Тайм-менеджмент: делу — время

Где-то совсем близко маячат дедлайны, отложенные задачи только копятся, а порой нет лишней минуты даже выпить кофе? Возможно, нужно уделить внимание тайм-менеджменту.

В статье расскажем, как всё успевать благодаря методам планирования личного и рабочего времени, не срывать сроки и сохранять нервы.

Что такое тайм-менеджмент и почему он важен

Тайм-менеджмент (time management) — навык организации времени, который важен для самых разных сфер деятельности. При этом уметь правильно планировать время и распределять нагрузку, сохранять баланс между работой и личной жизнью должны все: как рядовые сотрудники, так и руководители.

Повышение качества работы и производительности — лишь некоторые преимущества знания методов планирования времени. Также тайм-менеджмент помогает:

• развивать карьерные навыки и расти в профессии;
• концентрироваться на важных задачах и не отвлекаться на второстепенные;
• экономить ресурсы команды и компании и снижать стресс.

Основные принципы тайм-менеджмента

Знание ключевых принципов тайм-менеджмента упростит применение его методов на практике. Найти баланс между разными жизненными сферами поможет:

1. Расстановка приоритетов. Сделать всё и сразу не получится — для начала стоит определить несколько самых важных и срочных задач или направлений и сосредоточиться на них.

2. Составление плана. Четкий план уберет первую неопределенность и растерянность перед громадой дел и покажет вектор для движения. Отобразить основные цели и шаги для их достижения лучше наглядно — на листке бумаге, офисной доске, excel-таблице. Также визуализировать и управлять работой можно в специальных онлайн-сервисах, например в Kaiten.

3. Разделение рабочего и личного. Временные рамки для работы помогут войти в нужный темп и обозначить команде и заказчикам, когда можно ожидать от вас решений по рабочим вопросам. Главное — не поддаваться соблазну и не отвечать на звонки и сообщения коллег во внерабочее время.

4. Планирование времени для себя. Эффективный отдых и переключение внимания на личную сферу помогают снижать стресс. Уделяйте внимание близким, занятиям спортом или любимому хобби, а также регулярно берите отпуск для своевременной перезагрузки.

5. Минимизация отвлекающих факторов. Социальные сети, чай с коллегами, перекуры — всё это не только может помочь снять напряжение, но и накопить незаконченные дела. Попытайтесь отделить полезные перерывы от безделья во время работы.

6. Закладывание запаса времени. Даже самый детальный план не защищен на 100% от форс-мажоров. Закладывайте часть времени на решение неожиданных затруднений и экстренные встречи, если рабочие обстоятельства меняются.

7. Поиск простейшего решения. Если вопрос можно обсудить по телефону или в мессенджере — нет смысла тратить время на совещание. Если для обсуждения задачи требуется участие только ее исполнителя — нет нужды отвлекать для этого всю команду.

8. Выбор одного инструмента. Методик тайм-менеджмента множество, может присутствовать соблазн попробовать их все как можно скорее. Не стоит торопиться: лучше выбрать одну из техник, опробовать ее в течение некоторого времени и затем оценить результат.

Методы тайм-менеджмента

Методики предлагают строгие рамки и гибкие решения, помогают составлять планы на день или на отдаленную перспективу. Разные техники управления временем применяются в зависимости от специфики задач, стиля работы и даже характера сотрудника. Расскажем о некоторых из них.

Метод помидора

Метод помидора — техника, которая подходит для планирования небольших промежутков времени, например, одного рабочего дня. Создан предпринимателем и разработчиком Франческо Чирилло, который поначалу использовал таймер для кухни в виде помидора.

Что нужно делать: для выполнения техники нужен секундомер или электронный таймер, чтобы засечь 25 минут. В течение этого времени не следует отвлекаться от намеченной задачи. Когда время закончится, нужно сделать паузу в 5 минут. Цикл в 30 минут и называется помидором. Всего таких цикла — 4. Между ними всегда делается 5-минутный перерыв на отдых — это обязательно.

После всех четырех циклов проводится получасовой перерыв, чтобы структурировать мысли и восстановиться перед следующим запуском таймера.

В чем ценность: метод помидора (pomodoro) помогает настроиться и выполнить рутинную работу, требующую много внимания и концентрации, делая передышку между ее частями.

