10 методов управления проектами

У любого проекта есть начало и конец, а также объем задач и доступные ресурсы. Разработка программного обеспечения, строительство моста, выход товара на новый рынок — все это проекты. Чтобы работа была выполнена в срок, команда уложилась в запланированный бюджет и всем сотрудникам были понятны их задачи, нужно умело управлять работой. В этой статье сделали подробный обзор 10 популярных методов управления проектами. Изучайте и выбирайте подходящий для вас инструмент!

Треугольник управления проектами

Сначала стоит рассказать об основных элементах профессионального управления проектами, которые важны при любом планировании. Совокупность этих элементов называют треугольником управления бизнес-проектами. В него входит:

• срок — дата готовности проекта (дедлайн);
• бюджет — инструменты и человеческие ресурсы, которые необходимы для создания продукта;
• содержание — требования к продукту, его желаемые функции.

Всегда помните об этих трех показателях. Какой бы метод организации работы вы бы ни выбрали — они основа вашего планирования. А теперь перейдем к обзору — методологии управления проектами: 10 инструментов.

Семейство Agile

Agile — это не метод, а целая философия, которая объединяет семейство разных подходов и инструментов. Agile пропагандирует гибкий подход к созданию продукта. Основная идея ― постоянное совершенствование товара или услуги и активное получение фидбека от заказчиков и клиентов.

Немного о том, как появился Agile. В 2001 году этот подход придумала группа программистов (17 человек) на очередном собрании, где обсуждались проблемы работы над IT-проектами. В результате встречи был придуман новый подход к работе, основные идеи которого были зафиксированы в манифесте. Его полный текст вы можете прочитать на сайте.

Если вкратце, создатели Agile-философии предлагают:

• быть гибкими при планировании задач,
• меньше заниматься документами и отчетами, а делать акцент на быстрой разработке и улучшении продукта,
• постоянно улучшать рабочие процессы и общаться друг с другом в команде, чтобы всем было удобно работать.

Несмотря на то что Agile был придуман программистами для программистов, эта философия отлично подошла и другим профессиям, например, дизайнерам, маркетологам, архитекторам и многим другим.

К семейству Agile относят много методов, но мы расскажем о четырех самых популярных:

1. Scrum.
2. Kanban.
3. Бережливое производство (Lean).
4. Экстремальное программирование (XP).
   Так как все методики семейства Agile придерживаются одного подхода, их можно комбинировать (использовать гибридное управление). То есть вы можете взять подходящие правила и инструменты от каждого метода и создать для себя идеальный коктейль. Например, часто вместе используют Kanban и Scrum. Такой тандем называют Scrumban.

1. Scrum

Рабочий процесс по системе Scrum состоит из коротких итераций ― спринтов. Обычно они длятся 1-4 недели. Внутри каждого спринта команда проводит мероприятия:

1. Sprint Planning Meeting (планирование). Собрание, которое проходит в начале спринта. На нем команда просматривает задачи, анализирует их сложность и определяет, сколько успеет сделать за спринт.
2. Daily Scrum meeting (ежедневное собрание). Собрание длится 15 минут. Каждый член команды должен поделиться проблемами, с которыми столкнулся вчера, рассказать о планах на сегодняшний день и попросить помощи у коллег (если нужно).
3. Retrospective meeting (ретроспектива). Проводится в конце спринта. На этой встрече обсуждаются результаты выполненных задач, а также каждый член команды делится идеями, как можно улучшить процесс работы.  

Также в Scrum-команде есть специальные роли:

• Product Owner (владелец продукта). Общается с заказчиками и потребителями, планирует задачи и подробно описывает их.
• Scrum Master. Анализирует выполненные задачи и ищет способы улучшить процесс работы. Он же организует ретроспективы и решает конфликты между работниками.
• Development Team (специалисты в команде). Вся остальная команда, которая создает продукт.

Если вы хотите попробовать Скрам-систему, в Kaiten есть фреймворк для управления проектами (готовый шаблон), а также инструменты, специально созданные для работы этой модели: запуск спринта, цель спринта, диаграмма сгорания, story points. Доска для Scrum состоит из отдельной очереди (бэклога задач) и доски самого спринта.

👉 Как использовать Scrum в Kaiten

2. Kanban

Kanban-метод подразумевает визуализацию рабочего процесса и четкое следование всем этапам выполнения задачи. В рамках Kanban нужно создать рабочую доску, отразить на ней этапы и поместить на нее все виды работ команды. Задачи должны перемещаться строго по этапам. Взять задачу в работу и недоделать ее или вовсе вернуть в очередь ― нельзя. Только вперед!

