Резюме проекта: как написать понятное и почему без него никак
Зачем и как составлять Резюме проекта, из каких элементов оно должно состоять, какой устав проекта надо делать, а какой — нет
В проектном менеджменте у проджекта, как у настоящего волшебника, есть различные артефакты — документы и инструменты, которые он использует чтобы управлять проектом на разных стадиях его жизненного цикла.
На первом этапе, когда идея будущего проекта еще только формируется, создается документ-сводка. В нем фиксируются основные аспекты проекта: его цели, сроки, ресурсы и стейкхолдеры (заинтересованные участники проекта). Структура и содержание документа будут отличаться в зависимости от того, какой подход/метод использует компания.
На этапе инициации Waterfall используют Устав проекта, когда работают по PMBOK — Project Charter, а в фреймворке P3.express используют Резюме проекта.
Устав проекта — многостраничный документ, в котором есть:
- описание проекта,
- его цели,
- задачи,
- этапы,
- сроки,
- ответственные,
- риски и прочие пункты.
По принципам и рекомендациям PMBOK некоторые менеджеры составляют Project Charter — одностраничную выписку из более детального документа с описанием проекта, которую менеджер может зафиксировать в описании доски таск-трекера или проекта на GitHub.В статье я подробнее разберу Резюме проекта (краткую, но емкую сводку данных по проекту) для методологии P3.express, которое легко можно адаптировать под любые нужды и задачи. Отдельно разберу некоторые отличия от других подходов к созданию Резюме.
В чем задача Резюме
Резюме проекта позволяет быстро понять, что за проект, кто в нем заинтересован, какие результаты и выгоды ожидаются, к кому обратиться для решения конкретного вопроса. Поэтому я выделяю 2 основные задачи Резюме проекта:
- упростить коммуникацию. Концентрированная информация позволяет всем одинаково понимать и видеть ограничения, ожидания и интересы;
- упростить принятие решений. Заинтересованные стороны могут быстро ознакомиться с проектом, оценить и принять по нему решение.
Структура Резюме проекта
В отличие от других подходов к управлению проектами, в P3.express Резюме составляется буквально на самом старте, чтобы выполнить дальнейшие шаги:
- описать ключевые результаты проекта и зафиксировать их в другом артефакте — карте результатов;
- описать риски и стратегии реагирования и зафиксировать в отдельном документе — Реестре последующих действий.
Поэтому в P3.express Резюме проекта содержит в себе только следующие пункты:
- цель и ожидаемые выгоды,
- ожидаемая стоимость и продолжительность проекта,
- требования и ожидания по качеству,
- перечень стейкхолдеров.
В других подходах к управлению проектами могут быть дополнительно внесены:
- ключевые результаты, основные вехи и/или этапы проекта. Например, завершение планирования до 1 мая, подписание договоров с подрядчиками до 10 июня и т. д. Это можно делать с помощью визуализации сроков в тайм-трекере или таск-менеджере. В Kaiten их можно обозначить с помощью диаграммы Ганта или таймлайна:
- риски и вероятность их наступления, стратегии реагирования. Это может быть перечень рисков и стратегия реагирования на каждый из них в виде таблицы, SWOT-матрицы, или тепловой карты рисков — в зависимости от используемого в компании подхода к риск-менеджменту;
- экономическое обоснование проекта. В него входят финансовая модель, инвестиционная модель, таблица с расчетами либо итоговые данные по ключевым показателям эффективности проекта (IRR, ROI, NPV и другие);
- коммуникационный план проекта. Описание, кто как кому какую информацию передает и как часто, в каком виде можно принимать информацию. Специальный шаблон коммуникативного плана вы можете забрать по ссылке.
Каждый из этих элементов играет важную роль в успехе проекта:
- цели проекта задают направление,
- описание помогает определить объем работ,
- этапы и сроки обеспечивают контроль за выполнением,
- ресурсы и бюджет позволяют оценить необходимые затраты,
- риски и меры по их управлению снижают вероятность неудач.
Заинтересованные стороны обеспечивают поддержку проекта, а коммуникационный план — прозрачность и согласованность действий.
Вы можете самостоятельно дорабатывать приложенный шаблон и корректировать его в соответствии со своими представлениями о необходимой информации в Резюме проекта.
Как надо и не надо составлять Резюме проекта. Примеры
Составим Резюме на примере конкретного проекта — создание сайта для городской библиотеки. Его задача помочь библиотекарям и читателям:
- посмотреть, какие книги есть в наличии;
- записаться в читальный зал;
- оформить читательский билет;
- посмотреть информацию о мероприятиях библиотеки.
