Искали замену Trello, а получили идеальный инструмент для scrum-подхода с agile-блоком в коробке

• Кейс
  Почему команда аналитики «Сантехники-Онлайн» выбрала философию agile и как реализовала ее при помощи scrum-подхода в Kaiten.
• Автор
  Антон Астахов, руководитель аналитического центра «Сантехники-Онлайн»

Крупнейший в России онлайн-магазин сантехнических товаров

«Сантехника-Онлайн» сперва существовала как небольшая розничная точка по продаже сантехники, но в 2008 году компания решила выйти на рынок электронной коммерции. Сегодня наш интернет-магазин занимает 5-е место в российском e-commerce в категории «Товары для дома и ремонта».

Любому бизнесу, который работает в e-com, необходима аналитика. Без нее невозможно корректно ставить цели, выстраивать стратегию развития, оценивать успехи и неудачи рекламных кампаний, и это не говоря об эффективности бизнес-процессов в целом.

Однако есть проблема: чтобы говорить об эффективности построения процессов других подразделений, нужно максимально эффективно построить свои.

Как мы пришли к agile

С agile я познакомился давно, не только как с системой гибких подходов к работе, но и как с системой ценностей. Методология не дает особых алгоритмов и приемов, но обладает специфической философией, которая помогает реализовывать проекты быстрее и с большей эффективностью:

1. Люди важнее процессов и инструментов. Участники команды не должны быть ограничены процессами и инструментами, важно, чтобы они также имели возможность их менять. Кроме того, необходимо, чтобы коллеги активно общались между собой лично.
2. Работающий продукт важнее исчерпывающей документации. Чтобы укладываться в сжатые сроки, нужно максимально сократить любую подтверждающую документацию на разных этапах процесса.
3. Сотрудничество важнее согласования условий. Жестко заданные условия контракта могут мешать исполнению обязательств, если в процессе возникнут новые данные. Поэтому так важен пункт 1 – чтобы все вопросы активно решались в процессе тесной коммуникации, а отношения между участниками были максимально доверительными.
4. Всегда нужно быть готовым к изменениям. Команда должна быть готова добавлять в продукт незапланированные новые возможности, а заказчик – проявлять гибкость, если возникают непредвиденные проблемы.

Все эти ценности отмечены в agile-манифесте, каждый член команды их знает и четко придерживается в работе.

Сегодня аналитический центр состоит из четырех отделов: web-, BI-, Data Science- и исследовательского. Одной философии мало, чтобы выстроить работу этих команд, необходимо было выбрать фреймворк, который бы позволил с легкостью внедрить ценности в бизнес-процессы.

В работе аналитиков есть определенная сложность – задачи, выполняемые командой, по большей части масштабны и выполняются участниками по одиночке. В итоге от того, насколько эффективно работает отдельный человек, зависит и эффективность работы команды в целом.

Scrum-подход стал идеальным для нашего центра, потому что он дает каждому сотруднику необходимую свободу в решении задач, но при этом позволяет контролировать, насколько успешно он с ними справляется. Определяя содержание спринта в понедельник, уже в пятницу можно проследить, насколько эффективно справляется каждый участник команды, и выяснить, в чем причина задержек в работе.

Для эффективности скрам-подхода важны два аспекта: принятие agile-философии всеми членами команды и использование  фреймворка.

Таск-трекер – маст-хэв agile-методологии

Чтобы скрам-подход работал в команде, важны были три условия:

• собрать задачи в одной системе;
• мне, как руководителю, видеть загрузку всех исполнителей и количество ресурсов, которые занимает каждый проект;
• всем сотрудникам активно коммуницировать друг с другом, быстро получать обратную связь и следить за ходом работы по проекту.

Для решения таких вопросов часто предлагают использовать доску со стикерами, когда в офисе висит физическое отображение процессов. Но участники команд находятся в пяти разных городах, поэтому я сразу отмел этот способ. Кроме того, можно было бы устраивать «жонглирование» в таблицах Excel, но таск-трекер упрощает всю эту работу в разы.

У меня был опыт взаимодействия с сервисом Trello. Поэтому когда встал вопрос о переносе бизнес-процессов в таск-трекер, то я сразу выбрал его. В работе он прост, а необходимые дополнения для нашего фреймворка мы получили при помощи сторонних плагинов. Начали работать в Trello, нас все устраивало, но…

В марте нам неожиданно отрубили возможность оплаты и мы не успели оплатить сервис на год. Нужно было искать отечественную замену.