Еще одна обязательная часть Канбан ― ограничение одновременно выполняемой работы. Это значит, что каждый член команды может брать не более установленного количества задач. Вы можете установить любой лимит, комфортный для команды. Ограничения будут стимулировать сотрудников довести начатую работу до конца прежде чем браться за новые задачи.

Благодаря визуализации, каждый член команды и руководитель всегда видит, как продвигается работа. В нужный момент любой сотрудник может присоединиться и помочь. После выпуска продукта можно подробно рассмотреть все этапы и выявить проблемы. Этот метод может быть неэффективным для проектов, где задачи выполняются нелинейно. Например, писатель может возвращаться и дописывать главы или писать книгу с конца (так делают при работе над детективом).

Специально для команд, которые хотят работать по системе Kanban, в Kaiten есть Канбан-модуль. В нем можно:

• добавлять подколонки и дорожки;
• настраивать WIP-лимиты;
• следить за успехами команды с помощью отчетов: накопительной диаграммы потока, спектральной диаграммы, пропускной способности потока и других.

👉 Еще больше про модуль Kanban

3. Lean, или бережливое производство

Это старая практика, которая появилась задолго до Agile-манифеста. Впервые ее использовали на заводе Toyota еще в 1950-х годах. Цель Lean ― полностью исключить ненужные действия при производстве продукта или усовершенствовать процесс так, чтобы товары создавались быстрее и меньшими усилиями. Оптимизация ресурсов приводит к удешевлению товара и скорости его производства, что ценно для потребителей. Приведем пример.

Компания по производству и установке натяжных потолков захотела повысить количество продаж. На продажи в этой сфере влияет замерщик, так как он формирует конкретное предложение потенциальному покупателю. При изучении работы замерщика была выявлена основная проблема ― на выезде он не может сразу сказать точную цену и предложить скидку, пока не отвезет все замеры в офис и не обсудит их с менеджерами. Пока замерщик узнает цену, клиенты уходят к конкурентам. Чтобы решить эту проблему, компания купила планшеты для каждого замерщика и установила на них специальную программу, которая рассчитывает стоимость заказа, дату доставки и монтажа, а также предлагала скидки. После этого нововведения 80% выездов замерщиков заканчивались продажей.

Также при бережливом производстве стараются исключить брак и перепроизводство, чтобы не тратить ресурсы. Lean-метод часто применяют в логистике, банковской сфере, продажах, нефтедобыче. Стоит отметить, что эта методика может быть неэффективной для проектов с большой командой или высокой неопределенностью.

4. Экстремальное программирование, или Extreme Programming (XP)

Эта методика тоже появилась раньше манифеста Agile в 1990-х годах, но также, как и Lean, подошла к этой философии. XP подходит только для разработки программного обеспечения и тестирования.

Экстремальное программирование придерживается 5 принципов:

1. Итеративность. Разработка происходит короткими итерациями (2-3 недели и не более 1 месяца). За этот короткий промежуток команда должна реализовать функции, которые пользователь сможет ощутить. Сначала создаются самые простые функции системы, а потом в следующих итерациях функциональность расширяется.
2. Простота решений. Создать сайт или написать программу можно разными способами. В рамках метода XP нужно найти самый простой способ.  
3. Интенсивная разработка малыми группами. Обычно в команде не больше 10 человек. И таким маленьким рабочим составом нужно успеть за пару недель выпустить новую функцию.
4. Постоянное общение с заказчиком. Заказчик практически постоянно должен быть с командой.
5. Смелость и желание идти на риск. Быстрое кодирование требует нестандартных решений, поэтому нужно не бояться рисковать и придумывать новое. Также из-за небольших размеров команды всегда есть риск потерять ценного бойца.

Придерживаться всех этих принципов помогают 12 практик. Вот некоторые из них:

• парное программирование,
• рефакторинг (оптимизация кода),
• единые стандарты кодирования,
• частый выпуск маленьких релизов,
• коллективное владение кодом и другие.  

Из-за интенсивности выпуска релизов этот метод любим бизнесменами. Всего за пару недель можно представлять публике новые возможности программы. Однако экстремальным этот метод называется не просто так. Поверхностный анализ и жесткие временные рамки могут привести к ошибкам. Именно поэтому программируют парами и постоянно просят проверить код друг друга. Также не стоит забывать, что интенсивный график работы подходит не всем. Программист может легко выгореть и уйти из команды.

