Прокрастинация команды и сорванные задачи: что с этим делать

Пока руководителю кажется, что команда занята делами, она только имитирует деятельность и оттягивает начало важной работы. Это командная прокрастинация — она станет очевидна, когда сотрудники провалят крупный проект. Чтобы не доводить до потерь в репутации и доходе бизнеса, учимся быстро определять и «лечить» команду от бессилия.

Что такое личная и командная прокрастинация?

Ван Хофт в исследовании от 2010 года рассчитал, что 95% людей иногда откладывают важную работу из-за прокрастинации. Так называется состояние, когда специалист или даже вся команда осознанно откладывает запланированные задачи, хотя знает о негативных последствиях такого решения. Также прокрастинация проявляется, как ответ организма на нарушенный режим работы и отдыха, непонимание гигиены труда и бесконечный стресс.

Прокрастинация приводит к:

• нарушению сроков;
• низкой производительности;
• снижению успехов в работе;
• ухудшению психического здоровья.

Важно не путать прокрастинацию с обычной ленью и потерей мотивации. Прокрастинатор постоянно думает о задаче и страдает от внутренних барьеров. Потом берется за работу перед самым дедлайном и пытается быстро сделать то, на что руководитель давал несколько дней.

Если у личной прокрастинации чаще всего причины личные, то командная обычно возникает, если:

• «Размазана» ответственность. Нет четких указаний по зонам ответственности, нет конкретного исполнителя и проверяющего для задачи. Некоторые карточки долго лежат в колонке, потому что никто не считает себя ответственным. 
• Не проработаны критерии готовности. У каждого участника проекта свои представления о выполненной работе. То, что для одного уже «завершено», для другого не готово даже на половину. В результате один сотрудник считает задачу выполненной и переданной коллеге, а другой ждет завершения работ по карточке.
• Нет организации в продуктовом контексте. Команду часто переключают между задачами, создают карточки на выполнение одновременно в разных проектах, не оставляют запас времени и место «для маневра». В результате команда теряет фокус и не понимает, что нужно делать дальше. 

Прокрастинация способна сломать всю систему работы бизнеса — из-за нее сотрудники срывают сроки, а компания терпит убытки и теряет деловую репутацию. 

Чего это реально стоит бизнесу

Чтобы увидеть, насколько дорого обходится прокрастинация бизнесу, стоит проанализировать некоторые бизнес-метрики.

Увеличенный Lead Time. Показатель фиксирует время, которое проходит от постановки задачи до ее полного выполнения. При растущем Lead Time задачи «зависают» на разных этапах:

Также в Kaiten есть Spectral chart — спектральная диаграмма потока:

Этот отчет показывает, сколько карточек в среднем выполняется за определенное количество дней. Если команда прокрастиринует, на графике начнут расти «столбики» все дальше от оси. 

Потерянные возможности выхода на рынок. Если у компании есть конкуренты, то каждый день оттягивания выхода новой фичи на рынок ведет к финансовым потерям и снижению регулярного ежемесячного дохода (MRR). 

Чаще всего MRR считает бизнес, который работает по модели SaaS — продает доступ к сервису как услугу. 

Например, компания планировала выпустить новую фичу к сервису и получить прирост MRR на 1 000 000 ₽ в месяц благодаря обновлению. Каждая неделя задержки и прокрастинации для этой компании имеет реальный убыток — потенциальную упущенную выгоду на 250 000 ₽.

Не все изменения можно увидеть в графиках. Некоторые серьезные последствия не видны, пока не достигнут критической массы. Разберем наиболее распространенные среди них.

Моральное выгорание коллектива. Сотрудники чувствуют себя беспомощными, потому что они не успевают в срок и некачественно выполняют задачи. Это негативно влияет на мотивацию, работники чаще болеют и уходят из команды. 

Рост количества дефектов. Если сотрудник закрывает задачу в спешке ночью перед дедлайном, будет выше вероятность багов, непродуманных элементов, ошибок в дизайне или тексте. После сдачи «сырой» работы команде приходится тратить время на исправление ошибок, что увеличивает Lead Time. 

Потеря квалифицированных специалистов. Ориентированные на результат сильные сотрудники не будут работать в хаосе и ждать, когда все наладится. Им проще уйти в компанию с настроенными процессами, чем бороться с прокрастинацией коллектива. 

Нет установленных WIP-лимитов. Этот показатель помогает контролировать, сколько задач может быть у специалиста максимально одновременно в работе. Если не следить за этим показателем, то сотрудники могут оказаться под завалами из срочных задач, начнут торопиться и выгорать из-за бесконечного потока работы. 