Метод «поедания лягушек»

Метод «поедания лягушек» придуман бизнес-тренером Брайаном Трейси для быстрого завершения неприятной работы.

Что нужно делать: «Съесть лягушку» означает сделать самую неприятную задачу до всех остальных. Приступая к работе с утра, наш мозг достаточно разгружен, чтобы выполнить трудную работу быстрее и легче, чем в конце дня.

Метод лучше всего подойдет для небольших задач, перед выполнением которых ощущается внутреннее сопротивление.

В чем ценность: метод лягушки позволяет не откладывать сложные задачи на потом и при этом освобождать остаток дня для другой работы. Есть и другие положительные эффекты метода — остальные задачи после самой энергозатратной покажутся проще, а весь оставшийся день можно поощрять себя за выполнение трудного дела.

Метод «поедания слона»

Метод «поедания слона» помогает выполнять крупные и долгие задачи, а также те, на которые постоянно нет времени.

Что нужно делать: «съесть слона» — это разделить большое дело на несколько небольших задач, выполняемых регулярно. От огромного и грозного слона, к которому страшно подойти, отрезается по небольшому кусочку, которые легче проглотить.

Например, сотруднику поставлено задание разработать сайт. Это работа, которую не выполнить быстро, так как она включает в себя множество действий. Чтобы проект было проще выполнить, его можно разделить на небольшие задачи: подбор шаблона, разработка структуры меню, определение контента, проведение тестирования и т. д. При необходимости эти задачи также можно раздробить на более мелкие, пока не получатся «кусочки слона», которые можно «съесть» за один день.

В чем ценность: методика позволяет достигать прогресса в долгой работе, не бояться браться за объемные проекты и не откладывать масштабные дела.

Метод «90 на 30»

Методика от бизнесмена и журналиста Тони Шварца похожа на метод помидора, но использует другие отрезки времени.

Что нужно делать: необходимо завести таймер на 90 минут и работать в это время, не отвлекаясь. После этого берется пауза на отдых в 30 минут. Затем цикл повторяется.

Рекомендуется отводить несколько первых циклов на срочные и сложные задачи, пока продуктивность и концентрация наиболее высоки.

Между методом помидора и этим есть и золотая середина: на работу отводится 52 минуты, а на перерыв 17. Этот вариант подойдет для тех, кому тяжело работать 1,5 часа непрерывно, а 25 минут не хватает, чтобы сосредоточиться.

В чем ценность: благодаря технике проще структурировать процесс работы, концентрироваться на задачах и не копить их, при этом имея время на восстановление.

Метод швейцарского сыра

Метод швейцарского сыра помогает не откладывать долгую и сложную работу.

Что нужно делать: большая задача — это сыр, а маленькие задачи — это дырочки в нем. Чтобы начать выполнять долгий проект, в нем проделываются такие дырочки, то есть выполняются задачи, разные по объему и сложности. Со временем все больше дел завершается, а остаток работы становится меньше. Когда задач остается совсем мало, все сделанные части проекта подводятся в итог.

Важно, чтобы задачи были разными и не были связаны логически — их стоит брать работу хаотично, из разных блоков и разделов.

В чем ценность: метод швейцарского сыра позволяет избежать рутины, работая над крупными проектами.

Метод GTD

Метод придуман бизнес-тренером Дэвидом Алленом. GTD расшифровывается как Getting Things Done и применяется для четкой организации данных по задачам.

Что нужно делать: чтобы добиться успеха в применении этого метода планирования, рабочую информацию нужно:

• собрать,
• обработать,
• организовать,
• обозреть,
• использовать.

Сначала все данные по всем стоящим задачам собираются в одном месте. Лучше всего их записать в электронную таблицу, на доске или листе бумаги, занести в онлайн-сервис и т. д. Затем все задачи обрабатываются по следующему алгоритму:

В результате обработки задачи, требующие действий или решений, выполняются сразу же, делегируются или планируются на определенную дату. Остальные дела «замораживаются», то есть откладываются на неопределенный срок, удаляются из списка или отправляются в архив.

Следующий этап — организация оставшихся задач по следующим критериям:

• по времени — срочные, несрочные, без определенного срока;
• по проектам — относящиеся к тому или иному направлению/проекту.

