Kaiten для агентств: порядок в задачах, процессах и коммуникациях
Как параллельно вести все проекты, следить за подрядчиками, управлять сотрудниками, видеть приоритеты и больше не терять брифы
Показать, как работает Kaiten?
Агентствам по digital-маркетингу, брендингу, PR, организации мероприятий и другим направлениям каждый день приходится контролировать разные точки: меняющиеся требования клиентов, согласовывание и выполнение работы внутри агентства, а также контролировать подрядчиков. Рассказываем, как упростить себе жизнь и работу с Kaiten, автоматизировать рутину, заранее видеть возможные сложности на проекте и планировать все процессы.
Когда пора использовать таск-трекер
Команды часто работают изолированно друг от друга, теряют или дублируют информацию, а согласование занимает все время мира. Приходится постоянно двигать сроки и просить увеличить бюджет из-за потери контроля — это вызывает раздражение у клиентов. И это часть проблем, которые возникают из-за неправильного управления проектом.
Если вы сталкиваетесь с постоянными задержками или неразберихой в проектах, пора менять подход существующий подход к управлению как отдельными проектами, так и всей командой. С какими обычно проблемами сталкиваются агентства:
- Хаос в многозадачности. Параллельные проекты, клиенты, правки заставляют команду постоянно переключаться между задачами. Без единой системы отслеживания легко потерять фокус или запутаться в приоритетах.
- Сложности коммуникаций. Поиски писем и брифов, несогласованные версии файлов, фидбек в разных чатах замедляют работу. Сотруднику приходится тратить время на поиск данных, а не на работу с ними.
- Нет прозрачности для клиента и команды. Сложно понять, на каком этапе находится проект, кто за что отвечает, и почему возникают задержки. Это создает тревогу и много лишних вопросов.
- Выгорание команды. Руководитель неравномерно распределяет нагрузку и не видит общую картину. Одни сотрудники перерабатывают и выгорают, другие не заняты.
- Срыв сроков и бюджета. Когда на проекте нет четкого планирования, легко выйти за рамки — потратить больше средств или времени на выполнение. Клиент может уйти к более внимательному конкуренту.
Можно визуализировать все процессы, сделать их предсказуемыми и прозрачными, добиться выполнения сроков без выгорания и наладить коммуникацию в компании с помощью таск-трекера Kaiten. В следующих блоках мы расскажем, как инструменты трекера помогают команде выстроить потоки работы.
Планирование процессов и задач
С помощью системы управления проектами можно организовать и контролировать весь цикл работы агентства от первого брифа клиента до итоговых отчетов.
Kaiten поможет разбить цель проекта на этапы, а затем на более мелкие и управляемые задачи. Так вы будете видеть сразу все, что запланировано к выполнению, вместе со сроками и комментариями.
Создайте рабочее пространство и соберите на нем все ваши доски и задачи. Затем пригласите на него сотрудников, вместе с которыми вы будете работать. Так вся работа и загруженность персонала будет видна на одном экране.
Создайте доску по шаблону Канбан для непрерывного цикла работы или Scrum для работы спринтами. Прямо из шаблона можно создавать доски с неограниченным количеством колонок и дорожек — добавляйте сколько угодно этапов, сотрудников или конкретных повторяющихся задач. Так согласование или ожидание ответа клиента может стать отдельной колонкой на вашей доске.
Декомпозиция задач. Если задача занимает много времени или состоит из нескольких крупных блоков, ее можно разделить на несколько подзадач поменьше. Так их будет проще выполнять и следить за прогрессом.
В Kaiten можно делить крупные задачи с помощью дочерних карточек — каждая подзадача будет отображаться в связанной с ней родительской карточке. По мере выполнения дочерних карточек родительская задача будет двигаться к завершению.
Также можно делить одну задачу внутри карточки с помощью чек-листов — поделить всю работу на пункты и отмечать их по мере выполнения. Это поможет держать в фокусе детали и последовательность.
Пример из кейса
Студия Чижова выстроила работу SMM-команды по канбан-методу. С ростом компании у них возникла потребность в более точном прогнозировании сроков выполнения задач, в понимании загруженности каждого сотрудника и в общем виде проектов, над которыми они работают.