Вы можете установить WIP-лимиты в Kaiten для любой колонки или дорожки, чтобы не допускать перегрузок специалистов:

Диагностика: как увидеть прокрастинацию в своей команде

Используйте данные таск-трекера, уведомления и предупреждения, чтобы увидеть начинающуюся прокрастинацию. 

Предупреждение о застоявшихся карточках. Для каждого этапа можно указать разумное время, за которое задача должна проходить через колонку. 

Допустим, руководитель отправляет дизайнеру задачу и заранее знает, что в среднем специалист справляется за 2 дня. В настройках колонки «Дизайн материалов» он выставляет настройку пункта «Предупреждать о застоявшихся карточках» сроком на 2 дня.

Теперь у каждой карточки, которая задержится в колонке более 2 дней, появится визуальный сигнал превышения:

Некоторые задачи задерживаются по объективным причинам, их можно выделить и остановить выполнение с помощью блокировок. 

Блокировка карточек. Если нельзя выполнить задачу из-за, например, болезни сотрудника или ожидания данных от другого отдела — это можно пометить блокировкой с помощью текста или другой карточки:

Блокировка появится на фасаде карточки и выделит ее среди других задач. Руководителю и команде сразу будет видно, что над задачей не работают  по объективной причине. 

Все блокировки фиксируются в системе, поэтому вы можете проверить частые причины заморозки в отчете «Время разрешения блокировок»:

К статусу блокировки можно добавить автоматизации. Например, если подходит срок выполнения карточки, но она заблокирована, то в нее можно добавить менеджера, который примет меры или изменит срок выполнения.

Прогресс выполнения плана в чек-листах. Бывают крупные задачи, которые нужно выполнять пару недель, или с десятком обязательных к выполнению действий. Добавьте чек-лист с планом работ, чтобы исполнителю было проще работать, а руководителю — проверять:

Также прогресс выполнения будет отражаться на фасаде карточки:

Растущий «хвост» в Lead Time. В здоровой команде большинство точек группируется в одном месте, такой график показывает предсказуемую скорость. У прокрастинаторов на графике появляется длинный «хвост» из зависших на недели задач.  

Растущий Cumulative Flow в колонке «Testing» или «In Progress». График накопительной диаграммы потока показывает, сколько задач находится в каждой колонке («To Do», «In Progress», «Testing», «Done»). Если одна из колонок начинает непропорционально расширяться, это говорит о проблеме. 

Допустим, задачи собираются в колонке «Testing» и остаются в ней надолго. Значит, после разработки растет очередь на тестирование, а QA-специалисты игнорируют работу из-за перегрузки, нечетких критериев сдачи или из-за более срочных дел. Такой график четко показывает на узкое место, где нужно срочно разобраться в проблеме и найти решение.

Такой график, как выше, встречается нечасто. У каждого проекта могут быть свои особенности или нарушения, из-за которых работа останавливается или ведется не так, как было запланировано.

Когда любая из колонок начинает расти — вы увидите это на графике и сможете своевременно принять меры.  

Пример из кейса. Компания «Инферит FinOps» организовала для работы сразу несколько канбан-досок. На одной из них команда размещает гипотезы, приоритизирует их и пускает в работу:

Дальше для работы с гипотезами и выстраивания продуктовой стратегии команда компании использует доску Discovery-спринт с двумя дорожками — «Проблема» и «Решение». В каждой дорожке свои колонки, а результатом становится внедрение изменений:

В начале это подготовленные к реализации карточки, а в конце на доске фиксируют завершенные задачи:

Так руководитель может быстро изучить все представленные гипотезы, отобрать наиболее релевантные среди них и запустить их в работу. А также — найти те самые «эффективные 20%, которые дали 80% результата». 

5 шагов лечения системы

Если вы увидели на графиках и досках, что команда прокрастинирует вместо работы, стоит начать менять ситуацию и налаживать рабочие потоки. Мы собрали 5 практических шагов, которые помогут «вылечить» сотрудников.

Выравниваем поток

Чрезмерная многозадачность — одна из причин прокрастинации. Поэтому стоит ввести WIP-лимиты:

• По колонкам. Укажите максимальное количество карточек для этапов «В работе» или «На согласовании». Если превысить лимит, то число задач сразу подсветится красным. 
• По людям. Установите лимит на одного человека, чтобы сотрудники могли доводить начатое до конца, а не прыгать между задачами. 

WIP-лимиты помогают переключаться с привычки быть занятым на привычку сначала завершать работу. 

Делегируем контроль сервису

Руководитель отдела может пропустить ошибки или не заметить проблемы в работе команды. Настройте правила автоматизаций, чтобы это избежать. Так система будет:

• двигать по колонкам или блокировать карточки;
• уведомлять ответственного об изменениях в задаче;
• отправлять уведомление ответственному и исполнителю о подходящем дедлайне.

Событие-триггер будет запускать автоматизацию.