После организации проводится обзор, то есть задачи регулярно просматриваются и снова прогоняются по алгоритму. Так становится проще выявить работу, потерявшую актуальность или, наоборот, ставшую более важной.

Последний этап — действие, то есть выполнение обработанных задач. Здесь определяется, что и как именно будет делаться.

В чем ценность: техника Getting Things Done (GTD) помогает доделывать работу до конца и наводить в делах порядок.

Метод хронометража

Метод хронометража создан для анализа повышения собственной производительности.

Что нужно делать: чтобы техника хронометража была эффективной, нужно две недели понаблюдать за собой и записывать всю работу, которая заняла больше нескольких минут. Также полезно указывать время дня, в какое она выполнялась. Для этого можно завести специальную таблицу.

Следующие две недели отмечается, насколько оптимально было потрачено время, то есть выполнена ли работа целиком, достигнут промежуточный результат или время потрачено напрасно. Результат можно оценивать в баллах. При промежуточных или отрицательных итогах задач можно фиксировать причину, почему так случилось.

После месяца таких наблюдений можно приступать к анализу. Это нужно для выявления закономерностей: какие задачи занимают больше и меньше времени, в какой период суток продуктивность на высоте, а в какой — стабильно нет ресурса на работу.

После анализа можно начинать оптимизацию графика. Важные дела подстраиваются под периоды наибольшей продуктивности. Дела, по которым стабильно не получается достичь положительных результатов, — делегировать, устранить причину неудач (например, пройти обучение) или отказаться от них по возможности.

В чем ценность: метод помогает распределить силы для работы над регулярными делами. Также он может быть полезен, если планируется смена деятельности, так как помогает выявить склонность к задачам определенного характера.

Матрица Эйзенхауэра

Метод, по неофициальным данным, придуман 34-м президентом США Дуайтом Эйзенхауэром. Основан на принципе «важное — сейчас, неважное — потом или никогда» и помогает легче принимать решения.

Что нужно делать: заказать печать брошюр, встретиться с директором, полить офисный фикус — все эти задачи имеют разную важность и срочность. Поэтому все дела распределяются по указанной ниже матрице.

Затем внимание уделяется в первую очередь работе из блока I, то есть самой важной и неотложной.

Далее нужно приступить к блоку II и выполнить всё важное и несрочное.

После следует приступить к блоку III — завершить всё менее важное, но срочное. Иногда эти задачи можно делегировать или автоматизировать.

Неважные и несрочные дела закрываются в конце или совсем удаляются из списка. Вполне возможно, такие задачи отнимают время у более важной работы.

В чем ценность: матрица Эйзенхауэра — это алгоритм распределения работы в порядке приоритета. Она помогает начать с самого срочного, не отвлекаясь на менее важное.

Автофокус

Метод автофокуса разработан экспертом по тайм-менеджменту Марком Форстером, чтобы делать то, что хочется.

Что нужно делать: используя технику автофокуса при организации времени, не нужно заранее выбирать задачи к выполнению. Все дела выписываются в список. Затем он медленно просматривается, пока вы не почувствуете желание сделать один из пунктов. Неважно, насколько задача большая или сложная: если хочется сделать — сразу приступайте.

Если выполнили выбранную задачу за один день, то вычеркивайте ее из списка, снова просмотрите его и выберите следующую. В противном случае задача также вычеркивается, но снова записывается в конце перечня, чтобы просмотреть его заново.

Если одна из задач раз за разом пропускается, стоит подумать, почему не хочется ею заняться: возможно, она слишком крупная и трудная. Тогда ее следует разделить на дела попроще и также внести их в список.

В чем ценность: метод автофокуса позволяет концентрироваться только на той работе, на которую есть настроение и энергия прямо сейчас, и выполнять ее качественнее и быстрее.

Принцип трех дел

Принцип трех дел создан консультантом по вопросам продуктивности Крисом Бейли и позволяет удерживать внимание только на самом важном.

Что нужно делать: следуя этой методике, не нужно думать, как все успеть: ежедневно планируются к выполнению только три самые неотложные задачи и обязательно доделываются до конца.

