Сократили расходы в 10 раз с помощью Kaiten: кейс дизайн-студии Мера
Как постановка задач в таск-трекере, а не в мессенджере, помогла улучшить рабочие процессы
Об организации процессов в Kaiten рассказал Сергей Коннов — управляющий партнер студии дизайна и кроссплатформенной разработки «Мера».
Когда запускаешь собственную студию, одна из первых задач — выстроить понятную систему работы: важны отлаженное управление проектами и отсутствие беспорядка.
Вместе с опытом агентства мы унаследовали и рабочий инструмент — таск-трекер Kaiten. Он уже был знаком команде, но в дизайн-студии «Мера» мы начали использовать его более активно. Это потребовало усилий: не все были готовы отказаться от привычки обсуждать задачи в чатах — пришлось объяснять ценность фиксации всего в карточках на рабочих досках.
Как мы работали на бесплатной версии
Поначалу мы использовали бесплатный тариф — и его было вполне достаточно для базовой организации наших рабочих процессов. Студия вела несколько проектов одновременно, и под каждый мы создавали отдельное пространство. Внутри них — доски, разбитые по функциям разных подразделений: к примеру, одни — для дизайнеров, другие — для менеджеров. Это позволяло держать задачи в порядке, не перемешивая их между командами.
Каждая доска содержала следующие этапы работы:
- «Очередь»,
- «Понимание задачи»,
- «Выполняется»,
- «Согласование»,
- «Готово».
Карточки задач перемещались по столбцам этапов по мере их выполнения. К стандартному набору этапов мы добавили собственный — «Понимание задачи» — чтобы убедиться, что задача действительно понятна и готова к выполнению. Этот шаг мы позаимствовали из подхода Бюро Горбунова: на этом этапе команда синхронизируется по ожиданиям и избавляется от необходимости переделывать работу.
Даже на бесплатном тарифе Kaiten позволял наглядно видеть статус всех задач и степень загруженности команды. В отличие от многих аналогов, здесь нет лимита на количество колонок, поэтому можно адаптировать сервис к процессам любой сложности.
Со временем стало ясно, что бесплатного функционала недостаточно. Мы желали автоматизировать рутину и анализировать, как работает студия. Среди нужных функций нам требовались:
- Чек-листы для стандартизации требований к задачам и автоматического прикрепления в задачи DoD (критериев готовности работы) и DoR (критериев готовности работу к выполнению).
- Дополнительные дорожки на доске — чтобы визуально отделять поручения для разных исполнителей и делить задачи по приоритету.
- Спринты — чтобы полноценно следовать Scrum-подходу, принятому в команде.
- Аналитика и отчеты — чтобы видеть узкие места рабочих процессов и другие проблемы.
- Учет времени — чтобы фиксировать трудозатраты на работу и выявлять перегрузки.
Решающим фактором выбора платной версии стал модуль с диаграммой Ганта и планированием ресурсов. Мы хотели лучше понимать загруженность команды и скорректировать планирование работы. В итоге в октябре 2024 года мы перешли на платный тариф — и получили нужные инструменты для масштабирования и контроля процессов.
Наводим порядок в проектах: планируем работу, визуализируем процессы, распределяем нагрузку
Для контроля и предсказуемости в работе над проектами клиентов мы внедрили спринты и активное планирование ресурсов. В своей практике опираемся на принципы Scrum — гибко адаптируем длительность итераций под конкретный проект: где-то укладываемся в неделю, где-то нужен двухнедельный ритм.
Для каждой команды создаем визуальное представление текущего спринта в Kaiten. Настраиваем доску под свой процесс: каждый этап — отдельная колонка. Обычно это такие стадии, как:
- «Очередь»
- «Анализ задачи»
- «В работе»
- «Согласование»,
- «Приемка»,
- «В разработке»
- «Готово».
Конкретный набор этапов зависит от специфики проекта и задачи. Например, в работе с УБРиР мы настолько детализировали процесс, что путь одного креатива проходил через двадцать стадий — делились этим кейсом на одной из профильных конференций.
Менеджеры проектов следят за ходом задач в течение спринта, контролируя сроки и прогресс работы на доске. По завершении итерации команда собирается на короткий разбор: просматриваем карточки, актуализируем статусы и обсуждаем результаты.
Для оценки занятости специалистов используем в Kaiten модуль ресурсного планирования. Он помогает в реальном времени понимать, кто перегружен, а у кого есть свободное время. Для этого проводим анализ потраченных/планируемых часов на работу и выполненных/текущих задач у сотрудников.
