Порядок для инженеров: как таск-трекер помогает видеть и контролировать все
Рассказываем, как визуализировать поток работы и делать работу инженеров удобнее с помощью Kaiten даже в самых сложных проектах
Разработка нового прибора или модернизация производственной линии — всегда сложный многоэтапный процесс. Конструкторы ждут ТЗ, технологи — готовую КД, производство — комплектующие и оснастку, а ОТК — готовые изделия для испытаний.
Чтобы уследить за всеми зависимостями и помочь звеньям цепи слаженно работать, нужно визуализировать поток работ и навести в них порядок, чтобы избежать срывов сроков сдачи проекта. Рассказываем, как в этом помогает таск-трекер.
Создавайте и визуализируйте иерархию задач для сложных проектов
Критически важно следить за иерархией с помощью таск-трекера. Так вы визуализируете поток работы команды по всему технологическому процессу сборки и поймете, что уже сделано, что в работе, а что еще не начато.
Создайте рабочее пространство и соберите на нем все ваши доски и задачи. Затем пригласите на него сотрудников, вместе с которыми вы будете работать. Так вся работа и загруженность персонала будет видна на одном экране.
В сложных проектах работу часто ведут сразу в нескольких досках и пространствах. Отделяют доску заказов на мехобработку от испытаний и доски развития нового направления.
Таск-трекер помогает визуализировать и отслеживать процессы производства. Создавайте для каждого этапа свою колонку на доске — для создания прототипов, испытаний, подготовки технической документации и запуска в серию. Так вы будете всегда в курсе, на каком этапе очередная партия — когда закупили комплектующие, оставили заявку на модернизацию или приступили к финальным испытаниям.
Еще визуализация рабочих процессов помогает быстро заметить, где скапливаются задачи. Если много карточек ждет контроля ОТК — стоит проверить работу отдела и увеличить количество сотрудников в смене.
Связывайте между собой задачи в Kaiten, даже с разных досок или пространств, чтобы видеть взаимосвязи и зависимости этапов работы. На одной доске отображают работы по изготовлению детали, а на другой — инженер ждет, когда деталь будет готова, чтобы провести контроль ОТК и начать испытания.
Визуализация помогает не только распределять ресурсы, но и делает задачи прозрачными для смежных отделов. Например, технологи увидят, на какой стадии находится разработка КД у конструкторов, а производство — когда будет готова оснастка или новая технология.
Делите большие задачи на части и контролируйте выполнение
Большие задачи сложно оценить, и еще сложнее — отследить прогресс и эффективность работы над ними. Поэтому вместо одной большой неопределенной работы создайте несколько карточек с понятными и простыми шагами.
Одну цель «Разработать и подготовить к производству новый корпус для портативного измерительного прибора “Сигма-2”» в таск-трекере можно разбить на несколько карточек с отдельными действиями:
- разработать концепт-дизайн и эскизы корпуса;
- создать детальную 3D модель корпуса на основе концепта;
- провести анализ технологичности (DFM) 3D модели;
- заказать и проконтролировать изготовление прототипа (3D печать).
Такой подход поможет вам объяснить команде структуру и порядок предстоящих работ. Вы сможете передвигать их по доске по мере выполнения и отслеживать прогресс.
Создавайте новую дочернюю карточку прямо из родительской, чтобы показать их взаимосвязь и упростить контроль. Например, из одной карточки создания 3D-модели можно создать несколько — отдельно задачу по разработке концепта, отдельно — по моделированию.
Когда вы переведете первую дочернюю задачу в работу, то родительская тоже сменит статус. По мере завершения каждой дочерней карточки в родительской будет меняться индикатор прогресса, который показывает количество выполненных задач.
Оформляйте подзадачи внутри карточек в виде чек-листов. Так исполнитель увидит, что ему нужно сделать для завершения работы по шагам и что уже сделано. Если над задачей работает несколько человек, им не придется постоянно уточнять статус по каждому небольшому действию, ведь все будет отражено в карточке.
Например, для задачи «Визуальный осмотр и проверка монтажа» инженер может создать такие пункты чек-листа:
- собрать корпус;
- проверить, насколько затянуты винты;
- установить все разъемы без перекосов;
- нанести маркировку серийного номера (#SN003).
Распределяйте ресурсы
Указывайте ответственных в поле «Участники», чтобы сотрудник четко видел, за что он отвечает. Если он заболеет или уйдет в отпуск — вы сможете передать задачу другому инженеру.
