Value Stream Mapping: как ускорить процессы с помощью карты

Value Stream Mapping (VSM, карта потока создания ценности) — это способ визуализировать все шаги создания продукта или услуги, чтобы найти и устранить потери. Этот способ используют в рамках бережливого производства. С помощью него можно по максимуму сократить потери и быстрее поставлять ценность клиента без ущерба качеству.

Чем именно полезна карта потока создания ценности, какие у нее недостатки и как сделать работу с ней эффективнее — разбираем в статье.

Как выглядит Value Stream Mapping

Главное в VSM — визуализация. Карта потока создания ценности показывает сразу всю цепочку работы, а рисуют ее либо от руки в сервисах для работы с майнд-картами. В упрощенном виде карта выглядит так:

Поставщик в VSM — это то, с чего начинается поставка ценности. Он может быть поставщиком в прямом смысле слова — например, когда компания доставляет на производство необходимое сырье для старта работы. В IT-командах поставщиком может быть бизнес-заказчик, который отправляет требования к доработкам ПО.

Чем больше деталей нужно контролировать с помощью карты, тем сложнее она становится. Например, для IT-команд могут дополнительно указывать переходы на предыдущие этапы, которые происходят из-за ошибок при разработке.

Для детализации потока создания ценности на карте можно отобразить любой процесс. Например, указывают способы донесения информации и способы доставки, если речь идет о материальных товарах.

Некоторые элементы подходят только производственным компаниям. Например, между каждым этапом дополнительно фиксируют количество запасов, чтобы отслеживать их динамику на протяжении всего цикла.

Чтобы было проще работать с картами, их создают в двух вариантах. На первом показывает, как цикл работ должен выглядеть в идеале. На втором — как цикл выглядит сейчас. Это упрощает работу руководителя, ведь найти проблемы в процессах проще, когда их можно с чем-то сравнить.

Основы Value Stream Mapping

Работу с картой можно разделить на три этапа. Вот что делают на каждом из них:

1. Определяют границы процесса. При построении карты сначала нужно четко обозначить начальную и конечную точки процесса. Например, если VSM составляет пиццерия, то начальной точкой будет получение заявки от клиента, а конечной — доставка пиццы в руки клиента.

2. Фиксируют этапы и метрики. После определения границ нужно детализировать каждый этап процесса и измерить его ключевые показатели. Какие показатели обычно измеряют:

→ Время выполнения (Lead Time, LT). Сколько проходит от старта задачи до её завершения. Пример: клиент оставляет заявку → ее обрабатывают → передают в производство → отгружают. Если весь цикл занимает 14 дней, а конкурент делает это за 7 — есть над чем работать.

→ Время обработки (Cycle Time, CT). Сколько времени задача фактически находится в работе, без простоев. Пример: разработка фичи занимает 5 часов, но из-за ожидания тестирования растягивается на 3 дня.

→ Процент полного цикла (Process Cycle Efficiency, PCE). Показывает, какую часть времени команда тратит на полезную работу. Для расчета PCE используют формулу:

PCE = (Cycle Time / Lead Time) × 100% 

Пример: если CT = 2 часа, а LT = 8 часов, то PCE = 25%. Значит, 75% времени — простои.

3. Выявляют потери. Руководители смотрят, где есть простои, переделки, лишние движения. Например, если сборщики ждут упаковку, а она задерживается, то время ожидания — это потеря времени. Когда руководители наглядно видят эту проблему, им проще оценить масштаб проблемы, ее влияние на эффективность команды и принять меры.

Как систематизация потока ценности позволяет выявить и сократить потери

VSM помогает найти семь видов потерь, разобрали их в таблице:

Преимущества и проблемы VSM

Карта потока создания ценности — полезный инструмент, но не совершенный. Рассмотрим его сильные и слабые стороны.

→ Преимущества:

Прозрачность процессов. VSM превращает разрозненные задачи в четкую схему. Например, когда маркетинг, разработка и поддержка работают в разных системах, непонятно, где задерживается запуск продукта. Карта потока показывает все этапы и ответственных, поэтому конфликты и задержки становятся видны сразу.

Точечное устранение потерь. Без VSM кажется, что все работает медленно, но непонятно почему и где искать причину. Карта «сужает» область поиска до тех этапов, которые занимают больше всего времени.

Упрощение коммуникации. Когда каждый отдел видит всю цепочку, проще договориться. Например, отдел продаж понимает, почему нельзя пообещать клиенту «срочную доставку завтра», если производство загружено на неделю вперед.

→ Недостатки:

Риск «застывших» процессов. Команды иногда воспринимают карту как жесткую инструкцию и боятся отступать от нее, даже если процесс устарел. Например, продолжают согласовывать каждый шаг с руководством, хотя давно можно принимать решения на месте.

