Кейс ЦНИИ Эпидемиологии Роспотребнадзора: как параллельно вести работу над стратегическими и текущими задачами в Kaiten

Без трекера рабочей загрузки невозможно корректно распределить силы и ресурсы команды на все проекты — какая-нибудь задача точно ускользнет из внимания. Это же касается государственных компаний, где сотрудники решают нестандартные поручения с высокой приоритетностью. Как команда разработки НИИ Эпидемиологии выстроила рабочие процессы в Kaiten и теперь успевает выполнять все проекты вовремя в вечной неопределенности? Рассказал Александр Самсонов, руководитель группы по управлению проектами научно-исследовательского института Роспотребнадзора.

Институт занимается эпидемиологическим надзором, лечением, профилактикой и диагностикой патологий. Так, в период  COVID-19 команда разработчиков НИИ создала SOLAR — платформу для сбора данных о ПЦР-тестировании и исследований антител против COVID. А также подключила ее к порталу Госуслуги, чтобы все пользователи личных кабинетов могли получить электронный сертификат об антителах с QR-кодом.

Как работа была построена до Kaiten

До того как Александр устроился в институт, в компании не было выделенного департамента по управлению проектами. Тимлид разработчиков напрямую передавал им задания от руководства. Подобная длинная цепочка мешала выполнять задания в срок, так как команда тратила время на уточнение деталей через тимлида. Также каждый проект требовал кросс-функциональной команды, из-за чего каждый разработчик работал на нескольких проектах, но без четкой системы планирования и отслеживания задач. Это часто приводило к путанице заданий и этапов разработки.

Так исторически сложилось, что команда вела процесс работы через иностранный таск-менеджер, удобный программистам. Но после формирования управленческого отдела менеджеры приняли решение, что НИИ нужно перейти на другую систему, потому что:

• институт принадлежит к числу государственных компаний, поэтому обязан внедрить в работу отечественное ПО;
• старая система не отвечает требованиям безопасности и не может быть установлена на внутренний сервер;
• команда нуждается в большем количестве функций для управления задачами: система должна помогать контролировать выполнение задач, следить за этапами и сроками проектов, распределять нагрузку команды по проектам.

«До внедрения Kaiten в процессы работы института я сам пользовался им для распределения своих задач. Я пробовал другие инструменты, но Kaiten мне понравился больше, поэтому я предложил подключить именно этот таск-трекер».

Александр Самсонов, руководитель группы по управлению проектами

Сложности внедрения нового инструмента в госорганизацию

Команда освоилась в трекере всего за неделю, но на согласование новой платформы с руководством ушло почти полгода. Александр предложил внедрить Kaiten еще в начале 2024-го года, но пользоваться им в НИИ начали всего месяц назад (в июне) из-за ряда обязательных бюрократических процедур и согласований: от закупки ПО до внедрения в работу.

«Меньше чем за месяц работы в пространствах Kaiten мы уже видим повышение эффективности процессов. Разработчики и менеджеры легко сориентировались в настройках — оперативно подогнали пространства доски под свои задачи благодаря простому и понятному интерфейсу».

Александр Самсонов, руководитель группы по управлению проектами

Таймлайны и гибкость: текущая работа в Kaiten

Приоритеты в государственной организации постоянно меняются из-за специфики работы научных сотрудников. Компания занимается не просто разработкой продуктов, а масштабными исследованиями в области эпидемиологии, которые должны помогать решать текущие вопросы человечества.

В любой момент вышестоящее руководство может «спустить» на НИИ новый проект, за который они будут обязаны взяться. Поэтому менеджеры и разработчики компании не могут полностью внедрить Agile-инструменты. При этом подобные поручения нужно ставить в приоритет, отодвигая остальные задачи и меняя их сроки.  

Часто команда работает в режиме «здесь и сейчас», и Kaiten дает возможность гибко и динамично визуализировать новые процессы. Так менеджеры избегают хаоса при планировании задач и дедлайнов. Чтобы сохранить такую гибкость, команда управления создала три пространства работы:

• под процессы управления,
• для службы поддержки для обработки заявок,
• для ретроспективы задач.

Менеджерское пространство

«Менеджеры» — основное пространство, где курируются все проекты с помощью нескольких досок. Для каждого проекта есть отдельная доска-бэклог, где команды планируют задачи на разный срок:

• неделя,
• месяц,
• на перспективу.