Вариация метода — принцип девяти дел, который требует выполнять за день одну большую, три средних и пять мелких задач. Отличается тем, что позволяет продвигаться в закрытии как крупных, так и небольших повседневных дел.

В чем ценность: принцип трех дел подойдет, когда сложно сосредоточиться на важном из-за множества других, менее важных и срочных задач.

Канбан

Канбан — гибкий подход к управлению рабочими процессами, который наряду со Scrum входит в методологию Agile. Канбан можно применять и для организации личного времени.

Что нужно делать: в классическом понимании метод реализовывается с помощью канбан-доски: таблицы из трех столбцов — «В очереди», «В работе» и «Готово». Столбцов может быть и больше, а их названия могут меняться — всё зависит от специфики рабочего процесса.

Все задачи заносятся в первый столбец, то есть ставятся в очередь к выполнению. Для удобства каждая задача фиксируется на отдельном стикере или электронной карточке.

Когда задача берется в работу, она переносится в следующий столбец — «В работе».

По завершению задача перетаскивается в столбец «Готово».

Канбан можно организовать на бумажном листе или на офисной доске, а также онлайн-сервисе, например, в Kaiten. Как эффективно работать с Канбан-досками в Kaiten, можно узнать тут.

В чем ценность: метод позволяет четко и наглядно организовать работу, отслеживать и оптимизировать нагрузку, выполнять задачи в срок.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это тип построения диаграмм для точного планирования графика работы над проектами.

Что нужно делать: диаграмма Ганта представляет собой график, на горизонтальной оси которого отмечается время, а на вертикальной — задачи. Пересечения осей отмечают сроки, в который необходимо закрыть каждую из задач. Также на диаграмме наглядно видно связанные между собой задачи, какие из них выполняются параллельно, а какие — последовательно.

Как работать с диаграммой Ганта в Kaiten, подробно рассказали здесь.

В чем ценность: с диаграммой Ганта проще управлять долгосрочными проектами, точнее планировать сроки завершения задач и анализировать время выполнения работы.

«Сделайте это завтра»

Метод «сделай это завтра» разработан специалистом по тайм-менеджменту Марком Форстером и разрешает откладывать дела на потом.

Что нужно делать: следуя этому методу планирования, нужно не начинать срочные дела завтра, а перенести их на следующий день. Такие задачи вносятся в специальный список, впоследствии закрытый от редактирования: сегодня в него уже нельзя добавлять задачи, но можно завести новый список для следующего дня.

При этом метод четко разделяет понятия «занятости» и «настоящей работы». Всё, что не приносит заработка, не улучшает профессиональные навыки, повышает напряженность, слишком просто в выполнении и может выполняться кем угодно — это занятость. Такие задачи часто бывают срочными, однако отложенные на завтра и проанализированные, могут потерять свою важность и могут быть совсем вычеркнуты из списка.

Настоящая работа, наоборот.ю развивает скиллы, помогает в карьерном продвижении, может быть сложной, часто ее можете выполнить только вы.

В чем ценность: метод помогает тщательно обдумать и правильно планировать работу перед началом выполнения, не перегружаться, выполнять задачи планомерно и без спешки.

Определение хронотипа

Метод определения хронотипа предложен психологом и сомнологом Майклом Бреусом для использования особенностей своего организма с целью повышения продуктивности.

Что нужно делать: одни наиболее работоспособны по утрам, другие настраиваются на рабочий лад только после обеда. Суть метода заключается в отнесении себя к одному из хронотипов и в подстраивании активности под определенные периоды суток.

Хронотип — это набор особенностей организма, который зависит от суточных биоритмов. Зная свой хронотип, можно понять, когда организму лучше отдохнуть, а когда он максимально работоспособен.

Определить хронотип поможет онлайн-тестирование.

Всего существует четыре хронотипа:

• «Львы». Просыпаются без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее производительны с 10 до 17 часов, засыпать рекомендовано до 22:30.
• «Медведи». Просыпаются с 7 до 11 утра, долго входят в рабочий ритм, эффективны в работе с 11 до 18, лучше всего засыпают не позже 23 и спят не меньше 8 часов.
• «Дельфины». Спят беспокойно и чутко, даже если просыпаются рано утром, могут легко уснуть снова. Наиболее активны с 10 до 18 часов. Могут засыпать поздно и чтобы быстро уснуть, им лучше не пользоваться гаджетами за 2 часа до сна.
• «Волки». С трудом встают рано утром, просыпаются до 12 часов, максимально работоспособны во второй половине дня до 20 часов, быстро засыпают около полуночи.

