Чем заменить Notion: 11 платформ для тех, кто не готов терять данные

Запутанные процессы?

Покажем, как навести порядок с помощью Kaiten — за 30 минут.

Записаться на демо

С сентября 2024 года Notion перестал работать в России, и тысячи команд остались без привычного инструмента для работы с проектами и базой знаний. Кто-то потерял годами накопленную документацию, кто-то — отлаженные процессы и структуру задач. Хорошая новость: российский рынок предлагает альтернативы, в некоторых аспектах даже превосходящие Notion.

В этой статье разберем, что такое Notion и почему он был так популярен, по каким критериям выбирать замену и какие российские платформы могут стать полноценной альтернативой. Рассмотрим 11 приложений похожие на Notion — от простых решений для небольших команд до корпоративных систем, чтобы вы могли найти подходящее решение.

Что такое Notion и почему он был так популярен

Notion — это универсальная платформа для работы с информацией, которая объединяла в себе заметки, базы данных, канбан-доски, календари и wiki-страницы. Главная фишка — блочная структура, где каждый элемент можно перетаскивать, вкладывать друг в друга и связывать между собой.

У каждого своя история с этим сервисом, но лояльность к Notion, держалась на нескольких вещах:

• Гибкость: один инструмент заменял десяток других — от Google Docs до Trello.
• Простой интерфейс: минималистичный дизайн, который не отвлекает от работы
• Базы данных: можно было создавать таблицы с разными представлениями (список, канбан, календарь, галерея).
• Шаблоны: готовые решения для любых задач — от трекера привычек до roadmap продукта.
• Возможность совместной работы: команда могла редактировать документы одновременно.

Notion стал особенно популярен среди стартапов, IT-команд, фрилансеров и продакт-менеджеров. Многие компании использовали его как единую корпоративную базу знаний.

После блокировки в России перед пользователями встал вопрос: как продолжить работу без потери данных и привычного функционала? Чем заменить Notion? Разберем лучшие альтернативы Notion для команд. 

Обзор альтернатив Notion

Kaiten

Kaiten — единое рабочее пространство для управления проектами и задачами по методологиям Kanban и Scrum. Платформа помогает визуализировать рабочие процессы, отслеживать задачи и управлять командами любого размера. Kaiten включает канбан-доски, базу знаний, работу с документами, отчеты и аналитику. Подходит для разработчиков, маркетологов, HR-специалистов и других команд, которым важна прозрачность процессов. Входит в Единый реестр российского ПО.

Особенно интересен раздел Документы: он позволяет создавать базу знаний, создавать и редактировать документы, есть возможность для совместной работы.

Преимущества:

• Полноценная поддержка Scrum и Kanban в одной системе.
• Встроенный модуль для работы с документами — работать с файлами можно прямо в трекере и прикреплять нужную документацию к проектам.
• Продвинутый редактор: можно добавлять чек-листы, колонки, оглавления, выделять текст фоном и цветом, добавлять плашки и другое.
• Встроенный редактор Draw.io для создания диаграмм.
• Возможность совместной работы над документами; дополнительно можно упоминать пользователей и привлекать их внимание к конкретному месту в документе.
• Возможность настраивать права доступа для документов и базы знаний.
• Автоматический импорт задач из Notion, Trello и других систем.

Недостатки:

• Не так много возможностей для кастомизации, как в Notion.
• Нет быстрого переключения между рабочими пространствами.

Цена:

• Бесплатный тариф: до 5 пользователей с базовыми функциями.
• Старт: от 185 ₽/мес за пользователя (минимум 15 лицензий).

Для новых пользователей есть 2 недели бесплатного доступа ко всем функциям, чтобы проверить, подходит ли система.

Успешные компании уже используют Kaiten Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно

Попробовать

Yonote

Yonote — российская платформа для создания базы знаний и совместной работы с документами. Сервис позиционируется как прямой аналог Notion с похожим интерфейсом. Включает текстовый редактор с поддержкой Markdown, канбан-доски, списки, календари и таблицы. Подходит как для небольших команд, так и для крупных организаций.

Преимущества:

• Близкий к Notion интерфейс — низкий порог входа для бывших пользователей.
• Совместное редактирование в реальном времени.
• Гибкая система тегов и категорий для быстрого поиска.
• Интеграция с популярными сервисами: Figma, Miro, Google Docs, Telegram.
• Встроенный ИИ-ассистент для работы с текстом.
• Доступна коробочная версия для установки на собственный сервер

Недостатки:

• Нет десктопного и мобильного приложения — только веб-версия.
• На бесплатном тарифе всего 50 МБ места на пользователя.
• Миграция из Notion требует технических навыков (работа с CSV).
• Некоторые функции еще в разработке (например, диаграммы Ганта).

