Ресурсное планирование: как избежать срыва проектов и выгорания команды

Kaiten

Управляйте задачами, проектами и командой в одном месте

Попробовать бесплатно

Проекты часто срываются из-за перекоса нагрузки основных специалистов. Новые задачи откладываются, потому что все сотрудники заняты, а у руководства нет общего представления о текущей и будущей занятости команды. В результате нарушаются сроки, растут операционные издержки и увеличивается нагрузка на сотрудников.

Ресурсное планирование позволяет перейти от реактивного управления к предсказуемому процессу. В статье разобрали базовый подход к внедрению ресурсного планирования на примере работы в в Kaiten. Также показали шаблоны,  которые помогают учитывать загрузку команды, распределять задачи и снижать риск срыва сроков.

Что такое ресурсное планирование

Ресурсное планирование — это способ заранее распределить работу по сотрудникам и времени: кто что делает, когда начинает и сколько часов на это реально уйдет с учетом отпусков, встреч и поддержки проекта.

Например, при запуске продукта нужно синхронизировать работу разработки, дизайна и тестирования. Планирование позволяет определить, когда инженер приступит к интеграции, когда дизайнер передаст макеты и сколько времени займет проверка качества. Это снижает риск ситуации, при которой несколько проектов или крупных задач одновременно блокируются из-за занятости одного специалиста.

Ресурсное планирование решает несколько основных задач:

• Контроль сроков. Помогает соотнести объем работ с реальными возможностями команды.
• Равномерная нагрузка. Снижается риск переработок и простоев за счет равномерного распределения задач.
• Прогнозирование. Позволяет оценить, сколько новых проектов компания может взять в работу без ущерба для текущих обязательств.

На практике ресурсное планирование становится следующим этапом развития системы управления задачами. Сначала компания внедряет трекер задач, например, Kaiten, чтобы фиксировать список задач. С ростом штата и количества проектов нужно учитывать время и доступность — иначе план остается красивым, но невыполнимым.

Kaiten — российский сервис для совместной работы. Все процессы компании в одном месте: проекты, задачи, цели, сотрудники, документы, переписки, отчеты, заявки.

Попробовать бесплатно

Для этого требуется единая система учета проектов и занятости. Ниже рассмотрим подходы к организации этого процесса.

Два подхода к планированию ресурсов

Выбор метода зависит от бизнес-процессов в компании и основного ограничения — ресурсов команды или времени на выполнение.

Планирование от проекта

В этом случае руководитель планирует ресурсы в зависимости от внешних обстоятельств — дедлайна, объема работ и ожидаемого результата.

Как это работает на практике:

• Руководством утверждена дата релиза или запуска кампании.
• Команда декомпозирует проект на задачи и оценивает их трудоемкость.
• Руководитель подбирает сотрудников с нужными компетенциями, у которых есть окна в расписании на требуемые даты. Проверить это можно в табеле загрузки или в модуле «Гант и ресурсное планирование» в Kaiten. 
• Исполнителям раздают задачи, и после — формируется план с конкретными сроками. 

Например, нужно разработать новый сайт к выставке 10 апреля. Чтобы успеть к дедлайну, верстка должна быть готова к 20 марта, а контент — к 15 февраля. Руководитель резервирует дизайнера и контент-менеджера на эти периоды.

Такой подход стоит выбрать командам, которые работают по договорам с фиксированными сроками и реализуют проекты, которые привязаны к конкретным событиям — например, конференции, запуск продукта или рекламные кампании.

Планирование от команды

В этом случае планирование строится от доступной мощности специалистов. Этот подход часто используется в Канбан-методе. Руководитель определяет, какой объем работы команда способна выполнить качественно за период, и заполняет этот объем задачами по приоритету.

Как это работает на практике:

• Руководитель рассчитывает производительность команды с помощью отчетов throughput и lead time на ближайший цикл и ограничивает незавершенную работу (WIP).
• У команды есть приоритизированный бэклог задач и она поддерживает стабильный темп работы, а новые задачи подтягивает по мере освобождения мощности.
• Сотрудники берут в работу задачи из верхней части бэклога так, чтобы их суммарная оценка не превышала рассчитанную производительность.
• На период спринта команда защищена от добавления несогласованных задач.

