Как перейти в новый таск-трекер, если у вас 50+ заведений: опыт ресторанного холдинга
Как ресторанный холдинг с 50+ заведениями переехал в Kaiten за 2 дня и навел порядок в задачах
Оцифровка процессов в таск-трекере — это не всегда долго и сложно. Если выбрать подходящий инструмент, настроить базовые функции можно буквально за полчаса, а запустить работу — за пару дней.
Руководитель разработки внутреннего сервиса доставки крупного ресторанного холдинга рассказал, как с нуля организовал работу в Kaiten.
Работали в Яндекс Трекере — не понравились автоматизация и сложные настройки
Ресторанный холдинг из одного из регионов России управляет сетью из 50+ заведений разного формата. Всего в компании работает около 1500 сотрудников.
У холдинга есть IT-продукт — система доставки, которую развивает внутренняя команда из 16 человек. Таск-трекер нужен для контроля процесса разработки.
Изначально работали в YouTrack, но он закрыл доступ для пользователей из России. Перешли в Яндекс Трекер, и с ним сразу возникло много проблем:
- У всех пользователей обязательно должна быть почта с доменом @yandex.ru — корпоративная не подходит.
- Авторизация через Yandex Cloud устроена сложно, из-за чего у сотрудников было высокое сопротивление к переходу.
- Уходили дни на конфигурацию пространств, досок и автоматизаций — например, оповещений при нужных действиях.
- Отчеты по времени можно было выгрузить только через API.
Перешли в Kaiten за два дня
В ноябре 2024 года впервые зашли в Kaiten и буквально за 10 минут набросали пространства, несколько досок и чек-листы к ним.
Уже через пару дней вся команда перешла в этот таск-трекер. Он понравился понятным интерфейсом — работать с канбан-досками можно интуитивно.
Что было удобно: в Kaiten стартовать работу с нуля можно за 10 минут — достаточно добавить первые доски, стандартные колонки и карточки. Дальше остается настроить пространство под свои процессы: добавлять столбцы, расширять поля в карточках, внедрять автоматизацию. Все настроили своими силами без внешних интеграторов.
В итоге в Kaiten перешли следующие подразделения:
- Отдел разработки сервиса доставки: аналитика, дизайн, разработка, QA.
- Маркетинг сервиса доставки.
- 1С-разработчики и Power BI-аналитики.
Переезд занял несколько дней: в Kaiten любой шаг — от создания колонок до настройки автоматизации — делали за минуты, а не часы.
Организовали разработку по спринтам: дорожки и чек-листы
Для задач, связанных с бизнес-целями, выделили отдельное пространство «Роадмэп». Запланированные проекты храним на доске «Бэклог». Для задач выставляем приоритет по влиянию на бизнес и постепенно берем в работу — фильтры приоритизации помогают выбрать, к чему приступать в первую очередь.
Также есть доска «Дефекты и доработки» — там задачи по исправлению ошибок и улучшению текущих функций.
Работаем по спринтам: в Kaiten есть Scrum-модуль, который позволяет создать их в пару кликов. Спринты длятся две недели.
Задачи разработки находятся на отдельной доске и проходят этапы:
Готово к работе → В работе → На паузе → На доработке → Ожидает кодревью → Кодревью → Перенос на DEV → Ожидает тестирование → Тестирование → Перенос на STAGE → Регресс-тест → Ожидает релиза → Выпущено → Отмена → Не успели сделать.
Если задача стала неактуальна, отправляем ее в столбец «Отмена». Когда не укладываемся в сроки, переносим карточки в колонку «Не успели». Так видно, где возникают сложности и срывы дедлайнов, а в конце спринта можно проанализировать данные и улучшить процесс.
В карточках есть чек-листы: каждый пункт — это этап работы (например, «В работе», «На паузе», «На доработке»). Настроили автоматизацию, которая не позволяет сдвинуть задачу дальше, пока чек-лист не заполнен.
На последнем этапе задачу проверяет тимлид. Автоматизация помогает в рутине: тимлиду, QA и DevOps приходят уведомления, когда им назначили задачу.
«Сначала мы организовали пространство так: одна доска — один спринт. Потом поняли, что это неудобно: доски сложно находить через внутренний поиск, и они занимают много места. Выход — выстроить спринты с помощью дорожек. Так стало нагляднее, мы сэкономили место и быстрее находим нужную информацию».
Также чек-листы помогают стандартизировать постановку новых задач и описание дефектов. Раз в неделю проводим встречу с бизнесом и просматриваем задачи.
Создали единое окно заявок для 50+ заведений
В Kaiten активно используем модуль Service Desk для работы с обращениями. Через него заведения, маркетинг сервиса доставки и бэк-офис создают заявки в отдел разработки — например, чтобы обновить содержание меню или подготовить баннер под акцию.
Через Service Desk организовали восемь линий поддержки и внедрили SLA-правила. Обращения связываем с продуктовым бэклогом с помощью меток карточек.
Запускаем новые доски за 15 минут
Kaiten используют уже полгода, и за это время не сталкивались с серьезными сложностями. Добились таких результатов:
- Запускаем новые пространства и доски за 10-15 минут, а кастомизируем под нужные процессы примерно за час.
- Настраиваем автоматизации в пару кликов.
- Работа с задачами стала системной: раньше часть мелких поручений уходила в Telegram-чаты, теперь все задачи в Kaiten и не теряются.
В новый таск-трекер постепенно переходят и другие команды: например, недавно создали отдельные пространства для контент-менеджера и маркетинга сервиса доставки.