Цена:

• Бесплатный тариф: до 5 пользователей, 50 МБ на пользователя
• Платная подписка: от 149 ₽/мес за пользователя 
• Enterprise и коробочная версия — по запросу.

WEEEK

WEEEK — многофункциональная платформа для управления проектами, включающая таск-менеджер, базу знаний, CRM и аналитику. Работает  на основе недельного планирования и канбан-методологии. 

Как и в Notion, в базе знаний Weeek есть блочный текстовый редактор: доступны базовые инструменты для работы с текстом, есть возможность прикреплять файлы, вставлять код, использовать формулы. Также есть готовые шаблоны под разные задачи — для маркетинга, анализа, менеджмента.

Преимущества:

• Простой интерфейс.
• Встроенные инструменты для личной эффективности: помодоро-таймер, виджет для медитации.
• Гибкие настройки уведомлений.
• Есть готовые шаблоны для документов.
• Удобная миграция из Notion, Trello и других сервисов.

Недостатки:

• Мобильное приложение обновляется реже веб-версии.
• Может показаться перегруженным для тех, кому нужна только база знаний.

Цена:

• Бесплатный тариф: до 5 пользователей с ограниченными функциями: до 7 проектов и до 5 досок на проект.
• Платные тарифы: от 199 ₽/мес за пользователя.

Teamly

TEAMLY — платформа для совместной работы, управления знаниями и проектами. Включает визуальный редактор, «умные таблицы», канбан-доски, диаграммы Ганта и модуль для обучения сотрудников. Входит в Единый реестр российского ПО.

Позиционирует себя как платформа для управления знаниями. Поэтому в TEAMLY можно создавать не только базы знаний, но и отдельные веб-страницы, хранилища документов, публичные библиотеки.

Преимущества:

• Продвинутый текстовый редактор с большим количеством блоков.
• Есть готовые шаблоны для документов.
• Встроенный ИИ-ассистент для работы с документами.
• Возможность обучения и онбординга сотрудников прямо в системе: есть собственная академия.
• Есть аналитика и отчеты по работе с документами.

Недостатки:

• Нагруженный интерфейс, высокий порог входа.
• Мобильное приложение для iOS недоступно в России.

Цена:

• Бесплатный тариф: до 5 пользователей, доступна только часть функций.
• Платный тариф от 299 ₽/мес

EvaWiki

EvaWiki — база знаний внутри продукта EvaTeam — российского аналога Atlassian Confluence для управления базой знаний и документацией. Разработан компанией EvaTeam специально для замены зарубежного решения. Поддерживает древовидную структуру документов, совместное редактирование и интеграцию с EvaProject (аналог Jira).

Интерфейс базы знаний больше похож на Google Docs, чем на Notion, поэтому для тех, кто привык работать в Гугл доках интерфейс будет интуитивно понятным.

Преимущества:

• Готовый импорт из Confluence с сохранением структуры.
• Предлагают помощь с переездом с зарубежных решений.
• Встроенный редактор Draw.io для создания диаграмм.
• Есть возможность утверждать и подписывать документы.
• Есть интеграция с продуктами EvaProject — например, задачи в таск-трекер можно создавать прямо из документов.
• Доступна коробочная версия для установки на собственный сервер.

Недостатки:

• На минимальном тарифе нет возможности управлять правами доступа и совместно работать над документами.
• Достаточно высокая цена за одного редактора на платном тарифе.
• Меньше подходит для личного использования.

Цена:

• Бесплатно для одного редактора, доступны базовые функции без плагинов.
• Платный тариф от 650 ₽/мес за одного редактора.
• Есть демо-режим для ознакомления с функционалом.

Strive

Strive — сервис для управления проектами и совместной работы. Предлагает инструменты для постановки задач, канбан-доски, таймлайны, диаграммы Ганта и функции для создания корпоративной документации и регламентов.

Для работы с документами есть простой редактор с базовыми функциями: смена шрифтов, заголовки, возможность вставлять ссылки и прикреплять файлы. Внешне не похоже на Notion, но интерфейс понятный.

Преимущества:

• Интуитивно понятный интерфейс, даже для новичков.
• Подходит для небольших команд и стартапов.
• Есть возможность создавать опросы.
• Можно публично делиться документами даже на бесплатном тарифе.

Недостатки:

• Меньше функций для базы знаний по сравнению с конкурентами.
• На бесплатном тарифе ограничение до 10 документов.
• В сравнении с конкурентами высокая цена для команды больше 2 человек.

