От гипотез до продакшна: как Kaiten помогает продактам навести порядок

Разработка завязла в техдолге, дизайнер бесконечно правит креативы, сроки срываются, а CEO требует результатов — знакомо каждому продакту. Навести порядок в процессах поможет Kaiten, в котором видно весь путь работы над продуктом. Вы перестанете «тушить пожары» и начнете предотвращать их еще на стадии искры.

Но прежде — разберемся, почему вообще продакт-менеджерам необходима система, способная удерживать процессы в фокусе.

Почему продакт-менеджерам нужен системный инструмент

Работа продакта — это постоянное лавирование между стратегией и операционкой. Нужно следить за гипотезами, общаться с пользователями, передавать задачи в разработку, контролировать метрики и успевать адаптироваться к меняющимся приоритетам.

Без единой системы все разваливается на части: задачи дублируются, фидбек теряется, команда теряет фокус. Даже сильные идеи тонут в хаосе.

Kaiten помогает выстроить единое пространство для всей продуктовой работы:

• Все участники процесса видят одну и ту же картину — это снижает количество лишних созвонов и недопониманий.
• Изменения фиксируются прозрачно, и можно быстро отследить, как менялись приоритеты и почему.
• Появляется гибкость в управлении задачами, а не хаос. Если приоритет меняется — достаточно переставить карточку и обновить связи.
• Команда синхронизирована с целью продукта, потому что все этапы — гипотезы, тесты, решения — ведут к измеримому результату, а не к «сделать, потому что так сказали».

Когда процесс структурирован, продакт тратит меньше времени на контроль и больше — на ценность для пользователя. 

Визуализируйте весь путь продукта от идеи до релиза

Работа над продуктом начинается задолго до разработки. В Kaiten вы можете построить доску, которая отражает весь путь работы над продуктом. 

Как это сделать?

1. Создайте пространство.
2. На нем разместите доску. Колонки на этой доске должны отражать этапы, через которые проходит задача.
3. Каждая карточка на доске — это конкретная задача.

Задачи перемещаются по доске слева-направо. Рассмотрим, как меняется наполнение карточки в зависимости от колонки. 

1 колонка. Raw идеи — фиксируйте все: от фидбека до озарений. Важно: 1 идея = 1 карточка. 

Пример: продакт работает в сервисе по доставке еды, и замечает, что пользователи часто оформляют заказ в пятницу вечером. Так в колонке появляется карточка: «Добавить возможность заранее планировать заказ».

2 колонка. Гипотезы сформулированы — здесь происходит создание гипотез. 

Идея из нашего примера переформатировалась в гипотезу — добавляем ее в описание:

3 колонка. В исследовании — проводим интервью, A/B, анализируем данные.

Создаем в карточке чек-лист с шагами исследования, чтобы ничего не забыть:

4 колонка. Готово к оценке — подсчитываем трудозатраты, можно передавать в Delivery.

5 колонка. В разработке — задача в работе у других специалистов. 

В нашем случае — задача дробится на подзадачи: интерфейс, push, логика.

5 колонка. На тестировании — проверка гипотезы. 

Результаты тестов можно оставлять в комментарии и прикреплять ссылки на документы — ничего не потеряется. 

6 колонка. Готово к релизу — задача прошла все этапы. Здесь решаем: дорабатываем фичу или отправляем в прод. 

7 колонка. В проде — если карта оказалась здесь, это не значит, что задача закрыта. К ней можно вернуться и доработать по результатам. 

Для крупных компаний с большой продуктовой командой удобнее будет разбить работу над продуктом на этапы, например, Роадмап, Discovery и Delivery. Также это будет полезно, если над продуктом работают кросс-функциональные команды.

• Роадмап — доска поможет держать в фокусе стратегические цели.

• Discovery — доска для поиска новых идей, гипотез, проведения исследования. 

• Delivery — здесь будут находиться задачи, которые уже в работе. Вам будет удобно отслеживать, на каком этапе задача застряла или где нужна ваша помощь. 