В первые недели работы с модулем мы обнаружили перекосы с планированием: у одних сотрудников накапливалось по 10+ часов загрузки в день, тогда как другие выполняли вдвое меньше.
Сейчас мы выравниваем нагрузку осознанно, благодаря прозрачной системе учета. Такой подход помогает не только соблюдать дедлайны, но и сохранять нормальный ритм работы внутри команды — без перегрузок и срывов.
Ставим задачи так, чтобы их понял даже человек со стороны
У нас в команде действует негласное правило: «нет карточки в Kaiten — нет задачи». Это значит, что если задача не оформлена в Kaiten, значит, ее просто не существует.
Мы стремимся к тому, чтобы каждая карточка в таск-трекере говорила сама за себя — независимо от того, кто ее читает: участник проекта, новый сотрудник или менеджер из другого отдела.
Чтобы избежать неясностей и недопонимания, мы оформляем задачи максимально прозрачно:
- четко формулируем суть задания;
- указываем результат, который должен получиться на выходе;
- фиксируем сроки и необходимое время на выполнение работы.
Да, в начале проекта это требует больше усилий: нужно потратить время на качественное заполнение карточек. Но в перспективе это окупается — меньше лишних вопросов, меньше хаоса, больше фокуса на деле.
Планы у студии масштабные, но ресурсы ограничены. Все и сразу реализовать невозможно, поэтому мы придумали собственный способ расставлять приоритеты, назвав эту систему «Вера в задачу».
Каждой задаче присваивается набор оценок от 1 до 10 по четырем критериям:
- насколько высока вероятность, что она «выстрелит»;
- объем задачи;
- сколько времени и денег потребует выполнение;
- как быстро появится ощутимый результат.
Эти показатели складываются в специальную формулу, автоматический расчет которой выдает индекс приоритетности — мы называем его коэффициентом «веры в задачу». Чем выше значение, тем больше шансов, что задача попадет в работу. Если коэффициент слишком низкий — откладываем или вычеркиваем совсем.
Все это помогает не тратить силы впустую и сосредотачиваться на действительно полезных вещах.
На эту тему у нас появились мемы:
Регулярно сверяем курс: отчеты помогают держать процессы под контролем
Каждые пару дней мы погружаемся в аналитику — это помогает держать руку на пульсе и вовремя замечать проблемные места. Kaiten предоставляет наглядные отчеты, которые позволяют понять, насколько эффективно работает команда и где стоит подкорректировать процессы.
В центре нашего внимания — два ключевых графика:
Накопительная диаграмма потока — отражает темпы движения задач по этапам работы. Если где-то наблюдается «пробка» — например, задачи застревают в очереди — значит, пора разобраться, в чем дело: возможно, в карточках отсутствует нужная для работы информация или сотрудники плохо понимают, что от них требуется.
Контрольный график — помогает отслеживать продолжительность задач за нужный период. Видим, где успели предоставить результат вовремя, а где выбились из сроков, и можем проанализировать, почему так произошло.
Оптимизация процессов ускорила работу
Kaiten стал для нас инструментом, который экономит время и силы команды. С его помощью:
- стало проще распределять нагрузку и планировать ресурсы;
- удалось минимизировать расходы;
- появилась оценка задач перед попаданием в систему;
- стала логичной и обоснованной приоритизация задач;
- вся нужная информация по задачам стала доступна для просмотра в любое время в карточке.
Недавно мы запустили новый внутренний проект — шоу «Смотрины» в рамках проекта «Качалка». Суть: три арт-директора дают фидбэк на один и тот же макет, не слыша друг друга. Зрители в чате решают, чья обратная связь оказалась полезнее.
Для этого мы выделили отдельную доску в Kaiten, где фиксируем все задачи по подготовке эфиров, в том числе:
- выбору участников для шоу;
- анонсированию эфиров в Telegram-канале;
- планированию и проведению эфиров и другим процессам.
Kaiten отлично ложится на реалии команд, работающих по Agile, особенно в рамках Kanban или Scrum. Можно визуализировать процессы, строить таймлайн проектов, разбивать инициативы на конкретные шаги и отслеживать статус задач от подготовки к работе до конечного результата.
Для нас Kaiten стал не просто местом, где «хранятся карточки», а полноценной системой для управления проектами: прозрачной, адаптивной и удобной для всей команды. С помощью этого таск-трекера мы сократили издержки, навели порядок в работе и получаем анализу нагрузки и продуктивности команды.
