Как снизить время блокировок с помощью кластеризации причин блокировок

Заблокированная задача — это задача, над которой сейчас невозможно работать. Нередко они тормозят весь рабочий процесс. Такие задачи выделяются на канбан-доске и остаются на своем месте до момента снятия блокировки. Блокировки могут быть как единичным, так и системным явлением в рабочем процессе. Чтобы найти их причины и снизить время нахождения задач в блоке, можно воспользоваться методом кластеризации блокировок.

Этот метод позволит вам найти самые частые причины блокировок, приоритизировать их и заниматься решением их первопричин, что позволит уменьшить время пребывания задач в блоке.

Шаг 1. Выделить заблокированные задачи и рассортировать их

Начиная кластеризацию причин блокировок, первым делом распределите заблокированные карточки по двум большим группам:

• внутренние факторы — трудности внутри команды;
• внешние факторы — независящие от команды трудности.

После этого сформулируйте кластеры причин блокировок и рассортируйте карточки по ним. Например, поводом для приостановки работы над задачей могут стать отсутствие фидбэка, ожидание тестирования, неправильно поставленное техзадание и т.д. Определите с командой список причин, по которым будут блокироваться задачи.

В Kaiten задачу можно заблокировать, если открыть карточку и выбрать соответствующую опцию. В развернувшейся строке напишите причину, по которой карточка была заблокирована. Чтобы сразу распределять задачи по кластерам, вписывайте в строку причины, которые были сформулированы вместе с командой.

Помимо этого, в Kaiten можно добавлять карточку-блокер — это задача, из-за которой блокируется выбранная карточка.

Шаг 2. Определить, какие блокировки отнимают у команды больше времени

После сортировки задач по группам причин блокировок выясните, на какие задачи команда тратит больше всего усилий. Для этого посчитайте время, которое уходит на заблокированные по разным причинам задачи.

Например, на задачи в кластере «отсутствие фидбэка» уходит 8 дней за выбранный промежуток времени, а блокеры с пометкой «ожидание тестирования» возвращаются в работу быстрее, и на них тратят в среднем 1 день.

В Кайтене есть специальный отчет по заблокированным карточкам — Время разрешения блокировок (Block resolution time). На графике видно, сколько времени карточки находились в блоке, и указана причина. Если задача блокировалась по двум разным причинам, она будет выделена двумя цветами.

На графике можно увидеть, как долго и по какой причине были заблокированы карточки, после чего переходить к следующему шагу.

Шаг 3. Приоритизировать блокировки и выяснить их причину

Чтобы не оттягивать силы и внимание участников команды с актуальных задач по проекту, займитесь решением проблем блокировок постепенно. В первую очередь обратите внимание на те группы блокировок, которые больше остальных тормозят рабочий процесс.

После того как вы выбрали кластер, с которым предстоит работать, осталось выяснить причину возникновения кластеров блокировок. Чтобы добраться до корневой причины блокировки, воспользуйтесь методом «5 почему»: спросите «почему?» пять раз, уточняя причину с каждым новым вопросом.

Например. Кластер блокеров звучит так: «неверно поставленное техническое задание».

1. Почему техзадание неверно поставлено? Потому что результат не соответствовал ожиданиям.
2. Почему так? Потому что при составлении заданий были допущены ошибки.
3. Почему? Потому что техзадания не были проверены владельцем продукта и заинтересованными лицами.
4. Почему? Потому что владелец продукта и заинтересованные лица посчитали, что техзадания могут быть составлены по аналогии с техзаданиями предыдущего проекта и им не нужна дополнительная проверка.
5. Почему? Потому что владельцем продукта и заинтересованными лицами не были учтены критичные отличия между двумя проектами.

Благодаря ответу в пятом пункте можно сделать вывод, что корневой причиной этого кластера стала попытка скопировать методы работы из предыдущего проекта чтобы ускорить прогресс текущего.

Выяснить причину возникновения группы блокеров гораздо полезнее, чем разбираться со всеми заблокированными задачами по отдельности. Если устранить первопричину, доработка таких задач больше не будет отнимать так много времени.

Каким будет результат

Вместо вороха заблокированных по разным причинам задач перед командой будет система, благодаря которой все участники смогут увидеть самые частые проблемы в проекте.

Кластеризация поможет упорядочить трудности и работать с каждой из них системно, а не с отдельными задачами. В итоге команда или устранит причину блокировки, или начнет справляться с ней быстрее. Что, в свою очередь, приведет к уменьшению времени нахождения задач в блоке и увеличению производительности.