Далее рассмотрим методы управления проектами, которые не входят в Agile-систему.

5. Каскадная модель

Каскадная, или водопадная модель (Waterfall) ― классика в мире разработки продуктов. Главный конкурент Agile-подхода. Особенности этой модели:

1. Последовательность действий. Все этапы идут друг за другом. Важно, что на следующий этап проекта переходят только после выполнения предыдущего этапа. Из-за этого правила модель и называться каскадной.
2. Регламентация процесса. Все планы, требования и задачи проекта описывают в документах. Участники следуют формальным правилам и не могут их менять во время работы.

Водопадная модель состоит из пяти этапов:

1. Сбор требований. Оформляется ТЗ, где прописан полный план работ, риски, роли в команде.
2. Проектирование. Определяются главные элементы продукта, например,  архитектура здания, дизайн автомобиля, свойства программы. На основе этих требований подбираются инструменты и ресурсы.
3. Разработка. Этап непосредственного создания продукта.
4. Тестирование. Продукт проверяется на соответствие техническому заданию. Если нужно, исправляются ошибки.
5. Поддержка. Выпускается продукт, устраняются ошибки, поддерживается работоспособность. Также на этом этапе собираются отзывы от пользователей и добавляются новые функции.

Этот метод особенно подходит для управления крупными проектами, так как для них важен четкий план действий и подробная документация. Например, Waterfall подходит для строительства зданий, где все действия делаются последовательно и перед началом работы подробно рассчитывается смета.

👉Подробнее о плюсах и минусах каскадной системы уже рассказали в нашем блоге

6. PRINCE2

PRINCE2 расшифровывается как Projects IN Controlled Environments — проекты в контролируемых средах. Число «2» в названии означает, что это уже вторая версия подхода. В основе PRINCE2 лежит тщательное планирование проекта перед стартом, четкая организация всех стадий процесса и устранение всех недоработок до того, как проект будет завершен.

PRINCE2 особое внимание уделяет не цели, а средствам ее достижения. У этого подхода есть 7 принципов:

1. Экономическое обоснование. Запланированный проект обязательно должен быть выгоден заказчику. Необходимо спрогнозировать прибыль, которая будет при выпуске проекта.
2. Постоянное обучение команды. На каждом этапе процесса реализации проекта команда должна извлекать уроки и фиксировать их для будущих проектов и новых сотрудников.
3. У каждого в команде определены роли и обязанности. Все сотрудники должны знать, кто за что отвечает. Никакой скрытой работы.
4. Поэтапное планирование. После завершения каждого этапа проводится анализ полученного опыта для усовершенствования рабочих процессов организации в будущем.
5. Основные требования должны быть определены в начале проекта. Сроки, риски, затраты продумываются при составлении плана.
6. Главное — качество продукта. Необходимо определить, как будет проводиться проверка качества продукта на каждом этапе его разработки.
7. Адаптивный подход. Необходимо обращать внимание на особенности проекта и подстраивать планы под каждый конкретный запрос.

PRINCE2 хорош своими возможностями контроля. Каждый член команды четко знает свои задачи и требования. Благодаря этим качествам он подходит для проектов любой сложности и масштаба.

7. Шесть сигм

Метод «Шесть сигм» (Six Sigma) направлен на снижение дефектов, что повлияет на удовлетворенность потребителей.

Название происходит от греческой буквы сигма (σ). Сигма — знак, который используется в статистике для обозначения стандартного отклонения значений в генеральной совокупности. Шесть сигм — уровень эффективности процесса, при котором на каждый миллион операций приходится всего 3,4 дефекта. Дефектом считается все, что не подходит под требования клиента.

Цель методологии — сократить отклонения при производстве за счет совершенствования процесса. Этапы применения методологии:

1. Определение (define). Ставятся цели и определяются рамки проекта, выявляются проблемы, которые нужно будет решить, чтобы уменьшить количество дефектов.
2. Измерение (measure). Определяются метрики, позволяющие оценить степень приближения к целям.
3. Анализ (analyze). Проверяется, правильно ли были определены причины проблем.
4. Совершенствование (improve). Внедряются решения, которые должны решить проблемы на производстве.
5. Контроль (control). Оцениваются результаты работы на прошедших этапах. Также на этом этапе формулируется набор правил и готовятся инструкции для сотрудников, которые помогут разобраться в нововведениях.

Метод «Шесть сигм» часто используют в связке с методом «Бережливого производства». Называют такой инструмент Lean Six Sigma.

