Идентификация и анализ рисков — основа управления проектом

Риск и бизнес — два понятия, идущие рядом. МТС в 2021 году публиковал большой отчет о потенциальных рисках и планах по борьбе с ними. Подобные документы есть во многих компаниях, так как все живут в мире высокорисковых проектов. В статье расскажем всё об этапах управления рисками, проактивной работе с проблемами и поделимся простыми методами, которые помогут бизнесу уменьшить ущерб от негативных событий.

О рисках поговорили с Арина Барловой. Она 7 лет занимается управлением проектов. Прогнозирование и управление рисками — одна из важных ее обязанностей. Сейчас Арина работает исключительно с IT-проектами, а именно со сферой FinTech и GameDev. Сертифицированный специалист P3.express.

Так как Арина человек практики, мы подготовили не просто теоретическое описание работы с рисками, а сделали акцент на современных подходах и на том, что действительно может использовать риск-менеджер.

Что такое управление рисками

Менеджмент риска — скоординированные действия по руководству и управлению организацией в области риска. Это не просто понятие, которое придумали современные бизнесмены. Определение риска и риск-менеджмента можно найти в ГОСТ Р ИСО 31000. То есть изучение потенциальных проблем — общепринятый стандарт.

А теперь об управлении рисками чуть проще, но развернуто. Проект — мероприятие с конкретной целью, сроками и бюджетом. В рамках отведенного времени с ним может случиться событие, которое плохо или хорошо отразится на результате. При работе с проектом вы постоянно должны идентифицировать возможные отрицательные и положительные события, анализировать их и управлять последствиями.

Риск-менеджмент используется не только в проектах, но и в процессах и продуктах. Самих специалистов по работе с рисками может быть несколько на разных уровнях. Одни отвечают за конкретный проект, другие — за верхнеуровневые риски, с которыми сталкивается вся компания.

Менеджер по управлению рисками не ликвидирует возможные риски. Он разрабатывает план действий и находит новые пути развития.

Современный подход к работе с рисками

В лекции «Объекты и границы управления. Чем мы управляем на самом деле» Аркадий Цукер говорит о том, что в современных реалиях вообще никто не может управлять рисками. Любой проект — высокорисковый. Если сесть и реально посчитать степень риска, в лучшем случае ваши шансы будут 50 на 50. Поэтому говорить об управлении рисками в старом понимании нет смысла. Сейчас вы можете управлять только шансами и возможностями. Вы принимаете решение дать проекту шанс быть реализованным или нет под собственную ответственность. Математический анализ рисков в любом проекте скажет, что реализовать задуманное невозможно.  

Сейчас запускаются проекты и бизнесы не с минимальным риском, а те, у которых есть максимальный шанс на успех. Следовательно, риск-менеджер также работает с возможностями.

Виды рисков

В классическом менеджменте выделяют два вида рисков:

1. Контролируемые. Риски, которые поддаются управлению, — их можно предотвратить или уменьшить их негативные последствия. Представим, что в проекте по разработке CRM у команды нет опыта с интеграцией их продукта и сложной системы заказчика. То есть штатная команда, скорее всего, не справится. Для управления этим риском команда привлекает эксперта по интеграции, который специализируется на таких кейсах. Он помогает спланировать внедрение и тестирование интеграции, а значит, у проекта выше шанс закончить в срок, в рамках бюджета и с нужным результатом.
   
2. Неконтролируемые. Это риски, которые не зависят от команды проекта. Их невозможно предвидеть. Например, вы организовываете большой форум под открытым небом. Неожиданно у вас ломается музыкальное оборудование. Найти причину поломки не удается. Предвидеть такое крайне трудно. Всё, что можно сделать, — придумать план действий, на случай, если что-то подобное всё-таки произойдет. Например, у вас должен быть список компаний, у которых есть необходимое оборудование и они могут привезти его быстро. Если для некоторых проблем нет решения, нужно пытаться минимизировать издержки. Например, зафиксировать в договоре, что поломку техники компенсирует площадка, где проводится мероприятие.

Классификация рисков бывает разная:

• по виду — экономические, технические, экологические и т. д.;
• по вероятности — низкая, средняя, высокая;
• по степени критичности — некритичные, средние и очень критичные;
• по типу воздействия — положительные и отрицательные.

