Факап-менеджмент: как внедрять Agile для выхода из кризиса, хаоса и неопределенности

Ошибки в бизнесе — это нормально. Любая развивающаяся компания за свою историю исправила немало ошибок. Если вы столкнулись с кризисной ситуацией, не стоит отчаиваться: решение наверняка существует, осталось его найти. В этом помогает факап-менеджмент.

Что это такое, почему кризис может быть полезен для бизнеса и как методики Agile помогают преодолевать критические ситуации, рассказывает эксперт по управлению Agile-проектами Давид Асатрян.

Что такое факап-менеджмент и для чего он нужен

Кризисная ситуация — это ситуация, в которой привычные методы и инструменты не работают и не приносят ожидаемого эффекта.

Соответственно, антикризисное управление — это действия, направленные на преодоление кризиса и помогающие воспользоваться любыми возможностями для развития.

Как правило, стратегия антикризисного управления рассчитана на определенный срок, например, год или полгода. По окончании этого срока компания должна получить конкретные результаты, намеченные при выборе антикризисной стратегии.

Например, это может быть повышение окупаемости инвестиций (ROI) на 50%, сокращение текучки кадров на 20%, повышение конверсии продаж вдвое и т. д.

У кризисного менеджмента есть две ключевые цели:

• минимизировать возможные убытки для компании,
• усилить позицию компании на рынке, использовав возможности кризисной ситуации.

Как только будут проведены необходимые мероприятия по сокращению нежелательных последствий и убытков, можно фокусироваться на оценке возможностей для развития.

Чтобы минимизировать убытки, нужно:

• наладить общение в команде. Это поможет всем двигаться в одном направлении и не делать ненужную работу;
• получить обратную связь от целевой аудитории. Опросы аудитории помогут отказаться от доработки невостребованных функций;
• найти инструменты управления, которые помогут компании преодолеть кризис. Один из вариантов — методы Agile для максимальной свободы действий в хаосе.

Чтобы найти точки для роста, необходимо:

• проводить быстрые эксперименты по проверке гипотез о рабочих процессах и продажах. Это поможет отбросить нерабочие теории и оперативно проверить эффективность тех или иных изменений. Например, можно проверить, улучшится ли ситуация, если отказаться от ряда функций сайта, определенных скидок или перераспределить роли в команде ;
• максимально использовать найденные возможности. Здесь могут помочь принципы философии Кайдзен о непрерывном улучшении и бережливом производстве. Подробнее об этом можно прочесть тут.

Все задачи, которые нужно решить для достижения этих целей, фиксируются в антикризисной стратегии.

Почему происходят факапы

Кризисные ситуации могут возникать по самым разным причинам, среди которых:

• неучтенные риски. Важно закладывать на проекты запас времени и предусматривать различные риски в начале проекта. Риск-менеджмент может избежать многих факапов и сэкономить ресурсы компании;
• неверный выбор исполнителей. Необходимо тщательно отбирать ответственных и исполнителей для задач. К кризису может привести низкая мотивация, недостаточная квалификация или даже личная неприязнь сотрудника к руководителю. Важно внимательно подходить к вопросам распределения работы и контролировать промежуточные результаты, чтобы своевременно заметить ошибки и недоработки;
• отсутствие коммуникации и ретроспектив. Регулярное общение и сверка видения конечного продукта с инвестором и участниками команды позволит устранить риск, что в конце вы получите не то, что от вас ожидали;
• неготовность к сложным кадровым решениям. Перераспределять роли или даже совсем отказываться от сотрудничества, если специалист не справляется с задачами или намеренно вредит рабочему процессу, — решения трудные, но порой необходимые для эффективного выхода из кризиса;
• отсутствие исследований аудитории. Изучение потребностей целевой аудитории, регулярные опросы и получение обратной связи — залог того, что вы получите то, что нужно клиенту и не создадите никому не нужный продукт.

Несмотря на то, что причины ошибок могут быть разными, основные стратегии преодоления кризиса в компании достаточно похожи.

Благодаря методологии Agile можно подобрать инструменты, которые помогут найти наиболее подходящее решение в разных ситуациях и командах.

Почему Agile-методологии эффективны для управления кризисными ситуациями

Методики Agile позволяют свободно действовать в кризисных условиях и гибко принимать решения. С помощью проверки гипотез через эксперименты можно оперативно найти источник проблемы и устранить его, перестроив и адаптировав рабочие процессы к новым условиям.