Методика утверждает, что продуктивность заметно повысится, если подстроить рабочее расписание под свой хронотип.

В чем ценность: эта техника тайм-менеджмента помогает составить индивидуальное расписание, учитывающее потребности организма.

Как еще распределить личное и рабочее время

Чтобы инструменты тайм-менеджмента работали эффективнее, их можно дополнить простым алгоритмом. Следование ему поможет делать работу, которая уже прошла проверку на важность.

1. Постановка цели. Представим, что вам необходимо сдать отчет о работе за месяц — это будет вашей основной целью.
2. Определение этапов. Запишите все этапы, нужные для достижения цели, — сбор материала, его анализ, отсечение лишних данных, оформление отчета. Попытайтесь максимально конкретизировать каждый этап, например, для сбора материала нужно поговорить с коллегой А, запросить документ у сотрудника Б, скачать файлы из онлайн-хранилища и т. д.
3. Распределение времени. Определите, сколько времени до даты сдачи отчета, и распределите все шаги по неделям, дням или даже часам.
4. Выполнение шагов. Следуйте намеченному плану, стараясь укладываться в тайминг и делегировать менее ответственные дела. Если к какой-то задаче нужно возвращаться регулярно, например, ежедневно обновлять данные, составьте трекер задачи и ставьте пометки в нем.
5. Поиск мотивации. Составление отчета может быть рутинным делом, забирающим много энергии. Определите, что позволяет набираться сил для него — тренажерный зал по вечерам, чашка любимого кофе перед работой или мысли о грядущем отпуске. Черпайте вдохновение во всех источниках, которые найдете.

Как определить, что с тайм-менеджментом что-то не так

Случается и так, что команда под завалами дел даже не успевает в полной мере оценить, сколько в действительности у нее скапливается работы и как много задач делается в последний момент. Несколько простых признаков позволят определить, всё ли в порядке с тайм-менеджментом:

1. Жалобы и претензии. Коллеги, руководство, заказчики и клиенты могут регулярно жаловаться на работу сотрудника — вполне возможно, из-за того, что он неверно распределяет рабочее время. Впоследствии жалобы на сотрудника могут стать претензиями на всю компанию.
2. Постоянные переносы. Если задача постоянно переносится, вероятно, ее стоит разбить на более мелкие, дать ей более высокий приоритет или вовсе отказаться от нее.
3. Фокус на второстепенном. Если вместо основной задачи команда работает над несрочной или даже ненужной задачей, тайм-менеджмент требует серьезного внимания.
4. Чувство неудовлетворенности. Сотрудник может не уделить должное внимание сути задач и распределению времени на них, запланировав сразу много дел на один день. В таком случае он может не успеть сделать их все, а в конце рабочего дня почувствовать разочарование и тревогу.
5. Повышенная утомляемость. Может быть и так, что перед командой стоит обычный спектр задач, времени на них достаточно, суть и порядок работы всем хорошо известна. Однако сотрудники стали не успевать с результатом, чаще брать отгулы, высказывать недовольство. Возможно, изменилось распределение нагрузки, задач стало больше или они стали сложнее — стоит это выяснить для лучшего планирования времени.

Вывод

Бороться с постоянной нехваткой времени и просроченными дедлайнами могут помочь методы тайм-менеджмента. Главное о них:

• Методик много, но универсальной не существует — стоит подобрать наиболее подходящую, по очереди опробовав разные инструменты.
• Сокращение отвлекающих факторов — залог прогресса по задачам и повышения качества результатов.
• Научиться отделять важное от неважного и срочное от несрочного — половина успеха.
• Иногда жесткие рамки необходимы, но если времени и сил для работы становится только меньше, подход к работе нужно пересмотреть.
• Важна не только работа, но и регулярный и эффективный отдых, чтобы вовремя избавляться от стресса.
• Техники организации времени помогают не только в работе, но и для личных дел.