансированная нагрузка сотрудников не дает им выгорать. Реалистичные сроки и отсутствие препятствий в работе исключают количество ошибок при создании проекта. Высокая мотивация специалистов и отсутствие конфликтов могут привести к творческим решениям вопросов при работе над проектом, которые приведут к лучшим результатам.
• Сплоченность команды. Четкий план действий, понимание роли каждого члена и прозрачность работы над задачами позволяет членам команды оценивать ситуацию и приходить на помощь коллеге, когда это необходимо.
• Удовлетворенность работой. Удовлетворенный своими задачами работник усерднее трудится на благо всей команды и не пытается найти место получше. Низкий отток кадров экономит деньги компании на обучение новичков и работу HR-отдела.
• Обучение. При работе над проектом нужно думать не только о настоящем, но и о будущем. Если у опытного сотрудника нет завала в работе, он может тратить свободное время на передачу своих знаний. И вот, в конце проекта у вас в команде уже два опытных сотрудника, которые будут работать еще лучше на новом проекте.

Роли в проектной команде

Члены команды, как детали автомобиля: у каждого есть свои функции и только их уникальные умения позволяют приводить проект в движение.

В команде можно выделить 4 основные роли:

• Заказчик. Он говорит, каким должен быть результат проекта, и для чего он вообще создается. Он же и принимает выполненную работу.
• Менеджер проекта. Это человек, который помогает спланировать весь проект, определить задачи для каждого члена команды и следит, чтобы все работы были выполнены качественно и в срок. Также он общается с заказчиком и решает конфликты в команде.
• Бизнес-аналитик. Такой специалист нужен не во всех командах. Его задачи ― собрать данные о продукте и конкурентах, проанализировать аудиторию, спрогнозировать рыночные изменения и тренды. Часто аналитика считают исполнителем.
• Исполнители. Это все остальные члены группы. Если команда кросс-функциональная, ее члены могут быть представителями абсолютно разных специальностей. Например, при разработке сайта в команде нужен дизайнер, разработчик, SEO-специалист. Также рабочая группа может состоять из представителей одной профессии. Например, команда юристов, которые работают над сложным делом. В этом случае члены команды различаются уровнем квалификации.

Еще иногда выделяют лидера команды. Он не строит планы и не общается с заказчиками. Во многом лидер команды ― это исполнитель, который обладает авторитетом у специалистов. Им может стать опытный сотрудник. Все в команде будут обращаться к нему за советом. А также это может быть очень эмпатичный человек, который мотивирует и поддерживает остальных.

Всех, кто заинтересован в проекте и может оказать на него влияние, или непосредственно занимается его созданием, называют стейкхолдерами. То есть это сами члены команды проекта, а также CEO вашей компании, инвесторы, поставщики или государственные учреждения.

👉 Читайте подробнее про управление проектами по Scrum.

Состав команды

Состав команды бывает постоянным или проектным (временным).

Постоянный состав – это когда члены команды находятся в одной компании и регулярно работают над проектами вместе. Это могут быть отделы, которые предоставляют услуги внешним заказчикам, например, создают сайты. А могут делать проекты для своей компании, например, проект запуска новой услуги. Чаще всего такие команды сплоченнее, так как за долгую совместную работу уже успели найти общий язык друг с другом и отлично знают сильные и слабые стороны каждого члена команды.

Проектный состав собирается специально под конкретный проект. Люди в такой команде могут быть абсолютно незнакомы друг с другом. Для чего может собираться такая команда? Например, компании нужно разработать мобильное приложение. Она собирает команду, состоящую из своих штатных специалистов, и дополнительно приглашает разработчиков, которые работают с приложениями. Такой команде нужно больше времени на знакомство и у нее выше риск конфликтов, поэтому менеджеру нужно уделить особое внимание взаимоотношениям сотрудников.

Стили управления командой проекта

Организация управления командой проекта сильно зависит от состава команды. Для каждого из видов подойдут разные стили управления.

Командование, или авторитарный стиль

Этот стиль подразумевает жесткую иерархию. Цели, сроки и задачи приходят исключительно сверху. В этом случае менеджер должен подробно рассказать, какой ему нужен результат и за какие задачи отвечает каждый член команды. Авторитарный стиль эффективен в тех проектах, где не нужен творческий подход, например, для бригады строителей.

Однако проводить мозговые штурмы и вообще требовать нестандартных решений от подчиненных не получится. Также командование не поможет на крупных проектах, так как менеджер просто не успеет проследить за всеми работниками и раздать задания.

Еще стоит помнить, что люди безоговорочно готовы подчиняться единоличному руководителю только в том случае, если он является для них авторитетом, обладает высокой квалификацией в рамках проекта. Если подчиненные разбираются в работе больше менеджера, конфликтов не избежать.

Менторство

Этот стиль подразумевает больше свободы для сотрудников. Задача менеджера в этом случае ― помочь организовать работу и настроить коммуникацию между коллегами. Также ментор должен мотивировать и вдохновлять сотрудников на лучшие результаты.

Каждый член команды должен знать причину принятия каждого решения, чтобы была возможность оспорить решение и предложить варианты лучше. Менторство подходит для многих команд. Оно в меру творческое, но не лишено иерархии.

Поддержка

Этот подход не предполагает конкретных инструкций по выполнению проекта. Сотрудники сами должны построить путь к цели с помощью обсуждений и мозговых штурмов.

Каждый член команды должен чувствовать себя свободно и не бояться высказывать свои идеи и опасения. Управлять таким способом может быть непросто. Каждый член команды должен уметь слушать своих коллег и уважать их идеи. Задача менеджера ― управление взаимодействием в проекте и контроль за сроками выполнения. Он слушает мнения коллег и на их основе создает сбалансированный план работ.

