Кейс Unidragon — как избежать хаоса в процессах при масштабировании бизнеса c помощью Kaiten

Молодая компания развивается, выпускает успешные продукты и осваивает рынок. Но вместе с успехом, растет и штат команды. А чем больше сотрудников, тем тяжелее выстраивать рабочие процессы и общаться друг с другом. Так и произошло в компании Unidragon — с 2019 года штат вырос с 20 до 500 человек.

О том, с какими проблемами столкнулись в Unidragon после роста бизнеса, как команда перешла на новый инструмент и избавилась от хаоса в рабочих процессах с помощью Kaiten, нам рассказала Мила Максалиева — директор по маркетингу Unidragon.

Unidragon занимается производством уникальных деревянных пазлов. С 2019 года до текущего момента компания вышла на международный рынок и продает товары по всему миру, от России и стран СНГ до Европы, Америки и даже Австралии.

Рост и стартаповские проблемы

Unidragon производит и доставляет пазлы с 2019 года. 4 года назад в компании работали:

• основатель,
• 2 маркетолога,
• 20 человек на производстве.

Спустя 5 лет появилось:

• полномасштабное производство,
• разные каналы продаж,
• маркетинг,
• отдел финансов,
• HR,
• бухгалтерия,
• юристы,
• логистика и т.д.

Всеми этими командами и их процессами было практически невозможно управлять. Как вспоминает Мила:

«Когда я присоединилась к компании, в маркетинге все было очень хаотично. У нас было около 50 разных продуктов и более 25 каналов продаж. Все это нужно было развивать, а процессов управления в маркетинге не было совсем.

Коммуникация велась в чатах Slack, Notion, Google Документах, у каких-то команд были свои доски в Trello. Часть информации хранилась на корпоративном облаке, а какие-то файлы хранились на личных дисках сотрудников. От этого возникало много коммуникационных конфликтов».

Коммуницировать с коллегами было сложно: приходилось создавать отдельные чаты в разных мессенджерах по каждому новому продукту, из-за чего не получалось адекватно отслеживать статус задач по продуктам, а документы и важные комментарии коллег постоянно терялись. Чтобы избавиться от хаоса компания решила перейти в единое пространство, с помощью которого можно визуализировать задачи — полгода назад Unidragon начали переносить процессы в сервис для управления проектами Kaiten.

Сложная система взаимодействий и переход в Kaiten

В Unidragon достаточно запутанная система связи отделов из-за разных продуктов, кроссфункциональных задач и созависимых друг от друга команд. На схеме ниже попытались передать устройство компании:

Чтобы распутать клубок из зависимостей, сложных процессов, и перейти в новый, единый инструмент без паники и стресса, ребята решили начать с малого и собрать «пирог» с нижнего слоя.

1. Для начала они создали пространства для каждой команды и стали постепенно прививать сотрудникам культуру ведения задач.
2. Создали отдельные административные пространства для тимлидов, с помощью которых руководители просматривали прогресс по работе с задачами нескольких команд в рамках одного экрана.
3. Выстроили горизонтальные взаимосвязи между сотрудниками из разных команд, чтобы они могли ставить задачи друг другу без участия менеджера.
4. Построили сквозные взаимосвязи по каждому продукту, с момента идеи до запуска.

Вишенкой на торте стали прозрачные рабочие процессы и сбор аналитики на уровне всей компании.

На сегодняшний день все подразделения работают в Kaiten, а пространства команд отражают основные этапы работы. Если открыть карточку продукта, можно увидеть взаимосвязи, прогресс выполнения задачи или задать вопрос коллегам в специальном поле комментариев.

Ниже рассказали, как сейчас организованы рабочие процессы в Unidragon в разных отделах.

Процесс создания новых продуктов в Unidragon

Специфика разработки в Unidragon в том, что одновременно в работе находятся около 50 новых продуктов. Процесс их создания довольно сложный, поэтому, прежде чем выпустить продукт на рынок, он должен пройти несколько этапов:

1. Проработка идеи;
2. MVP;
3. Подготовка к запуску (создание контента и подготовка рекламных компаний);
4. Запуск;
5. Анализ результатов запуска;
6. А дальше продукт уходит на последующие циклы для регулярного производства и продаж.