Кризисные ситуации, как правило, связаны с неизвестностью — ведь если бы нам было известно, в чем именно состоит проблема, мы бы постарались ее решить как можно быстрее. Поэтому в таких ситуациях особенно важна скорость принятия решений и свобода действий.

При этом метод ретроспективы в классическом понимании малоэффективен. Мы можем разложить все действия от настоящего времени до возникновения идеи в обратном хронологическом порядке и всё равно не обнаружить конкретного момента, где была допущена ошибка, так как технически процессы могут быть правильными. Это происходит потому что:

1. У участников процесса могут быть абсолютно разные взгляды на рабочий процес. Например, у собственника бизнеса и рядового сотрудника взгляды на механизм создания продукта могут диаметрально отличаться. В таких случаях ошибки происходят из-за разности восприятия самого механизма работы.
2. В команде может присутствовать сотрудник, который намеренно вредит компании. Например, преследует собственные интересы и предлагает выгодные сделки конкурентам.

Когда выясняешь корень проблемы, важно никому не верить, потому что никто не говорит правды. Но не потому что они плохие, а потому что каждый видит ситуацию по-своему и у каждого определенный взгляд на вещи.

Agile-фреймворки, напротив, помогают экспериментальным путем найти причину факапа и систему работы, которая сделает бизнес эффективнее и позволит ему развиваться.

Однако мы можем использовать ретроспективу как метод общения с командой, чтобы выяснить, как были построены рабочие процессы и что в них могло произойти не так по мнению участников проекта.

Метод ретроспективы в условиях хаоса полезен не для улучшения продукта, а для улучшения рабочих процессов. Нужно задать команде всего 4 простых вопроса:

• Что мешало достижению результата?
• Что помогало решать проблемы?
• Что мы меняем и что пробуем в процессах из нового, чтобы стало лучше?
• Что мы не меняем и оставляем в том виде, в каком оно есть сейчас?

При этом стоит внедрять в процессы не более 3-х нововведений.

С чего начать внедрение Agile, когда организация находится в кризисе

Представим, что в компании кризисная ситуация: в разработку инвестированы крупные средства, но продукт несколько месяцев находится в работе и до сих пор не готов к полноценному выходу на рынок.

Сайт «сырой», бизнес-процессы не налажены, показатели конверсии и продаж крайне низкие, а команда не знает, что делать дальше.

Алгоритм работы по Agile в этом случае:

1. Сформировать Product Vision. Все участники процесса опрашиваются на предмет того, как они видят продукт и что именно должно получиться в результате. Все точки зрения приводятся к единому видению и вносятся в документ, на который команда впоследствии будет ориентироваться в своей работе.
2. Определить цели спринта. Вместе с командой определяются задачи на ближайшую неделю или несколько. На этом этапе важно донести до сотрудников, что перед ними не стоит цель всё сделать сразу идеально. Например, если речь идет о посадочной странице, необходимо сделать ее базовый вариант и улучшать его в следующих итерациях, продумывая функционал и рисуя дизайн.
3. Наладить коммуникацию. Общение должно быть налажено и внутри команды, и с партнерами, и с клиентами. Только так можно сверяться с тем, что все двигаются в верном направлении и нет расхождений в ожиданиях и результатах. Помогают короткие ежедневные созвоны (дейлики) и регулярные общие совещания.
4. Посчитать метрики. Цифры — наглядный показатель, работает ли всё, как планировалось. В зависимости от специфики продукта может быть необходимо просчитать различные метрики для оценки его окупаемости и успеха на рынке.
5. Использовать имеющиеся инструменты. В условиях кризиса у команды нет ресурсов создавать что-то принципиально новое, поэтому целесообразнее всего работать с теми наработками, которые есть уже сейчас.

Еще одно условие выхода из кризиса — дать понять команде, что постоянно будут появляться критичные дела, но придется чем-то жертвовать и концентрироваться на самом важном в данный момент.

Например, важно доработать функцию корзины, так как без нее клиент не сможет оформить заказ и оплатить его. С другой стороны, внимания требуют email рассылки, баннер о скидках и реферальная программа. Всё это поможет привлечь на сайт новую аудиторию и напомнить о себе старым клиентам, однако не будет иметь смысла без работающей корзины.

Основные принципы внедрения Agile для выхода из кризиса

Agile-методы помогают путем экспериментов понять, что в процессах идет не так, используя инструменты, которые используются в классической продуктовой разработке. Благодаря этому методу вы получаете максимальную гибкость и свободу действий.

Для успешного внедрения Agile в условиях кризиса полезно руководствоваться двумя основными принципами.

