Переезд за день: как инфослужба Хабра перевела сотни задач из Asana в Kaiten
История одного экстренного, но успешного переезда компании Хабр
Каждый день команда информационной службы Хабра отслеживает десятки IT-инфоповодов, превращая их в новости, переводы и лонгриды. За всем этим стоит четкая координация — без нее легко потерять тему, пропустить релиз или дважды написать одно и то же.
Долгое время для управления задачами команда использовала бесплатную версию Asana. Сервис подходил идеально: ничего лишнего, только карточки, тексты и исполнители. Так было с 2014 года — пока в марте 2025-го Asana внезапно не перестала открываться у некоторых авторов.
Дальше все пошло по сценарию катастрофического фильма: дедлайны на паузе, тексты в воздухе, вопросы в чатах. Но уже через несколько часов инфослужба Хабра полностью переехала в Kaiten, где команда продолжила работать без перебоев. Историей стремительного переезда поделился Денис — сотрудник информационной службы Хабра.
Как была устроена работа в Asana
Главная функция таск-трекера в команде Хабра — чтобы все сотрудники инфослужбы видели рабочий процесс: какие есть задачи, кто над чем работает. Для этого не требовались сложные настройки, поэтому мы использовали простую схему работы:
1. Главред или сотрудник инфослужбы находят интересный инфоповод.
2. Создает задачу, прикладывает все материалы.
3. Автор закрепляет за собой задачу.
4. После выполнения автор закрывает задачу и отправляет в архив.
Каждый месяц добавлялось около 1,3 тысячи задач, а в год выходило около 16 тысяч — достаточно большой объем, который требовал порядка. При этом у нас не было спринтов, дорожных карт и сложных методологий — просто живой рабочий поток, где главное правило: не хватай слишком много задач и не теряй приоритетные темы.
С годами Asana обрастала функциональностью, но команда продолжала использовать только базовые инструменты. Бесплатного тарифа хватало с головой — даже когда Asana ограничила количество участников с 15 до 10, команда нашла решение: создала отдельные рабочие пространства для новостей и переводов.
В 2024 году Asana объявила об уходе из России — впрочем, это никак не сказалось на работе таск-трекера, проблем с доступом не возникало. Но уже в 2025 году начались проблемы: часть авторов просто не могла зайти в рабочее пространство. Проблема разрешилась сама собой, но ненадолго.
Обычный день, который пошел не по плану
20 марта 2025 года в инфослужбе Хабра начался, как обычно: новости, правки, новые задачи. Но внезапно Asana перестала открываться у нескольких авторов.
Оказалось, что Asana заблокировала доступ для российских IP-адресов. Не помогали даже VPN с зарубежной нодой. Часть сотрудников инфослужбы Хабра видели только такое сообщение, вместо привычной рабочей доски:
Чтобы хоть как-то продолжать привычный процесс, команда в экстренном порядке выгрузила активные задачи в Гугл-таблицу. Работа в таких условиях выглядела немного хаотично, но публикации продолжали выходить — даже без привычного трекера.
Как нашли замену
Параллельно редакция начала искать замену. Нужен был простой инструмент, где можно быстро развернуть работу, не теряя в удобстве. Изучали разные альтернативы Asana: основное внимание уделили «Яндекс Трекеру» и корпоративной Jira. Но затем наткнулись на Kaiten и поняли, что он нам подходит.
Российский сервис, понятный интерфейс, адекватная техподдержка и бесплатный тариф. Отдельным плюсом оказалось то, что компания Kaiten активно вела корпоративный блог на Хабре — это дало возможность быстро с ними связаться и обсудить детали.
Переезд за несколько часов
Уже к полудню все авторы получили инвайты в Kaiten и начали обживать новую систему. Создали рабочее пространство, пригласили авторов, настроили доску — все это заняло не больше трех часов.
В период активного тестирования нового таск-трекер помогала служба поддержки Kaiten — они оперативно отвечали на вопросы и помогали разобраться. Когда несколько раз «падал» сервис, команда сразу разбиралась с проблемой, а позже опубликовала подробный отчет по инциденту.
С апреля 2025 года инфослужба Хабра полностью перешла на Kaiten.
Как сейчас организована работа в Kaiten
Теперь новый инфоповод создается как карточка в колонке «Свежее». Автор, который берет задачу, переводит ее в «В работе». Когда материал готов и опубликован — таск отправляют в колонку «Готово», а затем он автоматически уходит в архив. Процесс работы такой же прозрачный и понятный как в Asana и даже удобнее.
Также можно посмотреть весь список задач и оценить, что происходит: какие задачи в работе, какие были закрыты и как давно.
Kaiten позволяет гибко настраивать и поля, и внешний вид пространства. Например, многие привыкли к табличному виду и продолжают им пользоваться.
Получается, что этот таск-трекер закрывает все наши потребности, а больше нам и не нужно, хотя Kaiten постоянно развивается и добавляет новые фичи.
Впечатления от работы в Kaiten
Таск-трекеры часто выбирают ради сложных функций — интеграций, автоматизаций, гибких настроек.
За несколько месяцев использования мы выделили такие особенности:
Удобно и понятно. Kaiten оказался удобным рабочим пространством: все прозрачно, наглядно и без лишних сложностей. Интерфейс простой — даже новые авторы быстро разбираются, где что лежит. Работать можно и с компьютера, и с телефона: у сервиса есть веб-версия и мобильное приложение с теми же возможностями.
Постоянные обновления. Разработчики регулярно улучшают Kaiten и рассказывают о новинках в блоге и Telegram-канале. Например, появились фильтры, сортировки и сохранение настроек — теперь искать нужные задачи и настраивать доску стало гораздо удобнее. Вернули пробелы между видами тасков — мелочь, но визуально сильно помогает.
Тарифы и поддержка. Летом команда Kaiten изменила тарифную линейку, но переход прошел безболезненно: поддержка помогла подобрать подходящий вариант, и редакция спокойно продолжила работу.
Есть нюанс. Из минусов — слишком много кликов при создании задачи. Каждое поле требует отдельного подтверждения, из-за этого процесс кажется чуть медленнее, чем в Asana. Но в остальном система работает стабильно и предсказуемо, что важнее скорости.
В итоге Kaiten закрыл все наши потребности — от распределения задач до прозрачности процессов. Все просто: кто чем занят, какие тексты в работе, что уже готово. Никаких лишних интеграций, максимум понятности.