Управляйте приоритетами и фокусом команды

Без приоритетов все важно. В Kaiten можно управлять приоритетом с помощью меток, типов карточки и WIP-лимитов. В результате: команда фокусируется на ключевых задачах, а не просто «заполняет время».

Метки — это цветное поле с текстом, которое видно на фасаде карточки. В любую карточку можно добавить неограниченное количество меток. 

Какие метки можно использовать продакту:

1. По целям: 

• Увеличение удержания, 
• Рост выручки, 
• Стабильность платформы и тд.

2. По приоритету: 

• Высокий — срочные, блокирующие задачи,
• Средний — важные, но не критичные,
• Низкий — можно отложить, nice-to-have. 

3.  По источнику задачи

• Запрос пользователя
• Команда разработки
• Маркетинг

Тип карточки позволяет сделать шаблоны оформления карточек для разных типов задач.

Если в карточке не заполнены обязательные поля, Кайтен подсветит такую карточку желтым предупреждением.

Продакт может создать разные типы для повторяющихся задач. Рассмотрим некоторые из них:

WIP-лимит — это рекомендация на максимальное количество карточек или их максимальный общий размер для колонки, дорожки, ячейки. С помощью WIP-лимитов можно ограничить количество задач в колонках, чтобы команда не брала больше, чем может сделать.

Планируйте релизы с помощью диаграммы Ганта и календаря

Когда задач становится больше, а команды работают параллельно, можно потерять контроль над сроками. Объединяйте в Kaiten планирование с помощью диаграммы Ганта и календаря, чтобы видеть, что, когда и кем будет сделано.

Диаграмма Ганта показывает:

• как задачи укладываются по срокам,
• где есть зависимые этапы,
• кто перегружен,
• где открывается окно для новых задач.

Планируете новый онбординг? В диаграмме легко увидеть, как ложатся этапы: исследование → дизайн → разработка → тестирование → релиз.

Разбив каждую часть по срокам в Ганте, вы увидите, как накладываются дедлайны, где есть риски, и какой сотрудник перегружен. 

Совмещайте диаграмму Ганта с календарным планированием

Kaiten автоматически отображает задачи с датами начала и окончания в календаре.  

Это удобно, если вы:

• планируете даты запуска A/B-тестов, кампаний или изменений,
• хотите видеть, какие задачи уходят в релиз в конкретные даты,
• синхронизируете продуктовую работу с внешними событиями (например, маркетинговыми активностями).

Так вы исключаете ситуации, когда важная задача «зависла» просто потому, что о ней забыли. 

Изменения в диаграмме автоматически отражаются в карточках и на календаре. Вы всегда можете оперативно адаптироваться к новой информации: сдвинуть релиз, сократить объем фич, перераспределить ресурсы — и при этом сохранить прозрачность для команды и стейкхолдеров.

Успешные компании уже используют Kaiten Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно

Попробовать

Работайте по привычным методологиям: Scrum и Kanban

Не нужно отказываться от тех методов управления, которые используют в вашей команде — подстройте пространства, как удобно. 

В Kaiten есть готовые шаблоны для скрам и канбан-команд:

Модуль Скрам

Пространство состоит из двух частей:

• Бэклог — храните здесь задачи, которые собираетесь выполнить в будущем.
• Доска спринта — состоит задач, которые нужно выполнить за спринт.

Спринты. Запускайте спринты, определяйте даты и задавайте цель.

Ретроспектива. Если у команды остались незаконченные задачи, по окончанию спринта они автоматически переносятся на следующий. 

Можно создать неограниченное количество дорожек на доске, например, чтобы планировать работу на несколько спринтов вперед.

Отчеты. В Kaiten вы можете следить за выполнением задач и загрузкой скрам-команды с помощью диаграммы сгорания (burndown chart) и графика скорости команды (Velocity chart). Отчеты доступны сразу после начала спринта.

Модуль Канбан

Классическая канбан-доска состоит из 3 колонок: очередь, в работе и готово. 

Колонки. Добавляйте дополнительные колонки для каждого этапа.

Блокировки. Используйте блокировку, чтобы по одному взгляду на доску понять, почему задача остановилась. 

