Автоматизировали управление сотрудниками в IT-компании с помощью таск-трекера Kaiten

Когда в компании 10-20 сотрудников, управлять ими не так сложно. Типичные задачи вроде «оформить в штат» или «выдать оборудование» требуют времени, но появляются нечасто, поэтому вполне решаются в «ручном режиме». А вот когда штат стремительно растет, подобная рутина начинает съедать время менеджеров и HR-ов. Особенно если нет автоматизированной системы управления и базы данных, где все собрано в одном месте.

Решение уже давно придумано — специализированные ERP-системы для автоматизации и оптимизации рабочих процессов. Но, как говорится, есть один нюанс. Точнее, два:

• стоимость (от 400 тыс. и до бесконечности);
• скорость внедрения (от 1 года и дольше).

Но этой статьи бы не было, если бы не нашлось более эффективное решение. Расскажем, как создали автоматизированную систему управления процессами найма, онбординга и менеджмента сотрудников на базе таск-трекера Kaiten. Это получилось дешево, быстро и гибко.

Наш опыт будет особенно актуален для среднего бизнеса со штатом от 100 человек, а также для быстрорастущих компаний, у которых нет времени на долгую перестройку.

Впервые кейс был опубликован на Global CIO

Пару слов о компании и зачем нам нужна была ERP

У нашей группы компаний «Технологии Надежности»  довольно много направлений деятельности. Мы занимаемся:

• ИТ-аутстаффингом и ИТ-аутсорсингом;
• разработкой ПО для крупных корпоративных клиентов и проектированием решений в сфере электроники и программирования микроконтроллеров;
• консалтингом в сфере разработки ИТ-продуктов — помогаем внедрять гибкие фреймворки и выводить продуктовые команды на целевую эффективность;
• еще у нас есть кадровое агентство по подбору ИТ-специалистов для клиентов и другие направления деятельности.

В штате сейчас более 350 специалистов. И количество сотрудников и проектов постоянно растет.

Большое количество людей порождает хаос в кадровых процессах. Поэтому нам нужна была какая-то система для визуализации и автоматизации процессов наших компаний, в которой все было бы прозрачно, эффективно и понятно.

Попробовав разное ПО, мы решили остановиться на Kaiten. Это не самое очевидное решение для реализации ERP-системы, но для нас был важен низкий порог входа и быстрые результаты:

• в Kaiten хорошо развиты автоматизации, ограничения, интеграции;
• есть модуль «Учет рабочего времени»;
• довольно простой интерфейс, не требующий долгого обучения;
• удобные инструменты для визуализации;
• плюс Kaiten постоянно дорабатывается, и с появлением новых функций у нас появлялись новые идеи, как можно их применить в нашей работе.

У нас довольно большой опыт внедрения ERP-систем в других компаниях, и в целом мы профессионально работаем с оптимизацией и стандартизацией процессов. Наш накопленный опыт, а также гибкость и простота работы с Kaiten позволили в рекордно короткие сроки внедрить мощный инструмент управления ресурсами организации на уровне всей компании.

Так, в январе 2023 года мы начали использовать Kaiten. Сначала для ограниченной группы людей, а потом в течение 2,5 месяцев настроили в нем полноценную ERP-систему.

Для этого нам понадобилось:

• визуализировать все процессы, которые касаются управления персоналом;
• добавить автоматизации, чтобы снизить количество рутинной работы;
• обучить команду и начать работать в новой системе.

Об этом и расскажем далее.

Визуализация: наглядно отобразили все процессы на пространствах и досках Kaiten

У нас есть папка «Управление сотрудниками», в которой собраны 8 рабочих пространств по каждому процессу: от проектов и финансов до выдачи и хранения оборудования.

На каждом из пространств находятся канбан-доски, которые помогают визуализировать разные процессы.

Например, на пространстве «Менеджмент сотрудника» работают отдел кадров и согласующие руководители направлений. Здесь находятся 8 досок:

На пространстве «Забота о сотруднике» собраны несколько досок с процессами HR:

На пространстве «Менеджмент материального обеспечения» находятся доски, на которых можно оставить заявки на выдачу оборудования, мебели и канцелярии.

Таким образом, мы сделали все процессы наглядными и систематизировали их по разным направлениям. Сейчас у нас нет ни одного кадрового процесса, который мы не видим.

Автоматизация: убрали всю рутину из менеджерских процессов

Здесь начинается все самое интересное. Мы настроили слаженный механизм работы по каждому процессу. Когда на одном этапе какой-то доски происходит определенное событие, то автоматически запускаются процессы на связанных досках.

Чтобы было понятнее, объясним на примере. Давайте попробуем частично пройтись по процессу трудоустройства нового сотрудника в штат.