С помощью Kaiten в агентстве:
- научились следить за задачами и процессами;
- сформулировали регламент по ведению проектов;
- стали собирать статистику на основе результатов работы, а не ощущений тимлидов;
- исключили внезапные созвоны;
- сократили время на выполнение задач.
Единое пространство для проектов и клиентов
Взаимосвязанные доски. В Kaiten можно объединить проекты и задачи каждого клиента на одной или нескольких взаимосвязанных досках. Например, если для одного клиента ведут сразу три проекта, это может быть 3 доски внутри одного пространства, связанные между собой. Это поможет следить за работой над каждым проектом, контролировать очередность выполнения задач и хранить все данные в разделе «Документы».
Доступ клиентов. В Kaiten необязательно открывать клиенту доступ ко всем задачам и пространствам агентства. Можно настроить роли так, чтобы каждый клиент на общей доске видел и мог комментировать только свои карточки.
Роли сотрудников и гибкие настройки доступа. Можно разграничивать доступы групп сотрудников и отдельных людей. Создайте и настройте роли, как вам удобно, чтобы работники видели и редактировали ограниченное количество заданий.
В Kaiten есть 3 уровня доступов:
- администратор — может менять доступы, доски, пространства, карточки, ответственных, сроки;
- редактор — ему доступны все функции, кроме перемещения досок на другие пространства и управления ролями других пользователей;
- комментатор — видит все в режиме чтения, но может только комментировать.
Вы можете создать роли с уникальными правами, чтобы гибко управлять возможностями сотрудников.
Также вы можете разместить одну доску на отдельных пространствах разных команд, чтобы контролировать уровень доступа. Например, доска дизайнеров может быть в пространствах всех остальных команд — так сотрудники будут видеть загруженность коллег и ставить задачи с запасом времени на выполнение.
Пример из кейса
Darvin Studio — диджитал-агентство полного цикла, руководители в котором постоянно были вовлечены во все процессы и корректировали их — перемещали задачи, устраняли застои и блокировки, следили за тем, чтобы задачи не «зависали». Это отнимало большую часть времени и сил, из-за чего руководители не могли заняться стратегическими задачами.
С помощью Kaiten им удалось за 3 недели:
- внедрить WIP-лимиты и ограничить количество задач в работе;
- сосредоточить команду на доведении задач до конца;
- заметно улучшить взаимодействие между сотрудниками;
- запланировать отделение процесса дизайна на отдельную доску.
Руководители смогли выйти из бесконечного контроля и срочного исправления ситуации, доверить работу команде. А сотрудники разобрались, что и в каком порядке им нужно делать, чтобы ничего не пропускать.
Четкое планирование и контроль сроков
Ответственные. В каждой карточке руководитель может указать, кто будет работать над задачей. Это помогает избежать ситуаций, когда за выполнение никто не берется, когда одной задачей занимается сразу два сотрудника или когда один отдел ждет результатов от другого, а информация не доходит.
Также можно настроить автоматизацию, где система будет добавлять в карточку конкретного сотрудника, который будет заниматься решением задачи. Например, когда карточка попадет в колонку «Консультация», то у нее автоматически появится ответственный менеджер, который перезвонит клиенту и решит вопрос.
Сроки и метки. Когда в карточке указан дедлайн задачи, сотрудникам проще планировать свой день и неделю — понятно, что и в какой последовательности делать. Также ко всем «горящим» заданиям можно добавить визуальные метки, чтобы поделить задачи по направлениям и уточнить их приоритетность.
Метки. Присваивайте уровень важности с помощью пользовательских полей и меток — цветных полей с текстом, которые отображаются на фасаде карточки. В каждую карточку можно добавить любое количество меток, чтобы выделить нужные карточки:
Делите задачи по дорожкам в зависимости от их важности для бизнеса. Это поможет держать на виду самые приоритетные задачи.
Поиск и фильтры. Если из всех задач на доске нужно отобрать только горящие или все по проекту Х — можно отфильтровать нужные карточки с помощью фильтров.
Блокировка. Если не хватает информации или нет ответа от клиента, то продолжить работу над задачей не получится. Заблокируйте карточку — укажите причину текстом или прикрепите к задаче другую карточку, которая не позволяет продолжить работу:
Так коллеги и руководитель сразу увидят причину, по которой нельзя продолжить работу.
