Расставьте приоритеты и контролируйте задачи: Kaiten для маркетологов

Все отделы хотят, чтобы маркетинг выполнял именно их задачи. Поэтому сотрудники путаются в приоритетах, теряют задачи и забывают, на каком этапе находятся разные креативы. Когда кажется, что хаос не победить — стоит внедрить систему управления проектами. Мы расскажем и покажем, как это работает, на примере таск-трекера Kaiten.

Как системный подход помогает в маркетинге

В маркетинге идей и задач всегда больше, чем сил и ресурсов на реализацию. Одновременно приходят запросы от отдела продаж и срочные правки от руководства, а по стратегическим проектам горят дедлайны. В этом хаосе команда постоянно переключается между задачами, теряет фокус и путается в приоритетах. 

Чтобы сделать работу прозрачной и управляемой, наладить процессы и отследить нагрузку команды, стоит внедрить систему организации работы над проектами в Kaiten. 

С помощью таск-трекера вы сможете:

• Хранить всю информацию и коммуникацию по задачам в одном месте.
• Разбивать огромные проекты на понятные, управляемые этапы.
• Визуализировать планы, сроки и зависимости между задачами разных команд.
• Принимать решения о приоритетах на основе данных, а не эмоций.
• Анализировать свою работу, находить «узкие места» и постоянно улучшаться.

Рассказываем, как это реализовать в Kaiten.

Создайте рабочее пространство и соберите на нем все ваши доски и задачи. Затем пригласите на него сотрудников, вместе с которыми вы будете работать. Так вся работа и загруженность персонала будет видна на одном экране.

Подготовьте доску и выделите дорожки для больших направлений — SEO, контент-отдела, партнерства и коллабы, реклама. Или сделайте отдельные доски для каждого направления в одном пространстве.

В Kaiten вы сможете создать любое количество пространств и досок даже на бесплатном аккаунте, а затем пригласить на доски неограниченное количество коллег и начать работу. 

Приведем пример. Команда PR-группы БОМБОРА визуализировала через Kaiten свои процессы и у них получилось 3 дорожки по типам проектов — большие проекты, отдельно проекты А и Б. Вы тоже можете разделить свою доску, чтобы следить за выполнением разных проектов или работой сотрудников.

Фиксируйте детали задач и общайтесь прямо в карточках

Информация в маркетинге часто разбросана по разным каналам — в чатах, email, на встречах и в облачном пространстве. Сотрудники оставляют файлы с финальными макетами и брифами в разных папках, а потом не могут найти. Все можно оптимизировать, если собрать коммуникации команды в один сервис.

Превращайте задачи в карточки.  Это поможет систематизировать и увидеть весь объем работ. Также все данные по каждой задаче будут храниться в карточке. В ней есть чат, где можно оставлять комментарии, предлагать решения, прикреплять файлы и черновики. 

В карточках можно заполнять стандартные и пользовательские поля:

• описание;
• дедлайн;
• ответственные сотрудники и участники;
• размер задачи;
• приоритет;
• бюджет;
• метки и т.д.

Комментируйте карточки. Команде будет что-то уточнять, спрашивать, обсуждать и сравнивать. Вместо разрозненных чатов, в которых все теряется, можно обсуждать задачу прямо внутри карточки:

• задать уточняющие вопросы — «Правильно ли я понял, что главный акцент на скидке?»;
• дать обратную связь — «Макет отличный, но давай попробуем более яркий призыв к действию»;
• привлечь коллег к обсуждению — «@упоминания (@имя_коллеги), что ты думаешь по поводу этого креатива?»;
• фиксировать решения — «Согласовано. Запускаем в работу вариант №2».

Разбивайте крупные проекты на управляемые этапы

Декомпозируйте большие задачи на части и этапы. Иногда задача оказывается слишком большой, чтобы можно было ее охватить целиком. При организации конференции или запуске ребрендинга невозможно все действия объединить в одной карточке. 

В Kaiten вы можете декомпозировать такие задачи разными способами:

• Создать родительскую и дочерние карточки. Дочерние карточки будут наследовать поля из родительских, вам не придется каждый раз указывать одни данные. Можно завести сколько угодно дочерних карточек. Так проще организовать рекламную кампанию подготовить отдельные карточки для каждой небольшой задачи внутри родительской и отдельно отслеживать ее прогресс. В родительской будут дублироваться изменения.

• Вписать в карточку чек-лист. Для задач среднего размера. Ответственный сотрудник отмечает пункты по мере выполнения. Когда все пункты будут завершены — он перенесет задачу в следующую колонку. Также здесь можно настроить автоматизацию, чтобы карточку было нельзя перенести, пока все пункты не будут выполнены.

• Связать между собой задачи. В Kaiten можно создать горизонтальную связь, даже если карточки на разных досках. Карточка «Написать статью» на доске «Блог» может быть связана с задачей «Сделать пост в ТГ на тему Х» на доске SMM.