Идем по порядку и заполняем пошагово все основные разделы Резюме. Я буду приводить пример корректного и неверного заполнения. Общее для всех пунктов:
- описывайте все пункты четко, конкретно и емко;
- избегайте расплывчатых и обобщенных формулировок.
Цель и ожидаемые выгоды
Здесь описываем желаемый конечный результат и причины, по которым мы хотим получить этот результат. Причинами чаще всего являются наши ожидаемые выгоды от этого проекта.
Без четкой формулировки, какой именно хотите получить результат в конце проекта, вы этот результат никогда не получите. В лучшем случае получите тот, который сформулировали (какой-никакой, да сайт без поиска и читательского билета, но вроде с новостями).
Ожидаемая стоимость и продолжительность
Здесь необходимо указать, какие есть ограничения по бюджету и срокам, а также причины этих ограничений, насколько они гибкие. Фиксированный ли это бюджет, потому что реализовывается проект по государственному контракту? Или это коммерческий проект, и дополнительное финансирование будет только после сдачи первых версий? Привязано ли завершение проекта к дате и событию (например, открытие школы к 1 сентября и началу учебного года)? Что будет, если нарушить бюджет и сроки? Описывайте это кратко, четко, емко.
Требования и ожидания по качеству
Здесь важно указать определенные характеристики, которыми должен обладать результат проекта, чтобы мы были удовлетворены реализацией. При этом нас не интересуют промежуточные результаты или элементы проекта — нам нужны именно характеристики результата.
Если бы мы стали детально прописывать, что у сайта должны быть личный кабинет читателя, личный кабинет библиотекаря, интеграция, новостная страница, главная страница, то мы бы формулировали требования к результату с точки зрения их наличия, а не характеристики этих результатов и элементов. То есть нам нужно не «что», а «как».
Перечень стейкхолдеров
Стейкхолдеры — это стороны (лица, группы, организации), заинтересованные в реализации проекта. Они могут быть как внутренними (например, сотрудники компании), так и внешними (например, клиенты, поставщики, государственные органы).
Мы указываем сам перечень стейкхолдеров, их ответственность, функции и зоны интересов, а также любую необходимую дополнительную информацию. Отдельно указываем, кто спонсор проекта, если работаем по PMBOK или P3.express. Например, требования к отчетности, желаемый способ коммуникации, контакты.
Этой информации должно хватать, чтобы быстро получить представление о проекте: его целях и участниках, ограничениях и ресурсах для реализации.
Резюме может дополняться, меняться в течение всего срока проекта. Но об изменениях нужно уведомлять команду и заинтересованные стороны в соответствии с теми правилами внесения изменений в документы, которые есть у вас в компании.
Типичные ошибки при составлении Резюме проекта
Не ошибается тот, кто ничего не делает, но в случае с проектной документацией есть самая первая ошибка:
- не делать проектную документацию, в том числе не делать Резюме проекта. Если его нет, оно в чертогах разума у прожекта или информация разделена по чатам, сообщениям и людям, то быстро дать кому-то ознакомиться с проектом вы не сможете. В том числе не сможете быстро ознакомить потенциального инвестора или нового сотрудника с проектом.
Ошибки, которые касаются составления Резюме:
- тратить много времени на его создание и указывать слишком много деталей. Вы как менеджер можете задать буквально несколько вопросов заинтересованным сторонам и заполнить документ в течение часа. Это ваша отправная точка, а не научная работа. Вы можете пропустить пункты, по которым у вас нет информации, а остальное заполнить самостоятельно. Например, вы не знаете, на сколько процентов администрация ожидает увеличить посещаемость библиотеки. Уточните это у ее представителя и вернитесь к Резюме;
- использовать абстрактные формулировки. Чем четче, проще, конкретнее и понятнее вы сформулируете свою мысль, тем проще будет каждому новому подключаемому к проекту сотруднику понять цели, риски и интересы сторон;
- не обновлять резюме в ходе выполнения проекта. Могут меняться сроки, требования к результату, команда и заинтересованные стороны — важно фиксировать все изменения в Резюме, чтобы в любой момент вы могли его открыть и увидеть актуальную информацию.Также зафиксируете хронологию изменеий и их причинно-следственную связь.
Резюме о резюме
Резюме проекта — это небольшой документ с основной актуальной информацией о проекте.
Документ должен состоять из нескольких элементов:
- цели и выгоды,
- стоимость проекта,
- продолжительность,
- требования к результату,
- заинтересованные стороны (стейкхолдеры).
Главная ошибка в Резюме проекта — это его отсутствие. Без него вам будет сложно быстро рассказать актуальную информацию о проекте новому участнику процессов или презентовать проект инвесторам.