Цена:

• Бесплатный тариф навсегда для команды до 10 участников.
• Платные тарифы: от 1 000 ₽/мес для 2 участников, от 3 375 ₽/мес для команды больше 2 участников

Яндекс Wiki

Яндекс Wiki — бесплатный сервис для создания корпоративной базы знаний от компании Яндекс. Позволяет создавать вики-страницы, заполнять их информацией и совместно редактировать документы. Интегрируется с другими сервисами Яндекса (Tracker, Forms). 

В документах продвинутый текстовый редактор: помимо базовых инструментов для форматирования текста, есть возможность вставлять код, прикреплять медиа, файлы, добавлять диаграмму, формы для опроса и HTML.

Преимущества:

• Полностью бесплатный.
• Простая интеграция с экосистемой Яндекс.
• Подходит для базовых потребностей в документации.
• Простой интерфейс и быстрое начало работы.

Недостатки:

• Требуется аккаунт Яндекса для регистрации и дальнейшей работы
• Не подходит для сложных проектов.

Цена:Полностью бесплатно

Obsidian

Obsidian — бесплатное офлайн-приложение для создания личных баз знаний на основе локальных Markdown-файлов (.md). Все заметки хранятся локально и остаются обычными файлами, которые можно открыть в любом редакторе.

Ключевая фича — двусторонние ссылки между заметками и граф связей. Он показывает, как темы связаны друг с другом, и помогает увидеть общую «карту знаний», а не набор разрозненных заметок.

Подходит для создания «второго мозга» и управления личными знаниями.

Преимущества:

• Все данные хранятся локально — полный контроль и приватность.
• Работает без интернета.
• Более 1000 плагинов от сообщества.
• Графовая визуализация связей между заметками.
• Бесплатно для личного использования.

Недостатки:

• Не предназначен для командной работы (требуются дополнительные настройки).
• Нет встроенной синхронизации (платный Obsidian Sync или сторонние решения).
• Требует понимания Markdown.
• Больше подходит для личных заметок, чем для корпоративной базы знаний.
• Нет русификации из коробки.

Цена:

• Бесплатно для личного использования
• Obsidian Sync: ~$5/мес

Milanote

Milanote — визуальная доска для творческих проектов, где можно собирать идеи, заметки, изображения и документы. Работает по принципу перетаскивания элементов. Особенно популярен среди дизайнеров, писателей и креативных команд.

Преимущества:

• Визуальный подход к организации информации.
• Простое добавление любых типов файлов (JPG, PDF, Word, Excel и др.).
• Мгновенная синхронизация между устройствами.
• Подходит для мудбордов, планирования проектов, сбора референсов.

Недостатки:

• Ограничения бесплатной версии.
• Больше подходит для визуального мышления, чем для структурированной базы знаний.
• Нет русскоязычного интерфейса.
• Мало функций для работы с текстом и задачами.

Цена:

• Бесплатный тариф: до 100 заметок/изображений
• Платные тарифы: от $9.99/мес

AppFlowy

AppFlowy — open-source альтернатива Notion с локальным хранением данных. Сочетает философию приватности Obsidian с блочной структурой и базами данных Notion. Поддерживает Kanban-доски, календари, таблицы. Работает офлайн, AI (Llama, Mistral) также доступны без интернета.

Преимущества:

• Открытый исходный код.
• Локальное хранение данных с контролем приватности.
• Знакомый интерфейс для пользователей Notion.
• Есть быстрый импорт из Notion.
• Совместная работа в реальном времени.
• Работает без интернета.
• Бесплатно для личного использования.

Недостатки:

• Нет импорта из Obsidian (требуется ручной перенос).
• Облачная синхронизация ограничена 5 ГБ на бесплатном тарифе.
• Нельзя использовать сторонние облачные сервисы для синхронизации.
• Нет всех функций совместной работы Notion.
• Нет русскоязычного интерфейса.

Цена:

• Бесплатно для двух участников
• Платные тарифы: от $12.5/мес

Google Keep

Google Keep — простое приложение от Google для быстрых заметок, списков и напоминаний. Интегрируется с экосистемой Google и синхронизируется между всеми устройствами. Простой редактор с минимумом функций: можно выделить текст жирным, курсивом или подчеркиванием, добавить заголовки, добавить изображение, ярлык или рисунок — его можно нарисовать в отдельном окне.

Преимущества:

• Максимальная простота и скорость работы.
• Бесплатно и без ограничений.
• Автоматическая синхронизация через Google аккаунт.
• Цветовая маркировка заметок.
• Возможность добавлять соавтора к заметкам.