• На пространстве «Мои сотрудники» в колонке «Идентификация» создаем карточку специалиста и называем ее «Иванов Иван Иванович».
• В карточке автоматически появляются поля, которые нужно заполнить.
• А еще добавляется комментарий «Создана карточка нового сотрудника». Это сообщение отправляется в наш Telegram-чат, чтобы все ответственные были в курсе.

• Далее заполняем поля: грейд сотрудника, дата выхода, должность, линейный руководитель, подразделение, проект, контакты и пр.
• По мере заполнения полей автоматически создаются связанные задачи. Например, когда заполнено поле «Telegram», в отдел кадров автоматически отправляется дочерняя задача на создание учетной записи сотрудника.
• А в исходной карточке сотрудника будут отображаться все подзадачи, связанные с его оформлением.

• Последнее поле в карточке сотрудника особенно интересное. В нем содержится список команд, которые менеджер может выполнить с сотрудником. Например, создать задачу на собеседование, создать задачу на отпуск, создать задачу выдачи оборудования и пр. В зависимости от того, какую команду выберет менеджер, запустится определенный процесс.

Допустим, мы выбрали команду «Выдача оборудования»:

• На пространстве «Менеджмент материального обеспечения» создается дочерняя задача «Выдать оборудование Иванову И. И.»
• Менеджер пишет в карточке комментарий «Выдать ноутбук».
• Ген. директор согласовывает, и это отображается в карточке.
• Менеджер привязывает к карточке «Выдать оборудование Иванову И. И.» дочернюю задачу с доски «Хранилище оборудования». Каждая карточка там обозначает доступное оборудование. Выбираем карточку нужного ноутбука и прикрепляем ее в качестве дочерней.
• Менеджер пишет комментарий «Выдано» и переводит карточку в колонку «Переведено».

Всем ушли нужные оповещения, в базе оборудования ноутбук закреплен за Ивановым И. И., сотрудник может подойти и забрать его.

Таким образом, у нас автоматизированы все процессы, связанные с менеджментом сотрудников: оформление документов, установка или повышение зарплаты,  онбординг, отпуска и прочее-прочее.

Мы задаем нужную команду или условие, и тут же:

• на нужных досках создаются связанные карточки;
• в карточках проставляются ответственные и добавляются нужные поля;
• ответственные получают уведомления в Telegram;
• создаются дополнительные подзадачи, необходимые для выполнения процесса.

Менеджерам не нужно искать информацию, думать, какое действие выполнить дальше, на каком этапе сейчас находится тот или иной процесс. Все наглядно.

Как устроены «Автоматизации» изнутри

Техническая настройка таких автоматизаций в Kaiten устроена довольно просто. Самое сложное — это спроектировать сами процессы и понять, что за чем должно следовать. Дальше нужно только создать алгоритмы, задав условие и действия, которые должны произойти.

Опять же, покажем на примере.

Допустим, мы хотим автоматизировать процесс оформления командировок:

• в условии «Когда» указываем: установлено поле «Создать задачу на командировку».
• в колонке «Выполнить» прописываем действия: создать дочернюю карточку с определенным названием → выбираем, на какой доске она появится → и какие данные в нее нужно скопировать или добавить. Готово.

В этом инструменте огромное количество условий и действий, с помощью которых можно автоматизировать практически любые процессы.

Удобная мелочь: быстрая выгрузка CV специалиста

Так как мы занимаемся IT-аутстаффингом и подбором персонала в штат клиентов, нам часто требуется составлять типовые CV. И да, этот процесс мы тоже организовали в Kaiten.

Создали отдельное пространство «CV специалиста», на котором лежат шаблонные карточки с типом «CV». В них заранее прописаны все поля, которые нужно заполнить по специалисту: контакты, должность, скиллы, навыки пр.

Когда все поля заполнены, остается нажать на кнопку «Печать» и скачать готовое CV.

Внедрение системы и обучение сотрудников

Мы старались сделать систему максимально понятной для пользователя. Чтобы человек мог зайти и выполнить необходимые задачи без лишних действий и уточнений.

Настройкой этой системы занимался проектный офис из трех человек совместно с руководителем компании. За один квартал им удалось внедрить инструмент в работу:

• 2,5 месяца ушло, чтобы создать первый рабочий прототип: погрузиться в специфику Kaiten, спроектировать все процессы и настроить все в техническом плане.
• Еще 1 месяц — на тестирование, обучение команды и дополнительные улучшения.

Если сравнивать с внедрением специализированной ERP-системы, это просто несоизмеримо короткие сроки. Получается быстро, дешево и гибко.

После запуска пилотного проекта мы провели презентацию для всего менеджмента компании, и обратная связь была только положительной.