Приведем пример. Автоматизация сработает, если карточка перемещена, содержит тип «Bug» и срочный приоритет. Как это оформить в настройках:

• триггер — событие «Карточка перемещена»;
• условие — тип карточки «Баг»;
• еще условие — поле «Приоритет» равно «Срочно».

Если в момент перемещения карточки у нее нет приоритета или нужного тега — автоматизация не сработает. 

Вы можете выбрать разные события в качестве триггера:

С автоматизациями можно настраивать разные изменения на доске: 

• действия, связанные с появлением родительских или дочерних карточек, полей, нового типа карточки и ответственных за задачу в колонке;
• изменение после события — появление другого типа карточки, выполнение пунктов чек-листа, изменение срока или блокировка задачи;
• изменение при выполнении условий — связанные с изменением в дочерних или родительских карточках, в заявках, в статусах блокировки или размере задачи.

Обо всех действиях, событиях и условиях, при которых будут срабатывать автоматизации, читайте в разделе «Примеры автоматизаций». 

Приведем пример. У вас есть родительская задача, внутри которой несколько дочерних карточек. Выберите в настройках автоматизации триггер «Изменено состояние дочерних карточек» и определите, какое действие должно происходить в родительской карточке в этом случае.

Также для создания автоматизаций внутри карточек есть быстрая кнопка:

Если вам приходится заполнять много одинаковых полей или карточек — стоит подключить автоматизации и освободить свое время на более важные задачи. 

Так вы можете создать правило «если задача стоит в колонке больше недели, нужно уведомить тимлида». Уведомление будет отправляться автоматически для каждой задачи.  

Создаем прозрачные процессы и критерии DoD

Если прокрастинация возникает из-за неясных процессов и критериев DoD — сотрудники сомневаются, какая работа и когда считается завершенной. Важно четко прописать пункты или требования, и ознакомить с ними сотрудников. 

Мы уже рассказывали, как составить DoD и внедрить в процессы команды в статье «Definition of Done: проверяем, правда ли задачи готовы». Главный совет — начните с создания чек-листов к каждой крупной задаче. 

С помощью Kaiten можно не прописывать пункты чек-листа для однотипных карточек — составьте один раз шаблонный чек-лист и добавляйте готовый список к задаче:

Если у каждого сотрудника будет четкий и однозначный план действий, то он точно будет знать, что от него ждут.

Визуализируем приоритеты

Используйте для разграничения приоритетов:

• Цветовые метки. Выделяйте цветами или метками по типу «срочно» те карточки, которые важно выполнить как можно скорее.
• Отдельную дорожку. Если регулярно появляются задачи, которые не терпят ожидания, выделите для них дорожку. Работники будут знать, что в первую очередь нужно выполнить то, что находится в этой дорожке.

Закрепляем поведение культурой

Все инструменты, которые мы обсудили выше, будут работать, только если встроить их в регулярные ритуалы команды. Чтобы команда больше не застревала в прокрастинации, стоит:

• искать пути решения, а не виноватых — начинать ежедневный стендап с вопроса «Как завершить зависшие задачи», вместо поиска тех, кто ошибся или забыл о работе;
• внедрить принцип «остановки конвейера» — если главная задача заблокирована, то вся команда оставляет текущую работу и решает проблему.  

Культурный иммунитет: как не вернуться к хаосу

Все инструменты, которые мы разобрали выше — это каркас для работы. Но если менеджеры продолжат приносить «суперсрочные» задачи, то система снова сломается. 

Развитый культурный иммунитет команды удерживать порядок в процессах и не возвращаться в хаос.

В развитии иммунитета помогают 3 приема:

• Публичное табло с метриками. Создайте дашборды с основными метриками по эффективности команды. Зависающие задачи и другие проблемы становятся общей ответственностью, а небольшое социальное давление стимулирует быстрее справляться с ними. 
• Ретроспективы для поиска причин проблем. На такой встрече не определяют виноватых, а разбираются, что привело к таким результатам, и находят способ решения проблемы.
• Поощрение правильного поведения. Поменяйте систему поощрения — хвалите тех, кто работает по правилам, а не тех, кто работает по ночам. Покажите, что цените предсказуемый поток, а не суету и занятость.  

Заключение

Прокрастинация — один из симптомов сломанной системы работы команды, а не лени сотрудников. Чтобы справиться с ней, стоит создать саморегулирующуюся систему с сильным культурным иммунитетом, прозрачными процессами, оформлением и честной визуализацией в Kaiten. Такой подход поможет превратить хаос в управляемый поток и не позволяет возвращаться прокрастинации. Зарегистрируйтесь в Kaiten и посмотрите сами, как визуализация процессов поможет сотрудникам разобраться в своих задачах.