В каждой организации могут быть свои виды рисков. Проработанность классификации и то, на какие параметры она опирается, зависит от сферы деятельности компании.

Больше всего в виды рисков погружаются агентства, работающие в финансовой сфере, например, компании, занимающиеся оценкой инвестиционных проектов. Они рассматривают риски со всех сторон. Им особенно важно знать, для каких рисков всегда характерны убытки реализации проекта.

Этапы управления рисками

Дадим небольшой универсальный план управления рисками.

Этап 1. Соберите команду

Чтобы учесть, какие риски бывают на предприятии, вам нужен как минимум один коллега. Также команда сможет вступить с вами в дискуссию и не даст погрузиться в проблемы.

Ваша команда должна состоять из людей разных взглядов и разным опытом. Если вы пессимист, ищите в команду оптимиста и наоборот.

Этап 2. Сформулируйте и зафиксируйте риски

Проведите анализ рисков проекта и пропишите возможные сценарии. А что, если:

• Придет налоговая?
• Перестанет работать сервер?
• Все заболеют и никто не выйдет на работу?
• Внезапно получим дополнительное финансирование и сможем дополнить свой продукт новыми фичами?

Подготовить возможные сценарии помогает анализ предыдущего опыта: корпоративного и личного. Важно, чтобы у вас и у компании была база знаний, где можно прочитать о разных событиях и проблемах, с которыми вы сталкивались. Например, к компании недавно приходила налоговая, поэтому проверка маловероятна. К тому же в одном из отделов есть Мария, которая была в гуще прошедших событий и точно знает, что нужно делать.

Также не забывайте изучать опыт других специалистов: обзоры, исследования, прогнозы, кейсы. Например, Арина, проработав 7 лет с разными проектами, тоже завела свой блог — Project Pixie. Теперь она делится своими мыслями и наработками с коллегами. Читайте ее статьи на VC.ru и переходите в Telegram-канал.  

Если вы погружаетесь в новую для вас сферу бизнеса, рекомендуем изучить общую статистику по индустрии и мнения экспертов разного уровня. Могут быть полезны простые статьи на тему «Что ждет индустрию в 2025 году». Однако помните, что принять решение, чему верить, а чему нет, должны вы сами.

Этап 3. Оцените вероятность рисков и придумайте план действий

Оцените вероятность возникновения всех рисков, которые нашли, а также критичность для проекта. Определить критичность риска помогает тепловая матрица рисков и квадрат Декарта. Рядом с особенно критичными рисками напишите план действий и ответственных за урегулирование ситуации, а также помощников.

Тепловая матрица рисков

Эта матрица визуализирует риски и их критичность. На оси X отражается вероятность появления риска, на оси Y — влияние на реализацию проекта. Наиболее опасные риски находятся в красной зоне, приемлемые — в зеленой.

Так проще понять, на работу с какими рисками необходимо уделить больше внимания, а какие маловероятны или мало влияют результат.

Квадрат Декарта

Квадрат Декарта — это метод, который помогает рассмотреть вопрос с разных сторон. Он универсален, и подходит в том числе для работы с рисками. Рисуется квадрат, который разделен на 4 части. В каждую ячейку вписывается вопрос и ответ на него. Важно, что ответ должен учитывать как отрицательные, так и положительные аспекты.

Приведем пример. Представьте, вы хотите выступить на профессиональной конференции. Создадим квадрат Декарта.

Иногда бывает трудно понять, насколько критично влияние того или иного события. Квадрат Декарта может помочь структурировать все мысли и не даст упустить возможности.

На какие риски в первую очередь стоит обращать внимание

Приоритизация рисков зависит от контекста проекта. Если вы работаете в сфере медицины, например, разрабатываете медицинское оборудование, вам важно всё, ведь ошибка может стоить людям жизни.

Если вы работаете с гороскопом в мобильном приложении, приоритет стоит отдать техническим рискам, из-за которых проект не запустится. Например, сторы не дадут разместиться на их площадках.

То есть важно в первую очередь обращать внимание на события, которые вы как бизнес не перенесете. Если строите дом, важно учесть риск его затопления. Если это не предвидеть, убытки будут колоссальные.

Методы управления рисками

В англоязычной практике и теории используют такой метод управления рисками, как митигация (от англ. mitigation) — смягчение последствий.