8. Метод критического пути

Метод критического пути, или Critical Path Method (CPM) предполагает, что на этапе планирования работ вы строите самую длинную цепочку действий (критический путь), куда входят задачи, которые нужно выполнить в первую очередь, чтобы завершить проект вовремя.

Ключевое преимущество управления проектами по системе CPM ― точное определение времени и бюджета, необходимого для завершения проекта. Планирование обычно происходит в 4 шага:

1. Составление списка работ. Вся команда должна определить, какие задачи необходимо выполнить для реализации проекта.
2. Определение взаимозависимых задач. Это поможет понять, какую работу можно выполнять параллельно с другими задачами, а какие дела нужно делать последовательно.
3. Оценка времени, требуемое на выполнение всех задач. После определения зависимостей нужно создать конкретный план действий (дорожную карту) и обозначить, сколько времени нужно на выполнение каждого этапа работы над проектом. Так у вас сформируется самая длинная последовательность важных задач (критический путь) и время, которое понадобится для их выполнения.
4. Расчет резервного времени. Вы не можете гарантировать заказчику, что все пойдет точно по плану. Форс-мажоры могут быть всегда. Поэтому при построении критического пути обязательно добавляют резервное время. Благодаря ему план становится гибче.

Этот метод подходит для строительства, науки, машиностроения и любого производства. Однако может быть неэффективным для проектов с неопределенными требованиями, например, съемка фильма.

9. Управление проектами критической цепи (CCPM)

Управление проектами критической цепи на английском звучит как Critical Chain Project Management (CCPM). В CCPM есть два важных срока — дата старта и сдачи проекта. Задача команды — спланировать свою работу так, чтобы успеть к дате сдачи продукта. Если времени мало, необходимо оставить только самые важные задачи и, возможно, упростить продукт.

Он похож на CPM, поэтому их часто путают. Действительно, если времени много и команда не ограничена в ресурсах, процесс планирования не будет отличаться от метода критического пути. Но если дедлайн близок, главным при планировании будет успеть в срок любыми способами.  

Этот подход лучше всего помогает при разработке компьютерных игр. Анонс и продвижение новой игры начинают за несколько лет до ее выхода. Дата выхода может быть поставлена на основе благоприятного с маркетинговой точки зрения времени, например, между выходами других крупных игр. Задача разработчиков ― успеть к этой дате. Возможно, придется отказаться от сложной графики или упростить сюжет.

Отличие CPM от CCPM

Для удобства еще раз отметим основные отличия CPM от CCPM:

1. При использовании метода CPM получается идеальный путь создания продукта, с небольшим запасом времени для форс-мажора. Путь создания продукта с помощью CCPM строится с учетом ресурсных ограничений. Благодаря этому, успеть выполнить задачи в срок реальнее.
2. Оба метода отличаются задачами. Основные задачи CPM — планирование проекта и определение наиболее приоритетных задач. Задача CCPM — как можно быстрее закончить работу с учетом ресурсных ограничений.
3. План по CCPM дает больше возможностей для маневра, в то время как план critical path method строится для того, чтобы четко следовать ему и не сворачивать с пути.

10. PMBOK: управление проектами

Если вы хотите с головой окунуться в методики управления проектами,  изучайте свод правил PMBOK. Здесь собраны разные способы комплексного управления проектами для разных областей. PMBOK был разработан Институтом управления проектами (PMI).

В руководстве PMBOK описывается пять групп процессов управления проектами и продуктами: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и закрытие проекта. Это объемное руководство, которое можно использовать как готовую схему. Что в нем есть?

• Изложены разные подходы;
• закреплена единая терминология;
• перечислены рекомендованные методы на том или ином этапе работы;
• в руководстве есть вся необходимая документация, которая может потребоваться;
• есть подробное описание компетенций, которыми должен обладать квалифицированный управленец.

Недостатки:

• это тяжелая методология. Много текста и схем, в которых нужно разобраться. Однако, если разберетесь, сможете организовать работу любой команды;
• все знания в этом руководстве нужно адаптировать под свой проект, особенно если он небольшой.
• не учитываются отраслевые особенности.

У каждой модели управления проектами, о которых мы рассказали, есть свои преимущества и недостатки. Выбор подходящей методологии зависит от конкретных требований заказчика и характеристик будущего продукта. Важно понимать, что не существует универсальной методологии. Пробуйте и ищите ту, которая подходит именно вашей команде и вашему продукту, а также следите за современными технологиями менеджмента.