Сложность в том, что над каждым продуктом должно слаженно работать несколько команд — более 20 человек. Поэтому в первую очередь в Kaiten создали пространство «Новые продукты».

На пространстве есть Бэклог продуктов — это доска, на которой каждый новый продукт существует в виде карточки с уникальным названием. Все обсуждения, правки и доработки идеи фиксируются внутри карточки.

По мере развития задача движется по этапам. При переходе на следующий этап в ней автоматически появляются шаблонные чек-листы со списком действий, которые обязательно должны быть выполнены, прежде чем задача перейдет в другую колонку.

И одновременно с этим на выделенных пространствах команд, которые отвечают за эти действия, появляются дочерние карточки.

Например, есть отдельное пространство для разработки новых продуктов RnD. Если создать карточку в бэклоге продукта, на пространстве RnD автоматически создатся дочерняя карточка, которая будет двигаться по своим этапам. Внутри можно назначить ответственных сотрудников, подгрузить шаблоны чек-листов для каждого этапа, проставить сроки и др.

Еще один инструмент визуализации, который используют ребята, — это цветные метки. Так называют специальные теги, которые отображаются как внутри, так и на фасаде карточки, чтобы сразу продемонстрировать важную информацию по задаче. Например, название проекта, вид запуска, рекламный плейсмент и т.д.

В итоге любому сотруднику достаточно бросить один взгляд на доску, чтобы оценить весь процесс создания продукта и управлять им, не пропуская этапы или важные шаги, и сдавая задачу в срок. Внутри каждой карточки продукта можно увидеть прогресс по его реализации: что было сделано, а что еще нет, и кто за это отвечает.

Виталий, Project Manager
«Я хотел иметь сервис, где я бы мог контролировать проект, не углубляясь в точечные задачи. Раньше приходилось напоминать и долго искать информацию в большом количестве чатов. А сейчас я могу просто посмотреть все на пространстве продукта».

Самостоятельные команды в маркетинге

Команда маркетинга отвечает за запуск новых продуктов и их продвижение по разным каналам связи. Из них: 4 сайта, 27 маркетплейсов, соцсети, рассылки и прочее.

Отдел состоит из нескольких «функциональных групп»: продакшн, маркетплейсы, performance, SMM, CRM, аналитика, influence-partnership. Цель перехода в Kaiten для этих команд кроется в том, чтобы:

• выстроить горизонтальные связи в отделе между группами;
• ребята из разных отделов самостоятельно ставили друг другу задачи;
• разгрузить топ-менеджера и работать без его вмешательства.

Первым делом для каждой функциональной группы были созданы отдельные пространства. Доски каждой команды выглядят по-своему и сделаны так, чтобы сотрудникам было удобно в них работать.

Отдельно расскажем о пространстве для организации глобальных задач маркетинга «Main marketing», на котором работают в основном лидеры функциональных групп. С его помощью можно выполнять какие-то масштабные задачи и управлять отделом в целом. Например, провести маркетинговое мероприятие, создать ежемесячный отчет, сделать карту компетенций.

Дальше нужно было построить прозрачные процессы по каждому продукту. Эту задачу решили с помощью системы родительских и дочерних карточек:

• На продуктовом пространстве есть главная карточка продукта.
• Когда она переходит в этап «Запуск», автоматически создается дочерняя карточка на доске «Маркетинг / запуск продуктов».
• И к этой карточке привязывается еще множество других дочерних карточек на пространствах функциональных групп.

Так отдел маркетинга получил прозрачную иерархию задач, которая подсвечивает все процессы, необходимые для запуска продукта.

Мила, директор по продажам и маркетингу Unidragon
«Я все время шучу, что Кайтен, как весна — когда он наступает, сразу все становится видно: кто, что, где и когда делает».

От хаоса в финансах к прозрачной системе оплат

Еще одно пространство было создано для группы Performance, которая отвечает за привлечение и удержание клиентов через таргет, контекстную рекламу и рекламу на маркетплейсах. Проблемой, которая мешала работать менеджеру, была организация оплат по разным рекламным каналам.

Из-за большого количества каналов в разных странах, по каждому из них приходилось общаться с разными людьми, проводить оплату разными способами и в разное время. Если держать всю эту информацию в голове, можно просто сойти с ума и с высокой вероятностью упустить что-то важное.