На каждом пространстве есть доска с текущими задачами по каждому проекту. С их помощью менеджеры отслеживают движение по каждому из проектов: как задачи перемещаются по этапам на разных досках. Когда управленцы добавляют внеочередные поручения, то сразу видят, как это сдвигает дедлайны других задач. Такое разделение на бэклог и текущую работу на разных досках, но в одном пространстве, помогает сходу оценить объем предстоящей и текущей работы по каждому проекту в отдельности. Это позволяет эффективно распределять ресурсы команды по разным проектам.

Также пространство хранит доску с задачами тестирования. Они не привязаны к проектам, но их нельзя упускать из внимания, если нужно написать тест-кейс или другое решение.

Также команда подключила модуль «ГАНТ и ресурсное планирование» с диаграммой, отображающей временные отрезки каждой задачи.

С помощью диаграммы Ганта менеджеры наглядно видят загрузку разработчиков и таймлайны проектов. Например, менеджер может сразу отследить готовность каждой задачи внутри конкретного проекта и увидеть процент их выполнения. Он открывает диаграмму, находит полосу текущего дня и видит, какие задачи задерживаются, а какие — двигаются в нужном темпе. Если срок смущает менеджера, он может сразу написать ответственному по задаче — его имя отображается в диаграмме.

Автоматизация общения пользователей с техподдержкой

Разработчики также выполняют задачи, которые им ставят сотрудники других департаментов НИИ.  

Чтобы внутренние пользователи не отвлекали технических специалистов, приходя лично к ним в кабинет, менеджеры настроили Service Desk, куда техподдержка получает заявки от них. Теперь сотрудники могут отправлять свои запросы по неисправности сервисов или техники онлайн.

Как это работает:

1. Коллеги отправляют запрос через почту или специальную платформу.
2. Обращение падает в виде карточки в Kaiten.
3. Система автоматически назначает ответственного за запрос.
4. Назначенный исполнитель ведет карточку до этапа «Готово».

Теперь техспециалисты решают задачи в спокойном режиме, у их дверей не толпятся другие сотрудники, а каждое обращение фиксируется, помогая избежать или исправить неполадки.

Доска ретроспективы

С помощью ретроспективы команда анализирует текущие бизнес-процессы, прошедшие задачи и предлагает новый, более удобный формат их решения.

На этой доске команда оставляет свои комментарии о внутренних процессах работы — что нравится или не нравится в работе, что хотелось бы добавить. Например, сотрудник может оставить отзыв, что ему не нравится дресс-код в фирме или предложить перейти на гибридный график.

Менеджеры видят все пожелания по работе и на своих планерках обсуждают их: стараются исправлять то, что не нравится сотрудникам, и оперативно вносить корректировки в бизнес-процессы. Все возникшие после планерок менеджерские задачи фиксируются и приоритизируются в Kaiten. Также внутри карточек, которые оставили сотрудники, менеджеры записывают, о чем договорились на встрече по поводу той или иной обратной связи.

Работа с документами

Дополнительно команда активно пользуется базой знаний, которую они создали в Kaiten. Сейчас сотрудники еще дорабатывают ее и переносят все необходимые материалы в систему планировщика. Работу направили стажерам, чтобы те постепенно осваивали документацию и таск-трекер для будущей работы.

Результат работы после месяца в Kaiten

Несмотря на то, что компания перебралась в таск-менеджер Kaiten всего месяц назад, они уже заметили улучшения в работе:

• в системе можно распределить задачи по всем проектам. Это позволяет наглядно видеть прогресс по каждому из них и то, как команда сочетает работу над ними по времени;
• сотрудники оперативно находят, на каком этапе находится задача;
• менеджеры сразу видят ответственного и срок задачи с помощью карточек и диаграммы Ганта;
• техподдержка получает запросы от внутренних пользователей в автоматическом режиме.

«Мы понимаем, что пока не используем все функции Kaiten, поэтому еще присматриваемся к остальным модулям системы. Как менеджер могу сказать, что улучшения в работе точно есть, поэтому мы планируем распространить идею о внедрении Kaiten на всю компанию».

Александр Самсонов, руководитель группы по управлению проектами