Чтобы было проще следить за нагрузкой на команду, создавайте WIP-лимиты. Это индикатор предельного количества задач в колонке, который помогает отслеживать нагрузку на команду. Так инженеры сфокусируются на завершении уже начатых работ, а не на открытии новых заданий.
Если в очереди есть 10 заказов на производство партии приборов и еще 5 находится в работе — стоит сначала закончить имеющиеся контракты.
Не тратьте время на отчеты о трудозатратах
Сотрудники заполняют отчеты по своей занятости вместо основной работы, но это не всегда полезно. Работник может не запомнить затраты времени или просто напишет их наугад.
Если сотрудник будет неверно рассчитывать время на задачу, у команды могут возникнуть проблемы:
- руководитель неправильно рассчитает время на проект, это сильно увеличит риск срыва сроков;
- инженер укажет минимальное время на выполнение и будет пытаться в него уложиться, из-за чего выгорит или сорвет дедлайн.
Ручной подсчет времени можно заменить трекингом времени в таск-менеджерах. Так вы увидите, с какой скоростью задача движется через все этапы к завершению. Это важнее, чем учесть, сколько часов «отсидели на работе» инженеры.
Скорость прохождения и другие метрики можно отслеживать прямо в таск-трекерах или с помощью специальных приложений.
В Kaiten вы можете анализировать эти метрики:
Время цикла (Cycle Time). Сколько времени задача находилась в работе (с момента начала до завершения).
Инженер-конструктор может увидеть, что разработка 3D-модели занимает больше времени, чем было заложено в план. Изучит стабильно высокое время цикла и предложит команде решение проблемы — более точное ТЗ или дополнительное обучение для команды.
Спектральная диаграмма (Lead Time Distribution Chart). Количество выполненных карточек за соответствующее количество дней. Отчет показывает вероятность того, что любая взятая в работу задача будет выполнена в течение X дней.
Инженер-электронщик часто отвечает за выпуск комплектов документов. Если у него спросят, когда примерно будет готова документация на новую плату, он сможет изучить отчет и увидеть, что 80% таких задач выполняется за 4 дня.
Пропускная способность (Throughput). Сколько задач команда завершает за определенный период (за неделю, месяц, спринт).
Пригодится, если команде нужно понять, сколько тестовых сценариев по валидации нового прибора они успеют выполнить за неделю. Инженер проверит отчет и увидит, что команда успевает выполнять в среднем 8-9 задач такого типа.
Накопительная диаграмма потока (Cumulative Flow Diagram). Отражает распределение задач по этапам процесса в течение времени. Расширение полосы одного цвета в отчете указывает на узкое место.
Инженер-технолог заметил задержку в сборках и увидел в отчете, что постоянно расширяется статус «Ожидание комплектующих». Он понял, что главная проблема в поставках, и займется оптимизацией процесса закупки.
Сроки по задачам (Due dates). Помогает контролировать соблюдение сроков выполнения задач. Если время выполнения просрочено, то легко узнать ответственного по задаче.
Отчет показывает, какие сроки под угрозой срыва и кто за это отвечает. Это помогает избежать ситуации «забыл» или «не знал о сроке». Если у инженера много просроченных задач — это повод разобраться в причинах и пересмотреть нагрузку.
Контролируйте работу всех подрядчиков в одном окне
Допустим, команда взаимодействует с одним подрядчиком в email, с другим по телефону, а с третьим — в Google Docs. Из-за подобного распределения сложно следить за статусами задач и контекстом работы. Менеджеру приходится собирать всю информацию по источникам и постоянно ее актуализировать, чтобы видеть общую картину работы.
Как это может работать. Инженер назначит подрядчиков и поставит им задачи для создания нового станка ЧПУ. Чтобы контролировать работу и знать о прогрессе исполнителей — соберет всех исполнителей в одной системе управления проектом.
Пригласите подрядчиков на конкретные пространства и выдайте им права доступа, чтобы они видели и работали только со своими задачами.
Вы можете создать в Kaiten бесконечное количество досок и пространств, пригласить на них столько пользователей, сколько необходимо для ведения проекта.
Так вся основная коммуникация будет проходить внутри таск-трекера, а в не разных мессенджерах.
Что дает контроль в таск-трекере инженерам и команде:
- координация — подрядчик сам двигает карточки по мере выполнения работ, а всем остальным видны статусы зависимых задач в реальном времени;
- коммуникация — все вопросы, уточнения, обсуждения, документы и обратную связь хранятся в карточке;
- связи — задачи подрядчиков связывают с внутренними работами и отслеживают, как они влияют на общий прогресс.
