Организационная структура предприятия: от идеи до запуска

Когда руководитель тащит на себе весь груз ответственности, а сотрудники хватаются за чужие задачи или сидят без дела, бизнес превращается в хаос. Волшебный инструмент, который всё разложит по полочкам, уже придумали.

Организационная структура предприятия поможет эффективно распределить нагрузку и станет главным помощником на пути к масштабированию. В статье расскажем про виды организационных структур, поговорим о их плюсах и минусах и поделимся советами об их создании и внедрении.

Что такое организационная структура предприятия

Организационная структура — это схема иерархии всех ответственных лиц компании и их ролей.

Это похоже на инструкцию, где подробно описаны отношения внутри большой команды: кто управляет отделами и подразделениями, кто за что отвечает, кто кому ставит задачи и кто принимает решения.

Какие важные документы можно собрать, продумав систему управления целиком

1. Структурная схема. Как правило, ее вносят в устав организации. Чуть позже мы разберемся, как она выглядит.

2. Отдельное положение о структурных подразделениях. Оно будет особенно полезно, если организация уже достаточно разрослась. Его составляют, чтобы установить функции, права и обязанности целых отделов.

3. Должностная инструкция. Это документ, который описывает права и обязанности сотрудника, систему поощрения, его навыки и квалификацию.

4. Регламент работы. Таких документов может быть несколько, они описывают всю внутрянку компании, например, правила дресс-кода в офисе или порядок ухода на удаленку.

Разберемся, зачем это всё нужно.

Для чего создавать управленческие структуры

Все эти схемы и регламенты помогают контролировать бизнес-процессы, достигать результатов и делают работу команды слаженной. Главные функции выстроенной структуры предприятия:

1. Распределить зоны ответственности и обязанности. Каждый сотрудник понимает важность и результат своей работы, потому что все роли распределены заранее. Менеджер по продажам не будет тратить свое рабочее время на помощь бухгалтеру, а тестировщик не пойдет дизайнить страницу лендинга.

2. Выстроить коммуникацию внутри команды. Сотрудники быстрее ориентируются, к кому и по каким вопросам обращаться. А руководители понимают, с кого спросить результат.

3. Сформировать или оптимизировать штат. Оргструктура определяет количество сотрудников и их компетенции. Это помогает в поиске новичков, распределении нагрузки и дает понять, стоит ли вообще расширять или сокращать штат.

4. Повысить эффективность работы персонала. Если в вашей компании прозрачная структура отделов, то сотрудники понимают перспективы карьерного роста, а это всегда плюс к их мотивации.

Типы организационных структур, их плюсы и минусы

Мы разберем шесть распространенных видов структур:

• горизонтальная,
• иерархическая,
• матричная,
• дивизионная,
• сетевая,
• team-based.

1. Горизонтальная структура управления

Горизонтальная схема организационной структуры простая. В ней ответственность распределяется практически одинаково, а разделение на босса и подчиненных больше похоже на формальность. Процессы контролируются чаще всего одним человеком. Это позволяет легче и быстрее принимать решения.

Стартапы, когда они еще не выросли до больших размеров, чаще всего используют именно такую форму организации. Она достаточно эффективна, потому что условия для развития молодого бизнеса требуют гибкости и открытости.

2. Иерархическая структура управления

Это антипод горизонтальной структуре. В иерархии четко прослеживается прямое подчинение руководителю. Например, у президента компании в подчинении есть вице-президент, под ним — несколько заместителей. У каждого такого заместителя есть свое направление и своя команда специалистов.

Такой тип управления наблюдается у многих крупных предприятий. Цепочка подчинения идет сверху вниз. У каждого сотрудника есть свой конкретный руководитель.

3. Матричная структура управления

Матричная структура — это когда один сотрудник может подчиняться нескольким руководителям.

Например, дизайнер может готовить лендинги для маркетингового отдела и параллельно готовить макеты для другого проекта. В этом случае над ним будут стоять два формальных босса.

4. Дивизионная структура управления

В дивизионной структуре выделяют автономные подразделения — дивизионы или отделения. То есть ответственность за их прибыль лежит не на СЕО, а на руководителях каждого региона.

Есть три варианта, как можно разделить предприятие на дивизионы:

1. Market-based структура — разделение по потребителям

Каждое подразделение целится в определенные сегменты клиентов и разрабатывает уникальные предложения, подходящие определенному рынку. Структура Market-based будет эффективно работать, если компания хорошо разбирается в своей целевой аудитории и следит за ее спросом.

Из минусов — слишком большая автономия подразделений. Есть риск, что разные команды начнут дублировать действия других или разрабатывать продукты, несовместимые друг с другом.

2. Product-based структура — разделение по продукту

Если в стандартной дивизионной структуре каждое подразделение занимается своим функционалом, то в Product-based оно работает над своим конкретным продуктом. Пример: в онлайн-школе фитнеса первая команда разрабатывает онлайн-курсы по йоге, вторая — по табате, а третья — по бегу.

Из недостатков такого подхода — рассинхрон между дивизионами. В такой компании дублируются ресурсы и масштабирование замедляется. Например, лендинг для покупки онлайн-курсов в каждом дивизионе делают разные дизайнеры, а мог бы делать один.

3. Географическая структура — разделение по регионам

Офисы разделены по отдельным регионам или даже странам. Это снимает все географические ограничения для масштабирования, и компания становится ближе к клиентам со всех уголков мира.

Как правило, подразделения в такой корпоративной структуре автономны. Между ними часто возникает сильная конкуренция, и один регион может снижать продажи другого. Например, компания в Нижнем Новгороде анонсировала выгодную акцию, и в соседнем городе выручка упала.

