Как организовать работу HR-команды в Kaiten
Сделайте процессы найма, сопровождения и развития сотрудников удобнее для всех членов компании с помощью Kaiten
![Таск-трекер, визуализация работы, доска с задачами, HR, HR-специалисты, работа в команде](/blog/content/images/size/w2000/2023/03/Frame-427320464.png)
Большая часть работы HR-менеджера проходит в почте: от приема десятка заявок до общения с кандидатами по открытым вакансиям компании. Если обрабатывать ежедневный поток заявок вручную, или искать важный документ в бесконечной ленте из писем, можно просто сойти с ума.
Чтобы не потеряться в хаосе, определить типовые задачи, автоматизировать заявки и ондбордить новых сотрудников, можно использовать Kaiten — сервис планирования задач и визуализации работы. Ниже рассказали, как HR-команде:
- собрать все задачи HR-департамента в одном месте и систематизировать хаотичные процессы с помощью досок Kaiten;
- легко сопровождать новых сотрудников и погружать их в работу компании;
- принимать заявки на подбор, обучение, отпуска и не запутаться в них;
- анализировать работу компании и понимать, насколько эффективно работает каждый сотрудник.
Разбейте HR-задачи на группы, создайте для них отдельные доски и разбейте процессы на простые этапы
HR-специалисты выполняют много задач разного типа. Для поиска сотрудников один алгоритм действий, для трудоустройства и адаптации — другой, а работа с обращениями текущих сотрудников и вовсе отличается по своей специфике.
Несмотря на это, в Kaiten вы можете легко организовать работу со всеми этими задачами на одном пространстве.
- Создайте новое Рабочее пространство для организации работы HR-отдела.
- Для каждого типа задач создайте отдельные доски на этом пространстве. Например, доски: «Найм сотрудников», «Адаптация», «Оформление отпусков» и т.д.
- Разбейте каждый из сложных процессов на этапы и перемещайте карточки по ходу выполнения проекта. Создайте столько колонок, сколько вам нужно, и дайте им любые понятные названия:
![Визуализация этапов работы на доске](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/03/1-6.png)
![Визуализация задач HR-специалистов](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/03/2-6.png)
Все эти доски с разными процессами могут находиться на одном пространстве, то есть вам не потребуется переключаться между разными экранами — все в одном месте:
![Пример доски HR-отдела в таск-трекере](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/03/3-6.png)
Автоматизируйте кадровые процессы с помощью инструментов Kaiten
Вы можете автоматизировать повторяющиеся действия, чтобы ускорить работу и не упустить важные моменты.
Например, при создании карточки на доске «Трудоустройство» в ней может появляться чек-лист со списком действий, которые нужно выполнить, чтобы сотрудник оказался в штате:
![Пример чек-листа для работы HR](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/03/4-4.png)
Или когда один из ответственных выполнил свою часть работы, карточка может быть автоматически перенаправлена другому.
Например, вам нужно, чтобы сначала сотрудник получил пропускной бейдж у офис-менеджера, а затем — нужные доступы в IT-отделе. Тогда после того, как офис менеджер поместит карточку в «Готово», она переедет на доску «IT-отдела», и ответственным станет тот, кто должен выдать доступы.
![Доступы и настройки карточки](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/03/5-5.png)
Таким образом вы можете автоматизировать практически все процессы и не тратить время на работу с карточками.
Создайте корпоративную базу знаний и пошаговый план по обучению и адаптации новых сотрудников
Соберите подробную Базу знаний (wiki) и поделитесь ей с сотрудниками. В разделе Документы вы можете создавать и редактировать тексты, добавлять изображения, видео, файлы и многое другое.
![Корпоративная Википедия](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/03/6-5.png)
Здесь же вы можете создавать и хранить должностные инструкции и другие документы, благодаря удобной системе папок и гибкой настройке доступов.
![База Знаний и инструкции для новых сотрудников](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/03/7-6.png)
Для новых сотрудников можно создать пространство «Онбординг» и расположить на нем доску с задачами, которые «новички» должны выполнить стразу после трудоустройства:
![Пример визуализации онбординга нового сотрудника](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/03/8-5.png)
Принимайте заявки на подбор, обучение, отпуска и пр. от сотрудников компании в модуле Service desk
Если вы часто принимаете заявки от текущих сотрудников, можете сделать этот процесс удобнее для обеих сторон с помощью модуля Service desk.
Создайте портал, где коллеги смогут оставлять заявки на соответствующие задачи, например, поиск нового сотрудника, оформление отпуска, обучение и т.д.
![Заявки и запросы на доске](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/03/9-4.png)
Их заявки со всей необходимой информацией будут отправляться в форме карточек на соответствующие доски на вашем пространстве.
![Обязательные поля для заполнения карточки](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/03/10-4.png)
![Как заявка от коллеги отображается на канбан-доске](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/03/11-4.png)
Вам больше не придется вести переписку в почте или в чатах и запрашивать дополнительную информацию, а заявки точно никуда не потеряются.
Получайте развернутые отчеты об эффективности работы сотрудников
Смотрите, сколько задач выполнил каждый департамент и каждый отдельный сотрудник в Суммарном отчете по задачам:
![Суммарный отчет по задачам](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/03/12-4.png)
Оценивайте, сколько времени потратил каждый сотрудник на работу над задачами за определенный период в модуле Учет времени:
![Отчет от затраченном времени](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/03/13-4.png)
Следите за распределением задач, эффективностью планирования руководителей отделов и нагрузкой сотрудников — для этого в Kaiten доступно 11 видов отчетов:
![11 видов отчетов о нагрузке сотрудников](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/03/14-4.png)
Можно прочитать:
Как упорядочить и автоматизировать работу бэк-офиса с помощью Kaiten. Опыт «Академии Йоги».
В нем HR онлайн-академии рассказала, как им удалось перевести все процессы бэк-офиса в таск-трекер, автоматизировать работу над заявками по подбору персонала, оформлению, обучению и не только. С помощью удобной организации досок, автоматических чек-листов и модуля «Служба поддержки».
Попробуйте инструменты Kaiten в своей HR-команде
Попробовать