Такой стиль подходит большим проектным командам, где много высококвалифицированных специалистов из разных областей.

Делегирование

Этот стиль требует высокого доверия руководителя к своей команде. Менеджер делегирует большую часть задач рабочей группе, опираясь на их профессионализм. Такой подход используют владельцы нескольких бизнесов.

Например, бизнесмен открывает три ресторана. Он не может находиться во всех них одновременно, поэтому ему нужно найти управляющих и их помощников, чтобы те присутствовали каждый день в заведении и управляли командой поваров и официантов. Такой стиль очень рискованный, но при правильно собранной команде может показать хорошие результаты.

Для таких стилей управления как менторство или поддержка часто используют гибкие методики управления проектами Scrum или Kanban. Также они подходят для управления интеллектуальной деятельностью.

👉Kanban VS Scrum: в чем разница

Советы и методы управления командой проекта

10 методов управления проектами мы уже подробно разобрали в нашем блоге. Здесь дадим простые советы, которые помогут наладить работу в любой группе.

• Разбивайте большие задачи на более мелкие. Если грамотно декомпозировать задачи, получится учесть все нюансы работы над проектом, распределить рабочее время сотрудников, избежать наложения задач друг на друга и других проблем.
• Установите четкие каналы связи. Определите ограниченное количество каналов для общения, удобные для всех членов команды: электронная почта, мессенджеры или видеоконференции. Так сотрудники будут быстрее отвечать на запросы и не пропустят важное сообщение.
• Доверяйте и делегируйте. Один человек не может уследить за всем, что происходит при создании проекта. Руководитель должен доверять профессионализму команды. Если команда полностью состоит из некомпетентных людей ― это ошибка при найме.
• Примеряйте роль своего сотрудника на себя. Старайтесь понять, в каких условиях находится сотрудник: с какими сложностями он сталкивается, какие задачи решает, где ему необходима помощь не только от коллег, но и от ментора. Это поможет вам говорить с ним на одном языке. Как специалист со специалистом, а не как начальник с подчиненным. Если отношения доверительные, сотрудник не будет замалчивать проблемы, поэтому ошибки можно будет решить на ранних этапах.
• Регулярно давайте обратную связь. Отмечайте успехи и указывайте на недостатки членов команды. Это поможет сотрудникам развиваться и достигать все лучших результатов в процессе работы над проектом.
• Будьте гибкими. Не всегда все идет по плану, поэтому важно уметь приспосабливаться по мере необходимости. Управление временем проекта ― одна из важных задач менеджера.
• Учитесь на ошибках. Проблемы случаются. Ошибки не повод делать сотруднику выговор. Если работников постоянно ругать, они будут скрывать свои промахи, из-за чего проблемы будут копиться до тех пор, пока весь проект не станет одной большой ошибкой. Пусть недочеты будут инструментом обучения для всех членов проектной команды. Даже для руководителя. Анализируйте проблемы и улучшайте свои рабочие процессы.
• Устраняйте конфликт на ранней стадии. Если возникает конфликт, решайте его прямо и конструктивно. Не позволяйте ему развиваться, иначе будет только хуже.

👉 Полезная статья про функции корпоративной культуры

Инструменты для управления командой

Для организации работы над проектом есть разные онлайн-сервисы. Профессиональные системы управления проектами упростят работу руководителя и улучшают коммуникацию в группе. Вот три совета, как сделать работу команды удобной.

Визуализируйте задачи

Для этого используют таск-трекеры. Таск-менеджер для команды ― это приложение, которое помогает вам отслеживать задачи и скорость их выполнения. Командный таск-менеджер помогает организовывать работу, расставлять приоритеты в задачах и отслеживать прогресс.

Например, в планировщике задач для команды Kaiten можно создать пространство для проекта и разместить там все задачи, которые должны быть выполнены. Вы можете работать по Канбан-методу: на доске отображены этапы работы, и задачи двигаются строго по этапам. Руководителю и сотрудникам будет легко наблюдать за прогрессом выполнения.

В карточке каждой задачи можно указать ответственных за ее выполнение и сроки, также добавить необходимые вложения: техническое задание, картинки, документы и другие необходимые материалы.

Используйте тайм-трекинг

Чтобы понимать, с какой скоростью реально работает команда, какие задачи были не выполнены в срок, сколько времени работает каждый член группы, необходимо использовать тайм-трекеры. Особенно он нужен командам, где есть специалисты с почасовой оплатой.

В Kaiten есть разные методы управления временем проекта. Например, можно устанавливать дедлайны. Если работа не сдана вовремя, дедлайн станет красным.

Также для отслеживания времени есть модуль «Учет времени». Каждый сотрудник запускает и останавливает таймер, фиксируя тем самым начало и конец работы над задачей. В административном разделе можно будет просмотреть полную сводку по всем карточкам на пространстве.

Чтобы увидеть полную картину выполненных задач, можно воспользоваться «Суммарным отчетом».

Используйте Диаграмму Ганта

Для детального планирования долгосрочного проекта есть Диаграмма Ганта. Это визуализация запланированных и текущих задач во времени с распределением рабочих часов каждого сотрудника.

Что можно сделать на Диаграмме Ганта:

• разместить задачи на календарное сетке;
• построить взаимосвязи между задачами;
• соединить зависящие друг от друга задачи и поставить их в нужной очередности;

• учесть, сколько рабочих часов понадобится для выполнения каждой задачи и спрогнозировать рабочую нагрузку.

На одном экране у вас будет полная информация о процессе работы над проектом.

👉 Что такое ГАНТ и Ресурсное планирование

Методы и инструменты управления командой проекта очень разнообразны. Задача управленца ― подобрать самый подходящий, опираясь на характеры и знания членов коллектива, а также на свой опыт.