Например, отдел занимается развитием внутреннего корпоративного портала. В очереди — 50 запросов на улучшения. Каждые две недели команда берет в работу объем задач, соответствующий ее текущей загрузке. Новые задачи добавляются только при пересмотре приоритетов.

Такой подход стоит выбрать для продуктовой разработки с гибкой дорожной картой и для проектов с высокой неопределенностью, где требования часто меняются.

Как выбрать подход

Компании часто используют оба подхода параллельно для разных типов работ. Часть сотрудников может работать над клиентскими заказами с жесткими сроками, а другая — развивать платформу в гибком режиме.

При выборе стоит учитывать:

• Приоритет. Если срок нельзя менять, команда планирует задачи от проекта. Когда важнее качество и устойчивый ритм, а сроки можно сдвигать — планируют задачи от команды.
• Кто диктует сроки — заказчик или внутренние регламенты. Внешние обязательства чаще требуют планирования от проекта, внутренние регламенты — от команды.

После выбора подхода важно зафиксировать его на уровне процесса. 

Как организовать процесс

Независимо от того, отталкиваетесь ли вы от сроков проекта или от возможностей команды, дальнейшие шаги по организации планирования будут одинаковыми.

Шаг 1. Зафиксируйте ресурсы и работы

Сначала оцените, какие ресурсы для реализации проекта команда использует сейчас и какие работы выполняет.

Чтобы провести учет ресурсов (людей и их времени), нужно:

• Составить список всех исполнителей по ролям — аналитики, разработчики, маркетологи.
• Зафиксировать доступность сотрудников — размер рабочей нагрузки, утвержденные отпуска, фиксированные совещания, доля времени на поддержку текущих систем.

В Kaiten для этого есть модуль «Гант и ресурсное планирование». В таблице отображаются часы, дни загрузки и доступное время каждого специалиста. При назначении задачи система покажет, насколько загружен сотрудник, что позволяет избежать накладок.

Как назначать ресурсы для реализации проекта на задачу, мы подробно рассказали в инструкции. В ячейке рядом с каждым сотрудником будет отображаться запланированная нагрузка:

Ресурсный план будет нереалистичным, если в нем отражены ресурсы, но учтены не все виды работ. Создайте общий перечень, в который будут входить:

• Проекты — новые разработки, запуски продуктов, клиентские работы.
• Регулярные задачи — ежемесячная отчетность, обновление контента, собрания.
• Внутренние улучшения — технический долг, обновление инструментов, обучение.
• Незапланированная активность — поддержка, срочные правки.

Важно учитывать не только проекты, но и текущую нагрузку специалистов. Например, в плане работ для разработчика стоит закладывать не 100% времени, а 60-70%, потому что остальное будет уходить на поддержку текущей системы и коммуникации.

Шаг 2. Выберите инструмент и формат планирования

Определите, на какой период вы составляете план и как он будет выглядеть. 

Горизонт планирования зависит от цикла работ, для Agile-команд это часто спринт в 2-4 недели, для долгосрочных проектов — квартал или год.

Формат плана должен быть наглядным. Используйте инструмент, который визуализирует занятость на временной шкале, чтобы вся команда видела общую картину. Это может быть календарь, диаграмма Ганта или Timeline в системе управления проектами, например, в Kaiten. 

Учитывайте, какие критерии вам важны при составлении планирования. Если важнее сроки и зависимости — оформляйте план в диаграмме Ганта или Timeline. Когда важнее баланс нагрузки по людям — планируйте задачи по емкости и WIP-лимитам. В любом случае разместите его так, чтобы все члены команды могли его видеть.

Шаг 3. Расставьте приоритеты и распределите задачи

На этом этапе нужно совместить список задач с доступностью команды в зависимости от выбранного подхода. 

Алгоритм действий:

• Отсортировать задачи в очереди по важности для бизнеса. Чтобы делать это объективно, а не интуитивно, используйте методики приоритезации, например RICE или MoSCoW.
• Распределить высокоприоритетные задачи по свободным слотам сотрудников с нужными навыками.
• Зафиксировать назначения ответственных и сроки выполнения — например, в карточках задач на доске текущего спринта.

Готовый план работ нужно довести до сотрудников и всех заинтересованных сторон. Это создает прозрачность: команда видит свои приоритеты, а руководство — реалистичные прогнозы по срокам.