Понятие «митигация рисков» пришло из сферы борьбы с последствиями стихийных бедствий и катастроф. Поэтому при оценке рисков больше акцентируют внимание на негативном эффекте.

Митигация может быть:

• проактивной. То есть работа риск-менеджера заключается в том, чтобы предотвратить какую-то ситуацию. Негативному событию не дают  наступить за счет ежедневных, еженедельных и ежемесячных действий по контролю ситуации. Задача — не упустить, когда вероятность того или иного риска увеличится или, наоборот, уменьшится. В общем, мониторинг и контроль — наше всё;
• реактивной. Специалист по управлению рисками разбирается с последствием того, что уже случилось. В этом случае важно иметь стратегию реагирования. Заранее подготовленный план убережет от необдуманных и разрушительных действий. Например, в каждом здании есть план эвакуации. В момент пожара вы можете не совладать с эмоциями и побежать не в ту сторону. С кризисной ситуацией в бизнесе может случиться подобное. Если есть план, шанс выжить выше.

Подход P3.express

О работе с рисками также говорится в P3.express — фреймворк, который описывает весь цикл работы над проектом: от запуска до завершения. Он очень прост, легко масштабируется и встраивается в процессы.

👉Метод P3.express: в нескольких шагах от результата

В рамках этого подхода есть целая серия действий по управлению рисками. P3.express поддерживает проактивность. Когда вы выявляете потенциально рискованное событие, риск-менеджер должен немедленно записать его в реестр последующих действий, назначить ответственного за решение проблемы и спланировать ответные шаги. Подход требует выявлять причинно-следственные связи. Необходимо глубоко погружаться в причины кризисной ситуации. Узнав причину, будет проще избежать проблем.

Как мы и говорили, для предотвращения рисков важно изучать бэкграунд как организации, так и специалистов по управлению рисками, которые работают в компании. Задача риск-менеджера — актуализировать базу знаний кризисных событий бизнеса. Для чего это нужно? Это даст новому менеджеру пищу для размышлений, а возможно, и решение проблемы.

Это неуникальный подход, так как во многих методологиях менеджерам предлагают фиксировать и отслеживать риски и их влияние, а также создавать стратегию реагирования. Но вот P3.express для меня оказался самым удобным.

Стратегии реагирования

Система управления рисками предполагает несколько стратегий реагирования:

1. Предотвращение рисков. Вы устраняете или снижаете саму вероятность, что негативное событие наступит. Например, вы понимаете, что у вас не хватает экспертизы, и заранее берете в команду подходящего специалиста.
2. Смягчение воздействия. Уже что-то случилось, и вы столкнулись с негативными последствиями. В этом случае нужно уменьшить потери.  Например, во время пандемии COVID-19 вы перевели сотрудников на удаленную работу. Это лучше, чем полностью приостанавливать бизнес.
3. Перенос рисков. Это стратегию еще можно назвать «Горячая картошка». Вместо того чтобы держать пылающую картошку в своих руках, вы бросаете ее другим. Переносят риск часто на страховые компании. Например, при строительстве дома случился пожар. В этом случае страховая будет возмещать убытки.
4. Принятие. Вы не всегда можете придумать план Б. Иногда приходится просто смириться с потенциальным риском. Если негативное событие всё же случится, нужно принять последствия. Например, компания знает, что она выпускает свой продукт на очень конкурентный рынок. Проект в будущем может дать организации преимущество, но на данный момент запуск с высокой вероятностью провалится. Но, так как будущие планы важнее нынешних, компания принимает решение выпустить продукт.

Распространенные ошибки

Трудно говорить об ошибках, ведь вся работа с рисками построена на предположениях. Однако можно выделить две самые крупные:

1. Вообще не думать про риски и не оценивать их. Не иметь запасного плана и человека в команде с навыком быстрого реагирования в кризисных ситуациях.
2. Думать только про риски. Проконтролировать абсолютно всё — невозможно. Всегда есть риски, о которых вы даже не подозреваете. Как мы и сказали в самом начале, не забывайте акцентировать внимание на возможностях. Не дайте рискам скрыть от вас пути для развития.

Да пребудет с нами баланс! Всё должно быть в меру, в подходящее время и в рамках имеющихся ресурсов.

Если вы интересуетесь управлением проектами, переходите в блог Арины — Project Pixie. Там она делится своим опытом, а также полезными материалами, которые могут помочь руководителям.