Недостатки:

• Может быть недоступен из России, если перестанут работать сервисы Google.
• Очень базовый функционал.
• Нет структурированной организации (только метки).
• Не подходит для сложных проектов и баз знаний.
• Нет расширенного форматирования текста.
• Зависимость от экосистемы Google.

Цена:Полностью бесплатно.

Как выбрать аналог Notion

Выбор альтернативы Notion зависит от ваших задач, размера команды и бюджета. Разберем ключевые критерии, которые помогут принять правильное решение.

1. Определите основные задачи

Для управления проектами и задачами подойдет сервис с управлением сроками, канбан-досками или Scrum, ролями участников и наглядной визуализацией процессов. Важно, чтобы было удобно следить за прогрессом и нагрузкой команды.

Для корпоративной базы знаний нужен сервис с удобным редактором, иерархией страниц, поиском и правами доступа. Плюс — история изменений и совместное редактирование документов.

Для личных заметок и знаний подойдет инструмент для быстрого создания и связывания заметок, с гибкой структурой и, при необходимости, офлайн-доступом и локальным хранением данных.

Для творческих проектов нужен сервис с визуальной организацией информации: свободное размещение блоков, работа с изображениями, ссылками и идеями без жесткой структуры.

2. Учитывайте размер команды

Для малого бизнеса и стартапов (до 10 человек) подойдет сервис с бесплатным или недорогим тарифом, быстрым стартом и минимальными ограничениями по функциям. Важно, чтобы команда могла начать работать без сложной настройки и обучения.

Среднему бизнесу (10–50 человек) нужен сервис с устойчивой совместной работой, гибкими настройками доступа и понятной моделью лицензирования. Стоит обращать внимание на баланс цены и функциональности и масштабируемость без резкого роста затрат.

Для крупных компаний (50+ человек) критичны надежность, безопасность, разграничение прав и возможность локального или корпоративного развертывания. Также важно соответствие требованиям комплаенса и стабильная работа при большой нагрузке.

3. Проверьте технические требования

Если нужен офлайн-режим, ищите сервис, который работает без постоянного подключения к интернету и хранит данные локально. Это важно, если вы часто работаете вне сети или чувствительны к вопросам контроля данных.

Важны мобильные приложения — обратите внимание на наличие и качество мобильных версий. Для ежедневной работы с задачами и заметками приложение должно быть стабильным и функциональным, и адаптивным.

Если нужны интеграции с другими системами, проверьте, поддерживает ли сервис интеграции с теми инструментами, которые вы уже используете: трекерами задач, системами разработки, CRM или обучающими платформами. Это снижает ручную работу и упрощает процессы.

4. Учитывайте бюджет

Бесплатные решения подойдут, если нужен базовый функционал без сложных процессов и масштабирования. Обычно есть ограничения по возможностям, но для личного использования или небольших задач этого может быть достаточно.

Доступные платные тарифы — оптимальный вариант для команд: расширенный функционал, совместная работа и поддержка, при этом без резкого роста затрат на пользователей.

Кастомный тариф подходит компаниям с высокими требованиями к безопасности, гибкости настроек и функциональности. Такие решения обычно рассчитаны на сложные процессы и крупные команды.

5. Проверьте возможность миграции

Если вы переходите на российский аналог Notion, заранее оцените, насколько просто перенести данные. Важно понять, есть ли автоматический импорт, сохранится ли структура документов и корректно ли перенесутся вложения и форматирование. Наличие помощи с миграцией может заметно сократить время и снизить риск потери данных.

Сравнительная таблица аналогов Notion в России

Выше мы разобрали ключевые критерии выбора альтернативы Notion. По этим параметрам мы сравнили сервисы и собрали их в наглядную таблицу ниже.

Таблица помогает сориентироваться, какой сервис может заменить Notion. А чтобы выбор был точнее, учитывайте и свои критерии.

Вместо вывода

Выбор альтернативы Notion — это не про поиск «самого похожего» сервиса. Главное — найти инструмент, который решает именно ваши задачи и не заставляет команду перестраивать процессы.

Блокировка Notion оказалась неприятным сюрпризом, но дала толчок развитию российских платформ. Многие уже догнали западный аналог, а в автоматизации и аналитике — даже превзошли.

И простое правило напоследок: лучший сервис — тот, которым реально пользуется вся команда. Тестируйте несколько вариантов, слушайте коллег и не бойтесь менять решение, если оно не прижилось. Инструмент должен помогать работать, а не усложнять жизнь.