Лаборатория квантовой оптики МГУ: как мы ведем исследования и проекты в Kaiten
Рассказываем, как перестать терять данные экспериментов и координировать 30 человек в одном пространстве
В исследовательской лаборатории многое происходит одновременно: идут эксперименты, пишутся статьи, готовятся закупки. Информация расползается по чатам и личным записям, и в итоге сложно понять, кто что делает.
В Лаборатории квантовых оптических технологий МГУ решили собрать процессы в одном месте и для этого начали работать в Kaiten. Старший научный сотрудник физического факультета МГУ Иван Дьяконов объяснил, как система помогла структурировать исследования и при этом оставила свободу, к которой привыкли сотрудники.
Что за лаборатория и чем там занимаются
Иван Дьяконов работает в экспериментальной лаборатории квантовых оптических технологий, которая исследует оптические квантовые вычисления. Команда своими силами собирает установки, которые нельзя купить готовыми.
С помощью этих установок специалисты проверяют гипотезы на реальных экспериментах — от фундаментальных вопросов, связанных с квантовым вычислением, до прикладных задач вроде проверки способов формирования волноводов. Для каждого опыта фиксируются промежуточные и финальные результаты.
Лаборатория начиналась как команда из 10 человек. В 2014 году у нас стартовал первый крупный проект. Объем работ вырос, появились параллельные направления, пришли новые люди. Сейчас Иван ведет одно из направлений. В его направлении в пиковые периоды работает до тридцати человек, включая студентов и аспирантов.
За последние 2 года выросла инженерная часть работ: команда проектирует и изготавливает механическую оснастку, собирает волоконные системы, разрабатывает и делает электронику. Лаборатория работает не в одиночку. Есть коллаборации внутри университета и с институтами при академии наук. Поэтому теперь задействуют не только эту лабораторию, но и другие группы.
Зачем понадобился таск-трекер и как выбрали подходящий
Когда появилось много новых людей и задач, держать все в голове стало невозможно. Появились параллельные эксперименты, закупки, публикации, отчеты по грантам. Любая мелочь могла потеряться в переписке. Нужно было единое место, где видно, что происходит сейчас и что будет дальше.
Для начала команда попробовала Asana. Их устраивал интерфейс системы, а работа в ней шла без проблем. Однако решение пришлось сменить из-за тарифа — уперлись в ограничения по пользователям. Для лаборатории, где постоянно подключаются студенты и новые исполнители, это стало барьером.
Затем перешли в ClickUp. В этой системе команда уже столкнулась с техническими трудностями. Доски открывались медленно, изменения иногда не сохранялись, поэтому сотрудники отказались от работы с продуктом.
После этого некоторое время жили без трекера. Но поняли, что без него неудобно, поэтому снова вернулись к поиску и наткнулись на Kaiten, куда и перешли. Выбрали Kaiten по нескольким причинам:
- На тот момент не было ограничения по числу бесплатных пользователей, поэтому можно было подключить всех, кто участвует в работе.
- Интерфейс оказался прямым и понятным именно для их процессов.
- Сервис посоветовали коллеги, которые уже работали в нем.
Иван создал пространство, пару недель протестировал сам и затем пригласил всю команду.
Как внедряли Kaiten и сколько человек пользуются системой
Иван начал с 2 досок. Первая — эксперименты. Вторая — закупки и документооборот. Операционные процессы описывать проще, поэтому для документов сразу задали понятные стадии и маршруты.
С экспериментами сложнее. По опыту других лабораторий, планирование и отслеживание задач в исследовательской работе редко встречается. Все потому, что для исследовательской задачи сложно сразу предложить готовое решение и назвать предсказуемый срок. Можно расписать план по шагам, но он ломается на первом препятствии.
Поэтому для экспериментов команда искала формат, который помогает вести работу, а не мешает. Через пару месяцев структура устоялась. Спустя время коллеги начали подстраивать её под свои потребности.
Сейчас в Kaiten зарегистрированы 28 человек. Активно работают 10–15. Некоторым выдали доступ только на просмотр — студентам и внешним участникам, которым пока рано редактировать карточки. Остальные редактируют.
Иван помогал разбираться, показывал примеры и объяснял, как система экономит время.
Если у сотрудников были более удачные идеи по доработке пространства, команда их внедряла. Так проверяли идеи и оставляли рабочие решения.
Как сейчас устроено пространство в Kaiten
В лаборатории одно общее пространство с несколькими досками. Конфиденциальных данных там нет, поэтому все видят общую картину и могут быстро найти нужную задачу. Вот ключевые доски:
Лазерная печать интегральной оптики. У команды есть собственная технология для формирования интегрально-оптических компонентов. Такая технология есть не у всех, поэтому часто к ним за помощью обращаются научные группы со стороны.
