Зависимости в рабочем процессе: к чему они приводят и как снизить риски

Зависимости в управлении проектами — это порядок, в котором должны выполняться задачи разных команд. То есть пока не будет выполнена задача А, задача В не может быть взята в работу или закончена. Иногда зависимости неочевидны, особенно если проект крупный. Если их не учесть заранее и грамотно не спланировать работу, может произойти так, что некоторые специалисты не смогут выполнять свои задачи.  

Что произойдет, если не учесть зависимости:

— высок риск, что сроки релиза нового продукта или сдачи проекта перенесутся;

— возникнут конфликты между командами;

— сотрудники будут находиться в стрессе и выгорать, так как каждая задача будет связана с большим количеством проблем.

Этих проблем можно избежать, если понимать, какие зависимости бывают и как их визуализировать на рабочей доске. Об этом и расскажем в статье.

Виды зависимостей в команде

Зависимости бывают разные, но самые распространенные — две:

• FS-зависимости (финиш–старт). Нельзя взять задачу в работу, пока не будет выполнена другая. Например, пока разработчики не выпустят релиз новой версии программы, отдел продвижения не может запустить рекламную кампанию;
  
• FF-зависимости (финиш–финиш). Вторая задача завершается после окончания первой задачи. Обе задачи могут выполняться одновременно, но вторая задача может быть выполнена полностью, только когда будет закончена первая. Например, на автомобильном заводе одновременно создаются разные детали. Одни детали готовятся быстрее, поэтому сборщики могут начать создавать машину постепенно. Однако авто будет собрано полностью только тогда, когда все детали полностью готовы.

Чтобы знать о зависимостях и работать с ними, стройте граф взаимозависимостей (диаграмму связей). Выберите идею, бизнес-цель или проект и определите, какие команды работают над этой  целью. Построив граф взаимозависимости, вы увидите связи команд и сможете рассчитать риски. Также сами команды будут видеть, как их деятельность влияет на коллег.

Как визуализировать зависимости на Канбан-доске

Управлять зависимостями напрямую может Канбан-доска. Она делает это за счет визуализации связей и индикации проблем. Разберем, какие функции в Kaiten помогут вам отразить зависимости.

Создайте дополнительную колонку для задач, продолжить работу над которыми должна другая команда

Представьте, что вы копирайтер и работаете над рекламным текстом для баннера. После того как вы создадите текст, за баннер возьмется дизайнер. Но если на своей доске вы перенесете задачу в колонку «Готово», то не сможете отследить, доделал ли дизайнер баннер. А если вам придется поправить текст, эта работа вообще не будет отражаться на доске. Чтобы карточка осталась в вашем поле зрения, создайте на доске колонку, где она будет лежать и ждать, когда другая часть работы тоже будет выполнена.

Вы можете назвать эту колонку «Отслеживание задач», «Работа с внешними исполнителями» или «Зависимости».

Используйте дорожки для хранения зависимых карточек

Для визуализации зависимости можно использовать не только колонки, но и дорожки. То есть, как только на определенном этапе работы над задачей возникает зависимость, вы переносите карточку на отдельную дорожку. Плюсы — зависимая карточка не будет загромождать рабочую доску и вам будет видно, на каком этапе вашей работы возникла зависимость. Минус — как только вам нужно будет вернуться к этой задаче, карточку придется вернуть на рабочую доску. Такое передвижение карточек может испортить статистику в отчетах.

Показывайте зависимость с помощью родительских и дочерних карточек

Если над задачей должны работать несколько специалистов, показать зависимость можно с помощью функции дочерних и родительских карточек. То есть на общей доске проекта вы создаете общую карточку с задачей (родительскую), а потом декомпозируете ее на несколько дочерних карточек, которые будут лежать на досках ответственных команд. Таким образом, в родительской карточке будет видно всю цепочку зависимостей.

Для родительской карточки можно настроить триггер. Например, когда дочерняя карточка выполнена, родительская самостоятельно передвигается на следующий этап работы. Это ускоряет и упрощает коммуникацию между отделами: не нужно ждать, когда исполнитель сообщит заказчику, что задача выполнена. Все происходит автоматически.

Используйте блокировщики

Не все зависимости удается выявить. Иногда прямо при работе над задачей вы можете неожиданно обнаружить, что не можете ее выполнить, пока коллега не сделает другую задачу. Чтобы визуализировать неожиданную зависимость, блокируйте карточку.

В Kaiten вы можете просто описать причину блокировки или указать карточку на доске другого сотрудника, из-за которой вы не можете продолжить работу.

Позже вы сможете посмотреть отчет о блокировках и учесть ошибки планирования проекта, чтобы неожиданных зависимостей в будущем было меньше.

Обратите внимание, что блокировку нужно использовать только для незапланированных зависимостей. Если задача ожидает работы другой команды в рамках уже оговоренного процесса, лучше использовать отдельную колонку.

Используйте метки, как индикатор зависимостей

Метки тоже могут помочь визуализировать неожиданные зависимости. Например, вы столкнулись с багом в системе и теперь не можете продолжать свою работу. Пока команда разработчиков решает техническую проблему, вы можете поставить метку «Bug».

Вы сами придумываете, какие метки создать и что они будут означать. Для этого нужно просто договориться с командой.

Договоритесь о скорости выполнения задач

Чтобы, несмотря на зависимости, работа была слаженной, договаривайтесь о том, сколько времени нужно для выполнения тех или иных задач.

Представьте, дизайнер должен подготовить иллюстрации для поста в социальных сетях. SMM-специалист должен понимать, за сколько дней дизайнер может создать необходимую картинку. Например, 85% всех иллюстраций дизайнер создает в течение двух дней. Благодаря этой договоренности SMM-специалист понимает, за сколько дней до выпуска поста он должен поставить задачу дизайнеру, чтобы тот успел в срок.

Дедлайн выполнения задачи можно указывать прямо в карточке.

Проводите Канбан-встречи

В Канбане есть 7 видов встреч для команд, которые образуют цикл обратной связи.

Все эти встречи направлены на то, чтобы команды изучали проблемы, с которыми сталкиваются, и находили их решения.

Например, на ежедневных встречах каждый член команды может заметить зарождающуюся проблему, которую можно решить, пока она глобально не повлияла на весь рабочий процесс.

Обзор предоставления услуг — общая встреча с заказчиками и стейкхолдерами. Команда может узнать об удовлетворенности заказчиков выполняемой работой и обсудить проблемы коммуникации.

Диалог между командами — путь к слаженной работе. Если вы хотите узнать больше о цикле обратной связи, можете почитать подробный обзор всех Канбан-встреч в нашем блоге.

Вместо итога

Важно не сколько у вас зависимостей, а как вы с ними работаете. Если учесть все случаи взаимодействия команд и грамотно спланировать проект, никто не столкнется с блокировками, а слово «зависимость» не будет вызывать страх у сотрудников.