Также карточки могут блокировать друг друга. Например, карточку «Настроить рекламу» блокирует задача «Создать баннеры». Таргетолог на своей доске видит, что его задача заблокирована. Он может посмотреть исполнителя карточки-блокиратора, и понять, когда она будет завершена.

В Kaiten можно создавать многоуровневую иерархию: заводить дочерние или связанные задачи для карточек, которые уже являются дочерними или связанными.

Декомпозирование и связь задач позволяют лучше планировать ресурсы и отслеживать прогресс. Руководитель с первого взгляда на доску увидит, кто чем занят и что не выполнили вовремя.

Пример из кейсов. Агентство CRM-маркетинга Out of Cloud управляет своими бизнес-процессами и работой сотрудников с помощью Kaiten. Система помогает им планировать загрузку, делегировать задачи и засекать время на выполнение. 

Теперь все процессы в агентстве стали прозрачными, стало легко оценивать рентабельность проектов, отслеживать нагрузку и планировать работу сотрудников. Сейчас Kaiten — основная рабочая платформа для всех команд компании.

Как это выглядит:

Планируйте кампании с помощью диаграмм и календарей

Работа отдела маркетинга должна быть четко спланирована, а отдельные задачи — связаны между собой сроками и действиями. Запуск рекламы должен совпасть с выходом статьи, а анонс вебинара — выйти за несколько дней до начала. Чтобы следить за всеми процессами было проще, стоит отразить в Kaiten работу команд. Рассказываем как диаграммы и календари помогают визуализировать и планировать нагрузку.

Успешные компании уже используют Kaiten Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно

Попробовать

Планируйте стратегию в диаграмме Ганта. Инструмент помогает своевременно выполнить все задачи многоэтапного или длительного проекта с десятками подзадач и участников. 

Чтобы увидеть схему и последовательность выполнения задач, установите для карточек даты начала и окончания, а также свяжите задачи между собой. Kaiten построит диаграмму и визуализирует все детали и зависимости.

В чем преимущества визуализации в диаграмме Ганта:

• Выявление «узких мест» и рисков. Если дизайнер задержит макет на пару дней, это «сдвинет» все последующие задачи. Чтобы все не зависело от одного человека, в таком «узком месте» стоит среагировать на опережение — перераспределить ресурсы или перенести дату начала кампании.
• Контроль ресурсов. Вы видите, какие задачи можно выполнять одновременно, а какие — только одна после другой. Команда может готовить сразу тексты и визуал для кампании, а вот готовить тексты и запускать рекламу не получится. 

Планируйте тактику продвижения в календаре. Все задачи можно представить в привычном формате на неделю или месяц, визуализировать контент-план — инструмент подходит для регулярных и нерегулярных активностей. 

В календаре легко отследить, нет ли других мероприятий в день вебинара, не пересекаются ли анонс нового продукта и скидочная акция. 

Также вы можете посмотреть календарь всего отдела и увидеть, что планируется публиковать. Например, можно посмотреть дату выхода email-рассылки и поддержать ее постом в соцсети. 

Устанавливайте приоритеты и управляйте срочными задачами

Чтобы не терять фокус и приносить бизнесу максимум пользы, нужно правильно расставлять приоритеты.

Выделяйте задачи метками. Это визуальные сигналы, которые помогают обозначить срочность работы или классифицировать карточку. С первого взгляда на доску можно увидеть, что «горит», а что относится к некритичному и несрочному проекту. 

Добавляйте пользовательские поля. Создайте единые стандарты и систему для команды, чтобы вся нужная информация была сразу на виду. Например, проставьте для каждой задачи бизнес-ценность по шкале от 1 до 10. Команда быстро поймет, что важнее сделать в первую очередь, а что может подождать.

Также с помощью пользовательских полей и меток можно сортировать и фильтровать задачи на доске. Выделите все задачи на неделю или с тегом «срочно». Отсортируйте задания по приоритету или уровню влияния, чтобы сконцентрироваться на наиболее важных работах. 

Инструменты дополняют друг друга. Допустим, у карточки средний приоритет и небольшая бизнес-ценность, но до дедлайна остались сутки. Стоит прикрепить метку «срочно», чтобы привлечь к ней внимание исполнителя.

Расставьте WIP-лимиты. Поставьте ограничение на количество задач в одной колонке или дорожке, чтобы повысить эффективность работы команды. 

Система подсветит красным, если у исполнителя или в колонке «Дизайн» будет превышен лимит по задачам в очереди. Это поможет корректно планировать загрузку и своевременно реагировать на «узкие места». 

Если задачи постоянно скапливаются перед одной колонкой и WIP-лимит в ней всегда достигнут — это повод пересмотреть процессы. Скорее всего, исполнителю нужна помощь или неверно спланирована загрузка.

WIP-лимиты помогают руководителям понять, что невозможно выполнить все задачи разом и учат отказываться от второстепенных задач в пользу приоритетных. Не стоит отрывать сотрудника от текущей работы и отправлять выполнять новую задачу, если стандартная несрочная задача. Она может подождать своей очереди в бэклоге. 