5. Сетевая структура управления

Это комбо из матричной структуры и дивизионной: и начальников несколько, и офисов. То есть у предприятия большая сеть с одним брендом, стилем и ассортиментом. Каждой торговой точке остается только адаптироваться к местности, например, скорректировать линейку продуктов.

Сетевая структура часто создается, когда несколько компаний объединяют свои ресурсы. А вместо некоторых офисов на схеме могут появиться аутсорс-команды или подрядчики, например, транспортные компании.

6. Team-based структура

Это структура, в которой группа сотрудников объединяется вокруг одного проекта или продукта. Чаще всего у таких команд не привычный руководитель, а тимлид или проджект, который курирует процессы. От традиционных оргструктур Team-based отличается тем, что сотрудники принимают решения самостоятельно и ответственность за свой участок берут на себя.

Такая структура популярна в краткосрочных проектах. Из интересного: Team-based может появиться внутри крупной иерархической структуры.

Как создать и внедрить организационную структуру: инструкция и советы

Неважно, меняете ли вы текущую структуру или создаете новую, — этот список из шести шагов поможет вам в любом случае.

1. Определить цель создания оргструктуры

Это нужно для того, чтобы понять, какой тип структуры вы будете использовать. Например, ваша цель — открыть в своем городе пекарню и затмить всех конкурентов. Стоит подумать, как именно это сделать: развить самую большую сеть или открыть только пару лавок, но с лучшим сервисом и с булочками по секретным рецептам.

2. Собрать информацию

Создание новой структуры начните с собственных представлений. Их можно схематично отобразить даже на бумаге. Посмотрите на типы схем, которые мы разбирали выше, или на схемы конкурентов, и выберите, какая из них больше ложится под ваши цели.

Если вы меняете действующую структуру, можно провести опрос среди сотрудников. Проанализируйте, какие функции они выполняют, за что отвечают и кто ставит им задачи. Станет понятнее, что нужно менять, чтобы достичь целей бизнеса.

3. Нарисовать схему организационной структуры

Учитывайте особенности вашего бизнеса, специфику товаров и услуг и информацию, которую вы собрали на предыдущих двух шагах.

4. Определиться с функциями управляющих

Любой менеджер должен понимать, какие вопросы он должен и может закрывать сам, по каким вопросам ему лучше сходить к руководителю, а какие задачи он может делегировать.

5. Разработать должностные инструкции

Как мы уже говорили, в них нужно описать навыки и обязанности сотрудника на каждой должности. Плюсом к этому может пригодиться информация, которую вы собирали на втором шаге.

6. Проинформируйте сотрудников

Оргструктура работает, если о ней знает вся команда.

Во-первых, вам легче будет обновлять схему, если произойдут кадровые перестановки. Если сотрудники знают о существовании четкой структуры, то вам точно сообщат, что пора обновить внутренние документы.

Во-вторых, сотрудники будут понимать свои и чужие зоны ответственности. Каждый будет выполнять свои обязанности.

В-третьих, это поднимет командный дух вашей команды. Сотрудники будут понимать иерархию, начнут выстраиваться доверительные отношения, а мотивация к достижению целей будет расти.

Если к разработке организационной структуры подойти с любовью и творчеством, то можно представить, как вы создаете целую философию развития вашего бизнеса. Да, нужно проделать немалую работу, но именно понятная организационная структура вашего предприятия определяет его жизнь, развитие и увеличение прибыли.

7. Используйте таск-трекеры

Планировщик задач поможет грамотно распределить зоны ответственности и сделать бизнес-процессы прозрачными, чтобы руководитель и другие сотрудники понимали, кто за какие поручения отвечает.

Что важно запомнить об оргструктуре

Мы выяснили, что организационная структура предприятия — это удобный инструмент для управления бизнесом, который помогает упорядочить все процессы. Она объясняет взаимосвязи между сотрудниками вашей компании и помогает зафиксировать их обязанности и зоны ответственности.

Сформированная оргструктура полезна и для руководителей, и для рядовых сотрудников.

Плюсы для руководителей:

• становится понятно, кто за что отвечает, с кого спрашивать результат работы;
• можно эффективно оптимизировать нагрузку сотрудников или распределить задачи;
• сформировывается четкое понимание о необходимых компетенциях персонала.

Плюсы для сотрудников:

• каждый понимает свою роль и важность для развития бизнеса;
• новички быстрее адаптируются, потому что понимают к кому обращаться за помощью и осознают масштабы бизнеса;
• сотрудники понимают возможности вертикального и горизонтального карьерного роста.

Самые популярные типы организационных структур:

• горизонтальная — подходит для стартапов, предприятий узкой направленности и ценится за свободу и простор для идей;
• иерархическая — классическая структура с понятной цепочкой управления, которая подойдет практически любой компании;
• матричная — подходит для компаний, которые хотят не только поддержать основные процессы, но разрабатывать новые;
• дивизионная — идеально ложится под розничные магазины с широким ассортиментом или компании с большим количеством филиалов;
• сетевая — упрощенная версия иерархической структуры, которая позволяет быстро адаптироваться к изменениям;
• team-based — подходит для краткосрочных проектов и может появляться внутри иерархической структуры.

Чтобы организационная структура была эффективной, необходимо:

1. Определиться с целями вашего бизнеса и собрать информацию о ситуации на рынке;
2. Нарисовать схему и детально обозначить роли сотрудников на каждом уровне;
3. Наладить внутренние коммуникации и презентовать оргструктуру всем сотрудникам компании.

В результате продуманная оргструктура поможет снизить расходы на персонал, сделает систему управления прозрачной, ускорит принятие важных решений. Мотивация сотрудников будет расти, так как они начнут понимать свои цели, обязанности и перспективы карьерного роста.