Не все потери очевидны. VSM покажет, что дизайнеры тратят 10 часов на макет, но не объяснит почему. Возможно, проблема в плохом брифинге или устаревших инструментах. Чтобы узнать наверняка, придется копать глубже и тратить на это время.

Нужна поддержка команды. Если сотрудники не верят в метод или не хотят меняться, карта останется просто рисунком. Например, разработчики могут скрывать реальные сроки задач, чтобы избежать давления.

Как и зачем сочетать VSM и Kaiten

VSM помогает разобрать процесс на этапы и найти потери времени. Но чтобы внедрить изменения, нужен инструмент, который превратит теорию в реальные задачи. Kaiten — это как раз та система, где можно настроить рабочий процесс, назначить сроки и контролировать выполнение.

→ Зачем их сочетать:

• VSM показывает, как должно быть, а Kaiten помогает сделать так на практике;
• В Kaiten вместо статичной карты вы получаете живой процесс, который можно корректировать прямо в работе.

Например, вы заметили, что согласование дизайна съедает 3 дня. В VSM это видно сразу. В Kaiten вы дробите этап на мелкие задачи, ставите жесткие дедлайны и автоматизируете уведомления. Время сокращается до 1 дня.

→ Какие инструменты Kaiten будут полезны при работе с VSM:

Канбан-доски. На них вы можете визуализировать этапы работы: разбить процесс на столбцы и каждому из них присвоить название этапа. Например, этапами для команды разработки могут быть «Анализ», «Дизайн», «Код», «Тест», «Релиз». Внутри этапов добавляйте задачи и фиксируйте время выполнения.

Метки к задачам. В VSM вы выделяете типы работ и точки контроля — эти же категории перенести в Kaiten через метки. Например:

• Метка «Потери» отмечает задачи, которые выявили как бесполезные при анализе потока;
• Статус «Ожидание согласования» подсвечивает этап, где VSM показал задержки;
• Метка «Критичный путь» выделяет задачи, напрямую влияющие на сроки.

Таймлайн с базовым планом. В Kaiten можно контролировать процессы с помощью таймлайна и сравнивать запланированные сроки выполнения с текущими. Для этого после составления плана полученную картину сохраняют как базовый план. Затем можно включить сравнение плановых сроков с актуальными и при обнаружении отклонений понять, на каком этапе возникли проблемы.

Аналитика. В Kaiten есть встроенные отчеты, часть из которых позволяет рассчитать Lead Time и Cycle Time. Например, определить эти показатели можно с помощью накопительной диаграммы потока, которая автоматически обновляется по ходу работ.

Еще один отчет, который можно использовать в связке с VSM — «Время цикла». Он детально показывает, сколько времени занимает каждый этап выполнения задачи. Если задачи часто «застревают» на одном и том же этапе, это причина обратить на него внимание и приступить к оптимизации.

Интеграция Kaiten с VSM в других сервисах. В Kaiten можно создавать свои документы и добавлять в них HTML-код других сервисов. Это значит, что вы можете сделать карту потока создания ценности в Miro или другой подобной системе, а затем добавить ссылку на карту в Kaiten и работать с ней без необходимости переключаться между сервисами.

Что такое Value Stream Mapping: кратко

• Value Stream Mapping (VSM) — это метод визуализации процессов, который помогает находить и устранять потери времени. Он подходит для цикличных задач, например, в производстве или IT. На карте отображают этапы работы, время выполнения, простои и другую информацию при необходимости: например, способы транспортировки.
• VSM строится в три этапа. Сначала определяют границы процесса — от старта до финала. Затем фиксируют этапы и замеряют метрики: время выполнения (Lead Time), время работы (Cycle Time) и эффективность (PCE). После этого ищут потери — например, перепроизводство, ожидание или лишние действия.
• Метод выявляет семь видов потерь. Среди них — избыточные запасы, дефекты, переделки и простои. Например, если команда тратит часы на поиск файлов или согласования, это видно на карте. Но VSM не всегда раскрывает причины проблем — иногда нужно глубже анализировать процессы.
• Главный плюс VSM — прозрачность. Он превращает хаотичные процессы в четкую схему, упрощает коммуникацию и ускоряет работу. Но метод требует вовлеченности команды — без нее карта останется просто рисунком.

Работать с VSM будет эффективнее, если делать это в связке с системами вроде Kaiten. Карта показывает, где оптимизировать, а Kaiten помогает внедрить изменения. Например, можно разбить этапы на задачи, настроить дедлайны и отслеживать прогресс. А простая интеграция со сторонними сервисами позволяет работать с картой прямо в системе.