1. Ограничить количество задач в работе. Чем меньше задач будет в процессе, тем меньше финансовых потерь может быть в результате и тем меньше ошибок нужно будет исправлять в будущем.

Например, не стоит дорабатывать все функции приложения одновременно, разумнее отобрать самые критичные и значимые и сосредоточиться на них. То, что было начато и не работает как следует, — уже потерянная инвестиция. Исправление этого только займет время и силы команды, отвлекая от более важных задач.

В ограничении количества задач помогут WIP-лимиты. Это функция Kaiten, которая оповещает пользователя, если он взял в работу задач больше, чем ему рекомендует руководитель или Agile-мастер.

2. Увеличить количество ошибок. В стандартной ситуации для проверки гипотез доказывается, что предположение верно.

Например, предполагается, что если сайт будет работать быстрее, он будет приносить больше прибыли. Самый очевидный способ это проверить — ускорить работу сайта и сравнить показатели до и после.

Однако такой подход требует усилий и затрат: написание нового кода и его внедрение, работы с контентом на страницах, чтобы они загружались быстрее и т. д. В условиях кризиса этих ресурсов просто нет.

Дешевле и проще исходить от обратного — снизиться ли прибыль, если искусственно замедлить сайт? То есть при проверке гипотезы доказывается, что предположение неверно. Такой подход экономит время и деньги, а также путем экспериментов позволяет найти точки для улучшения ситуации.

Стоит отметить, что Канбан часто показывает себя лучше в условиях хаоса эффективнее, чем фреймворк Скрам, так как позволяет брать в работу срочные задачи прямо сейчас.

Выбирая для кризисных ситуаций между методами Канбан и Скрам, я бы рекомендовал первый. Канбан прекрасно себя показывает, когда нужно «тушить пожары»— срочно решать проблемы и ошибки. Задача появляется, сразу попадает на доску и тянется по ней до выполнения. Скрам же предполагает работу над тем, что намечено в начале спринта и ни над чем другим.

4 распространенные ошибки при внедрении Agile в хаосе

Зачастую менеджеры допускают одни и те же ошибки при попытках применить Agile в кризисной ситуации. Самые распространенные из них — полагать, что их ошибки уникальны и не решаемы. Вот еще несколько.

• Стремление делать всё по книгам. В условиях хаоса может возникнуть соблазн следовать каждому совету и проверять каждое предположение из авторитетной литературы. Однако не все рекомендации могут быть применимы во всех ситуациях, поэтому стоит отбирать только то, что могло бы подойти в вашем случае и адаптировать это с учетом специфики вашего предприятия. Например, если в книге сказано, что в ошибках чаще всего виновен продакт-менеджер, возможно, именно в вашем случае это вовсе не так. Стоит провести анализ конкретной ситуации и выяснить, какие могут быть причины кризиса именно в вашем случае.
• Пренебрежение к рабочим процессам. В некоторых командах считается, что обсуждать процессы — скучно и безрезультатно, куда эффективнее обсудить конечный продукт. Тем не менее без проговоренных и отлаженных процессов успешный продукт просто не получится создать.
• Отсутствие гибкости в мышлении. Для того чтобы быть гибким, важно быть открытым для разных допущений, мнений и сценариев. Можно быть убежденным, что продукт на 100% отличный, но если допускать другие варианты, может открыться больше возможностей для действий, его улучшения и развития.
• Отсутствие общения. Любые изменения в процессах требуют обсуждения внутри и вне команды. Множество ошибок допускается потому, что изменения насаждаются директивно и не проводится подготовка команды. Регулярная и качественная коммуникация помогает двигаться всем в одном направлении. В условиях сжатых сроков может показаться, что на созвоны и встречи просто нет времени, однако именно при ограниченном времени коммуникация особенно важна, чтобы не тратить ресурсы напрасно.

Гибкость мышления, гибкая адаптация к хаосу и гибкость в поиске решений — то, что поможет внедрить Agile в компании для выхода из кризиса.

Вместо итога

Ошибки в бизнесе могут приводить к самым разным последствиям: вплоть до банкротства и закрытия дела. Кризисные ситуации могут и будут случаться — важно не бросать начатое дело и всеми силами искать решение. Инструменты Agile могут помочь выйти из кризисной ситуации и найти новые пути для роста, переосмыслить продукт и сделать его лучше.

Стоит допустить, что вы могли просто совершить одну глупую ошибку. Как только вы допускаете, что ошибка может быть глупой, становится проще понять, как ее решить.