Пример из кейса
Чтобы ответственный сотрудник агентста CRM-маркетинга Out of Cloud мог найти исполнителя на задачу, нужно было проверять календарь каждого работника. Если было нужно что-то сделать срочно и под инфоповод — часто проходили все сроки, пока команда справлялась с внезапной задачей.
С помощью Kaiten они смогли:
- визуализировать и поделить на карточки всю работу компании;
- ежедневно переносить в релиз более 30 карточек;
- зафиксировать точное время на выполнение задач и увидеть реальную загрузку команд;
- избавиться от застрявших карточек на разных этапах без весомых причин.
Руководители научились оценивать рентабельность проектов, а сотрудники — планировать свою работу.
Автоматизация рутинных процессов
Kaiten — не просто таск-трекер для движения карточек, это сервис, где вы можете автоматизировать рабочие процессы для каждого типа проекта или клиента так, как считаете нужным.
Например, digital-агентство может настроить автоматический перенос SEO-аудита из стадии «В работе» в «На согласовании с клиентом» с одновременным уведомлением аккаунт-менеджера.
Онбординг клиентов. Когда задача «Новый клиент Х» переходит в статус «Контракт подписан», в Kaiten сотрудник может настроить, чтобы автоматически создавался набор стандартных карточек для каждого клиента:
- создать пространство проекта;
- назначить аккаунт-менеджера;
- запланировать встречу;
- отправить приветственное письмо.
Контроль работы с ошибками. Если карточка «Отчет по ошибке» помечена как «критическая» или остается в очереди более 24 часов, то система меняет ее приоритет на «срочная» и назначает ведущему разработчику. Одновременно с этим Kaiten может отправлять уведомление на почту менеджеру проекта.
Переход от дизайна к разработке. Если тип карточки «Прототип UI/UX» меняется на «Готовый Дизайн (К Разработке)», Kaiten автоматически перемещает карточку с доски дизайна на доску разработки, создает связанные задачи для фронтенд- и бэкенд-разработчиков.
Если вы часто запускаете однотипные кампании или создаете типовые креативы, можно использовать шаблонные чек-листы в карточках Kaiten.
Например, создайте один раз шаблон карточки «Проверка статей внешних копирайтеров» и запускайте новый проект в один клик:
Вы можете сами создавать любые автоматизации — укажите условия и действия, а затем сохраните изменения.
Аналитика и отчетность
Отчеты в Kaiten — цифровая панель, которая помогает следить за состоянием проекта и выполнением задач.
Графики, отчеты, диаграммы позволяют всегда «держать руку на пульсе»
Разберем несколько основных отчетов, которые подойдут агентствам.
Суммарный отчет. Система собирает все завершенные задачи за указанный период в таблицу:
Отчет помогает понять, насколько эффективно работает команда и сравнить ее производительность за разные периоды.
Доля задач, закрытых в срок. Этот показатель помогает понять, какие задачи выполняются вовремя и позже указанного дня, посмотреть исполнителей по ним и общий прогресс по задачам со сроками:
Cumulative Flow Diagram (CFD). Кумулятивная диаграмма показывает, как быстро задачи проходят через различные этапы рабочего процесса — «Подготовка», «В работе», «На проверке».
Отчет показывает, где копятся задачи и появляются «узкие места». Это помогает прогнозировать возможные срывы и вовремя перестраивать процессы. Например, если руководитель видит, что один дизайнер не справляется с потоком задач, он может нанять фрилансера или пересмотреть процессы так, чтобы сократить заказ визуала.
⭢ Больше примеров автоматических отчетов в Kaiten
Нагрузка по сотрудникам. Гистограмма нужна, чтобы определить, кто из сотрудников и насколько загружен:
При вычислении пропускной способности учитывается только та работа, которая была полностью выполнена до стадии «Готово». Отчет позволяет видеть производительность команды и прогнозировать, сколько работы она может выполнить в будущем.
Еще с помощью этого отчета можно планировать отпуска для команды и загрузку персонала.
Заключение
Чем больше у агентства клиентов и проектов, тем больше задач и тем сложнее командам справляться с таким потоком. У задачи может не оказаться исполнителя или про нее вообще забудут, пока клиент не выставит претензию. Чтобы этого избежать, визуализировать и держать под контролем задачи любого количества проектов, используйте Kaiten.