На практике внедрение этих шагов требует времени на настройку структуры досок и представлений. Чтобы сократить этот этап, можно использовать готовые шаблоны досок в Kaiten. 

Готовые шаблоны ресурсного планирования

Чтобы ускорить настройку процессов, можно использовать готовые доски  в Kaiten. Мы собрали 3 практических шаблона под разные задачи, которые можно скопировать себе и быстро адаптировать.

План-календарь на квартал

Шаблон подходит для планирования долгосрочных проектов и инициатив с внешними дедлайнами, у которых сроки и этапы определены заранее. 

Структура. Доска, где колонки — это недели или месяцы квартала, а каждая карточка — проект или крупная задача (эпик). Карточки перемещаются по колонкам, в задаче указывают ответственного, приоритет и дочерние связи .

Польза. На доске сразу видно, какие инициативы и когда выполняются. Это помогает заранее увидеть возможные проблемы с ресурсами и риски того, что что-то может не успеть вовремя.

Какие инструменты Kaiten можно использовать:

• Теги. Присвойте меткам значение: например, красный — «риск срыва», синий — «ожидание решения». 

• Пользовательские поля. Добавьте в карточки поля «Плановые трудозатраты (часы)», «Бюджет проекта» или «Стейкхолдер». Так на фасаде карточки сразу будет видна основная информация.  

• Блокировка. Если задачу нельзя начать выполнять, пока не завершена другая — заблокируйте ее и укажите причину. Это наглядно покажет зависимости между проектами и риски каскадных сдвигов сроков.

Совет. Не загружайте календарь десятками мелких задач. Их лучше вынести на отдельные доски команд, а в карточке проекта добавить дочерние задачи. 

Доска баланса загрузки

Помогает контролировать текущую нагрузку команды в рамках спринта или короткой итерации.

Структура. Вертикальные дорожки закреплены за конкретными сотрудниками или ролями. Колонки отражают этапы работы. Для задач из приоритизированного бэклога можно настроить автоматизацию, чтобы они назначались на исполнителей и перемещались в их дорожки, либо можно делать это вручную. 

Польза. Руководитель и команда видят реальное распределение нагрузки. Легко заметить, кто перегружен, а кто свободен, и перераспределить задачи.

Какие инструменты Kaiten можно использовать:

• WIP-лимиты. Установка лимита на колонку «В работе» предотвращает ситуацию, когда сотрудник берет на себя слишком много активных задач. Настройка лимитов помогает не распыляться и быстрее доводить дела до конца.

• Цветовые метки по типу задачи. Используйте метки для категоризации: «Новая функциональность», «Баг», «Технический долг».
• Фильтрация. Настраивайте фильтры, чтобы быстро просмотреть все задачи по ответственному, срочности или другим параметрам.

Планирование итераций с учетом доступности

Шаблон нужен для создания реалистичного плана на спринт с учетом отпусков, больничных, фиксированных встреч и работы над другими проектами.

Структура. Планирование начинается с фиксации реальной доступности каждого члена команды в модуле Ганта — например, сотрудник доступен только на 50%. Емкость команды пересчитывается, и в план идут только те  задачи, которые можно выполнить фактически.

Польза. Помогает избежать постоянной переработки и дедлайнов из-за слишком высоких ожиданий. План становится реальным, потому что учитывает, что люди не могут работать бесконечно.

Какие инструменты Kaiten можно использовать:

• Модуль Ганта. Задайте доступность для каждого сотрудника на временной шкале для расчета общей мощности команды.
• Пользовательское поле «Оценка». В карточках задач используйте числовые поля для фиксации плановой оценки в часах или story points и фактически затраченного времени. 
• Цветовые метки для узких компетенций. Помечайте задачи, которые может выполнить только конкретный специалист, например, «Только ведущий разработчик». Это сразу делает видимой зависимость плана от доступности отдельных работников.

Заключение

Ресурсное планирование помогает управлять рабочей нагрузкой, чтобы команда успевала выполнять задачи в срок без перегрузок. Выбор подхода — от проекта или от команды —и использование наглядных инструментов позволяют соблюдать договоренности с заказчиками и сохранять продуктивность сотрудников. В Kaiten мы собрали шаблоны, чтобы вы могли быстро адаптировать систему под задачи вашего бизнеса.