Для этих задач сделали отдельную доску, где работают 3 сотрудника. Они разбили работу с задачами на такие этапы:
- «Запланировано»;
- «Удержание» — здесь задачи, которые временно поставили на паузу;
- «Очередь»;
- «Запись волноводных структур»;
- «Полировка»;
- «Напыление металла»;
- «Тестирование»;
- «Готово».
В карточках фиксируют действия и результаты, прикладывают изображения и дают ссылки на папки с измерениями в облаке. Есть чек‑листы, чтобы ничего не упустить. Шаблонов задач не используют, так как собирают карточки вручную под конкретную работу.
Эксперименты. На этой доске для каждого эксперимента заводят отдельную карточку. Здесь нет четких стадий, потому что доску используют, чтобы распределить эксперименты по типам в формате один тип — одна колонка.
Внутри карточек добавляют краткое описание эксперимента, ссылки на журнал и материалы в профильных научных изданиях, чек‑листы.
Также используют метки проектов. Если стоит метка «РНФ», значит, этот эксперимент финансируют фонды, поэтому выполнение этой задачи в приоритете. Если метки нет — это учебная или вспомогательная работа, невыполнение которой не так критично. Метки помогают быстро фильтровать задачи на доске и в поиске.
Инженерные задачи. За последние 2 года в лаборатории появилось много инженерной работы: необходимость изготавливать механическую оснастку, собирать оптоволоконные системы, разработка и изготовление электрических компонентов, а также проведение расчетов.
Такие задачи было легко структурировать, так как они проходят стандартный путь от старта и проектирования до сборки. Для инженеров такое деление на этапы привычно. После получения ТЗ сотрудники просто двигают задачу по этапам по мере выполнения без необходимости в сложных договоренностях.
Публикации. После эксперимента начинается работа со статьей. Сначала черновик и внутренняя вычитка. Потом передают текст старшим коллегам. После этого подают в журнал и отвечают на рецензии. Если не приняли, повторяют процедуру.
Закупки и документооборот. Здесь понятный маршрут документа и закупки по стадиям. Этой частью занимается проектный менеджер, который помогает команде с закупками и общается с разными финансирующими организациями.
Личные доски и вспомогательные карточки. Кому удобнее дробить свои эксперименты на мелкие шаги, выделяют личные доски. Отдельные карточки содержат ссылки, общие встречи и информацию об отпусках. Используют их для удобства: все лежит в одном месте и не теряется.
Автоматизацию используют точечно. Исполнителей назначают в карточках. Теги помогают искать. Уведомления подключены через Telegram. Например, Иван получает события по карточкам и может ответить прямо из бота. Он планирует приобщить к этому и остальных коллег.
Доски помогают поддерживать еженедельный ритм
Утром каждого понедельника команда созванивается: открывают доски, смотрят статус, сверяют планы. Это удобно, потому что не нужно вспоминать, кто что делал — все видно на доске. Если задача застопорилась, решают, как её можно подвинуть. Иногда меняют приоритеты между экспериментами и инженерными работами. Такой формат экономит время и помогает не забывать про мелочи, которые тянут сроки.
Что изменилось за год
Стало проще дробить большие задачи на понятные части. Там, где раньше была общая формулировка, появились стадии. Удобно, что каждый пользователь может дорабатывать доски под себя. Если какая-то структура кажется ему неподходящей, то он может детализировать её так, как считает правильным. Например, более тонкой настройкой пространства сейчас занимается коллега Ивана.
Сейчас задачи не теряются. Информация не растворяется в переписке. Прогресс видно сразу: по положению карточки и по содержанию внутри неё. Если нужно найти измерения годичной давности, достаточно открыть карточку и получить нужную информацию.
«Мы параллельно ведем лабораторный журнал в Obsidian и храним файлы в своем облаке. Obsidian выручает для длинных записей, но там приходится читать текст целиком — общую картину быстро не увидишь.
В Kaiten все иначе: открыл доску и сразу видно, что делается по каждому проекту или эксперименту. Задачи становятся не хаотичным потоком, а цепочкой шагов. Даже у самых запутанных экспериментов появляется прогресс по стадиям, и работать с этим проще. Поэтому если хочется быстро понять, что сейчас делается по какому-то из проектов или по конкретной задаче, то этот формат с досками пока лучшее решение».
Иван Дьяконов, старший научный сотрудник физического факультета МГУ.
Система помогает и в координации между разными сотрудниками. Метки проектов показывают, какие задачи идут в отчеты. Это снижает риск, что важный эксперимент останется без внимания. А публикационная доска упрощает подготовку статей и ответы на рецензии.
В дальнейшем команда планирует немного доработать работу с системой. Для части дорожек подключат дедлайны и легкую автоматизацию. Например, напоминания о контрольных точках и переходах между стадиями. Также планируют шире использовать ответы через Telegram‑бота, чтобы не переключаться между каналами связи.
А что касается других доработок, то тут уже будут решать по мере появления большего количества задач. Это позволит внедрять изменения только там, где возникла проблема, которую можно закрыть настройкой досок или правил.
