Процесс пополнения очереди. Как планировать то, что принесет пользу бизнесу

В традиционном способе управления командами руководители решают, какие задачи будут выполнять сотрудники. Одному человеку трудно разобраться в тонкостях каждой задачи и оценить сложность. Когда все решает руководитель, появляются проблемы:

• перегрузка членов команды;
• неравномерный рабочий процесс из-за неучтенных рисков;
• сотрудники не чувствуют причастность к проекту.

В Kanban-системе планированием задач занимаются все члены команды. Делают они это на встрече по пополнению очереди (Replenishment Meeting). Разберемся, как происходит пополнение бэклога, какие командные встречи необходимо проводить и какие инструменты визуализации пригодятся, чтобы поток рабочих задач был равномерным.

Система вытягивания и как команда берет задачи в работу

В Kanban используется система вытягивания. Она заключается в том, что до того, как взять задачу в работу, команда оценивает приоритетность каждой задачи и уточняет всю необходимую информацию у заказчика. Когда один из сотрудников освобождается, то «тянет» самую приоритетную задачу из очереди. Благодаря этому команда выполняет работу, необходимую бизнесу прямо сейчас, и каждый сотрудник берет тот объем карточек, который способен выполнить.

Чтобы команда и заказчики понимали, какие задачи взяли в работу, а какие останутся ждать в очереди, необходимо определить точку принятия обязательств.

Что такое точка принятия обязательств

Для начала разберем 2 важных термина в Kanban:

Upstream — это список действий, который необходимо выполнить, прежде чем начнется разработка продукта. Сюда входят этапы планирования проекта, анализ требований и общение с заказчиками. Чем лучше задача будет проанализирована на этапе Upstream, тем меньше будет проблем при разработке продукта и быстрее скорость поставки.  

Downstream — это этапы работы, которые относятся непосредственно к выполнению задачи. То есть сотрудники взяли обязательство, что выполнят задачу и готовы приступить к работе в ближайшее время.

Точка принятия обязательств — это момент, когда задача из статуса «Хотим сделать» переходит в категорию «Решили сделать», черта между Upstream и Downstream. То есть команда изучила требования к работе, определила задачу как приоритетную и взяла на себя обязательство выполнить ее.

На доске обязательно должна быть визуализированная точка принятия обязательств. Например, ваш бэклог может состоять из трех колонок «Очередь», «Уточнение» и «Готово к работе». Если задача попала в третью колонку, это значит, что команда поняла требования и взяла обязательство выполнить работу.

Прежде чем задача перейдет в Downstream, может появиться 2 проблемы: задач в бэклоге окажется слишком много или, наоборот, слишком мало. Чтобы предотвратить это, воспользуйтесь двумя советами.

Совет 1. Устанавливайте WIP-лимиты в точке принятия обязательств

WIP-лимиты помогут контролировать нагрузку сотрудников и гарантировать, что важные задачи будут выполнены до следующего планирования очереди.

Вернемся к нашему примеру. Здесь можно поставить WIP-лимиты на колонке «Готово к работе».

Совет 2. Устанавливайте минимальную точку заказа

Рабочий поток задач может нарушиться, если работы в колонках Upstream будет мало. Поэтому в очереди задач должна быть установлена точка минимального заказа. То есть в Upstream всегда должно быть не меньше установленного количества задач.

Kaiten автоматически подсчитывает количество карточек в колонке. Обращайте внимание на эту цифру и пополняйте бэклог, когда задач становится слишком мало.

Когда задач в Upstream достаточно, можно проводить встречу по пополнению очереди и переносить задачи в раздел Downstream.

Встреча по пополнению очереди задач

В Канбане есть 7 видов Kanban-собраний. Одно из них — встреча по пополнению очереди. На ней решается, какие важные задачи команда успеет сделать в ближайшее время, с какими проблемами может столкнуться при их выполнении. Также на этой встрече можно заранее распределить исполнителей. Так удастся сбалансировать нагрузку каждого сотрудника.

Когда должна проходить встреча

Вам нужно планировать задачи раз в неделю, раз в две недели или раз в месяц? Это зависит от вашего рабочего процесса, размера команды и продукта, который вы создаете, а также скорости работы сотрудников. Однако точно не стоит проводить собрания слишком редко, например 1 раз в несколько месяцев. Очередь задач должна постоянно обновляться, чтобы команда успевала подстраиваться под требования рынка.

Какие задачи необходимо обсуждать

Команда должна брать в работу самые приоритетные задачи. Поэтому самые важные задачи должны лежать выше всех в бэклоге и обсуждать их нужно в первую очередь.

👉 Полезная статья про Смарт-цели

Кто участвует в собрании

Самый простой вариант — вся команда решает, какие задачи ей нужно выполнить сейчас, а какие необходимо взять в работу в следующий раз. Зрелая команда, которая работает по Kanban, может приглашать на собрание других заинтересованных лиц и заказчиков проекта. Это сделает ваш рабочий процесс прозрачнее, и клиенты сами смогут видеть все этапы разработки продукта и прогнозировать, как быстро будет получен результат.

Цели собрания по пополнению бэклога

1. Определить, какие задачи необходимо взять в работу в ближайшее время.
2. Выявить потенциальные проблемы, с которыми может столкнуться команда при разработке продукта. Также определить зависимости, которые также могут повлиять на сроки сдачи проекта.  
3. Договориться, какие задачи следует отложить до следующего собрания по пополнению очереди.

После встречи некоторые специалисты команды могут остаться, чтобы решить мелкие вопросы, которые также важны для выполнения некоторых задач, но не требуют присутствия всей команды. Например, дизайнеры хотят обсудить стиль, в котором они будут создавать макеты, чтобы все исполнители понимали вектор работы.

Пополнение бэклога и планирование задач — это не просто перенос карточек из колонки «Очередь» в колонку «Готово к работе». Все задачи должны быть проанализированы: выявлены риски и установлена приоритеты. Только так вы сможете сделать скорость выполнения задач предсказуемой и гарантировать заказчикам высокое качество работы.