Дорожки. Если в продукте случаются быстрые и срочные улучшения, вместо метки «Высокий приоритет» добавляйте на доску дорожку «Срочные». Так команда в первую очередь возьмет задачи с первой дорожки.

Устаревшие карточки. Если вы точно знаете, сколько времени требуется на конкретный этап, настройте срок устаревания карточки. Функция поможет решать проблемы до момента возникновения. Например, если вы увидите, что в разработке карты не двигаются неделями, сможете обсудить проблемы и найти решение: открыть поиск нового сотрудника или перераспределить ресурсы команды. 

У карточек, которые находятся в колонке дольше заданного вами срока, появится красный значок со сроком пребывания этой карточки в колонке. 

Отчеты. Следите за рентабельностью проекта и отслеживайте загрузку команды с помощью автоматических отчетов. 

• Накопительная диаграмма потока (Cumulative flow diagram) покажет как работает ваша система. Если он не растет вверх, значит карточки не двигаются в сторону завершения процесса. 

• На контрольном графике (Control chart) вы увидите, сколько времени уходит у команды на выполнение вашей задачи. Например, график ниже показывает, что 77% задач выполняются за 5 дней.

Декомпозируйте крупные задачи на составные части

Еще один инструмент Kaiten, который поможет держать в фокусе стратегические цели — родительские и дочерние карточки.  

• Родительская карточка — это крупная задача, например, эпик или инициатива. Она описывает общую цель или фичу.
• Дочерние карточки — это конкретные подзадачи, которые входят в состав родительской и реализуют ее частями. Они могут быть связаны с разработкой, UX, аналитикой и т.д.

Например, у продакта одна из глобальных целей — улучшение онбординга для новых пользователей. Ее можно разбить на несколько небольших задач: 

• Провести CustDev с новыми пользователями.
• Переработать welcome-экран.
• Добавить чек-лист первых шагов.
• Настроить триггерные уведомления.
• Запустить A/B тест новой версии.

Глобальная цель будет выступать родительской карточкой, а задачи, которые приведут к ее решению — дочерними. Вот как выглядит эта иерархия:

При создании дочерних карточек можно выбирать доски, колонки и участников. Вам не придется переносить карточки по пространствам и ответственным — задача сразу попадет туда, куда нужно.  

Вы можете привязать уже созданные дочерние задачи к родительской карточке. Даже если они находятся на разных досках. 

Автоматизируйте рутинные процессы и снизьте риски

Чтобы сократить ручные действия и освободить ресурс для креатива, в Kaiten можно настроить автоматизации для часто повторяющихся задач.

Какие действия можно автоматизировать? 

1. Назначить ответственного при перемещении карточки в конкретную колонку. Например, чтобы каждый раз на этапе тестирования не выбирать из списка сотрудников тестировщика.

2. Добавить шаблонный чек-лист. Например, если ваша идея перемещается в колонку «Формулирование гипотезы», в карточку автоматически добавится чек-лист.  Это поможет избавиться от микроменеджмента — вы будете уверены, что задачу выполнят по регламенту.

Такая автоматизация создается в 2 этапа: шаблонный чек-лист сначала нужно прописать в отдельной вкладке, а после настроить саму автоматизацию:

3. Создать дочернюю/родительскую карточку при наступлении события. Например, чтобы, передвигая карточку на доске с вашими задачами в колонку «В разработке», автоматически создавалась карточка на пространстве разработки.

Любое часто повторяющееся действие в Kaiten можно автоматизировать — тегать вас при блокировке, перемещать карту в другую колонку при замене срока или ответственного. Вы можете создать свои правила для конкретного проекта.

Заключение

Если избавиться от хаоса в процессах работы над продуктом и использовать системный инструмент, команда начнет быстрее адаптироваться, принимать решения и доносить ценность до пользователя. С помощью Kaiten продуктовая работа становится:

• прозрачной — каждый видит, что происходит,
• сфокусированной — приоритеты расставлены,
• эффективной — меньше рутинных действий, больше времени на продукт.

Попробуйте выстроить процессы в бесплатном тарифе Kaiten. Уже после первого месяца вы заметите, как команда стала работать слаженнее, а решения — приниматься быстрее.