Делайте срочные задачи заметными
В проекте может возникнуть критически срочная задача — особенно во время финальных испытаний. Команда должна как можно быстрее выделить такие работы из общего потока и выполнить.
Что помогает сделать задачи заметнее:
- визуальные маркеры — теги, метки, пользовательские поля, приоритет;
- выделенные дорожки или колонки — появление в таком месте задачи сигнализирует о срочной смене приоритетов.
Когда появляется срочная задача, инженер понимает, что нужно остановить все текущие работы и заняться исправлением. Вместо панических сообщений в чате задача просто попадает в управляемый процесс и становится выделенной заметной карточкой.
Если во время вибрационных тестов инженер выявил критический резонанс и опасность разрушения — это нужно исправить это для всей партии до финальной проверки и продажи.
Соблюдайте дедлайны в работе
Ставьте реалистичные сроки выполнения для каждой карточки. По мере приближения к указанному дню на фасаде карточки появляется визуальный индикатор:
- желтый — скоро срок;
- красный — просроченная задача.
Вы можете:
- отсортировать колонку по сроку выполнения и выполнить задачи с близким дедлайном;
- отфильтровать задачи, чтобы увидеть только назначенные на эту неделю карточки или только просроченные задания.
Система присылает уведомления о приближающихся или просроченных дедлайнах исполнителю и ответственному, чтобы было проще контролировать поток работ.
Реальные кейсы: как организовать процессы в Kaiten
Разберем реальные кейсы: узнаем, как авиационная инжиниринговая компания добилась экономии времени, как строители ускорили внедрение улучшений в десятки раз, и как крупный девелопер начал успешно масштабировать порядок в командах с помощью Kaiten.
Кейс авиационной инжиниринговой компании
В чем суть:. компания «Авиационный Консалтинг-ТЕХНО» производит сложное машиностроительное оборудование. Каждый проект в компании ведут много лет, поэтому так важно точно учитывать затраты и время на выполнение. Таблицы не давали полного контроля и понимания прогресса. Переход на Kaiten занял 4 недели от изучения системы до полноценного использования.
Результаты:
- работают на 2 типах рабочих пространств;
- централизованно управляют реальными и планируемыми затратами с помощью диаграммы Ганта;
- строго контролируют трудоемкость;
- добились значительной экономии времени;
- визуализировали все рабочие процессы;
- отслеживают занятость сотрудников и этапы развития проекта.
Кейс строительной компании Good Wood
В чем суть: компания входит в тройку лидеров в строительстве малоэтажных домов из клееного бруса. Вместо улучшения процессов команды тратили время на бесполезные согласования, но так и не приступали к трансформациям.
Результаты:
- внедрили визуализацию и Scrum-методологию для улучшения процессов работы;
- раньше успевали внедрить 3-4 изменения, сейчас — больше 100 по всем направлениям;
- сократили время подготовки к началу работ на стройке;
- улучшили условия на стройплощадках;
- сократили текучесть кадров с 19% до 3% за 4 года;
- уменьшили время на строительство дома с 6 до 3 месяцев.
Кейс девелопера ГК «Самолет»
В чем суть: Самолет — одна из крупнейших компаний в сфере строительства и девелопмента с общим штатом более 5 000 человек. До масштабирования каждый в команде вел дела так, как ему удобно — в Excel, Notion или в Trello, а важные вопросы обсуждали в мессенджерах или по почте. Когда команда расширилась с 20 до 150 человек, то понадобилась единая система управления.
Результаты:
- внедрили Kaiten;
- зафиксировали верхнеуровневые задачи на пространствах отделов;
- собрали доски разных команд на одном пространстве;
- на момент создания кейса более 90% сотрудников визуализировали свои процессы на доске.
Мы рассказали, как можно сделать работу инженеров более прозрачной и удобной с помощью разных инструментов Kaiten. Узнайте больше о полезных функциях в нашей Базе знаний.
Заключение
Инженерное время — слишком ценный ресурс, чтобы тратить его на поиск информации, ручные отчеты и выяснение статусов. Kaiten помогает автоматизировать рутину, визуализировать узкие места и наладить слаженную работу команды и подрядчиков.
Представьте: меньше сорванных сроков, меньше стресса из-за авралов, больше времени на то, что действительно важно – разработку, инновации и создание качественных продуктов. Как показали кейсы реальных компаний, порядок в процессах – это не утопия, а достижимый результат. Сделайте шаг к умному управлению проектами уже сегодня.