Анализируйте эффективность и оптимизируйте процессы

Чтобы разобраться, почему один проект закрыли за неделю, а аналогичный за месяц, стоит посмотреть аналитику в Kaiten. В отчетах можно отслеживать, с какой скоростью движется карточка по этапам, сколько задач успевает выполнить команда за месяц и другие метрики. Разберем подробнее.

Время цикла (Cycle Time). Сколько времени задача находилась в работе (с момента начала до завершения).

Маркетологу казалось, что на создание рассылки уходит пара часов. А на самом деле в среднем уходит 6 — нужно не только подготовить текст, но и визуал, а также согласовать и сверстать материал перед отправкой. Будущие задачи он постарается назначать с большим запасом времени.

Спектральная диаграмма (Lead Time Distribution Chart). Количество выполненных карточек за соответствующее количество дней. Отчет показывает вероятность того, что карточка будет выполнена в течение X дней.

Если вы создали новый бриф, то отчет поможет увидеть, ускорил ли он работу команды. Если время на графике уменьшилось — вы все сделали правильно.

Пропускная способность (Throughput). Сколько задач команда завершает за определенный период (за неделю, месяц, спринт). 

Пример. В новом контент-плане количество статей увеличили до 25 в месяц. Редактор видит в графике, что копирайтер не сможет писать больше 10 статей, поэтому заранее подбирает сотрудника на аутсорсе. Так команда выполнит план и не перегрузит штатного копирайтера. 

Накопительная диаграмма потока (Cumulative Flow Diagram). Показывает, как распределены задачи по этапам процесса в течение времени. Если полоса одного цвета расширяется в отчете, то это указывает на узкое место. 

На доске отдела можно создать колонки «Бэклог» → «В работе у копирайтера» → «На согласовании» → «Готово». Если колонка «На согласовании» постоянно расширяется — значит, автор быстро пишет тексты, но они застревают на согласовании. Стоит проверить, кто этим занимается и почему задерживается проверка.

Сроки по задачам (Due dates). Помогает следить за соблюдением сроков выполнения задач. Если задача просрочена, то можно посмотреть, кто и почему не выполнил работу вовремя. 

Отчет помогает заранее увидеть возможные срывы сроков и напомнить сотрудникам о задачах, чтобы избежать ситуаций «не знал» и «думал, у меня больше времени». 

Как внедрить прогнозирование в регулярную практику команды

Можно не отвечать «скоро» или «как только дизайнер освободится», а прогнозировать вероятные сроки и корректно распределять нагрузку на весь отдел. Рассказываем по порядку, как этого добиться. 

Создайте данные для анализа. Чтобы внедрить прогнозирование, команда должна работать в Kaiten хотя бы пару месяцев. Чем больше карточек пройдет по доске за это время, тем лучше. Если задачи постоянно «виснут» и их забывают передвигать по мере выполнения, то анализ не даст результатов. 

Старайтесь декомпозировать задачи. Не ставьте в один ряд «Заменить текст на кнопке» и «Запустить ребрендинг». Из-за перекосов в размерах задач прогноз не будет точным и объективным. 

Когда эти условия будут выполнены, проведите первую прогнозную сессию. Основная цель встречи — не поставить задачи, а понять, какой объем реально выполнить за период. 

Кто должен участвовать:

• руководитель отдела;
• вся команда или ключевые специалисты;
• владелец продукта/заказчик.

На встрече участники: 

1. изучают отсортированный по приоритету бэклог; 
2. анализируют производительность с помощью отчетов;
3. формулируют прогноз с учетом средней скорости и возможностей команды;
4. фиксируют обязательство выполнить реалистичные цели — обязательно сделать Х задач и Y заданий, если останется время.

Прогнозная встреча должна интегрироваться в регулярные ритуалы. Теперь команда берет в спринт не все, что «горит» или хочется, а то, что реально сделать на основе прогноза.

На ретроспективе прогноз помогает сверить факт с планом и разобраться в причинах несоответствия. Будет проще ответить на вопрос «Почему удалось выполнить не 10, а 8 задач».

Важно. Прогнозирование — способ планирования, а не наказания за невыполнение. Если прогноз не сбылся, то это не провал. Стоит проанализировать причины и улучшить процесс, а не искать виноватых. 

Так устроена работа отдела маркетинга в «Кнопке»:

У команды есть общий road-map, который они планируют с компанией на встречах. Все фокусы декомпозируют на задачи и отправляют на доски. Что-то оказывается сразу в колонке «Сделать» текущего спринта, а что-то отправляется в «Задачи из будущего» (бэклог). 

Заключение

С Kaiten отдел маркетинга может сделать процессы прозрачными и управляемыми. Благодаря этому руководитель видит все задачи, связи и приоритеты, расставляет корректные сроки и планирует кампании. Команда не просто справляется с нагрузкой, а начинает работать еще эффективнее и не теряет задачи. Попробуйте сами — зарегистрируйтесь в Kaiten бесплатно или запросите демо.