Я начал изучать возможности перехода. Оказалось, что среди отечественных решений выбор небольшой. Искали инструмент, который был бы не просто трекером, переставляющим стикеры, а хорошим помощником с аджайл-составляющей. После прочитанных статей, изучения функциональности нескольких отечественных сервисов мы остановили выбор на Kaiten.

У ребят выстроен качественный парсер, поэтому задачи перенесли из Trello легко, даже с описаниями, комментариями, тегами, дедлайнами и пользователями. Что примечательно, перед переносом сервис запросил подтвердить актуальность данных сотрудников, чтобы переезд прошел комфортно и рабочий процесс не останавливался ни на секунду. Кроме того, все «забытые» старые пользователи Trello не были перенесены – генеральная уборка досок стала приятным бонусом.

Первые две недели мы адаптировались. Работали в сервисе по привычным спринтам, а параллельно я смотрел видео, вебинары и познавал функциональность методом научного тыка. Оказалось, что таск-трекер может сделать контроль над работой scrum-команды намного удобнее…

Фичи, которыми Kaiten облегчил контроль scrum-команды

Легкий переезд с «Трелло» и хороший парсер мы отметили сразу же. Однако, когда я стал погружаться глубже, оказалось, что инструмент максимально заточен под скрам-подход уже в коробке.

Отчетность по спринтам

При использовании предыдущего сервиса было затруднительно фиксировать результаты спринтов. Обычно я делал это вручную, отслеживая то, что волновало меня. Каково же было удивление, когда я увидел, что Kaiten обладает вшитым инструментарием для работы с отчетами по спринтам.

Лично для меня маст-хэвом стали графики сгорания и контрольный.

График сгорания помогает определить, насколько успешно прошел спринт, какое количество задач в нем было на старте, сколько на выходе. У нас есть своя специфика в работе, поэтому очень важно отслеживать, добавились ли таски в спринт в процессе его выполнения.

Контрольный график помогает мне понять, насколько эффективен каждый член команды, увидеть, какие сложности возникают у человека в работе, чтобы пофиксить баги или вовремя помочь.

Story map

Раньше я строил story map для себя в отдельном сервисе. Карта позволяет визуализировать стратегические цели не только на управленческом уровне, но и на уровне отдельных проектов, и наблюдать за процессом их достижения.

В Kaiten задачи подтягиваются в карту автоматически, а те, которые не обозначены в сервисе, я вношу вручную. Таким образом могу в любой момент обсудить с руководством или командой, на каком этапе мы находимся, и не тратить кучу времени на пересмотр задач.

Подробное сравнение Kaiten и Trello можно найти здесь.

То, чего не видно на первый взгляд: фичи, которыми нас порадовал «Кайтен»

Первое, что обрадовало нашу команду, – оповещалки в Telegram с возможностью отправить комментарий в задачу сразу из мессенджера.

Следующее – это возможность для каждой команды выстроить рабочее пространство исключительно для себя.

Со временем мы находили все больше милых сердцу фич.

Подсвечивание задачек, которые в работе больше недели, помогает вовремя обращать на них внимание.

Особенно хорошо этот инструмент работает в паре с возможностью указания материнских и дочерних тасков. Таким образом можно проследить весь путь образования задержек, начиная от создания первой задачи. Потрясающий инструмент контроля.

Блокировка стала практически спасением для задач, которые попадали в спринт, но не могли быть выполнены из-за проблем в другом отделе, на чью работу сотрудники центра не могут повлиять.

Вместо заключения

Когда я искал замену Trello, то ожидал увидеть хотя бы плюс-минус приличный аналог. Но в итоге получил инструмент, который заточен под scrum-подход, с agile-блоком в коробке.

Я был настолько рад этому, что устроил внутренний вебинар, и несколько команд в других отделах тоже с удовольствием стали пользоваться Kaiten. К тому же, сервис вышел значительно дешевле, чем «Трелло».

Мои ощущения: работать с Kaiten комфортнее, проще и удобнее, он экономит время, средства и какое-то количество нервных клеток. Kaiten предоставляет широкий набор инструментов, чтобы выстроить операционно-текущее и стратегическое планирование, а также базу знаний для сотрудников. Однако надо помнить, что такой результат можно получить, только если вы уже выстроили процессы взаимодействия в команде.