До перехода в Kaiten сотрудники присылали заявки на оплату через Slack, иногда забывая прикрепить какие-то документы или данные, а менеджер проверял всю эту информацию вручную.

Чтобы сократить количество рутинной работы и разгрузить специалиста, и было создано отдельное пространство в Kaiten:

• Для каждой оплаты создается новая карточка.
• В зависимости от типа оплаты в ней автоматически проставляется чек-лист с теми данными, которые ответственный должен заполнить, чтобы оплата прошла: какая страна, направление, подрядчик, сумма и т.д.
• Дальше карточка проходит этап юридической проверки и переносится в реестр оплат. Бухгалтерия ее согласовывает и переносит задачу в Готово.

Галина, Head of performance
«Уже спустя несколько месяцев у нас значительно ускорились процессы оплаты. Доска двигается, карточки перемещаются, платежи не задерживаются, все ответственные всегда в курсе».

Организация логистики по всему миру

Еще одна особенность компании — сложная логистика. Из-за того, что товары отправляются по всему миру, у Unidragon есть несколько юр.лиц, отвечающих за отгрузки по разным направлениям.

Чтобы это систематизировать, на одном пространстве были созданы отдельные доски: ОПТ Мир, Опт РФ, Образцы, Регулярные отправки, Новые продукты.

В зависимости от типа доски к карточкам прикрепляется заранее созданный чек-лист, который помогает контролировать отправки определенного типа. Для каждого пункта можно назначить ответственного сотрудника и указать срок выполнения.

После завершения работы по задаче, получающая сторона заполняет отдельный чек-лист, отмечая пункты галочкой «пришло / не пришло».

Совмещение Kaiten и Jira в IT-отделе

Сложнее всего переход в в Kaiten проходил в IT-отделе, потому что ребята уже выстроили рабочие процессы в Jira и не хотели менять привычный инструмент. Руководство же не хотело давить но сотрудников, но из-за того, что команды из других подразделений выступают в роли заказчиков для IT, было важно свести всю коммуникацию в единое пространство.

В итоге ребята решили пойти на компромисс. Сейчас постановка задач ведется на пространстве Kaiten и там же фиксируется статус задач. А сами специалисты работают по спринтам в Jira и просто подгружают ссылки на задачи Jira в карточки Kaiten.

Антон — IT директор
Мы используем Кайтен, как единое окно для постановки задач от бизнеса. А все, что касается самой разработки, транслируем в Jira. Но в скором времени планирую отказаться от этого и взаимодействовать по спринтам в рамках Kaiten.

Такой подход помог выстроить учет по работе IT-команды. Руководитель отдела смотрит на суммарный отчет в Kaiten и оценивает скорость обработки задач и уровень компетенций каждого сотрудника.

Промежуточные результаты

Ребята только полгода работают в Kaiten. Срок небольшой, но этого достаточно чтобы ощутить улучшение в рабочих процессах. Например:

• Улучшилась коммуникация. Отказавшись от общения в мессенджерах, ребята свели обсуждения задач в единое место. Теперь важная информация и документы не теряются, а сотрудники из разных отделов могут быстро погрузиться в задачу и удобно взаимодействовать друг с другом.
• Прозрачные процессы. Благодаря визуализации работы в Kaiten, руководство может оценить как работу отдела, так и конкретного сотрудника, чтобы скорректировать рабочий процесс — достаточно одного взгляда на доску.
• Работа с проектами в рамках одной карточки. Т.к. для каждого нового продукта создается отдельная задача на специальном пространстве, можно увидеть все связанные с ним процессы: от крупных до самых мелких задач. При необходимости можно быстро выбрать дочернюю карточку, перейти на нужное пространство и задать вопрос ответственному сотруднику внутри карточки.
• Взаимодействие и помощь между отделами. В Kaiten все видят, как работает отдельный сотрудник и его коллеги. Если кто-то из команды замечает, что у кого-то образовался завал, можно всегда прийти на помощь — так складывается дружная команда.
• Один инструмент для всех. До этого мы пробовали Trello, Asana, Jira, но в них всегда переходили 1-2 отдела, мы не могли там выстроить полноценную работу на уровне компании. В Kaiten нам это удалось, благодаря гибкости сервиса.